Preden izdate prvi račun, je treba modul nastaviti: določiti, kaj naj se natisne v dokumentih, in od katere številke naj se začne številčenje. Nastavitve odprete enkrat in veljajo za vse dokumente podjetja.
Pot: meni Shifton (ime podjetja v glavi) → Moduli → zavihek Nastavitve → Izdajanje računov na seznamu na levi.
Osnovne nastavitve
Ta polja pridejo v glavo vsakega dokumenta — računa, delovnega naloga, potrdila o plačilu, dokazila o dokončanju dela.
| Polje | Kaj počne |
|---|---|
| Logotip podjetja | Logotip v dokumentih. Gumb Izberite logotip — naložite ali zamenjajte |
| Ime podjetja | Naziv organizacije, obvezno polje |
| Privzeti davek (odstotek) | Privzeti davek, ki se vpiše v nov dokument. Lahko pustite 0 in davek v vsakem dokumentu vnesete ročno |
| Naslovni blok | Naslov organizacije. Prosto besedilo: v dokumentu se natisne tako, kot je, prelomi vrstic se ohranijo |
| Blokiranje obračuna | Plačilni podatki — prejemnik, banka, BIC, številka računa. Prav tako prosto besedilo v več vrsticah |
Naslov in plačilni podatki sta navadni besedilni polji brez preverjanja oblike. To je namerno: zahteve glede plačilnih podatkov se po državah razlikujejo in toga oblika bi ovirala.
Števci dokumentov
Vsaka vrsta dokumenta ima svoje številčenje, ki se nastavi ločeno. Dve polji na vrsto: Predpona — predpona pred številko, Števec — od katere številke naj se nadaljuje.
| Števec | Privzeta predpona | Za kateri dokument |
|---|---|---|
| Števček ocene | EST- | Ocena |
| Števec delovnih naročil | WO- | Delovni nalog |
| Števec računov | INV- | Račun |
| Števec računov | REC- | Potrdilo o plačilu |
| Dokazilo o številčnici storitve | POW- | Dokazilo o dokončanju dela |
Številka dokumenta je sestavljena iz predpone in trenutne vrednosti števca: pri predponi INV- in števcu 5 bo naslednji račun dobil številko INV-5, števec pa se bo spremenil na 6.
Zakaj bi spreminjali števec. Če ste v Shifton prešli iz drugega sistema, kjer so računi prišli do številke 340, nastavite števec na 341 — številčenje se bo nadaljevalo brez vrzeli in v poročilih ne bo dveh dokumentov z isto številko.
Predpono lahko pustite prazno — takrat bo številka le število.
Po urejanju katerega koli polja pritisnite Shrani na dnu strani. Nastavitve veljajo za nove dokumente; že izdani se ne spremenijo.
Dovoljenja
| Vloga | Kaj lahko počne |
|---|---|
| Zaposleni | Nastavitev modulov ne vidi |
| Skrbnik | Odpira in spreminja nastavitve |
| Lastnik | Polni dostop |
Možne težave in rešitve
| Težava | Vzrok | Rešitev |
|---|---|---|
| Na seznamu na levi ni postavke Izdajanje računov | Modul „Finančni dokumenti“ ni vklopljen | Vklopite ga na zavihku Moduli in pritisnite Shrani |
| Gumb Shrani se ne odzove | Ni izpolnjeno obvezno polje — ime podjetja ali vrednost števca | Preverite polja z zvezdico |
| V dokumentu ni logotipa | Logotip ni naložen ali pa je dokument nastal pred nalaganjem | Naložite logotip in dokument ustvarite znova |
| Dva dokumenta z isto številko | Števec je bil pomaknjen nazaj | Nastavite števec višje od največje že izdane številke |
| Davek se v račun ni vpisal | V nastavitvah je 0 | Vnesite privzeti davek ali ga določite kar v dokumentu |
| Plačilni podatki se natisnejo v eni vrstici | Pri lepljenju iz druge aplikacije se prelomi vrstic niso ohranili | Prelome vrstic znova vnesite v polju Blokiranje obračuna |
Pogosta vprašanja
Vprašanje: Ali je modul obvezno nastaviti pred prvim računom? Odgovor: Tehnično ne, vendar v dokumentu ne bo niti logotipa niti plačilnih podatkov. Pametneje je nastavitve izpolniti enkrat in vnaprej.
Vprašanje: Ali je mogoče določiti različne plačilne podatke za različne stranke? Odgovor: Ne, blok plačilnih podatkov je en za celotno podjetje in se natisne v vseh dokumentih.
Vprašanje: Kaj se zgodi z že izdanimi dokumenti, če zamenjam logotip? Odgovor: Nič. Nastavitve veljajo za nove dokumente, stari ostanejo takšni, kot so bili.
Vprašanje: Ali lahko začnem številčenje pri poljubni številki? Odgovor: Da, vnesite želeno vrednost v polje Števec. Bistveno je, da je večja od že izdanih številk, sicer bodo nastali dvojniki.
Vprašanje: Ali je predpona obvezna? Odgovor: Ne. Če polje pustite prazno, bo številka le število.
Vprašanje: Ali privzeti davek vpliva na že ustvarjene dokumente? Odgovor: Ne, vpiše se samo v nove.
Vprašanje: Kje vidim, katero številko bo dobil naslednji dokument? Odgovor: Predpona in trenutna vrednost števca sta v teh istih nastavitvah: skupaj tvorita naslednjo številko.
Vprašanje: Zakaj sta naslov in plačilni podatki le preprosti besedilni polji? Odgovor: Zahteve glede plačilnih podatkov se po državah razlikujejo, zato oblika ni vsiljena: natisne se to, kar ste vnesli.
Vprašanje: Ali se števci na začetku leta ponastavijo? Odgovor: Ne, samodejne ponastavitve ni. Če potrebujete številčenje od začetka leta, števec ročno nastavite na 1.
Vprašanje: Kdo lahko spreminja te nastavitve? Odgovor: Skrbnik in lastnik podjetja. Zaposleni razdelka z nastavitvami modulov ne vidijo.