Izmena v aplikaciji ni dokončna. Če ne morete priti na delo, jo lahko oddate na skupni seznam, se zamenjate s sodelavcem, jo prenesete na določeno osebo, zaprosite za drug čas ali opravite samo del izmene. Vse to naredite s telefona, pod istimi tremi pikami.
Pravice za ta dejanja dodeli vodja v nastavitvah razporeda, zato je nabor postavk pri različnih zaposlenih različen. Če jih imate manj, si oglejte razdelek „Zakaj dejanj ni“ na koncu članka.
Navodila po korakih
Kje najti dejanja
Odprite Razpored (druga ikona v spodnji vrstici) in tapnite svojo izmeno — odprejo se Podrobnosti izmene (Shift details). V zgornjem desnem kotu so tri pike: odprejo pojavno okno Izberite dejanje (Select action).
| Dejanje | Kdaj pride prav |
|---|---|
| Premakni v odprte izmene (Move to Open Shifts) | Ne morete priti na delo in ni pomembno, kdo vas bo nadomestil |
| Zahteva za zamenjavo izmene (Shift Swap Request) | Želite zamenjati izmeno s sodelavcem |
| Zahteva za urejanje izmene (Shift edit request) | Boste prišli, vendar ob drugem času |
| Zahteva za opustitev izmene (Shift drop request) | Veste točno, kdo vas bo nadomestil |
| Zahteva za razdelitev izmene (Request to split a shift) | Opravili boste del izmene, ostalo boste oddali |
Prve štiri postavke so zahteve in njihova pot je različna.
Zamenjava in prenos gresta prek sodelavca: najprej je potrebno soglasje tistega, ki mu izmeno ponudite, in šele nato, če je v razporedu vklopljena potrditev vodje, odločitev vodje. Dokler sodelavec ne privoli, zahteva ne gre naprej in nič se ne spremeni.
Sprememba časa in razdelitev sta naslovljeni samo na vodjo. Oddaja v odprte izmene pri izklopljeni potrditvi deluje takoj.
Premakni v odprte izmene
Izmena gre na skupni seznam in prevzame jo lahko vsak, ki mu to dovoljujejo nastavitve.
1. Tri pike → Premakni v odprte izmene.
2. Aplikacija vpraša Si prepričan? (Are you sure?) — potrdite.
3. Izmena izgine med vašimi in se pojavi v načinu Odpri izmene (Open Shifts) na zaslonu razporeda.
Dokler izmene nihče ne prevzame, ostane brez lastnika: v števcu dneva se šteje kot izmena, vendar zanjo ni nobenega zaposlenega.
Zamenjava izmen
1. Tri pike → Zahteva za zamenjavo izmene.
2. Odpre se zaslon Zamenjava izmene (Swap shift) s seznamom izmen sodelavcev: datum, čas, ime in naziv predloge.
3. Izberite izmeno, na katero se želite zamenjati, in pošljite zahtevo.
4. Počakajte na odgovor sodelavca: zahteva pride njemu in brez njegovega soglasja zamenjave ne bo.
5. Če je v razporedu vklopljena potrditev vodje, gre zahteva po soglasju sodelavca še vodji.
Na seznamu bodo samo tiste izmene, s katerimi je zamenjava sploh mogoča: izmene drugih zaposlenih v istem razporedu. Če je vodja vklopil zamenjavo samo znotraj delovnega mesta, ostanejo sodelavci z vašim delovnim mestom.
Sprememba časa izmene
1. Tri pike → Zahteva za urejanje izmene.
2. Odpre se Sprememba časa (Change of time): datum, čas začetka, čas konca.
3. V polju Sporočilo (Message) pojasnite razlog — vodja ga bo videl skupaj z zahtevo.
4. Pošljite.
Izmena ostane vaša: spremenijo se samo ure in to šele po odobritvi.
Prenos izmene
1. Tri pike → Zahteva za opustitev izmene.
2. Odpre se Prenos izmene (Transfer shift).
3. V Izberite zaposlene (Select employees) označite, komu ponujate izmeno — lahko več oseb.
4. Pošlji zahtevo (Send request).
5. Počakajte, da kdo od njih privoli: brez soglasja izmena ostane vaša.
Razlika od odprtih izmen: tu navedete določene osebe in izmene ne oddate vsem. Zahteva pride prav njim in šele po soglasju enega od njih gre naprej — vodji, če mora ta potrjevati.
Razdelitev izmene
Pride prav, kadar lahko opravite samo del izmene.
1. Tri pike → Zahteva za razdelitev izmene.
2. Odpre se Razdeljena izmena (Split shift) z namigom: razdelite izmeno, da izberete svoj delovni čas, preostanek pa pošljete v odprte izmene.
3. Z drsnikom določite točko delitve.
4. Izberite, kateri od obeh delov ostane vam in kateri gre v odprte izmene.
5. Pošljite zahtevo.
Kaj lahko spremenite v sami kartici
Poleg treh pik sta pri vaši prihodnji izmeni na voljo dve polji: Lokacija (Location) in Oznake (Marks) v razdelku Podrobnosti (Details), pod njima pa Shrani (Save). Pri pretekli izmeni teh polj ni.
Drugi zavihek kartice je Bonusi/Kazni/Akontacije (Bonuses/Penalties/Advances): kaj je bilo obračunano in odtegnjeno prav za to izmeno.
Kam pride odgovor
Odgovori pridejo v Dogodki (Events) — četrta ikona v spodnji vrstici — in v Arhiviraj (Archive) na zaslonu zahtev. Pri zamenjavi in prenosu bosta odgovora dva: najprej od sodelavca, nato od vodje, če ta potrjuje. V sami zahtevi je zavihek za pogovor: tam si lahko dopisujete z vodjo, ne da bi zahtevo zapustili.
Zakaj dejanj ni
To je najpogostejša pritožba in vzrok je skoraj vedno eden od dveh.
Prvi: dejanja so izklopljena v nastavitvah razporeda. Vsako dejanje se vklopi s svojim stikalom — vodja to naredi v razdelku Osnovne informacije razporeda. Če so izklopljena, za tremi pikami ostane ena postavka namesto petih.
| Česa manjka | Katero stikalo je potrebno |
|---|---|
| Zamenjava izmen | Dovoli izmenjavo izmen |
| Prenos izmene | Dovoli zaposlenim, da opustijo izmene |
| Oddaja v odprte izmene | Dovolite zaposlenim pošiljati izmene na seznam odprtih izmen |
| Prevzem odprte izmene | Dovolite zaposlenim prevzeti izmene s seznama odprtih izmen |
| Razdelitev izmene | Dovolite zaposlenim, da delijo izmene |
| Svoja izmena | Dovolite zaposlenim ustvariti svoje izmene |
| Tuje izmene v razporedu | Dovolite zaposlenim, da vidijo vse izmene |
Del istih nastavitev je tudi v kartici projekta, v razdelku nastavitev izmen: te veljajo za vse razporede projekta hkrati.
Drugi: razpored se je iztekel. Pri izmenah izven obdobja veljavnosti razporeda dejanj ni — tri pike se ne odprejo. Vodja mora razpored podaljšati.
Obstaja tudi tretji, redkejši: izmena se je že začela ali se začne čisto kmalu. Aplikacija ne dovoli oddati izmene pol ure pred začetkom.
Možne težave in rešitve
| Težava | Vzrok | Rešitev |
|---|---|---|
| Tri pike se ne odprejo | Razpored se je iztekel ali pa se je izmena že začela | Prosite vodjo, naj podaljša razpored; dejanja delujejo pri prihodnjih izmenah |
| Na seznamu je ena postavka namesto petih | Stikala za samostrežbo so izklopljena | Vodja vklopi potrebna v Osnovnih informacijah razporeda |
| Ni nikogar za zamenjavo | Na seznamu ni ustreznih izmen | Zamenjava je mogoča samo z izmenami sodelavcev tega razporeda, pri nastavitvi „znotraj delovnega mesta“ pa z istim delovnim mestom |
| Zamenjava ali prenos sta poslana, a se nič ne zgodi | Čakamo na odgovor sodelavca — brez njegovega soglasja zahteva ne gre naprej | Spomnite sodelavca: zahteva ga čaka med njegovimi zahtevami |
| Zahteva je poslana, izmena pa se ni spremenila | Vklopljena je potrditev vodje | Počakajte na odločitev: prišla bo v Dogodki in v Arhiviraj |
| Izmena je bila vrnjena nazaj | Vodja je zahtevo zavrnil | Razlog zavrnitve pride skupaj z odgovorom — poglejte pogovor v zahtevi |
| Odprte izmene so prazne | Nihče ni ničesar oddal ali pa je prevzemanje prepovedano | Pri vodji preverite stikalo za prevzemanje odprtih izmen |
| Razdelitev ni na voljo | Izklopljena je v razporedu | Potrebno je stikalo Dovolite zaposlenim, da delijo izmene |
Pogosta vprašanja (FAQ)
Vprašanje: Kakšna je razlika med oddajo v odprte izmene in prenosom izmene? Odgovor: V prvem primeru gre izmena na skupni seznam in prevzame jo lahko kdor koli. V drugem navedete določene osebe in zahteva pride prav njim.
Vprašanje: Ali lahko opravim pol izmene, ostalo pa oddam? Odgovor: Da, to je Zahteva za razdelitev izmene: z drsnikom izberete točko delitve in določite, kateri del gre v odprte izmene.
Vprašanje: Ali je treba obvezno čakati na odobritev? Odgovor: Pri zamenjavi in prenosu vedno: najprej je potrebno soglasje sodelavca, ki mu izmeno ponudite. Nato, če je v razporedu vklopljena potrditev vodje, odloča še vodja. Oddaja v odprte izmene pri izklopljeni potrditvi deluje takoj.
Vprašanje: Sodelavec se ne odziva na mojo zamenjavo — kaj naj naredim? Odgovor: Dokler ne privoli, zahteva ne gre nikamor in izmena ostane vaša. Spomnite ga: zahteva ga čaka v razdelku z zahtevami. Lahko pa zahtevo prekličete in izmeno ponudite komu drugemu.
Vprašanje: Zakaj jaz nimam gumba za zamenjavo, sodelavec pa ga ima? Odgovor: Nastavitve se določajo za vsak razpored posebej. Če sta v različnih razporedih, sta nabora dejanj različna.
Vprašanje: Ali lahko svojo zahtevo prekličem? Odgovor: Da, odprite zahtevo na zaslonu zahtev — tam je Prekliči zahtevo (Cancel request).
Vprašanje: Kdo bo videl moje sporočilo pri zahtevi za spremembo časa? Odgovor: Vodja, ki bo o zahtevi odločal. Sporočilo pride skupaj z zahtevo.
Vprašanje: Kaj se zgodi z izmeno, če je nihče ne prevzame med odprtimi izmenami? Odgovor: Ostala bo na seznamu odprtih izmen. Vodja jo lahko komu dodeli ročno ali razporedi samodejno.
Vprašanje: Ali lahko spremenim lokacijo svoje izmene? Odgovor: Da, pri prihodnji izmeni sta v razdelku Podrobnosti polji za lokacijo in oznake, po spremembi tapnite Shrani.