Običajni razdelek Poročila ponuja pripravljene obrazce. Dinamična poročila so konstruktor: sami določite obdobje, filtre in združevanje, dobite želeni prerez nalog in ga shranite, da ga ni treba znova sestavljati.
Stran se odpre iz levega menija: Poročila (new).
Analitika opravil
V načinu terenske službe je na strani en konstruktor — Analitika opravil. Ta izračuna vse po nalogah: koliko je ustvarjenih in opravljenih, koliko preklicanih in zamujenih, koliko časa je potrebnega za izvedbo.
*(V načinu urnikov so na isti strani drugi konstruktorji — po izmenah in dejavnostih. Nabor je odvisen od načina dela podjetja.)*
Kako sestavite poročilo
- Obseg datumov — obdobje izračuna. Obvezen pogoj.
- Dodaj filter — dodatni pogoji za oženje izbora.
- Uporabi — ponovni izračun. Dokler ne kliknete, se tabela ne posodobi.
- Združevanje po obdobju — po katerih odsekih naj se razdelijo vrstice: mesec, teden, dan.
- Združi po — druga raven razdelitve, na primer po statusu izvedbe.
- Iskanje — poišče vrstico v pripravljeni tabeli.
- Decimalne ure — oblika časa
1.5namesto1:30.
Pripravljena obdobja
Polja Obseg datumov ni treba izpolniti ročno: ob kliku se odpre koledar s seznamom pripravljenih možnosti — Danes, Včeraj, Jutri, Ta teden, Prejšnji teden, Naslednji teden, Zadnjih 7 dni, Zadnjih 30 dni, Ta mesec, Prejšnji mesec, Naslednji mesec in druge. Običajno je to dovolj; ročno se obdobje določi, kadar je potreben nestandarden interval.
Na koncu vsake skupine se izpiše vmesni seštevek, spodaj pa skupni.
Kako je videti na podatkih
Spodaj je poročilo o nalogah za leto 2026 z združevanjem po mesecih in po statusu izvedbe. Vidi se, koliko nalog je bilo v posameznem mesecu opravljenih, koliko jih je aktivnih in koliko jih čaka v vrsti:
Bere se tako: vrstica „2026-02 / Active — 21 naloga, 5 izvajalcev, 4 stranke“ pomeni, da je februarja 21 nalog ostalo v delu. Zraven vrstica „2026-02 / Backlog — 1“ — ena naloga ni bila nikoli prevzeta.
Kaj je mogoče izračunati
Na voljo je trideset kazalnikov o nalogah:
- Količina: naloge skupaj, edinstveni izvajalci, edinstvene stranke.
- Po stanju: opravljeno, preklicano, v delu, v vrsti (Backlog), delež izvedbe in delež preklicev.
- Problematične: zamujene naloge.
- Lastnosti nalog: ponavljajoče se, s kontrolnim seznamom, z oznakami, podnaloge.
- Čas izvajanja: skupni, najmanjši, največji in povprečni.
- Zamude: skupne in povprečne.
- Polni cikel: skupni in povprečni čas življenja naloge — od ustvarjanja do zaključka.
- Porabljeni čas: skupni in povprečni čas, ki so ga zabeležili izvajalci.
- Načrtovane postavke: količina, koliko jih je opravljenih, njihova vrednost in delež izvedbe.
Odvečni stolpci se odstranijo z gumbom nastavitev — ikona zobnika nad tabelo odpre ploščo Manage columns. Bodite pozorni: seznam stolpcev se v njej pojavi šele potem, ko je poročilo sestavljeno — pri praznem poročilu ni česa nastavljati.
Zakaj je to koristno v praksi. Delež izvedbe in delež preklicev po mesecih pokažeta, ali služba deluje stabilno. Zamujene naloge in povprečna zamuda pokažeta, kje se lomi načrtovanje. Razlika med časom izvajanja in časom polnega cikla pokaže, koliko je naloga čakala, preden se je kdo lotil dela.
Grafikon
Gumb z grafikonom nad tabelo odpre graf po istih podatkih — to ni le „drug pogled“, ampak ločena plošča z nastavitvami:
- Chart type — vrsta grafikona, na primer stolpčni.
- X axis — kaj naj bo na vodoravni osi. Možnost Combined (all) združi združevanja v eno oznako, na primer „2026-02 / active“.
- Y axis (metrics) — kateri kazalniki naj se izrišejo. Izbrati je mogoče več hkrati.
- Max items — omejitev števila elementov, da graf ne postane gost kot plot.
0— brez omejitve. - Stikala: Stacked (zlaganje stolpcev drug na drugega), Legend (legenda), Value labels (oznake vrednosti), Category labels (oznake kategorij), Grid (mreža).
Pripravljen graf se prenese z gumboma Download PNG in Download SVG — druga oblika pri povečevanju ne izgubi kakovosti, zato jo je priročno vstaviti v predstavitve.
Shranjevanje in izvoz
Nad tabelo so štirje gumbi: shrani, izvozi v datoteko, nastavitve stolpcev in preklop na grafikon.
Pri shranjevanju se določijo tri stvari:
- Naslov — naziv na seznamu poročil.
- Opis — opis: kaj v poročilu spremljati.
- Kdo vidi poročilo — „Samo jaz“ ali „Vsi v tem podjetju“.
Shranjeno poročilo se pojavi na seznamu na glavni strani razdelka s stolpci Naslov, Opis, Vidnost in dejanji. Osebno poročilo je označeno kot osebno. V vrstici sta dve dejanji: odpri (oko) in izbriši (koš) — brisanje vpraša za potrditev.
Dovoljenja
| Vloga | Kaj lahko |
|---|---|
| Zaposleni | Nima dostopa do poročil |
| Skrbnik | Sestavljati, gledati, shranjevati in izvažati |
| Lastnik | Polni dostop |
Možne težave in rešitve
| Težava | Vzrok | Rešitev |
|---|---|---|
| V meniju ni postavke Poročila (new) | Premalo pravic | Potrebna je vloga skrbnika ali lastnika |
| Po Uporabi je tabela prazna | Za to obdobje ni nalog ali pa so filtri preozki | Razširite obseg datumov, odstranite filtre in znova kliknite Uporabi |
| Spremenil sem filter, števila pa so enaka | Poročilo ni ponovno izračunano | Kliknite Uporabi — samodejnega ponovnega izračuna ni |
| Namesto Analitike opravil — konstruktorji po izmenah | Podjetje dela v načinu urnikov | Preklopite način dela ali uporabljajte analitiko izmen |
| Sodelavec ne vidi shranjenega poročila | Shranjeno je kot osebno (osebno) | Shranite ga znova z vidnostjo „Vsi v tem podjetju“ |
| Kazalniki o načrtovanih postavkah so prazni | V nalogah načrtovane postavke niso bile uporabljene | Ti stolpci se izpolnijo samo za naloge s postavkami |
Pogosta vprašanja
Vprašanje: V čem se dinamična poročila razlikujejo od običajnih? Odgovor: Običajna so pripravljeni obrazci s stalnim naborom podatkov. Tukaj sami določite obdobje, filtre, združevanje in nabor kazalnikov, rezultat pa shranite za ponovno uporabo.
Vprašanje: Ali je treba obvezno določiti obdobje? Odgovor: Da, brez obsega datumov poročilo ne bo sestavljeno.
Vprašanje: Zakaj se števila po zamenjavi filtra ne spremenijo? Odgovor: Treba je klikniti Uporabi.
Vprašanje: Koliko kazalnikov je na voljo za naloge? Odgovor: Trideset — od števila nalog in deleža izvedbe do časa polnega cikla in načrtovanih postavk.
Vprašanje: Kaj je Backlog? Odgovor: Naloge, ki še niso bile prevzete v delo.
Vprašanje: V čem se čas izvajanja razlikuje od časa polnega cikla? Odgovor: Čas izvajanja je, koliko je trajalo samo delo. Polni cikel je, koliko je preteklo od ustvarjanja naloge do njenega zaključka, vključno s čakanjem.
Vprašanje: Ali je podatke mogoče pogledati kot graf? Odgovor: Da, gumb z grafikonom nad tabelo.
Vprašanje: Kako izvozim poročilo? Odgovor: Z gumbom za izvoz nad tabelo — podatki se prenesejo v datoteko.
Vprašanje: Kako poročilo delim s sodelavci? Odgovor: Pri shranjevanju izberite vidnost „Vsi v tem podjetju“.
Vprašanje: Ali brisanje poročila izbriše naloge? Odgovor: Ne, izbriše se samo shranjena nastavitev poročila. Podatki nalog ostanejo.
Vprašanje: Ali je mogoče sestaviti poročilo za enega izvajalca ali stranko? Odgovor: Da, prek Dodaj filter — in nato rezultat združiti tako, kot je potrebno.