Ustvarjanje urnika po razpoložljivosti zaposleni

Samodejno generirajte izmene na podlagi navedene razpoložljivosti zaposlenih. Ta vrsta urnika zagotavlja, da se na izmene dodeljujejo samo razpoložljivi zaposleni.

Kaj je to?

Vrsta urnika Po razpoložljivosti uporablja samodejno razporejanje za oblikovanje izmen ob preverjanju nastavitev razpoložljivosti vsakega zaposlenega. NamesNareditideljevanja fiksnih ur vsem ta vrsta upošteva dni in čas, ki jih je vsak član ekipe označil kot razpoložljive v svojem profilu.

To je posebej koristno za ekipe s skrajšanim delovnim časom, maloprodajne trgovine in katere koli organizacije, kjer imajo zaposleni različen urnik in preference.

Pomembno: Zaposleni morajo vnaprej nastaviti svojo razpoložljivost. Če zaposleni nima navedene razpoložljivosti, pri uporabi te vrste urnika ne bo prejel nobene izmene.

Predpogoji

#	Zahteva	Podrobnosti
1	Aktiven račun Shifton	Imeti morate registriran račun podjetja
2	Vloga Administrator, Lastnik ali Vodja	Potrebujete pravice za ustvarjanje urnikov
3	Projekt z dodeljenimi zaposlenimi	Urnik mora biti vezan na projekt, v katerem so zaposleni
4	Nastavljena razpoložljivost zaposlenih	Vsak zaposleni mora navesti svojo razpoložljivost v profilu pred ustvarjanjem urnika

Navodila po korakih

Pred začetkom: preverite razpoložljivost zaposlenih

Pojdite v profil vsakega zaposlenega.

Prepričajte se, da je razdelek Razpoložljivost izpolnjen — navedeni so želeni delovni dnevi in ure.

Če razpoložljivost ni nastavljena, prosite zaposlene, da posodobijo svoje profile, ali jo nastavite namesto njih (če imate pravice za urejanje).

Korak 1: Osnovne informacije

Pojdite v razdelek Urniki v stranskem meniju in kliknite + Dodaj urnik.

Izpolnite polja osnovnih informacij:

Polje	Obvezno	Opis
Vnesite ime urnika	Da	Opisen naziv (npr. »Maloprodajna ekipa — april, po razpoložljivosti«)
Barva	Ne	Izberite barvo za prepoznavanje urnika
Izberite projekt	Da	Izberite projekt, na katerega je vezan urnik
Izberite datume	Da	Nastavite datume začetka in konca — največ 3 mesece
Osnovna plačilna stopnja zaposlenega	Ne	Osnovna stopnja plačila na uro za izmene v tem urniku
Izberite vrsto tedenskega nadzora	Da	Kako se obdelujejo nadure: Dovoli with confirmation (privzeto) / Dovoli / Prepovej

Pod temi polji je razdelek z dovoljenji za dejanja zaposlenih (potrditvena polja). Več podrobnosti — v članku Nastavitve in dovoljenja urnika.

Kliknite Naprej, da nadaljujete.

Korak 2: Izbira vrste urnika

Na zaslonu za izbiro vrste urnika izberite Po razpoložljivosti (automatic distribution).

»Generira urnike ob preverjanju nastavitev razpoložljivosti zaposlenih. Izmene se dodeljujejo zaposlenim ob upoštevanju želenih delovnih ur, kar omogoča natančnejše ustvarjanje urnikov in izogibanje izpadom.«

Opomba: zaposleni morajo imeti nastavljeno razpoložljivost.

Kliknite Naprej. Urnik je ustvarjen.

Po ustvarjenju: dodajanje zaposlenih

Kliknite na naziv urnika, da ga odprete.

Pojdite na zavihek Dodaj zaposlene.

Izberite zaposlene in kliknite Dodaj. Sistem bo upošteval razpoložljivost vsakega zaposlenega pri generiranju izmen.

Po ustvarjenju: dodajanje izmen in objava

Dodajte izmene prek Urnik podjetja s pomočjo množičnega dodajanja ali ročnega vnosa.

Kliknite Objavi in obvesti zaposlene, da zaposleni lahko vidijo svoje izmene.

Dovoljenja za dostop

Vloga	Ogled urnika	Ustvarjanje urnika	Urejanje izmen	Nastavitev razpoložljivosti zaposlenega
Zadnjanik	Da	Da	Da	Da (vsi zaposleni)
Skrbnik	Da	Da	Da	Da (vsi zaposleni)
Vodja	Da (dodeljeni projekti)	Da (dodeljeni projekti)	Da (dodeljeni projekti)	Da (dodeljeni zaposleni)
Zaposleni	Da (samo svoje izmene)	Ne	Ne	Da (samo svoja razpoložljivost)

Pogosta vprašanja

V: Kaj se zgodi, če zaposleni ni navedel svoje razpoložljivosti?
O: Sistem ne bo uporabil omejitev po razpoložljivosti za tega zaposlenega — lahko bo dodeljen na katero koli izmeno. Prepričajte se, da vsi zaposleni posodobijo svojo razpoložljivost pred ustvarjanjem urnika.

V: Ali lahko zaposleni posodobijo svojo razpoložljivost po ustvarjenju urnika?
O: Da, zaposleni lahko posodobijo razpoložljivost kadar koli. Vendar spremembe ne posodobijo samodejno obstoječega urnika. Ročno boste morali prilagoditi izmene ali znova ustvariti urnik.

V: Kako sistem razporedi izmene, če je več zaposlenih razpoložljivih ob istem času?
O: Ko je več zaposlenih razpoložljivih za isti časovni okvir, Shifton razporedi izmene za enakomerno obremenitev med vsemi razpoložljivimi člani ekipe.

V: Kaj če ni noben zaposleni razpoložljiv na določen dan?
O: Na ta dan izmene ne bodo dodeljene. Ročno boste morali dodati izmeno ali prositi zaposlene, da posodobijo razpoložljivost za pokritje tega dne.

V: Izmene zaposlenim niso vidne — zakaj?
O: Izmene je treba objaviti. Kliknite Objavi in obvesti zaposlene na strani urnika. Do objave so izmene vidne samo vodjem.

Možne težave in rešitve

Težava	Možen vzrok	Rešitev
Izmene niso generirane za nobenega zaposlenega	Noben zaposleni nima nastavljene razpoložljivosti	Prepričajte se, da so zaposleni navedli razpoložljivost v svojih profilih
Nekateri zaposleni niso prejeli izmen	Ti zaposleni niso navedli razpoložljivosti ali so navedli premalo ur	Prosite jih, da posodobijo nastavitve razpoložljivosti
Preveč izmen dodeljenih enemu zaposlenemu	Ostali zaposleni imajo omejeno razpoložljivost, kar vodi do neenakomerne razporeditve	Preverite in uravnotežite razpoložljivost v ekipi ali nastavite omejitve števila izmen
Urnik ne odraža nedavnih sprememb razpoložljivosti	Urnik je bil ustvarjen pred posodobitvijo razpoložljivosti	Znova ustvarite urnik ali ročno dodajte manjkajoče izmene
Izmene se prekrivajo z zahtevami za odsotnost zaposlenih	Razpoložljivost in zahteve za odsotnost se upravljajo ločeno	Preverite zahteve za odsotnost in prilagodite izmene po ustvarjenju urnika