Dodati človeka v podjetje, mu dodeliti pravice, poslati povabilo, zamenjati položaj in normo ur — vse to je mogoče opraviti s telefona. Prej je bilo upravljanje ekipe na voljo samo v brskalniku.
Razdelek je odprt vodji, skrbniku in lastniku.
Navodila po korakih
Kako odpreti
☰ → skupina Ekipa (TEAM) → Zaposleni v podjetju (Company employees).
V kartici vsakega zaposlenega so: fotografija ali začetnici, ime, raven pravic, telefon, e-pošta in stanje povabila — Povabilo v teku (Invite pending) oranžno ali Povabilo sprejeto (Invite accepted) zeleno. Pri nepotrjenih je zraven gumb Ponovno pošlji povabilo (Resend invite).
V glavi so trije gumbi: iskanje po imenu, Filter po projektih (Filter by project) in Uvoz zaposlenih (Import Employees). Spodaj desno je moder gumb z znakom plus — dodajanje.
Dodajanje zaposlenega
Pritisnite +. Odprl se bo obrazec Dodaj zaposlenega (Add employee) iz treh sklopov.
Osebni podatki (Personal information)
| Polje | Opis |
|---|---|
| Ime (First name) | Ime zaposlenega |
| Priimek (Last name) | Priimek |
| Telefonska številka (Phone number) | Telefon s klicno kodo države |
| e-pošta (E-mail) | Naslov e-pošte |
Pod obrazcem je namig Telefon ali e-pošta sta obvezna (Phone or email required) — dovolj je eno od dvojega, vendar si zaposleni brez povabila po e-pošti ne bo mogel ustvariti gesla.
Nastavitve dela (Work settings)
| Polje | Opis |
|---|---|
| Številka osebja (Personnel Number) | Notranja številka zaposlenega, po njej je priročno razvrščati in izvažati v druge sisteme |
| Mesečna stopnja ur, % (Monthly rate of hours, %) | Delež polnega delovnega časa. Privzeto 100 |
| Izberite položaj (Select a position) | Položaj iz strukture podjetja. Po njem se vzame postavka, če so postavke določene po položajih |
Razporejanje (Scheduling)
| Polje | Opis |
|---|---|
| Projekt (Project) | V kateri projekt dodati |
| Razpored (Schedule) | V kateri urnik postaviti |
| Dodajte zaposlenega od (Add employee starting from) | Od katerega datuma se človek šteje za zaposlenega |
Stikalo Pošlji povabilo (Send invite) odloči, ali bo sporočilo odšlo takoj. Vse skupaj se konča z gumbom Shrani (Save).
Pomembno je tole: obrazec opravi vse tri obvezne korake naenkrat — ustvari človeka, ga doda v projekt in ga postavi v urnik. Če izpustite projekt ali urnik, bo zaposleni ustvarjen, v mreži pa se ne bo pojavil.
Spreminjanje pravic
Raven pravic se spremeni neposredno na seznamu zaposlenih: zraven je puščica navzdol, pritisnite jo in izberite drugo raven. Kartice zaposlenega za to ni treba odpirati.
| Raven | Kaj omogoča |
|---|---|
| Zaposleni (Employee) | Svoj urnik, svoje zahteve, svoja razpoložljivost |
| Skrbnik (Administrator) | Upravljanje zaposlenih, modulov in urnikov celotnega podjetja |
To so pravice v podjetju in določajo se tu, na seznamu zaposlenih. Ločeno od njih ima človek vlogo v projektu: Zaposleni (Employees), Vodje (Managers) ali Gledalci (Viewers) — to se dodeli v nastavitvah samega projekta, ne tukaj. Vodja je vloga v projektu in ne raven pravic; skrbnika v projektu ni mogoče dodeliti.
Polni dostop, vključno z nastavitvami podjetja in finančnimi podatki, ima samo lastnik.
Kartica zaposlenega: šest zavihkov
Pritisk na kartico odpre Uredi zaposlenega (Edit employee), in to ni en obrazec, ampak šest zavihkov. Vrstica zavihkov se pomika vstran, zato zadnjih ni videti takoj.
| Zavihek | Kaj je notri |
|---|---|
| Splošne informacije (General info) | Osebni podatki, nastavitve dela, veščine, barva, lastni delovni dnevi in pravice |
| Razpoložljivost (Availability) | Kdaj je zaposleni pripravljen delati, po dnevih |
| Projekti (Projects) | V katerih projektih je in s katero vlogo |
| Opombe (Notes) | Zapisi o zaposlenem z obdobjem in vidnostjo |
| Datoteke (Files) | Dokumenti, vezani na človeka |
| Počitnice (Vacations) | Omejitve dopusta po obdobjih in gibanje stanja |
Splošne informacije so najdaljši zavihek, treba ga je pomikati. Po vrsti: Osebni podatki (Personal information) z imenom, priimkom, telefonom in e-pošto; Nastavitve dela (Work settings) s številko osebja, položajem in mesečno stopnjo ur; Veščine (Skills); Barva zaposlenega (Employee color) — z njo je človek označen na zemljevidu geolokacije in v urniku; Osebne nastavitve delovnih dni zaposlenega s kljukicami pon.–ned. in stikalom Upoštevaj osebne nastavitve; in spodaj Dovoljenja (Permissions) — Pravice zaposlenih (Employee rights) in Dostop do dnevnikov dejavnosti (Access to activity logs).
Razpoložljivost prikazuje isto sliko, kot jo vidi zaposleni sam v razdelku „Ko sem na voljo“: teden po dnevih, preklapljanje tednov in Razširi koledar. Kjer človek ni ničesar navedel, je zapisano Razpoložljivost ni določena (Availability not specified).
Projekti so seznam projektov zaposlenega z njegovo vlogo v vsakem, gumb Dodaj v projekt (Add to project) in Dodaj v razpored (Add to schedule). Od tod se človeka priključi k delu, ne da bi zapustili kartico.
Opombe so gumb Ustvarite opombo (Create a note) in seznam zapisov. Opomba ima obdobje veljavnosti in vidnost: Samo vodje in administratorji (Only managers and administrators). To je mesto za službene zapiske, ki jih zaposleni sam ne sme videti.
Datoteke so dokumenti tega človeka, gumb Naloži datoteke (Upload). Dokler jih ni, je zapisano Ni podatkov (No data).
Počitnice so zavihek, zaradi katerega kartico najpogosteje odprejo. Sestavljen je iz treh delov:
| Del | Kaj določa |
|---|---|
| Dovoljen presežek dopusta (Permissible vacation overrun) | Za koliko dni lahko zaposleni gre v minus. Shrani se z gumbom Shrani |
| Nastavitve počitnic (Vacation settings) | Obdobja z omejitvijo: začetek, konec in Omejitev dopusta na leto. Dodajo se z gumbom Dodaj nastavitev počitnic |
| Sprememba stanja dopusta (Change in vacation balance) | Ročna knjiženja in odbitki: datum, vrednost s predznakom in komentar. Gumb Dodaj operacijo z dopustom |
Obdobij je lahko več zapored — na primer z omejitvijo 0, potem 24 in nato 50 dni na leto: tako je videti, kako so se pogoji človeka spreminjali. Pri gibanju stanja predznak minus pomeni odbitek.
Uvoz s seznamom
Gumb Uvoz zaposlenih v glavi naloži več ljudi hkrati z datoteko. Uvoz brez naslovov e-pošte je mogoč, vendar povabila takim zaposlenim ne bodo odšla — dodati jih bo treba pozneje.
Možne težave in rešitve
| Težava | Vzrok | Rešitev |
|---|---|---|
| Zaposleni je ustvarjen, a ga ni v urniku | V obrazcu za dodajanje je izpuščen projekt ali urnik | Odprite kartico in izpolnite sklop Razporejanje |
| Povabilo ne pride | Sporočilo je v neželeni pošti ali telefonska številka podjetja ni potrjena | Preverite neželeno pošto, pritisnite Ponovno pošlji povabilo, potrdite številko v profilu |
| Bel zaslon pri zaposlenem med aktivacijo | Ta naslov e-pošte že uporablja drug uporabniški račun | Izbrišite stari uporabniški račun s tem naslovom |
| Ustvarjen brez e-pošte in telefona | Obrazec zahteva vsaj eno od dvojega | Izpolnite telefon ali e-pošto — sicer gumb za shranjevanje ne bo deloval |
| Odpuščeni zaposleni je ostal v urniku | Tako je predvideno | Pretekle izmene in zapisi o plačilu se ohranijo, ob imenu je oznaka o izbrisu |
| Skrbnika v projektu ni mogoče dodeliti | Take vloge v projektu ni | Skrbnik je raven pravic v podjetju; v projektu se dodelijo zaposleni, vodja in gledalec |
Pogosto zastavljena vprašanja (FAQ)
Vprašanje: Ali je mogoče ustvariti zaposlenega in ga takoj postaviti v urnik? Odgovor: Da, obrazec za dodajanje to opravi v enem zamahu: sklop Razporejanje določi projekt, urnik in datum začetka.
Vprašanje: Kaj je številka osebja? Odgovor: Notranja številka zaposlenega. Po njej je priročno razvrščati seznam in izvažati podatke v druge sisteme.
Vprašanje: Čemu je mesečna stopnja ur v odstotkih? Odgovor: Tako se določi delni delovni čas: 50 % pomeni polovico mesečne norme.
Vprašanje: Ali je mogoče dodati zaposlenega brez naslova e-pošte? Odgovor: Ustvariti ga je mogoče, če je naveden telefon. Povabilo pa odide samo po e-pošti.
Vprašanje: Kako hitro spremeniti pravice zaposlenega? Odgovor: S puščico ob ravni pravic neposredno na seznamu, v kartico ni treba vstopati.
Vprašanje: Po čem se vodja razlikuje od skrbnika? Odgovor: Vodja je vloga znotraj projekta: urniki in zahteve tega projekta. Skrbnik je raven pravic za celotno podjetje.
Vprašanje: Kaj se zgodi s podatki odpuščenega? Odgovor: Izmene in zapisi o plačilu ostanejo v poročilih, sam zaposleni pa je označen kot izbrisan.