Kunden kan ställa en fråga om sitt besök utan att ringa kontoret, och ditt team kan svara på ett och samma ställe. Hela konversationen är kopplad till uppgiften, så den syns för varje anställd som arbetar med uppgiften och försvinner inte i privata telefoner.
Sidan öppnas från vänstermenyn: Kundportal → Chattar.
Så kommer kunden in i chatten
Det finns ingen separat länk till chatten. Kunden öppnar konversationen med knappen ”Meddelande” på sidan för besöksuppföljning — samma sida som länken i din avisering leder till.
Härav följer något viktigt: utan uppföljningslänken är chatten inte tillgänglig. Länken hamnar i meddelandet endast via substitutionen {link_map} — om du inte infogar den i regelns text har kunden ingenstans att skriva. Hur du ställer in det beskrivs i artikeln ”Påminnelseinställningar”.
Kunden behöver varken registrering eller lösenord — hen skriver direkt från sidan. Intill chatten finns knappen ”Samtal”, så kunden kan välja: skriva eller ringa.
Chattlistan
Sidan har två flikar:
| Flik | Vad den visar |
|---|---|
| Chattar | Aktiva konversationer — för uppgifter som fortfarande pågår |
| Arkiv | Konversationer för avslutade uppgifter |
Båda flikarna visar samma tabell:
| Kolumn | Vad den visar |
|---|---|
| Uppgift | Numret på den uppgift som konversationen är kopplad till |
| Kund | Vem som skriver |
| Antal meddelanden | Hur många meddelanden konversationen innehåller |
| Åtgärder | Knapp för att öppna chatten |
Så läser och svarar du
- Klicka på knappen i kolumnen Åtgärder på önskad rad — konversationen öppnas i en sidopanel.
- I panelen syns hela meddelandehistoriken med datum och tid.
- Skriv ditt svar i fältet ”Enter message here…” och klicka på ”Skicka”.
- ”Avbryt” eller krysset stänger panelen.
Arkiv: läsa går, svara går inte
Chatten lever tillsammans med uppgiften. Så länge uppgiften pågår kan kunden och ditt team skriva till varandra. Så snart uppgiften flyttas till en slutstatus stängs chatten: kunden kan inte längre skriva och konversationen flyttas till fliken Arkiv.
En arkiverad konversation kan öppnas och läsas i sin helhet — historiken sparas. Men sändknappen i en arkiverad chatt är inaktiv: att svara i en stängd uppgift går inte längre.
Av detta följer en praktisk regel: stäng alla frågor om uppgiften innan du flyttar den till en slutstatus. Efter avslut blir konversationen bara historik.
Möjliga problem och lösningar
| Problem | Orsak | Lösning |
|---|---|---|
| Det finns inte en enda chatt i listan | Kunderna har ännu inte skrivit — eller har ingenstans att skriva | Kontrollera att regelns text innehåller substitutionen {link_map}: utan uppföljningslänken kommer kunden inte in i chatten |
| Kunden säger att hen inte kan skriva | Uppgiften har redan en slutstatus — chatten är stängd | Konversationen har flyttats till Arkiv. Kontakta kunden på vanligt sätt |
| En gammal konversation har försvunnit ur listan | Uppgiften är avslutad och chatten arkiverad | Öppna fliken Arkiv |
| Sändknappen går inte att klicka på i en arkiverad chatt | Så är det tänkt: i en avslutad uppgift går det inte att svara | Om frågan fortfarande är öppen — flytta inte uppgiften till en slutstatus förrän den är löst |
| Kunden fick inget svar | Meddelandet skickades inte, eller uppgiften hann stängas | Kontrollera att chatten ligger på fliken Chattar och inte i arkivet, och att svaret skickades med knappen ”Skicka” |
Vanliga frågor
Fråga: Hur startar kunden en chatt? Svar: Med knappen ”Meddelande” på sidan för besöksuppföljning. Det finns ingen separat länk till chatten.
Fråga: Behöver kunden ett konto? Svar: Nej. Hen skriver från den sida som öppnas via länken i din avisering.
Fråga: Varför har vi inga chattar alls? Svar: Troligen saknas substitutionen {link_map} i aviseringstexterna — kunden har ingenstans att komma. Utan uppföljningssidan är chatten inte tillgänglig.
Fråga: Vilka anställda ser konversationen? Svar: Chatten är kopplad till uppgiften, inte till en anställd: den syns för alla som har åtkomst till uppgiften. Alla konversationer samlas på sidan Chattar.
Fråga: Kommer det någon avisering om ett nytt meddelande från kunden? Svar: Någon separat avisering finns inte på sidan — meddelanderäknaren syns i chattlistan, så det är värt att titta till sidan under arbetets gång.
Fråga: Kan man svara i en avslutad uppgift? Svar: Nej. I en arkiverad chatt är sändknappen inaktiv — konversationen är endast läsbar.
Fråga: Vart försvann konversationen för en avslutad uppgift? Svar: Till fliken Arkiv. Den sparas i sin helhet.
Fråga: Kan man ta bort en konversation? Svar: Nej. Chatten lagras tillsammans med uppgiften som ärendets historik.
Fråga: Kan kunden bifoga en fil i chatten? Svar: I chatten skickar kunden text. En fil kan hen bifoga till sin recension efter att arbetet är klart.
Fråga: Kan kunden ringa i stället för att skriva? Svar: Ja, på uppföljningssidan finns knappen ”Samtal” intill meddelandeknappen. Om nummerersättning är påslagen i modulens inställningar går samtalet inte till utförarens privata telefon.
Fråga: Hur många chattar kan det finnas för en uppgift? Svar: En — konversationen om uppgiften sker i en enda chatt, och räknaren visar antalet meddelanden i den.