Med Shifton Uppgifter kan du lägga till nya anställda i företaget, skicka inbjudningar till dem, importera listor med anställda samt säga upp och ta bort anställda. Alla dessa åtgärder utförs i avsnittet ”Anställda”.
För att öppna avsnittet klickar du på ”Anställda” i sidomenyn.
På sidan visas anställda med följande statusar:
- Inbjuden — den anställde har åtkomst till sitt konto.
- Inbjudan väntande — inbjudan är skickad men ännu inte accepterad.
- Inte inbjuden — ingen inbjudan är skickad; du måste ange telefonnummer eller e-post.
Lägga till en anställd manuellt
- Klicka på ”Lägg till anställd”.
- Fyll i fälten i sidopanelen: förnamn och efternamn, mobilnummer, e-postadress och den anställdes startdatum.
- Klicka på ”Skicka inbjudan”.
Regler för att skicka inbjudningar:
- Om den anställde redan är registrerad skickas inbjudan till hens e-post.
- Om den anställde ännu inte är registrerad får hen en registreringslänk via SMS eller e-post.
- Till ett och samma telefonnummer kan du skicka högst 3 SMS per dag.
- För att kunna skicka inbjudningar måste ditt telefonnummer vara bekräftat, och kontot måste ha ett kopplat betalkort med en aktiv månadsprenumeration.
När du har klickat på ”Lägg till” skapas de anställdas profiler. De anställda får åtkomst till sina konton efter att de har slutfört registreringen.
Lägga till anställda genom filimport
- Öppna avsnittet ”Anställda”.
- Klicka på ”Importera”.
- I sidopanelen ser du ett exempel på det dataformat som krävs.
- Ladda ner mallen med ”Ladda ner mall” och fyll i den.
- Klicka på ”Välj fil” och ladda upp filen i formatet .CSV eller .XLSX.
- Klicka på ”Importera en fil”.
- Matcha kolumnerna i din fil mot systemets fält i Shifton.
- Markera kryssrutan om du vill skicka inbjudningarna direkt.
- Klicka på ”Spara”.
Efter att du har sparat skapas de anställdas profiler. De kan logga in i systemet så snart de har slutfört registreringen.
Säga upp en anställd
Endast företagets ägare eller en administratör kan säga upp en anställd.
- Klicka på papperskorgsikonen intill den anställde.
- Välj datum för uppsägningen.
- Klicka på ”Avvisa”.
Efter uppsägningen:
- Den anställdes åtkomst till företagets konto återkallas.
- Hen kan inte logga in i systemet från någon enhet.
Ta bort en anställd från företaget
Endast företagets ägare eller en administratör kan ta bort en anställd.
- Klicka på papperskorgsikonen intill den anställde.
- Klicka på ”Ta bort”.
Viktigt: när du tar bort en anställd raderas hens profil permanent från företagets lista över anställda.
Vanliga frågor
Fråga: Var finns avsnittet för att lägga till anställda? Svar: Gå till avsnittet ”Anställda” i sidomenyn i ditt Shifton-konto.
Fråga: Hur lägger jag till en ny anställd manuellt? Svar: Klicka på ”Lägg till anställd”, ange förnamn och efternamn, mobilnummer och e-postadress och klicka därefter på ”Skicka inbjudan”.
Fråga: Vad händer efter att en anställd har lagts till? Svar: När inbjudan har skickats skapar Shifton en profil. Den anställde kan logga in så snart hen har slutfört registreringen.
Fråga: Vilka statusar kan anställda ha i listan? Svar: Anställda kan visas med statusarna:
- Inbjuden — inbjudan är accepterad;
- Inbjudan väntande — inbjudan är skickad men inte accepterad;
- Inte inbjuden — ingen inbjudan är ännu skickad.
Fråga: Hur fungerar inbjudan om den anställde redan har ett konto? Svar: Om den anställde redan är registrerad i Shifton skickas inbjudan till hens e-postadress.
Fråga: Hur skickas inbjudningar till oregistrerade användare? Svar: Om de inte är registrerade får de en registreringslänk via SMS eller e-post.
Fråga: Finns det någon gräns för antalet SMS-inbjudningar till ett nummer? Svar: Ja — till ett och samma telefonnummer kan du skicka högst 3 SMS-inbjudningar per dag.
Fråga: Vilka krav måste uppfyllas för att skicka inbjudningar via Shifton? Svar: Ditt telefonnummer måste vara bekräftat och kontot måste ha ett kopplat betalkort med en aktiv prenumeration.
Fråga: Hur lägger jag till flera anställda på en gång? Svar: Använd funktionen ”Importera”: ladda ner mallen, fyll i de anställdas uppgifter, ladda upp CSV- eller XLSX-filen, matcha kolumnerna och klicka på ”Spara”.
Fråga: Kan man skicka inbjudningarna direkt under importen? Svar: Ja — vid import kan du markera kryssrutan för att skicka inbjudningarna omedelbart.
Fråga: Hur säger jag upp en anställd? Svar: Klicka på papperskorgsikonen intill den anställde, välj datum för uppsägningen och klicka på ”Avvisa”. Det upphäver hens åtkomst.
Fråga: Hur tar jag bort en anställd från företaget? Svar: Klicka på papperskorgsikonen intill den anställde och välj ”Ta bort”. Det raderar hens profil permanent från företagets lista.
Fråga: Vem kan säga upp eller ta bort anställda? Svar: Endast företagets ägare eller en administratör kan säga upp eller ta bort anställda.
Fråga: Vad är skillnaden mellan uppsägning och borttagning? Svar: Uppsägning upphäver åtkomsten men bevarar den anställdes profil; borttagning raderar den anställde oåterkalleligt från företagets lista.