Označitev začetka in konca izmene je tisto, zaradi česar zaposleni najpogosteje odpre aplikacijo. Od različice 2.1.0 obe dejanji potekata prek zaslona Prisotnost (Attendance) z zemljevidom, telefon pa med potjo zahteva več dovoljenj.
Lokacijo spremljata dva različna modula. Prisotnost (Attendance) preverja, ali ste na mestu na začetku in na koncu izmene — prav zato obe dejanji potekata prek zemljevida. Nadzor nad lokacijo dela (Work location control) spremlja, kje ste bili med izmeno.
Dovoljenja na telefonu podelite vsa in takoj, vključno z dostopom do lokacije v načinu »ves čas«. Ni treba računati, kateri modul kaj uporablja: lastnik podjetja module vklaplja in izklaplja kadar koli, in če so dovoljenja podeljena le napol, se bo aplikacija začela obnašati napačno — pri tem tiho, brez opozorila. Enkrat dovoliti vse je ceneje, kot potem iskati, zakaj se izmena ni zabeležila.
Navodila po korakih
Začetek izmene: korak za korakom
Zagon izmene je veriga več zaslonov. Preskočiti je ni mogoče: vsak korak nekaj vklopi.
1. Pritisnite zeleni gumb »Začni izmeno« na nadzorni plošči.
2. Telefon bo zahteval dostop do lokacije. Podelite ga.
3. Nato — dostop do telesne dejavnosti. Potreben je, da se gibanje loči od mirovanja.
4. Naprej aplikacija razloži sama: potreben je način »Dovoli ves čas«, in predlaga, da ga preklopite v nastavitvah telefona. Strinjajte se in preklopite.
5. Odprl se bo zaslon Prisotnost (Attendance) z zemljevidom. Tu je vidno, kje se nahajate, in stoji opozorilo: Ko se prične izmena, bo omogočeno sledenje lokacije v ozadju. Izmena se začne z drugim gumbom Začni izmeno že na tem zaslonu.
Če niste na delovnem mestu
Kadar ima izmena določeno lokacijo, prisotnost primerja vaš položaj z njo. Če ste se znašli daleč — zaslon to pove neposredno.
Zgoraj se pojavi rdeč trak Napaka — Nahajate se zunaj lokacije (Error — You are outside the location). Na zemljevidu se izriše pot od vaše točke do delovnega mesta, v predalu spodaj pa so tri vrednosti: razdalja, čas poti in naziv lokacije. Na primer: 3.34 km · 8 min · call center.
Tako zaposleni takoj vidi ne le, da ni tam, kjer bi moral biti, ampak tudi, kako daleč je in kam naj gre.
Gumb Začni izmeno pri tem ostane aktiven in nanj je mogoče pritisniti — a izmena se ne bo začela: zgoraj bo znova izpadla napaka. Označitev bo uspela šele, ko boste znotraj polmera, ki ga je vodja določil v nastavitvah lokacije.
Če izmena nima določene lokacije, preverjanja ni — na zaslonu bo pisalo, da lokacija ni navedena, in izmena se bo začela od koder koli. Enako velja za nenačrtovane izmene: te lokacije nimajo, zato se preverjanje ne izvede.
Medtem ko izmena poteka
Trak se spremeni v Na izmeni (On shift) s števcem opravljenega časa, gumb pa v Končaj izmeno (End shift). Nižje se pojavi blok odmora: kdaj se bo začel, njegov čas in gumb Začni odmor (Start break).
Zaključek izmene: korak za korakom
1. Pritisnite »Končaj izmeno«. Aplikacija bo vprašala za potrditev: Ali res želite končati? (Do you really want to finish?)
2. Odprl se bo isti zaslon »Prisotnost« z zemljevidom in z gumbom za zaključek — lokacija se označi tudi ob izhodu.
3. Zadnja potrditev — Ali ste prepričani, da želite zaključiti izmeno? (Are you sure you want to complete the shift?)
Dve potrditvi zapored sta narejeni namenoma: izmene ni mogoče zapreti z naključnim dotikom. Po zaključku se kartica izmene na seznamu dneva označi kot Dokončano (Completed), zraven pa se pojavijo odstopanja — zamuda in zgodnji odhod.
Možne težave in rešitve
| Težava | Vzrok | Rešitev |
|---|---|---|
| Gumba Začni izmeno ni | Izmena še ni nastopila ali je že zaključena | Gumb se pojavi v oknu, ki ga določajo nastavitve modula prisotnosti |
| Izmene ni mogoče začeti, zgoraj je napaka Nahajate se zunaj lokacije | Prisotnost preverja mesto, vi pa ste zunaj delovne lokacije | Približajte se delovnemu mestu: na zaslonu so vidni razdalja, čas poti in naziv lokacije. Gumb se pritisne, a označitev ne bo uspela, dokler niste znotraj polmera |
| Lokacija se preneha pošiljati | Dovoljenje je podeljeno kot »samo med uporabo aplikacije« | Preklopite na »Dovoli ves čas« v nastavitvah telefona |
| Aplikacija deluje drugače kot prej, čeprav ničesar niste spreminjali | V podjetju so vklopili nov modul, dovoljenj na telefonu pa ni dovolj | Preverite dovoljenja aplikacije in podelite vsa, vključno z načinom »Dovoli ves čas« |
| Izmena se je začela, a označitev ni bila upoštevana | Zahteva za lokacijo v ozadju je bila preklicana | Podelite dovoljenje in izmeno začnite znova |
| Izmena je označena kot Nenačrtovano | Začeta je bila zunaj urnika | Tako je zamišljeno: nenačrtovana izmena nima predloge in preverjanje lokacije se zanjo ne izvede |
| Izmena se je zaprla sama, čeprav nisem pritisnil | Minilo je okno, v katerem je bilo izmeno še mogoče zaključiti ročno | Okno določa nastavitev »kako pozno lahko zaposleni zaključi izmeno« v modulu prisotnosti |
| Odstopanje je prikazano s čudno številko | Znana napaka prikaza | Vrednost je pravilna, a se izpisuje brez zaokroževanja. Ravnajte se po traku zgoraj — tam je oblika »0h 2m« |
Pogosto zastavljena vprašanja (FAQ)
Vprašanje: Zakaj telefon ob zagonu izmene zahteva toliko dovoljenj? Odgovor: Tri so: lokacija, telesna dejavnost in dostop do lokacije v ozadju. Različni moduli uporabljajo različna: prisotnost — označitev mesta na začetku in na koncu izmene, nadzor nad lokacijo dela — premikanje med izmeno. Ni se treba ukvarjati s tem, kaj kdo potrebuje: podelite vsa tri.
Vprašanje: Ali je obvezno podeliti dostop »ves čas«? Odgovor: Da. Način »samo med uporabo aplikacije« preneha delovati takoj, ko je aplikacija pomanjšana, in del podatkov se ne bo zabeležil.
Vprašanje: Ali je mogoče oditi na odmor iz aplikacije? Odgovor: Da, med izmeno se pod gumbom za zaključek pojavi blok odmora z gumbom Začni odmor.
Vprašanje: Zakaj se zaključek potrjuje dvakrat? Odgovor: Prvo vprašanje je splošno, drugo se pojavi že na zaslonu z zemljevidom, po označitvi lokacije. Tako izmene ne bo nihče zaprl z naključnim dotikom.
Vprašanje: Ali je mogoče začeti izmeno, ki je ni v urniku? Odgovor: Da, če so nenačrtovane izmene dovoljene. Takšna izmena se označi kot Nenačrtovano.
Vprašanje: Kaj se zgodi, če pozabim zaključiti izmeno? Odgovor: Izmena se bo zaprla sama, a različno glede na vrsto. Pri nenačrtovanih je v nastavitvah določeno največje trajanje, po katerem se izmena zapre samodejno. Pri načrtovanih obstaja okno: nastavitev Kako pozno lahko zaposleni "odšteje izhod"? (min) določa, koliko minut po koncu izmene jo je še mogoče zapreti ročno. Če tega ne uspete, jo bo sistem zaprl sam.
Vprašanje: Ali vodja vidi, da sem začel izmeno? Odgovor: Da, stanje izmene je takoj vidno v urniku in v poročilih, ob vklopljenih obvestilih pa pride sporočilo.