Ustvarjen urnik se spreminja neposredno v aplikaciji: ime, dovoljenja za samostojno urejanje izmen, sestava ekipe, obdobje, postavke, napoved obremenitve. Je tudi nekaj, česar v spletni različici ni — znova zgraditi urnik po posodobljenih pravilih.
Urnike lahko urejajo vodja, skrbnik in lastnik podjetja.
Navodila po korakih
Kako odpreti
☰ → Urniki (Schedules) → Urniki → pritisnite želeni urnik na seznamu. Odprl se bo zaslon s šestimi razdelki.
| Razdelek | Kaj spreminja |
|---|---|
| Glavne informacije (Main information) | Ime, barvo, nadzor tedna in dovoljenja za samostojno urejanje izmen |
| Zaposleni (Employees) | Sestavo: koga dodati v urnik, koga odstraniti |
| Zmanjšaj/razširi urnik (Reduce/extend schedule) | Obdobje: podaljšati ali skrajšati |
| Naloži povpraševanje (Load demand) | Napoved obremenitve — koliko izmen je potrebnih v vsakem časovnem oknu |
| Načrtovani člani ekipe (Scheduled team members) | Osnovna postavka za vse, ki so v tem urniku |
| Ponovna konfiguracija razporeda (Rebuild schedule) | Ponovno ustvarjanje urnika po posodobljenih pravilih |
Glavne informacije: kaj lahko zaposleni počne sam
Poleg imena, barve in vrste nadzora tedna so tu zbrana vsa stikala za samostojno urejanje — to, kar lahko zaposleni s svojimi izmenami počne sam. Deset jih je, v petih skupinah.
To ni raven pravic v podjetju: zaposlenega, skrbnika ali lastnika se iz človeka naredi v njegovi kartici in to velja povsod. Spodnja stikala veljajo samo znotraj tega urnika, zato je lahko v enem urniku zamenjava izmen dovoljena, v sosednjem pa ne.
| Skupina | Stikalo | Kaj dovoljuje |
|---|---|---|
| Vidnost (Visibility) | Dovolite zaposlenim, da vidijo vse izmene | Videti izmene celotne ekipe, ne samo svojih |
| Izmenjava izmen (Shift exchange) | Dovoli izmenjavo izmen (Allow shift swapping) | Zamenjati izmene s sodelavci |
| S potrditvijo vodje (With manager confirmation) | Zamenjava se izvede šele po odobritvi vodje | |
| Zamenjajte izmene z enakim položajem (Swap shifts with the same position) | Zamenjati samo z istim položajem | |
| Proste izmene (Free shifts) | Dovolite zaposlenim, da pošljejo izmene na seznam prostih izmen (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Oddati svojo izmeno na seznam prostih |
| Dovolite zaposlenim, da prevzamejo izmene s seznama prostih (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Prevzeti izmene s seznama prostih | |
| Zahteve zaposlenih (Employee requests) | Dovolite zaposlenim, da ustvarjajo svoje izmene (Allow employees to create their own shifts) | Ustvariti si izmene |
| Dovolite zaposlenim, da ustvarjajo odmore (Allow employees to create breaks) | Ustvariti odmore | |
| Dovolite zaposlenim, da oddajo izmene (Allow employees to drop shifts) | Odpovedati se izmeni | |
| Drugo | Dovolite zaposlenim, da zamenjajo odmore med različnimi predlogami izmen (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Zamenjati odmore med različnimi predlogami izmen |
| Dovolite zaposlenim, da razdelijo izmene (Allow employees to split shifts) | Razdeliti izmeno na dele |
Spremembe začnejo veljati po pritisku na gumb Shrani (Save).
Zaposleni: koga dodati in koga odstraniti
Razdelek s tremi polji.
| Polje | Kaj počne |
|---|---|
| Dodajte zaposlene v razpored (Add employees to schedule) | Izbor ljudi, ki jih je treba postaviti v ta urnik |
| Dodajte zaposlenega od (Add employee starting from) | Datum, od katerega človek pride v urnik. Ne od začetka obdobja, ampak od izbranega dneva |
| Odstrani zaposlene (Remove employees) | Odstraniti človeka iz urnika, ne da bi ga izbrisali iz podjetja |
Polje z datumom je tisto, zaradi česar najpogosteje pridejo sem: nov človek je prišel na delo sredi meseca in izmen ne potrebuje od prvega dne.
Skrajšati ali podaljšati obdobje
Zaslon se imenuje Spreminjanje velikosti urnika (Schedule resizing), zgoraj je prikazano sedanje obdobje.
| Polje | Možnosti |
|---|---|
| Dejanje (Action) | Razširi razpored (Extend schedule) ali Skrči razpored (Shorten schedule) |
| Spremeni vrsto (Change type) | Na primer Razširi brez izmen (Extend without shifts) — obdobje bo daljše, izmene pa se v njem ne bodo pojavile |
| Razširi razpored na (Extend schedule to) | Datum, do katerega vlečemo obdobje |
| Kaj storiti z obstoječimi izmenami v novem obdobju? (What to do with existing shifts in the new period?) | Prezri (Ignore) ali Izbriši (Delete) |
Zadnje vprašanje je pomembnejše, kot se zdi: če v novem obdobju izmene že stojijo — na primer iz drugega urnika —, bo aplikacija vprašala, ali jih pustiti ali odstraniti.
Podaljšanje brez izmen je primerno, kadar je treba obdobje raztegniti, izmene pa boste postavili pozneje ročno ali pa urnik znova zgradili.
Naloži povpraševanje
Napoved: koliko izmen je potrebnih v vsakem časovnem oknu. Po teh podatkih sistem razporedi izmene pri samodejni porazdelitvi.
Dokler napoved ni določena, je na zaslonu Ni podatkov (No data) — tako bo pri novem urniku.
Načrtovani člani ekipe: postavka
Zaslon Osnovno urejanje urne postavke v urniku (Basic pay rate editing in the schedule). Zgoraj sta valuta in enota — na primer USD · Na uro (USD · Per hour) — ter sama vrednost postavke.
Namiga na zaslonu pojasnjujeta razliko med skupno in osebno postavko:
- Določite osnovno postavko za zaposlene v urniku — torej skupna postavka za vse udeležence;
- Določite individualno osnovno postavko zaposlenemu. Veljala bo od izbranega datuma do konca urnika — torej posameznemu človeku je mogoče dodeliti svojo, in to samo znotraj tega urnika.
Spodaj je gumb Zaposleni (Employees) — prehod na seznam, kjer se postavka določi po imenih.
Ponovna konfiguracija razporeda: znova zgraditi
Razdelek odpre istega čarovnika kot pri ustvarjanju, le da je že izpolnjen s podatki tega urnika — ime, barva, projekt, obdobje, postavka. Popravite tisto, kar je treba spremeniti, in znova zaženete generiranje.
To je potrebno, ko je pravil več ali so se spremenila: dodali ste predlogo izmene, spremenili dneve v tednu, popravili obremenitev. Namesto da bi urnik izbrisali in ga sestavili iz nič, obstoječega znova zgradite.
Možne težave in rešitve
| Težava | Vzrok | Rešitev |
|---|---|---|
| Zaposleni ne vidi tujih izmen | Izklopljeno je Dovolite zaposlenim, da vidijo vse izmene (Allow employees to see all shifts) | Vklopite stikalo v Glavne informacije in shranite |
| Zaposleni zamenjujejo izmene brez vprašanja | Izklopljeno je S potrditvijo vodje (With manager confirmation) | Vklopite — zamenjava bo šla prek vaše odobritve |
| Spremembe se niso shranile | Gumb Shrani ni bil pritisnjen | Vrnite se v razdelek in shranite |
| Potreben je daljši urnik, kot je bil ustvarjen | Obdobje je določeno pri ustvarjanju | Zmanjšaj/razširi urnik — podaljša brez ponovnega ustvarjanja |
| Po popravku pravil so izmene ostale stare | Pravila se spremenijo, že ustvarjene izmene pa ne | Zaženite Ponovna konfiguracija razporeda |
Pogosto zastavljena vprašanja (FAQ)
Vprašanje: Po čem se „Ponovna konfiguracija razporeda“ razlikuje od ustvarjanja novega urnika? Odgovor: Čarovnik je isti, a polja so že izpolnjena s podatki obstoječega urnika, rezultat pa ga zamenja in ne doda drugega.
Vprašanje: Ali je mogoče urnik podaljšati, ne da bi ga ponovno ustvarili? Odgovor: Da, razdelek Zmanjšaj/razširi urnik — ta tudi skrajša obdobje.
Vprašanje: Kje spremeniti postavko vsem v urniku naenkrat? Odgovor: V razdelku Načrtovani člani ekipe — tam je osnovna postavka za vse udeležence tega urnika.
Vprašanje: Katere pravice se določijo tukaj in katere v kartici zaposlenega? Odgovor: Tukaj — samo teh deset stikal za samostojno urejanje: kaj lahko človek počne s svojimi izmenami (jih zamenja, oddaja na seznam prostih, jemlje z njega, ustvarja izmene in odmore, razdeli izmeno). Veljajo znotraj enega urnika in se lahko v različnih urnikih razlikujejo. Raven pravic v podjetju — zaposleni, skrbnik, lastnik — pa se določi v kartici zaposlenega in velja za celotno podjetje, urnik na njo ne vpliva.
Vprašanje: Zaposleni lahko izmeno odda, ne more pa je prevzeti — zakaj? Odgovor: To sta dve različni stikali v skupini Proste izmene: oddajanje na seznam prostih in prevzemanje z njega se dovolita ločeno.
Vprašanje: Kaj je „Naloži povpraševanje“? Odgovor: Napoved obremenitve: koliko izmen je potrebnih v vsakem časovnem oknu. Po teh podatkih sistem razporedi izmene pri samodejni porazdelitvi.
Vprašanje: Ali je mogoče zaposlenega odstraniti iz urnika, ne da bi ga izbrisali iz podjetja? Odgovor: Da, v razdelku Zaposleni tega urnika.
Vprašanje: Nov zaposleni je prišel sredi meseca — kako ga postaviti ne od začetka? Odgovor: V razdelku Zaposleni je polje Dodajte zaposlenega od: navedite datum prihoda.
Vprašanje: Kaj bo z izmenami, ki v novem obdobju že stojijo, ko urnik podaljšamo? Odgovor: Aplikacija bo vprašala: Prezri — pustiti, kot je, Izbriši — odstraniti in zgraditi na novo.
Vprašanje: Kje se postavka zaposlenega sploh določi? Odgovor: V profilu zaposlenega postavke ni. Postavka se določi na štirih ravneh: v nastavitvah podjetja, v projektu, pri položaju in tu, v urniku. Sistem jo išče po verigi podjetje → urnik → položaj → lokacija. Postavka iz urnika velja samo znotraj njega in samo od izbranega datuma do konca obdobja, zato je mogoče istega človeka v različnih urnikih plačevati različno.