Nastavitve urnika in dovoljenja za dostop

Podroben vodnik po koraku 1 čarovnika za ustvarjanje urnika: nadzor nadur, vidljivost zaposlenih in osem dovoljenj, ki določajo, kaj vaši zaposleni lahko počnejo s svojimi izmenami.

Kaj je to?

Pri ustvarjanju novega urnika morate na koraku 1 navesti osnovne informacije ter nastaviti parametre, ki določajo obnašanje urnika. Dva najpomembnejša razdelka nastavitev:

Vidljivost zaposlenih

mdash; določa, katere kolege zaposleni lahko vidi v urniku.

Dovoljenja za dejanja zaposlenih

mdash; osem ločenih stikal, ki določajo, katera dejanja lahko zaposleni izvajajo s svojimi izmenami. Za večino je na voljo dodatna možnost »S potrditvijo vodje«.

Pravilna nastavitev teh parametrov pomaga najti ravnovesje med prilagodljivostjo za zaposlene in nadzorom s strani vodstva.

Predpogoji

#	Zahteva	Podrobnosti
1	Aktiven račun Shifton	Imeti morate registriran račun podjetja
2	Vloga Administratorja, Lastnik ali Vodje	Potrebujete pravice za ustvarjanje ali urejanje urnikov
3	Ustvarjen Projekt	Urnik mora biti vezan na Projekt

Navodila po korakih

Dostop do nastavitev urnika

Dovoljenja urnika se nastavljajo na koraku 1 čarovnika za ustvarjanje urnika, spremenite pa jih lahko tudi pozneje:

Pri ustvarjanju:

izpolnite korak 1 čarovnika + Dodaj urnik.

Za obstoječi urnik:

kliknite ikono za urejanje (svinčnik) v vrstici urnika na seznamu urnikov. Odpre se pogovorno okno za urejanje z istimi polji.

Izbira vrste nadzora tedna

To je obvezni spustni meni, ki določa, kako sistem obdeluje nadure v tem urniku. Privzeto: Dovoli s potrditvijo.

Možnost	Opis
Dovoli s potrditvijo	Nadure so dovoljene, vendar označene za potrditev vodje (privzeto)
Dovoli	Nadure so dovoljene brez potrditve
Prepovej	Izmene z nadurami so označene kot problematične (prikazane z rdečim indikatorjem) — ustvarjanje izmen ni blokirano, so pa označene

Ta nastavitev se prikazuje kot »Nadure« v bloku pregleda urnika.

Dovoliti zaposlenim ogled vseh izmen

Ko je to potrditveno polje vklopljeno, zaposleni vidijo izmene kolegov, ne le svojih.

Ob vklopu se prikaže vgnezdena možnost s stikali:

Možnost	Opis
Prikaži vse zaposlene	Zaposleni vidi izmene vseh kolegov v urniku
Prikaži zaposlene z enakim položajem	Zaposleni vidi samo izmene kolegov z istim delovnim mestom

Privzeto: izklopljeno (zaposleni vidijo samo svoje izmene).

Dovoljenja za dejanja zaposlenih

Na koraku 1 je predstavljenih osem stikal dovoljenj, ki določajo, kaj lahko zaposleni počnejo z izmenami. Vsako dovoljenje je mogoče vklopiti ali izklopiti, za večino pa je na voljo dodatna možnost: S potrditvijo vodje (zahteva odobritev vodje, preden dejanje začne veljati).

#	Dovoljenje	Privzeto	Opis
1	Dovoliti menjavo izmen	Vkl	Zaposleni lahko zahtevajo menjavo izmen s kolegi. Dodatno: »S potrditvijo vodje« (vkl privzeto); »Menjava izmen samo z istim delovnim mestom« (izkl privzeto)
2	Dovoliti zaposlenim oddajo izmen med odprte	Izkl	Zaposleni lahko odda svojo izmeno v bazen odprtih izmen. Dodatno: »S potrditvijo vodje« (vkl privzeto)
3	Dovoliti zaposlenim ustvarjanje Zadnjanih izmen	Izkl	Zaposleni lahko zahteva ustvarjenje nove izmene zase. Dodatno: »S potrditvijo vodje« (izkl privzeto)
4	Dovoliti zaposlenim ustvarjanje odmorov	Izkl	Zaposleni lahko dodaja odmore v svojih izmenah. Potreben modul Odmori. Dodatno: »S potrditvijo vodje« (izkl privzeto)
5	Dovoliti zaposlenim zavrnitev izmen	Izkl	Zaposleni lahko zavrne dodeljeno izmeno. Dodatno: »S potrditvijo vodje« (izkl privzeto)
6	Dovoliti zaposlenim prevzem izmen s seznama odprtih	Vkl	Zaposleni lahko prevzame nezasedeno odprto izmeno. Dodatno: »S potrditvijo vodje« (vkl privzeto)
7	Dovoliti zaposlenim menjavo odmorov med različnimi predlogami izmen	Izkl	Zaposleni si lahko izmenjajo čase odmorov med različnimi predlogami izmen. Potreben modul Odmori.
8	Dovoliti zaposlenim delitev izmen	Izkl	Zaposleni lahko razdeli eno izmeno na dva ločena časovna bloka.

Dodatne nastavitve urnika

Dve dodatni številčni polji sta na voljo v nastavitvah urnika (pod stikali dovoljenj):

Polje	Privzeto	Opis
Največje število zaporednih izmen	0	Največje število zaporednih izmen, ki jih je mogoče dodeliti zaposlenemu. 0 = brez omejitev. Sistem prikaže opozorilo ob presežku.
Najkrajši odmor med izmenami (v urah)	0.0000	Najmanjši čas počitka med dvema izmenama. 0 = brez omejitev.

Kako nastaviti dovoljenja

Za vsako od osmih dovoljenj se odločite, ali ga vklopite ali izklopite.

Če je dovoljenje vklopljeno, se odločite, ali je potrebna potrditev vodje:

Vklopljeno brez potrditve

mdash; zaposleni lahko izvede dejanje takoj.

Vklopljeno s potrditvijo

mdash; zaposleni lahko zahteva dejanje, vendar začne veljati šele po odobritvi vodje.

Izklopljeno

mdash; zaposleni ne more izvesti tega dejanja.

Po nastavitvi vseh dovoljenj kliknite Naprej za prehod na korak 2.

Priporočene konfiguracije dovoljenj

Vrsta ekipe	Priporočene nastavitve
Majhna zaupanja vredna ekipa	Vklopite večino dovoljenj brez potrditve vodje za največjo prilagodljivost
Srednja ekipa	Vklopite dovoljenja s potrditvijo vodje za menjave, zavrnitve in odprte izmene
Velika ali regulirana ekipa	Vklopite samo potrebna dovoljenja, vsa s potrditvijo vodje
Popolnoma upravljana	Izklopite vsa dovoljenja zaposlenih — vodje nadzirajo vse

Katere vrste zahtev aktivira vsako dovoljenje

Ko je dovoljenje vklopljeno, zaposleni vidijo ustrezno vrsto zahteve na strani Prošnje in v mobilni aplikaciji:

Dovoljenje	Vrsta zahteve
Dovoliti menjavo izmen	Zahteva za menjavo izmen
Dovoliti zaposlenim oddajo izmen med odprte	Zahteva za oddajo med odprte
Dovoliti zaposlenim ustvarjanje lastnih izmen	Zahteva za ustvarjenje izmene
Dovoliti zaposlenim ustvarjanje odmorov	Zahteva za ustvarjenje odmora
Dovoliti zaposlenim zavrnitev izmen	Zahteva za zavrnitev izmene
Dovoliti zaposlenim prevzem izmen s seznama odprtih	Zahteva za prevzem iz odprtega seznama
Dovoliti zaposlenim menjavo odmorov	Zahteva za menjavo odmorov
Dovoliti zaposlenim delitev izmen	Zahteva za delitev izmene

Dovoljenja za dostop

Vloga	Ogled nastavitev	Nastavitev parametrov	Odobritev zahtev zaposlenih
Zadnjanik	Da	Da	Da
Skrbnik	Da	Da	Da
Vodja	Da (dodeljeni urniki)	Da (dodeljeni urniki)	Da (dodeljeni zaposleni)
Zaposleni	Ne	Ne	Ne

Pogosta vprašanja

V: Ali je mogoče spremeniti dovoljenja po ustvarjenju urnika?
O: Da. Kliknite ikono za urejanje (svinčnik) na urniku na seznamu urnikov. Odpre se isto pogovorno okno nastavitev in vse spremembe začnejo veljati takoj po shranjevanju.

V: Kaj se zgodi s čakajočimi zahtevami, če izklopim dovoljenje?
O: Čakajoče zahteve po izklopljenem dovoljenju bo treba obdelati ročno. Priporočamo obdelavo vseh čakajočih zahtev pred spremembo nastavitev dovoljenj.

V: Ali možnost »S potrditvijo vodje« saNačinjno obvesti vodjo?
O: Da. Ko zaposleni izvede dejanje, ki zahteva potrditev, dodeljeni vodja prejme obvestilo in lahko odobri ali zavrne zahtevo.

V: Ali je mogoče nastaviti različna dovoljenja za različne zaposlene v istem urniku?
O: Ne. Dovoljenja se uporabijo za vse zaposlene v urniku enako. Če potrebujete različne ravni dovoljenj, ustvarite ločene urnike z različnimi nastavitvami.

V: Čemu služi dovoljenje »Delitev izmen«?
O: Delitev izmene zaposlenemu omogoča razdelitev ene dolge izmene na dve krajši — npr. pretvorbo 8-urne izmene v jutranji blok 4 ur in dnevni blok 4 ur.

V: Vklopil sem dovoljenje, zaposleni pa te možnosti ne vidi — zakaj?
O: Preverite, da: (1) je nastavitev shranjena, (2) je zaposleni dodeljen prav temu urniku in (3) je potrebni modul aktiven (modul Odmori za dovoljenja, povezana z odmori).

Možne težave in rešitve

Težava	Možen vzrok	Rešitev
Zaposleni ne morejo menjati izmen, čeprav je dovoljenje vklopljeno	Vklopljena je možnost »S potrditvijo vodje« in vodja še ni odobril zahteve	Preverite čakalno vrsto zahtev in odobrite ali zavrnite zahteve za menjavo
Vodja ne prejema zahtev za potrditev	Obvestila so napačno nastavljena	Prepričajte se, da so v nastavitvah obvestil vodje vklopljena dejanja urnika
Zaposleni vidijo preveč kolegov v urniku	Vidljivost zaposlenih je nastavljena na »Vsi zaposleni«	Preklopite na »Z istim delovnim mestom« za omejitev vidljivosti
Spremembe dovoljenj ne začnejo veljati	Predpomnilnik brskalnika prikazuje stare nastavitve	Prosite zaposlene, da osvežijo stran ali počistijo predpomnilnik brskalnika
Ne najdem razdelka dovoljenj	Prevrteli ste mimo njega v obrazcu koraka 1	Pomaknite se navzdol v obrazcu koraka 1 — dovoljenja so običajno v spodnjem delu