Predloge aktivnosti - Shifton Help

Upravljanje veckatno uporabnih konfiguracij aktivnosti za pospesitev ustvarjanja nalog in zagotavljanje enotnosti v celotni organizaciji.

Kaj je to?

Predloge aktivnosti so vnaprej nastavljene konfiguracije, ki jih je mogoce veckrat uporabiti pri ustvarjanju novih aktivnosti. Namesto da bi vsakic izpolnjevali ista polja — ime, trajanje, projekt, opombe — jih shranite kot predlogo in uporabite z nekaj kliki.

Predloge se upravljajo na zavihku Predloge aktivnosti na strani Activity (poleg zavihka Calendar). Po ustvaritvi so predloge na voljo pri ustvarjanju novih aktivnosti — posamicno in množicno.

Predpogoji

#	Zahteva	Podrobnosti
1	Dostop do strani Activity	Potreben je dostop do funkcionalnosti aktivnosti.
2	Vloga Vodja, Administrator ali Owner	Za upravljanje predlog so potrebna povišana dovoljenja.
3	Nastavljeni projekti	Predloge se lahko sklicujejo na dolocene projekte.

Navodila po korakih

Navigacija do predlog aktivnosti

Korak	Dejanje	Pricakovan rezultat
1	Pojdite na stran Dejavnost prek leve stranske vrstice.	Odpre se stran Activity z aktivnim zavihkom Calendar.
2	Kliknite zavihek Predloge aktivnosti (poleg zavihka Calendar).	Odpre se razdelek s predlogami s seznamom obstojecih predlog (ce obstajajo).

Ustvarjanje nove predloge

Korak	Dejanje	Pricakovan rezultat
1	Na zavihku Predloge aktivnosti kliknite Ustvari Predloga (ali gumb +).	Odpre se obrazec za ustvarjanje predloge.
2	Vnesite ime predloge — jasen opis vrste aktivnosti.	Polje imena je izpolnjeno.
3	Dolocite privzeto trajanje za aktivnosti, ustvarjene iz te predloge.	Trajanje je nastavljeno.
4	Izberite projekt, na katerega je predloga vezana (po potrebi).	Projekt je povezan.
5	Dodajte privzete opombe ali navodila, ki se bodo prikazovala v aktivnostih, ustvarjenih iz te predloge.	Opombe so shranjene kot del predloge.
6	Nastavite dodatna polja po potrebi (lokacija, zahteve za delovno mesto itd.).	Vse potrebne privzete vrednosti so nastavljene.
7	Kliknite Shrani.	Predloga je ustvarjena in se prikazuje na seznamu.

Urejanje predloge

Korak	Dejanje	Pricakovan rezultat
1	Na zavihku Predloge aktivnosti poiscite želeno predlogo.	Vrstica predloge je vidna na seznamu.
2	Kliknite gumb Uredi (ikona svincnika) poleg predloge.	Odpre se obrazec za urejanje s trenutnimi vrednostmi.
3	Izvedite spremembe v potrebnih poljih.	Polja so posodobljena.
4	Kliknite Shrani.	Predloga je posodobljena. Aktivnosti, ki so bile prej ustvarjene iz te predloge, niso prizadete.

Brisanje predloge

Korak	Dejanje	Pricakovan rezultat
1	Na zavihku Predloge aktivnosti poiscite predlogo za brisanje.	Vrstica predloge je vidna na seznamu.
2	Kliknite gumb Izbriši (ikona kosa) poleg predloge.	Prikaže se potrditveno pogovorno okno.
3	Potrdite brisanje.	Predloga je izbrisana s seznama. Aktivnosti, ki so bile prej ustvarjene iz te predloge, ostanejo nespremenjene.

Uporaba predloge pri ustvarjanju aktivnosti

Korak	Dejanje	Pricakovan rezultat
1	V koledarju aktivnosti kliknite Ustvari dejavnost.	Odpre se obrazec za ustvarjanje aktivnosti.
2	Izberite predLogotiptip iz spustnega seznama.	Obrazec se samodejno izpolni z vrednostmi predloge (ime, trajanje, projekt, opombe).
3	Po potrebi prilagodite polja (npr. datum ali dolocenega zaposlenega).	Polja so nastavljena za ta primerek.
4	Kliknite Shrani.	Ustvarjena je nova aktivnost na podlagi predloge.

Referenca polj predloge

Polje	Obvezno	Opis
Ime predloge	Da	Jasno ime za predlogo.
Privzeto trajanje	Da	Vnaprej nastavljeno trajanje aktivnosti, ustvarjenih iz te predloge.
Projekt	Ne	Privzeti projekt za povezavo z aktivnostjo.
Opombe / Navodila	Ne	Privzeto besedilo, ki se prikaže v polju opomb aktivnosti.
Lokacija	Ne	Privzeta delovna lokacija.
Delovno mesto	Ne	Zahtevano delovno mesto za aktivnost (uporablja se pri dodeljevanju).

Pravice dostopa

Vloga	Ogled predlog	Ustvarjanje predlog	Urejanje predlog	Brisanje predlog
Zaposleni	Ne	Ne	Ne	Ne
Vodja izmene	Da	Ne	Ne	Ne
Vodja	Da	Da	Da	Da
Administrator	Da	Da	Da	Da
Owner	Da	Da	Da	Da

Pogosto zastavljena vprašanja

V1: Ce posodobim predLogotiptip, ali se bodo spremenile obstojece aktivnosti?
Ne. Aktivnosti, ki so bile ustvarjene iz predloge prej, ostanejo nespremenjene. Posodobitev predloge vpliva samo na nove aktivnosti, ustvarjene iz nje v prihodnje.

V2: Ali lahko ustvarim vec predlog za en projekt?
Da. Ustvarite lahko toliko predlog, kolikor potrebujete, vkljucno z vec predlogami znotraj enega projekta. Na primer, locene predloge za “Jutranji pregled”, “Dnevno dostavo” in “Vecerno porocilo” — vse v enem projektu.

V3: Ali lahko podvojim predLogotiptip?
Ce je funkcija podvajanja na voljo, lahko kopirate obstojeco predlogo in jo spremenite. V nasprotnem primeru ustvarite novo predlogo in rocno izpolnite podobne vrednosti.

V4: Ali so predloge na voljo v vseh projektih?
Predloge so na voljo na ravni podjetja. Ce je predloga vezana na dolocen projekt, bo ta projekt nastavljen kot privzeti, vendar se pri ustvarjanju aktivnosti projekt lahko spremeni.

Možne težave in rešitve

Težava	Možen vzrok	Rešitev
Gumb “Create template” ni viden	Nezadostna dovoljenja.	Predloge lahko ustvarjajo samo Vodja, Administrator ali Owner. Obrnite se na Administratorja.
V obrazcu predloge ni dovolj polj	Del polj je lahko skrit za stikalom “Advanced”.	Poiscite razdelek naprednih nastavitev v obrazcu predloge.
Izbrisana predloga se se vedno prikazuje	Težava s predpomnilnikom brskalnika.	Osvežite stran — predloga bi morala izginiti.
Seznam predlog je prazen pri ustvarjanju aktivnosti	Nobena predloga se ni bila ustvarjena.	Pojdite na zavihek Predloge aktivnosti in ustvarite vsaj eno predlogo.
Iz predloge so se nalozile napacne vrednosti	Predloga lahko vsebuje zastarele podatke.	Uredite predlogo in posodobite privzete vrednosti.