Ustvarjanje prvega projekta in urnika

Projekti združujejo zaposlene in urnike (kot oddelki, lokacije ali ekipe). Urniki določajo pravila delovnega časa in vsebujejo dejanske izmene. Potreben je vsaj en projekt in en urnik, preden lahko dodeljujete izmene.

Del 1: Projekt

Prvi projekt se ustvari samodejno takoj po registraciji podjetja. Lahko ga preimenujete ali spremenite nastavitve.

Kako urediti projekt

Kliknite ikono Projekti v levi stranski vrstici (ikona mape) → izberite projekt → spremenite podatke:

Dovoljenja zaposlenih v projektu

Oznake projekta (Marks)

Vsak projekt ima lahko lasten nabor oznak — barvnih nalepk za kategorizacijo. Oznake lahko pripnete na izmene ter na zaposlene v urniku (zavihek Načrtovani člani ekipe).

Za upravljanje oznak: odprite urejanje projekta → Oznake → + Add Označi → vnesite naziv in izberite barvo → Shrani.

Kliknite Shrani.

Ustvarjanje dodatnih projektov

Kliknite + Ustvari projekt na strani Projekti.

Del 2: Ustvarjanje urnika

Korak 1: Odprite stran Urniki

Kliknite ikono Urniki v levi stranski vrstici (ikona seznama).

Korak 2: Zaženite čarovnika

Kliknite + Dodaj urnik.

Korak 3: Osnovne informacije (Korak 1)

Dovoljenja za zaposlene (vsako z možnostjo »S potrditvijo vodje«):
– Menjava izmen
– Oddaja izmene med odprte
– Ustvarjanje lastnih izmen
– Ustvarjanje odmorov
– Zavrnitev izmen
– Prevzem odprtih izmen
– Menjava odmorov med predlogami
– Delitev izmen

Kliknite Naprej.

Korak 4: Izberite vrsto urnika (Korak 2)

Vsaka vrsta urnika ima svoje nastavitve v naslednjih korakih čarovnika.

Prazno — ročni urnik

Polna ročna kontrola. Sistem ne generira izmen — dodajate jih ročno prek strani Urnik.

Primer: Majhna pisarna s 5 zaposlenimi, kjer vodja sam odloča, kdo kdaj dela, in ročno razporeja izmene za vsak dan.

Dodatnih korakov v čarovniku ni — urnik se ustvari takoj.

Osnovno — standardni samodejni

Primeren za preproste urnike s fiksnim časom. V koraku 3 (Podatki o izmeni) se nastavijo predloge izmen:

• Dnevi v tednu za vsako predlogo
• Čas začetka in konca izmene
• Trajanje odmora
• Lokacija

Sistem samodejno razporedi zaposlene po nastavljenih predlogah.

Primer: Pisarna deluje pon–pet 09:00–18:00. Ustvarite eno predlogo izmene in sistem jo dodeli vsem zaposlenim na izbrane dni.

Po razpoložljivosti — po razpoložljivosti zaposlenih

Zaposleni vnaprej navedejo svoj razpoložljivi čas (prek razdelka Ko sem na voljo). Sistem samodejno generira izmene ob upoštevanju razpoložljivosti vsakega zaposlenega. V koraku 3 (Podatki o izmeni) se nastavijo:

Primer: Kavarna, kjer študenti-baristi označijo, katere dni in ure so na voljo. Ob delovnikih so potrebne 3 osebe, ob vikendih — 1. Sistem sam sestavi urnik ob upoštevanju razpoložljivosti in potreb.

Napredno — napredno samodejni

Za zapletene urnike z več izmenami na dan in različnimi potrebami po osebju. V koraku 3 (Podatki o izmeni):

Primer: Klicni center z jutranjo izmeno (08:00–16:00, potrebnih 10 operaterjev ob delovnikih, 5 ob vikendih), večerno (16:00–00:00, potrebnih 8 operaterjev) in nočno (00:00–08:00, potrebni 3 operaterji). Sistem razporedi zaposlene po izmenah ob upoštevanju obremenitve za vsak dan.

Prednastavljeno — rotacijski vzorci

Za ciklične urnike. V koraku 3 se nastavi vzorec rotacije — sistem samodejno izmenjuje delovne in proste dni po nastavljeni predlogi.

Primer: Varnostno podjetje, kjer zaposleni delajo 2 dni čez 2 (2/2), ali tovarna z urnikom dan čez tri. Vzorec nastavite enkrat in sistem ga ponovi za celotno obdobje urnika.

Kaj je predloga izmene (Predloga izmene)

Predloga izmene je shranjen nabor parametrov za hitro ustvarjanje izmen. Namesto da bi vsakič vnašali čas, odmor in druge podatke ročno, izberete pripravljeno predlogo — in vsa polja se izpolnijo samodejno.

Predloge se ustvarjajo v koraku 3 (Podatki o izmeni) čarovnika urnikov (za vrste Osnovno, Po razpoložljivosti, Advanced) ali pozneje — na strani Urnik.

Iz česa je sestavljena predloga izmene

Odmori v predlogi izmene

Predloga izmene podpira dva načina določanja odmorov:

1. Preprost odmor (Odmor) — navede se le trajanje v minutah. Odmor ni vezan na določen čas.

2. Načrtovani odmori (Nastavi odmore) — natančni odmori s časom začetka in parametri. Aktivirajte potrditveno polje Nastavi odmore v predlogi izmene:

Kliknite Dodaj odmor za dodajanje dodatnih odmorov v predlogo. V eni izmeni je mogoče nastaviti več odmorov (npr. jutranji odmor za kavo in kosilo).

Število zaposlenih po dnevih v tednu

Za vrste urnikov Po razpoložljivosti in Napredno vsaka predloga izmene omogoča nastavitev Število potrebnega osebja — potrebnega števila zaposlenih ločeno za vsak dan v tednu (pon–ned). Uporabite gumba +/− za nastavitev.

To omogoča npr. dodelitev 5 oseb ob delovnikih in 2 ob vikendih za isto predlogo izmene.

Potrditveno polje Nastavi delovna mesta po dnevih vklopi način ločenega upravljanja delovnih mest po dnevih.

Kje se uporabljajo predloge

Primer

Restavracija ustvari tri predloge: »Jutro« (07:00–15:00, načrtovan odmor »Odmor za kosilo« 30 minutut od 12:00, plačan), »Dan« (15:00–23:00, odmor 30 minutut), »Noč« (23:00–07:00, odmor 20 min). Ob delovnikih je potrebnih 5 oseb za jutranjo izmeno, ob vikendih — 3. Pri sestavljanju urnika vodja izbere pripravljeno predlogo — čas, odmori in število zaposlenih se vstavijo samodejno.

Korak 5: Nastavitve omejitev — Nastavitve (samo Po razpoložljivosti in Advanced)

Za vrsti Po razpoložljivosti in Napredno je v čarovniku na voljo dodaten korak Nastavitve, ki določa omejitve pri samodejnem razporejanju izmen:

Kvote delovnih ur:

Omejitve izmen in počitka:

Pravila po meri — gumb + Add omogoča dodajanje dodatnih pravil za samodejno generiranje.

Te nastavitve zagotavljajo, da samodejno ustvarjen urnik spoštuje delovno zakonodajo in notranja pravila podjetja.

Načrtovalnik obremenitve (samo Po razpoložljivosti in Advanced, potreben modul Forecasting)

V čarovniku urnikov vrst Po razpoložljivosti in Napredno je ob aktiviranem modulu Napovedovanje na voljo zavihek Načrtovanje obremenitve. Omogoča določanje, koliko zaposlenih je potrebnih v vsaki uri vsakega dne.

Urni načrtovalnik obremenitve (Načrtovalnik urne obremenitve)

Vizualni urejevalnik obremenitve neposredno v vmesniku:

Primer: Pisarna deluje pon–pet 09:00–18:00. Ob delovnikih je v vsaki uri potreben 1 zaposleni, ob sob in ned — 0. Izpolnite mrežo in sistem samodejno izračuna optimalno število izmen.

Korak 6: Dodajte zaposlene v urnik

Odprite Stran urnika (ikona koledarja) → izberite projekt in urnik → dodajte zaposlene prek menija Dejanja.

Del 3: Dodajte prvo izmeno

Po dodajanju kliknite Objavi in obvesti zaposlene — zaposleni bodo prejeli obvestila o urniku.

Povezani članki

• Vodnik po korakih za nastavitev
• Dodajanje prvih zaposlenih
• Nastavitve plač
• Oddelki in projekti
• Odmori
• Napovedovanje
• Upravljanje projektov
• Upravljanje lokacij

Pogosta vprašanja

V: Koliko urnikov je lahko v enem projektu?
O: Neomejeno število.

V: Najdaljše trajanje urnika?
O: Pri ustvarjanju in podaljšanju — največ tri mesece naenkrat. Urnik je mogoče podaljšati neomejeno mnogokrat.

V: Ali lahko po ustvarjanju spremenim vrsto urnika?
O: Ne. Za drugo vrsto ustvarite nov urnik.

V: Zaposleni se ne prikazujejo v mreži urnika.
O: Prepričajte se, da so zaposleni dodani v projekt IN v urnik.

V: Opozorilni znak ⚠️ ob urniku.
O: Razpon datumov je potekel. Ustvarite nov urnik ali podaljšajte obstoječega.

V: Kako dodam zaposlene v urnik po njegovem ustvarjenju?
O: Odprite Urniki → ikona svinčnika ob urniku → zavihek Dodaj zaposlene → izberite zaposlene → shranite.

V: Kako podaljšam urnik po izteku?
O: Urniki → svinčnik → zavihek Skrajšaj/podaljšaj urnik → izberite Podaljšaj urnik → navUredie nov datum → shranite.

V: Čemu služi vrsta »Vrsta tedenskega nadzora« v urniku?
O: Določa, kako se sistem odziva na nadure. Dovoli — brez omejitev, Dovoli s potrditvijo — vodja potrjuje nadure, Blokiraj — izmene s presežkom so označene z rdečo piko.

V: Kako ustvarim drugi projekt?
O: Pojdite v Moduli → povečajte število projektov v modulu Oddelki in projekti → shranite. Nato bo gumb + Ustvari projekt aktiven.

V: Ali lahko po ustvarjanju urnika preiMenijem predLogotiptip izmene?
O: Da. Kliknite na predlogo izmene v mreži urnika → gumb za urejanje — spremenite naziv in shranite.

V: Kako izberem vrsto urnika »Prednastavljeno« za rotacijo 2/2?
O: V čarovniku za ustvarjanje urnika v koraku 2 izberite Prednastavljeno, nato nastavite vzorec: 2 delovna dne, 2 prosta dne.

V: Kaj se zgodi, če urnika ne objavim?
O: Zaposleni ne bodo prejeli obvestil in ne bodo videli izmen v mobilni aplikaciji. Objava je obvezna za obveščanje ekipe.

V: Ali lahko pri ustvarjanju projekta določim vodjo?
O: Da. V nastavitvah projekta je polje Vodje — dodajte želene uporabnike z vlogo Vodja.

V: Kako izbrišem urnik?
O: Odprite nastavitve urnika in kliknite Izbriši. Vse izmene v urniku bodo samodejno izbrisane.

V: Kako dodam načrtovane odmore v predLogotiptip izmene?
O: V predlogi izmene vklopite potrditveno polje Nastavi odmore → navedite Title, Trajanje, Start in Paid → kliknite Dodaj odmor za dodajanje dodatnih odmorov. Vsak odmor je vezan na določen čas.

V: Kakšna je razlika med preprostim odmorom (Odmor) in načrtovanim (Nastavi odmore)?
O: Preprost Odmor — samo trajanje v minutah, brez vezave na čas. Nastavi odmore — natančni odmori z nazivom, časom začetka, trajanjem in oznako plačljivosti.

V: Ali lahko nastavim različno število zaposlenih za delovnike in vikKonece?
O: Da. Pri vrstah urnikov Po razpoložljivosti in Napredno se za vsako predlogo izmene nastavi Število potrebnega osebja ločeno za vsak dan v tednu (pon–ned).

V: Kaj je Urni načrtovalnik obremenitve?
O: Vizualni načrtovalnik obremenitve v zavihku Načrtovanje obremenitve (potreben modul Napovedovanje). Omogoča določanje, koliko zaposlenih je potrebnih v vsaki uri vsakega dne. Na podlagi teh podatkov sistem izračuna optimalno število izmen.

V: Kje najdem načrtovalnik obremenitve?
O: Aktivirajte modul Napovedovanje → v čarovniku urnikov vrst Po razpoložljivosti ali Napredno → zavihek Načrtovanje obremenitve → Urni načrtovalnik obremenitve.

V: Kaj pomeni »Nastavi delovna mesta po dnevih« v predlogi izmene?
O: Potrditveno polje omogoča nastavitev različnega števila delovnih mest za vsak dan v tednu v okviru ene predloge izmene. Na voljo je pri vrstah Po razpoložljivosti in Advanced.

V: Ali lahko v eno predLogotiptip izmene dodam več odmorov?
O: Da. Kliknite Dodaj odmor za vsak dodaten odmor. Npr. odmor za kavo 15 min ob 10:30 in kosilo 30 minutut ob 13:00.

V: Kaj pomeni »Hkrati na premoru 0–1« v nastavitvah odmora?
O: Prikazuje, koliko zaposlenih je lahko na tem odmoru hkrati. Sistem nadzoruje, da ne gredo vsi na odmor hkrati.