Portal za stranke je modul, ki vašo stranko obvešča o obisku brez enega samega klica dispečerja. Stranka prejme obvestilo o prihajajočem delu in povezavo, po kateri na zemljevidu vidi, kje je izvajalec zdaj in kdaj bo prišel, lahko napiše v klepet in po opravljenem delu pusti mnenje.
Stranka pri tem ne potrebuje računa v Shiftonu — vse se odpre po povezavi iz sporočila SMS ali pisma.
Pomembno: Portal za stranke je plačljiv modul. Vklopite ga v razdelku Nastavitve podjetja → Moduli. Po vklopu se v levem meniju pojavi razširljiva skupina Portal za stranke s štirimi stranmi.
Kaj dobi stranka
- Obvestila o obisku. Stranka izve, da je naročilo sprejeto, da je izvajalec odpotoval, da je delo zaključeno. Katere dogodke sporočati in po katerem kanalu — SMS, email ali oba — določite sami.
- Stran za sledenje. Povezava vodi na ločen naslov — my.shifton.com, ne v aplikacijo. Na strani so: zemljevid z dvema točkama — naslov stranke in izvajalec — in med njima izrisano potjo, predvideni čas potovanja, zraven pa kartica izvajalca s fotografijo in imenom ter dva gumba — „Klic“ in „Sporočilo“. Spodaj so načrtovani čas obiska, naslov storitve in status izvedbe.
- Klepet o nalogi. Gumb „Sporočilo“ odpre dopisovanje kar na isti strani: vnosno polje in gumb „Pošlji“. Vaša ekipa odgovarja na strani Klepeti v aplikaciji. Dopisovanje je vezano na nalogo, zato ga vidi vsak, ki s to nalogo dela. Po zaključku naloge se klepet zapre in preide na Arhiviraj.
- Mnenje po opravljenem delu. Obrazec za oceno kakovosti storitve se odpre po svoji povezavi: fotografija in ime izvajalca, ocena s petimi zvezdicami, neobvezen komentar in priložena datoteka. Stranka klikne „Pošlji“ in mnenje pride na stran Mnenja. Mnenje se pusti enkrat — po pošiljanju povezava postane neaktivna.
Povezava do mnenja deluje šele po zaključku naloge. Dokler naloga ni v končnem statusu, se po njej odpre stran „Povezava ni več veljavna“.
Stran v jeziku stranke. V zgornjem desnem kotu strani za stranke je izbira jezika — na voljo je vseh 41 jezikov Shiftona — in preklopnik temne teme. Vsi napisi se prevedejo, zato stranka iz katere koli države vidi stran v svojem jeziku. Na spodnjih ilustracijah je stran odprta v angleščini.
Telefona izvajalca pri tem ni treba razkriti: v nastavitvah modula je zamenjava številke, zato stranka ne kliče osebne številke zaposlenega.
Kako dolgo živijo povezave
Obe povezavi sta enkratni vsaka po svoje in to je dobro vedeti vnaprej:
- Povezava za sledenje deluje, dokler je naloga v delu. Takoj ko nalogo prestavite v končni status, se sledenje zapre — stranka bo videla „Povezava ni več veljavna“.
- Povezava do mnenja nasprotno začne delovati šele po zaključku naloge. In velja do prvega mnenja: stranka je poslala oceno — povezava je postala neaktivna, drugič mnenja ni mogoče pustiti.
- Klepet živi skupaj z nalogo: dokler je naloga v delu, si stranka in vaša ekipa dopisujeta, po prestavitvi v končni status pa se dopisovanje zapre in preide na Arhiviraj — ostane vam dostopno za branje na zavihku Arhiviraj strani Klepeti.
Lažje si je zapomniti tako: delo poteka — odprta sta zemljevid in klepet; delo je končano — odprto je samo mnenje, in to enkrat.
Kako vse nastaviti: pet korakov
1. Vklopite modul
Nastavitve podjetja → Moduli → označite Portal za stranke → Shrani. Več o tem v članku „Moduli in nastavitve modulov“.
2. Povežite polja stranke s kanali komunikacije
Moduli → Nastavitve → Portal za stranke. Tukaj se določi, iz katerih polj kartice stranke vzeti ime, priimek, telefon in email — prav na ta telefon bo šlo sporočilo SMS, na ta naslov pa pismo. Prav tam se izbere, kako stranki prikazati ime izvajalca, in vklopi zamenjava telefona.
3. Nastavite obvestila po statusih naloge
Stran Nastavitve opomnikov („Nastavitve opomnikov“), sklop Nastavitve obvestil po statusih. To je glavna tabela modula: v njej so našteti statusi nalog vašega podjetja, nasproti vsakega pa se vklopijo kanali, po katerih bo stranka prejela sporočilo, ko naloga preide v ta status.
Statusi so pri vsakem podjetju svoji. To ni vnaprej pripravljen sistemski seznam: statuse ustvarite in poimenujete sami v razdelku Nastavitve nalog → Statusi, tabela obvestil pa preprosto prikaže to, kar imate nastavljeno. Zato bodo v vaši tabeli vaša imena, ne tista s spodnje ilustracije (tam so za primer statusi „TO DO“, „Started“, „Doing“, „Pause“, „Decline“, „On my way“, „Accepted“, „Finished“).
Iz tega sledi tudi vrstni red dejanj: najprej statusi, potem obvestila. Če nov status dodate po nastavitvi obvestil, se bo v tabeli pojavil kot ločena vrstica brez kanalov — in po njem stranki ne bo šlo nič, dokler jih ne vklopite.
Statusi brez kanalov so označeni s sivo — po njih stranki ne gre nič. Če želite status vklopiti, kliknite + v njegovi vrstici — odprlo se bo okno „Add rule for statuses“, kjer se določi celotno sporočilo:
- Stanje — status, pri katerem se bo pravilo sprožilo (na primer On my way).
- Kanali — kanali: SMS, E-mail ali oba.
- SMS besedilo — besedilo sporočila SMS.
- Zadeva e-pošte — zadeva pisma.
- Besedilo e-pošte — besedilo pisma.
- Omogočeno — ali je pravilo vklopljeno.
Nadomestne oznake v besedilu sporočila
Besedila niso statična: v njih se vstavijo podatki naloge. Na voljo so nadomestne oznake:
{executor_name} · {company_name} · {client_first_name} · {client_last_name} · {scheduled_time} · {task_id} · {company_id} · {client_id} · {link_feedback} · {link_map}
Najpomembneje: povezave pridejo v sporočilo samo prek nadomestnih oznak. {link_map} je povezava na stran za sledenje z zemljevidom, {link_feedback} je povezava na obrazec za mnenje. Če jih v besedilo ne vstavite, bo sporočilo odšlo brez povezave in stranka ne bo mogla niti slediti izvajalcu niti pustiti mnenja.
Primer besedila SMS za status On my way:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}Zadeva pisma pa je lahko videti tako: Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}.
4. Dodajte opomnike po času
Prav tam, sklop Nastavitve načrtovanih obvestil — gumb Ustvari opomnik. V nasprotju z obvestili po statusih opomnik ni vezan na dogodek, ampak na čas: koliko minut pred obiskom ali po njem poslati sporočilo. Opomnik ima ime, interval (Pošlji pred/po), izbiro „pred/po“ (Možnost opomnika), kanale in stikalo za vklop.
Na primer opomnik „30 minut pred obiskom“ po SMS — stranka se bo utegnila pripraviti, vi pa boste zmanjšali število neuspešnih izhodov.
5. Napolnite stanje SMS
Sporočila SMS porabljajo stanje in pri ničelnem stanju sporočila preprosto ne bodo odšla. Stanje, poraba in samodejno polnjenje so na strani Obračun SMS-ov. Email se pošilja brezplačno, zato je mogoče začeti tudi z enim samim kanalom email.
Strani modula
| Stran | Za kaj je | Več |
|---|---|---|
| Klepeti („Klepeti“) | Brati sporočila strank o nalogah in odgovarjati nanje. Zavihek Arhiviraj hrani zaprta dopisovanja | Klepeti |
| Mnenja („Mnenja“) | Ogledovati ocene in komentarje strank, s filtri po zaposlenem in stranki | Mnenja |
| Nastavitve opomnikov („Nastavitve opomnikov“) | Obvestila po statusih in opomniki po času | Nastavitve opomnikov |
| Obračun SMS-ov („Obračun SMS-ov“) | Stanje SMS, poraba po državah in vrstah, polnjenje in samodejno polnjenje | Obračun SMS-ov |
Kaj je potrebno, da obvestila pridejo
| # | Pogoj | Kje preveriti |
|---|---|---|
| 1 | Modul Portal za stranke je vklopljen | Nastavitve podjetja → Moduli |
| 2 | Podjetje dela v načinu Naloge (Field Service) | meni podjetja → zamenjava načina dela |
| 3 | Pri stranki sta izpolnjena telefon in/ali email | kartica stranke v razdelku Stranke |
| 4 | Polja stranke so povezana s kanali | Moduli → Nastavitve → Portal za stranke |
| 5 | Za želene statuse so vklopljeni kanali | Reminder settings → Notification settings by statuses |
| 6 | Na stanju SMS je denar (za SMS) | SMS Billing |
Možne težave in rešitve
| Težava | Vzrok | Rešitev |
|---|---|---|
| V meniju ni skupine Portal za stranke | Modul je izklopljen ali podjetje ni v načinu Naloge | Vklopite modul v Nastavitve podjetja → Moduli; preklopite v način Naloge (Field Service) |
| Skupina je, postavk pa ni videti | Skupina je zložena | Kliknite ime Portal za stranke — seznam se bo razprl |
| Stranka ni prejela ne SMS ne pisma | Za ta status ni vklopljen noben kanal | Reminder settings → Notification settings by statuses → vklopite kanal pri želenem statusu |
| Pisma prihajajo, SMS ne | Ničelno stanje SMS ali napačna številka | Napolnite stanje na Obračun SMS-ov; preverite telefon v kartici stranke |
| Obvestila gredo na napačen telefon | Napačno povezano polje stranke | Moduli → Nastavitve → Portal za stranke → Mapping: customer’s phone number |
| Povezava za sledenje je prazna | Izvajalec še ni odpotoval ali pa ima izklopljeno geolokacijo | Preverite status naloge in dovoljenja geolokacije v mobilni aplikaciji zaposlenega |
| Stranka je odprla povezavo in vidi „Povezava ni več veljavna“ | Naloga je že zaključena — sledenje zanjo se je končalo | To je normalno: povezava na zemljevid živi, dokler je naloga v delu |
| Stranka želi znova odpreti obrazec za mnenje | Mnenje je že poslano, povezava je postala neaktivna | Mnenja ni mogoče pustiti znova — dopolnitev sprejmite prek klepeta o nalogi |
Pogosta vprašanja
Vprašanje: Ali stranka potrebuje račun v Shiftonu? Odgovor: Ne. Vse se odpre po povezavi iz sporočila SMS ali pisma — ne registracija ne geslo nista potrebna.
Vprašanje: Kaj natanko sproži obvestilo stranki? Odgovor: Dva različna mehanizma. Prvi je zamenjava statusa naloge: nastavi se v Reminder settings → Notification settings by statuses. Drugi je opomnik po času: ustvari se z gumbom Ustvari opomnik in se sproži N minut pred obiskom ali po njem.
Vprašanje: V čem se opomnik razlikuje od obvestila po statusu? Odgovor: Obvestilo po statusu je vezano na dogodek — naloga je prešla v status, stranka je prejela sporočilo. Opomnik je vezan na čas obiska in odide neodvisno od tega, ali se je status spremenil ali ne.
Vprašanje: Ali je mogoče shajati brez SMS? Odgovor: Da. Puščite vklopljen samo kanal email — ta ne porablja stanja SMS.
Vprašanje: Ali stranka vidi osebni telefon zaposlenega? Odgovor: Ni nujno. V nastavitvah modula je zamenjava številke — takrat klic stranke ne gre na osebno številko izvajalca.
Vprašanje: Kako stranka vidi ime izvajalca? Odgovor: Tako, kot je določeno v nastavitvah modula — na primer samo ime brez priimka.
Vprašanje: Kdo v podjetju vidi klepet s stranko? Odgovor: Dopisovanje je vezano na nalogo, zato ga vidi vsak, ki ima dostop do te naloge. Vsi klepeti so zbrani na strani Klepeti.
Vprašanje: Kam gre dopisovanje po zaključku naloge? Odgovor: V arhiv — zavihek Arhiviraj na strani Klepeti.
Vprašanje: Ali je treba mnenje prositi od vsake stranke? Odgovor: Ne, mnenje je ločeno sporočilo in sami se odločite, ali ga poslati ali ne.
Vprašanje: Zakaj je status v tabeli označen s sivo? Odgovor: Pomeni, da zanj ni vklopljen noben kanal in stranki po tem statusu ne gre nič. Kliknite + v vrstici statusa, da vklopite kanal.
Vprašanje: Koliko opomnikov je mogoče ustvariti? Odgovor: Omejitve ni — mogoče je zavesti več: na primer dan pred obiskom s pismom in 30 minut prej po SMS.
Vprašanje: V katerem jeziku prihajajo obvestila? Odgovor: Besedilo sporočil se določi v nastavitvah, zato bo takšno, kot ste ga napisali.
Vprašanje: Ali je modul plačljiv? Odgovor: Da. Poleg tega se ločeno porablja stanje SMS za vsako poslano sporočilo SMS; email je brezplačen.
Vprašanje: Stranka je prejela sporočilo, a brez povezave na zemljevid. Zakaj? Odgovor: V besedilo pravila ni vstavljena nadomestna oznaka {link_map}. Povezava se ne doda samodejno — napisati jo je treba v besedilu SMS ali pisma.
Vprašanje: Kako stranka pride v klepet? Odgovor: S strani za sledenje — tam je gumb MESSAGE. Ločene povezave na klepet ni treba pošiljati.
Vprašanje: Ali lahko stranka izvajalca pokliče s strani za sledenje? Odgovor: Da, z gumbom CALL. Če je v nastavitvah modula vklopljena zamenjava številke, klic ne bo šel na osebni telefon zaposlenega.
Vprašanje: Ali lahko stranka mnenju priloži fotografijo? Odgovor: Da, v obrazcu za mnenje je polje za prilogo — stranka izbere datoteko in jo pošlje skupaj z oceno in komentarjem.
Vprašanje: V katerem jeziku stranka vidi stran za sledenje? Odgovor: Na strani je preklopnik jezika, stranka lahko sama izbere ustreznega. Prav tam se preklopi temna tema.
Vprašanje: Ali je mogoče napisati svoje besedilo sporočila? Odgovor: Ne le mogoče — potrebno je. Besedilo SMS, zadeva in besedilo pisma se določijo v pravilu za vsak status posebej, z nadomestnimi oznakami v obliki {client_first_name} ali {scheduled_time}.
Vprašanje: Na katerem naslovu se odpre stran za stranko? Odgovor: Na ločenem — my.shifton.com, ne v aplikaciji. Stranka ne pride v vmesnik podjetja in v njem ničesar ne vidi.
Vprašanje: Kako dolgo živi povezava za sledenje? Odgovor: Dokler je naloga v delu. Takoj ko je naloga prestavljena v končni status, se sledenje zapre: povezava prikaže „Povezava ni več veljavna“.
Vprašanje: Kdaj začne delovati povezava do mnenja? Odgovor: Po zaključku naloge. Do tedaj se po njej prav tako odpre „The link is no longer valid“.
Vprašanje: Ali stranka vidi številko naloge? Odgovor: Da, če ste v besedilo sporočila vstavili {task_id} — na primer v zadevo pisma „Your Specialist Is On the Way — Request #401428“.
Vprašanje: Od koga prihaja pismo stranki? Odgovor: V imenu Shifton Robot ([email protected]) z zadevo, ki ste jo določili v pravilu.
Vprašanje: V tabeli imam druge statuse kot na sliki. Ali je to normalno? Odgovor: Da. Statuse nalog ustvarite sami v Nastavitve nalog → Statusi, tabela obvestil pa prikaže prav vaš nabor. Imena na ilustracijah so primer enega podjetja.
Vprašanje: Dodal sem nov status — zakaj po njem ni obvestil? Odgovor: Nov status se v tabeli pojavi kot prazna vrstica, brez kanalov. Odprite ga prek + in določite kanale in besedilo sporočila.
Vprašanje: Ali je mogoče obvestilo nastaviti na kateri koli svoj status? Odgovor: Da, na kateri koli status vašega podjetja — omejitev glede imena ali števila ni.
Vprašanje: Kako dolgo živi povezava za sledenje? Odgovor: Dokler je naloga v delu. Takoj ko je naloga prestavljena v končni status, se sledenje zapre.
Vprašanje: Kolikokrat lahko stranka pusti mnenje? Odgovor: Enkrat. Po pošiljanju povezava postane neaktivna in obrazca ni mogoče znova odpreti.
Vprašanje: Ali je mogoče s stranko dopisovati po zaključku naloge? Odgovor: Ne. S končnim statusom se klepet zapre in gre v arhiv. Dopisovanje je mogoče prebrati na zavihku Arhiviraj strani Klepeti.