Upravljanje večkratno uporabnih konfiguracij aktivnosti za pospešitev ustvarjanja nalog in zagotavljanje enotnosti v celotni organizaciji.
Kaj je to?
Predloge aktivnosti so vnaprej nastavljene konfiguracije, ki jih je mogoče večkrat uporabiti pri ustvarjanju novih aktivnosti. Namesto da bi vsakič izpolnjevali ista polja — ime, trajanje, projekt, opombe — jih shranite kot predlogo in uporabite z nekaj kliki.
Predloge se upravljajo na zavihku Predloge aktivnosti na strani Activity (poleg zavihka Calendar). Po ustvaritvi so predloge na voljo pri ustvarjanju novih aktivnosti — posamično in množicno.
Predpogoji
#
Zahteva
Podrobnosti
1
Dostop do strani Activity
Potreben je dostop do funkcionalnosti aktivnosti.
2
Vloga Vodja, Skrbnik ali Lastnik
Za upravljanje predlog so potrebna povišana dovoljenja.
3
Nastavljeni projekti
Predloge se lahko sklicujejo na določene projekte.
Navodila po korakih
Navigacija do predlog aktivnosti
Korak
Dejanje
Pricakovan rezultat
1
Pojdite na stran Dejavnost prek leve stranske vrstice.
Odpre se stran Activity z aktivnim zavihkom Calendar.
2
Kliknite zavihek Predloge aktivnosti (poleg zavihka Calendar).
Odpre se razdelek s predlogami s seznamom obstoječih predlog (ce obstajajo).
Ustvarjanje nove predloge
Korak
Dejanje
Pricakovan rezultat
1
Na zavihku Predloge aktivnosti kliknite Ustvari Predloga (ali gumb +).
Odpre se obrazec za ustvarjanje predloge.
2
Vnesite ime predloge — jasen opis vrste aktivnosti.
Polje imena je izpolnjeno.
3
Določite privzeto trajanje za aktivnosti, ustvarjene iz te predloge.
Trajanje je nastavljeno.
4
Izberite projekt, na katerega je predloga vezana (po potrebi).
Projekt je povezan.
5
Dodajte privzete opombe ali navodila, ki se bodo prikazovala v aktivnostih, ustvarjenih iz te predloge.
Opombe so shranjene kot del predloge.
6
Nastavite dodatna polja po potrebi (lokacija, zahteve za delovno mesto itd.).
Vse potrebne privzete vrednosti so nastavljene.
7
Kliknite Shrani.
Predloga je ustvarjena in se prikazuje na seznamu.
Urejanje predloge
Korak
Dejanje
Pricakovan rezultat
1
Na zavihku Predloge aktivnosti poiščite želeno predlogo.
Vrstica predloge je vidna na seznamu.
2
Kliknite gumb Uredi (ikona svinčnika) poleg predloge.
Odpre se obrazec za urejanje s trenutnimi vrednostmi.
3
Izvedite spremembe v potrebnih poljih.
Polja so posodobljena.
4
Kliknite Shrani.
Predloga je posodobljena. Aktivnosti, ki so bile prej ustvarjene iz te predloge, niso prizadete.
Brisanje predloge
Korak
Dejanje
Pricakovan rezultat
1
Na zavihku Predloge aktivnosti poiščite predlogo za brisanje.
Vrstica predloge je vidna na seznamu.
2
Kliknite gumb Izbriši (ikona koša) poleg predloge.
Prikaže se potrditveno pogovorno okno.
3
Potrdite brisanje.
Predloga je izbrisana s seznama. Aktivnosti, ki so bile prej ustvarjene iz te predloge, ostanejo nespremenjene.
Uporaba predloge pri ustvarjanju aktivnosti
Korak
Dejanje
Pricakovan rezultat
1
V koledarju aktivnosti kliknite Ustvari dejavnost.
Odpre se obrazec za ustvarjanje aktivnosti.
2
Izberite predlogo iz spustnega seznama.
Obrazec se samodejno izpolni z vrednostmi predloge (ime, trajanje, projekt, opombe).
3
Po potrebi prilagodite polja (npr. datum ali določenega zaposlenega).
Polja so nastavljena za ta primerek.
4
Kliknite Shrani.
Ustvarjena je nova aktivnost na podlagi predloge.
Referenca polj predloge
Polje
Obvezno
Opis
Ime predloge
Da
Jasno ime za predlogo.
Privzeto trajanje
Da
Vnaprej nastavljeno trajanje aktivnosti, ustvarjenih iz te predloge.
Projekt
Ne
Privzeti projekt za povezavo z aktivnostjo.
Opombe / Navodila
Ne
Privzeto besedilo, ki se prikaže v polju opomb aktivnosti.
Lokacija
Ne
Privzeta delovna lokacija.
Delovno mesto
Ne
Zahtevano delovno mesto za aktivnost (uporablja se pri dodeljevanju).
Pravice dostopa
Vloga
Ogled predlog
Ustvarjanje predlog
Urejanje predlog
Brisanje predlog
Zaposleni
Ne
Ne
Ne
Ne
Vodja izmene
Da
Ne
Ne
Ne
Vodja
Da
Da
Da
Da
Skrbnik
Da
Da
Da
Da
Lastnik
Da
Da
Da
Da
Pogosta vprašanja
V1: Ce posodobim predlogo, ali se bodo spremenile obstoječe aktivnosti? Ne. Aktivnosti, ki so bile ustvarjene iz predloge prej, ostanejo nespremenjene. Posodobitev predloge vpliva samo na nove aktivnosti, ustvarjene iz nje v prihodnje.
V2: Ali lahko ustvarim več predlog za en projekt? Da. Ustvarite lahko toliko predlog, kolikor potrebujete, vključno z več predlogami znotraj enega projekta. Na primer, ločene predloge za “Jutranji pregled”, “Dnevno dostavo” in “Vecerno poročilo” — vse v enem projektu.
V3: Ali lahko podvojim predlogo? Ce je funkcija podvajanja na voljo, lahko kopirate obstoječo predlogo in jo spremenite. V nasprotnem primeru ustvarite novo predlogo in ročno izpolnite podobne vrednosti.
V4: Ali so predloge na voljo v vseh projektih? Predloge so na voljo na ravni podjetja. Ce je predloga vezana na določen projekt, bo ta projekt nastavljen kot privzeti, vendar se pri ustvarjanju aktivnosti projekt lahko spremeni.
Možne težave in rešitve
Težava
Možen vzrok
Rešitev
Gumb “Create template” ni viden
Nezadostna dovoljenja.
Predloge lahko ustvarjajo samo Vodja, Skrbnik ali Lastnik. Obrnite se na Administratorja.
V obrazcu predloge ni dovolj polj
Del polj je lahko skrit za stikalom “Advanced”.
Poiščite razdelek naprednih nastavitev v obrazcu predloge.
Izbrisana predloga se se vedno prikazuje
Težava s predpomnilnikom brskalnika.
Osvežite stran — predloga bi morala izginiti.
Seznam predlog je prazen pri ustvarjanju aktivnosti
Nobena predloga se ni bila ustvarjena.
Pojdite na zavihek Predloge aktivnosti in ustvarite vsaj eno predlogo.
Iz predloge so se naložile napačne vrednosti
Predloga lahko vsebuje zastarele podatke.
Uredite predlogo in posodobite privzete vrednosti.
