Företagsinställningar

Avsnittet Företagsinställningar låter dig hantera allmän information om företaget, faktureringsuppgifter, betalningsmetoder, fakturor, transaktioner och aktiva moduler.

För att öppna sidan med företagsinställningar klickar du på företagets namn högst upp på skärmen och väljer ”Företagsinställningar”.

Allmän information

I det här avsnittet kan du fylla i grunduppgifterna om ditt företag:

• företagets namn;
• arbetsläge (kontorsläge eller Field Service — utgående uppgifter);
• antal anställda;
• land / region;
• delstat / provins / region;
• stad;
• ytterligare uppgifter om företaget.

Du kan också ladda upp en företagslogotyp. Logotypen som laddas upp här hämtas automatiskt till inställningarna för modulen Finansiella dokument (Fakturering) och skrivs ut i de dokument som du skapar för dina kunder (fakturor, offerter och så vidare). Den används även i PDF-rapporten för en uppgift från avsnittet ”Uppgifter” (mer om detta i artikeln ”Rapporter”).

Om dokumenten behöver en annan logotyp kan den bytas i Moduler → Inställningar → Finansiella dokument → Företagslogo.

Viktigt: logotypen gäller inte de fakturor som Shifton utfärdar till ditt företag för användningen av modulerna (de finns i avsnittet ”Fakturor” nedan) — den används bara i de dokument som ditt företag skapar för sina kunder.

När du har gjort dina ändringar klickar du på ”Spara”.

Företagsåtgärder

Ändring av företagsägare

Du kan överlåta äganderätten till en annan användare. Efter överlåtelsen ändras din behörighetsnivå automatiskt från Ägare till Anställd.

• Klicka på ”Byt ägare”.

• Välj i sidopanelen den anställde som ska bli den nya ägaren.

• Bekräfta åtgärden genom att klicka på ”Bekräfta”.
• Klicka på ”Avbryt” för att avbryta.

> Åtgärden går inte att ångra. Bara den nya ägaren kan lämna tillbaka äganderätten till dig.

Pausa företag

Att pausa företaget stoppar dess verksamhet tillfälligt.

Efter pausen:

• alla betalningsmetoder kopplas bort;
• alla moduler stängs av;
• faktureringen för en ny period pausas;
• åtgärden kan ångras när som helst.

Så här pausar du företaget:

• Klicka på ”Pausa företag”.

• I sidopanelen måste du ovillkorligen skriva in bekräftelsetexten på engelska — skriv den exakt så som den visas på skärmen (du kan kopiera och klistra in den i fältet). Utan den texten förblir bekräftelseknappen inaktiv.

• Välj orsak till pausen.
• Lägg till en kommentar (valfritt).
• Bekräfta åtgärden genom att klicka på ”Bekräfta”.
• Klicka på ”Avbryt” för att avbryta.

Ta bort företag

Företaget kan bara tas bort om det inte finns några obetalda fakturor. Om det finns en obetald skuld blir borttagningen möjlig först när skulden är reglerad.

När företaget tas bort:

• företagskontot raderas (omedelbart om det inte finns någon skuld för kommande period; i annat fall skjuts borttagningen upp tills fakturan har utfärdats och betalats);
• alla betalningsmetoder kopplas bort;
• faktureringen pausas om det inte finns någon skuld för den nya perioden;
• åtgärden går inte att ångra.

Så här tar du bort företaget:

• Klicka på ”Ta bort företag”.

• I sidopanelen måste du ovillkorligen skriva in bekräftelsetexten på engelska — skriv den exakt så som den visas på skärmen (du kan kopiera och klistra in den i fältet). Utan den texten förblir bekräftelseknappen inaktiv.

• Välj orsak.
• Lägg till en kommentar (valfritt).
• Bekräfta åtgärden genom att klicka på ”Bekräfta”.
• Klicka på ”Avbryt” för att avbryta.

Faktureringsadress

I det här avsnittet lagras den information som används för fakturering.

Viktigt: ändringarna gäller inte fakturor som redan har utfärdats. Uppdatera faktureringsuppgifterna innan fakturan skapas om du vill att de ska synas i den.

Du kan fylla i följande fält:

• Företagsnamn *
• Momsregistreringsnummer
• Förnamn *
• Efternamn *
• Email
• Telefonnummer
• Land / Region *
• Delstat / Provins / Region *
• Stad *
• Postnummer *
• Adress *

När du har fyllt i informationen klickar du på ”Spara”.

Betalningsmetoder

I det här avsnittet kan du lägga till, redigera eller ta bort ett betalkort.

Lägga till ett kort

• Klicka på ”Lägg till ett kort”.

• Ange kortuppgifterna.
• Klicka på ”Spara”.

Redigera ett kort

• Klicka på ”Redigera” intill kortet.

• Uppdatera månad och år för giltighetstidens slut.

• Klicka på ”Spara” eller ”Avbryt”.

Du kan också ta bort kortet genom att klicka på ”Ta bort”.

> För att bjuda in anställda till företaget krävs ett giltigt kort och ett aktivt månadsabonnemang.

Företagsbalans

Här kan du se aktuellt saldo och aktivera månadsabonnemanget.

Så här tecknar du abonnemanget:

• Klicka på ”Månatlig betalning”.

• Välj ett befintligt kort eller lägg till ett nytt.

• Klicka på ”Spara”.

Fakturor

Det här avsnittet innehåller alla fakturor som har utfärdats till ditt företag.

Du kan:

• ladda ner en Excel-fil med betalningsbelopp för olika perioder;
• se detaljerna för varje faktura.

Tabellen innehåller:

• Faktura-ID
• Faktureringsperiod
• Förfallodatum
• Skapandedatum
• Pris
• Redan betalat
• Att betala
• Status

Ett klick på faktura-ID öppnar fakturans fullständiga detaljer, inklusive avgifterna för modulerna, som bygger på informationen från din faktureringsadress.

Transaktioner

Det här avsnittet innehåller alla transaktioner som har påverkat företagets saldo.

Aktiva moduler

Här kan du se alla aktiva moduler och deras slutdatum.

Vanliga frågor

Fråga: Var öppnar man Företagsinställningar i Shifton? Svar: Klicka på företagets namn högst upp på skärmen och välj sedan ”Företagsinställningar”. Sidan med företagets allmänna konfiguration öppnas.

Fråga: Vilken information kan man redigera i företagsinställningarna? Svar: Du kan uppdatera företagets allmänna uppgifter: företagsnamn, arbetsläge, antal anställda, land/region, delstat/provins, stad och ytterligare information. Här kan du också ladda upp en företagslogotyp.

Fråga: Varför ska man ladda upp en företagslogotyp? Svar: Logotypen hämtas automatiskt till inställningarna för modulen Finansiella dokument och skrivs ut i de dokument som du skapar för dina kunder (fakturor, offerter) samt i PDF-rapporten för en uppgift från avsnittet ”Uppgifter”. Vid behov kan den bytas för dokumenten i Moduler → Inställningar → Finansiella dokument. Logotypen påverkar inte de fakturor som Shifton utfärdar till ditt företag.

Fråga: Hur sparar man ändringarna efter att ha redigerat företagsinformationen? Svar: När du har ändrat i företagets fält klickar du på ”Spara”. Utan att spara tillämpas inte ändringarna.

Fråga: Hur överlåter man äganderätten till företaget till en annan användare? Svar: Klicka på ”Byt ägare” i avsnittet ”Företagsåtgärder”, välj den anställde som ska bli den nya ägaren och bekräfta åtgärden. Efter överlåtelsen ändras din behörighet från Ägare till Anställd.

Fråga: Kan man ångra överlåtelsen av äganderätten till företaget? Svar: Nej — överlåtelsen av äganderätten går inte att ångra. Bara den nya ägaren kan lämna tillbaka äganderätten till dig.

Fråga: Vad gör funktionen ”Pausa företag”? Svar: Att pausa företaget stoppar dess verksamhet tillfälligt:

• alla betalningsmetoder kopplas bort;
• alla moduler stängs av;
• faktureringen för en ny period pausas. Åtgärden kan ångras när som helst.

Fråga: Hur pausar man företaget? Svar: Klicka på ”Pausa företag”, skriv in den bekräftelsetext som krävs och välj orsak till pausen.

Fråga: Kan man ta bort företaget? Svar: Ja — men bara om det inte finns några obetalda fakturor. Om det finns en obetald skuld blir borttagningen tillgänglig först när skulden är reglerad.

Fråga: Vad händer när företaget tas bort? Svar: När företaget tas bort:

• företagskontot raderas (omedelbart om det inte finns någon skuld för kommande period, eller efter att den har reglerats);
• alla betalningsmetoder kopplas bort;
• faktureringen pausas för nästa period. Den här åtgärden går inte att ångra.

Fråga: Kan man ta bort företaget om det har moduler påslagna? Svar: Ja — men företaget tas bort först när alla obetalda fakturor har betalats. Modulerna hindrar inte borttagningen om betalningsvillkoren är uppfyllda.

Fråga: Vad är ”Arbetsläge” i företagsinställningarna? Svar: Arbetsläget visar i vilket läge ditt företag arbetar — i kontorsläge eller i utgående läge (Field Service). Det avgör vilka moduler som är tillgängliga och hur arbetsprocesserna är uppbyggda.