Kundportal är en modul som håller din kund uppdaterad om besöket utan ett enda samtal från dispatchern. Kunden får en avisering om det kommande arbetet och en länk där hen ser på kartan var utföraren befinner sig just nu och när hen kommer fram, kan skriva i chatten och lämna en recension efter arbetet.
Kunden behöver samtidigt inget konto i Shifton — allt öppnas via länken i SMS:et eller e-postmeddelandet.
Viktigt: Kundportal är en betald modul. Slå på den i avsnittet Företagsinställningar → Moduler. När den är påslagen visas en utfällbar grupp Kundportal med fyra sidor i vänstermenyn.
Vad kunden får
- Aviseringar om besöket. Kunden får veta att ärendet är mottaget, att utföraren har åkt och att arbetet är slutfört. Exakt vilka händelser som ska meddelas och via vilken kanal — SMS, e-post eller båda — bestämmer du själv.
- Uppföljningssida. Länken leder till en separat adress — my.shifton.com, inte till appen. På sidan finns: en karta med två punkter — kundens adress och utföraren — och en rutt mellan dem, beräknad restid, och intill det ett kort för utföraren med foto och namn samt två knappar — ”Samtal” och ”Meddelande”. Nedanför finns besökets planerade tid, serviceadressen och utförandestatusen.
- Chatt för uppgiften. Knappen ”Meddelande” öppnar konversationen direkt på samma sida: ett inmatningsfält och knappen ”Skicka”. Ditt team svarar på sidan Chattar i appen. Konversationen är kopplad till uppgiften, så alla som arbetar med den uppgiften ser den. När uppgiften har slutförts stängs chatten och hamnar i Arkiv.
- Recension efter arbetet. Formuläret för att betygsätta servicekvaliteten öppnas via sin egen länk: foto och namn på utföraren, betyg med fem stjärnor, en valfri kommentar och en bifogad fil. Kunden klickar på ”Skicka”, och recensionen hamnar på sidan Recensioner. En recension lämnas en gång — efter att den skickats blir länken inaktiv.
Recensionslänken fungerar först efter att uppgiften har avslutats. Så länge uppgiften inte har en slutstatus öppnas sidan ”Länken är inte längre giltig” via den.
Sidan på kundens språk. I det övre högra hörnet på kundsidorna finns ett språkval — alla 41 språk i Shifton är tillgängliga — och en växlare för mörkt tema. Alla texter översätts, så en kund från vilket land som helst ser sidan på sitt eget språk. På bilderna nedan är sidan öppnad på engelska.
Utförarens telefonnummer kan man samtidigt välja att inte avslöja: i modulens inställningar finns nummerersättning, och kunden ringer då inte den anställdes personliga nummer.
Hur länge länkarna lever
Båda länkarna är engångslänkar på sitt eget sätt, och det är bra att veta i förväg:
- Uppföljningslänken fungerar så länge uppgiften pågår. Så snart du flyttar uppgiften till en slutstatus stängs uppföljningen — kunden ser ”Länken är inte längre giltig”.
- Recensionslänken börjar tvärtom fungera först efter att uppgiften har avslutats. Och den gäller fram till den första recensionen: kunden skickade sitt betyg — länken blev inaktiv, det går inte att lämna en recension en andra gång.
- Chatt — den lever tillsammans med uppgiften: så länge uppgiften pågår skriver kunden och ditt team till varandra, och efter övergången till en slutstatus stängs konversationen och hamnar i Arkiv — den finns kvar tillgänglig för dig att läsa på fliken Arkiv på sidan Chattar.
Enklast att komma ihåg så här: arbetet pågår — kartan och chatten är öppna; arbetet är klart — bara recensionen är öppen, och den är öppen en gång.
Så ställer du in allt: fem steg
1. Slå på modulen
Företagsinställningar → Moduler → markera Kundportal → Spara. Mer om detta finns i artikeln ”Moduler och modulinställningar”.
2. Koppla kundens fält till kontaktkanalerna
Moduler → Inställningar → Kundportal. Här anges från vilka fält i kundkortet förnamn, efternamn, telefon och e-post ska hämtas — det är just till den telefonen SMS:et går och till den adressen brevet. Där väljs också hur utförarens namn ska visas för kunden, och där slås nummerersättningen på.
3. Ställ in aviseringar för uppgiftsstatusar
Sidan Påminnelseinställningar (”Påminnelseinställningar”), blocket Inställningar för statusaviseringar. Det är modulens huvudtabell: i den listas ditt företags uppgiftsstatusar, och intill varje status slår du på de kanaler som kunden ska få meddelandet via när uppgiften övergår till den statusen.
Statusarna är olika för varje företag. Det här är ingen färdig systemlista: du skapar och namnger statusarna själv i avsnittet Uppgiftsinställningar → Statusar, och aviseringstabellen visar bara det du har ställt in. Därför står era egna namn i er tabell, inte de som finns på bilden nedan (där visas som exempel statusarna ”TO DO”, ”Started”, ”Doing”, ”Pause”, ”Decline”, ”On my way”, ”Accepted”, ”Finished”).
Härav följer också arbetsordningen: först statusarna, sedan aviseringarna. Om du lägger till en ny status efter att aviseringarna ställts in visas den som en egen rad i tabellen utan kanaler — och inget skickas till kunden för den förrän du slår på dem.
Statusar utan kanaler är markerade i grått — för dem skickas ingenting till kunden. Klicka på + på statusens rad för att slå på den — fönstret ”Add rule for statuses” öppnas, där hela meddelandet anges:
- Status — den status som utlöser regeln (till exempel On my way).
- Kanaler — kanalerna: SMS, E-mail eller båda.
- SMS-text — texten i SMS:et.
- Ämne för e-posten — e-postmeddelandets ämne.
- E-posttext — texten i e-postmeddelandet.
- Aktiverad — om regeln är påslagen.
Substitutioner i meddelandetexten
Texterna är inte statiska: i dem infogas data från uppgiften. Följande substitutioner är tillgängliga:
{executor_name} · {company_name} · {client_first_name} · {client_last_name} · {scheduled_time} · {task_id} · {company_id} · {client_id} · {link_feedback} · {link_map}
Det viktigaste: länkarna hamnar i meddelandet endast via substitutioner. {link_map} är länken till uppföljningssidan med kartan, {link_feedback} är länken till recensionsformuläret. Om du inte infogar dem i texten skickas meddelandet utan länk, och kunden kan varken följa utföraren eller lämna en recension.
Exempel på en SMS-text för statusen On my way:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}Och e-postämnet kan se ut så här: Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}.
4. Lägg till påminnelser efter tid
På samma ställe finns blocket Inställningar för schemalagda aviseringar — knappen Skapa påminnelse. Till skillnad från statusaviseringarna är påminnelsen inte kopplad till en händelse utan till tiden: hur många minuter före besöket eller efter det som meddelandet ska skickas. Påminnelsen har en titel, ett intervall (Skicka före/efter), ett val av ”före/efter” (Påminnelse alternativ), kanaler och en växlare för att slå på den.
Till exempel en påminnelse ”30 minuter före besöket” via SMS — kunden hinner förbereda sig, och du minskar antalet misslyckade utryckningar.
5. Fyll på SMS-saldot
SMS förbrukar saldot, och vid nollsaldo skickas meddelandena helt enkelt inte. Saldo, förbrukning och automatisk påfyllning finns på sidan SMS-fakturering. E-post skickas gratis, så du kan börja med bara e-postkanalen.
Modulens sidor
| Sida | Vad den behövs till | Mer information |
|---|---|---|
| Chattar (”Chattar”) | Läsa kundernas meddelanden om uppgifterna och svara på dem. Fliken Arkiv sparar stängda konversationer | Chattar |
| Recensioner (”Recensioner”) | Se kundernas betyg och kommentarer, med filter på anställd och kund | Recensioner |
| Påminnelseinställningar (”Påminnelseinställningar”) | Statusaviseringar och påminnelser efter tid | Påminnelseinställningar |
| SMS-fakturering (”SMS-fakturering”) | SMS-saldo, förbrukning per land och typ, påfyllning och automatisk påfyllning | SMS-fakturering |
Vad som krävs för att aviseringarna ska nå fram
| # | Villkor | Var du kontrollerar det |
|---|---|---|
| 1 | Modulen Kundportal är påslagen | Företagsinställningar → Moduler |
| 2 | Företaget arbetar i läget Uppgifter (Field Service) | företagsmenyn → byte av arbetsläge |
| 3 | Kunden har telefon och/eller e-post ifyllt | kundkortet i avsnittet Kunder |
| 4 | Kundens fält är kopplade till kanalerna | Moduler → Inställningar → Kundportal |
| 5 | Kanalerna är påslagna för de statusar som behövs | Reminder settings → Notification settings by statuses |
| 6 | Det finns pengar på SMS-saldot (för SMS) | SMS Billing |
Möjliga problem och lösningar
| Problem | Orsak | Lösning |
|---|---|---|
| Gruppen Kundportal finns inte i menyn | Modulen är avstängd eller så är företaget inte i läget Uppgifter | Slå på modulen i Företagsinställningar → Moduler; byt till läget Uppgifter (Field Service) |
| Gruppen finns, men punkterna syns inte | Gruppen är hopfälld | Klicka på namnet Kundportal — listan fälls ut |
| Kunden fick varken SMS eller e-post | Ingen kanal är påslagen för den statusen | Reminder settings → Notification settings by statuses → slå på kanalen för den status som behövs |
| E-postmeddelanden kommer fram, men inte SMS | Nollsaldo för SMS eller fel nummer | Fyll på saldot på SMS-fakturering; kontrollera telefonnumret i kundkortet |
| Aviseringarna går till fel telefon | Kundens fält är felaktigt kopplat | Moduler → Inställningar → Kundportal → Mapping: customer's phone number |
| Uppföljningslänken är tom | Utföraren har ännu inte åkt, eller så har hen stängt av geolokaliseringen | Kontrollera uppgiftens status och geolokaliseringsbehörigheterna i den anställdes mobilapp |
| Kunden öppnade länken och ser ”Länken är inte längre giltig” | Uppgiften är redan avslutad — uppföljningen för den är slut | Det är normalt: kartlänken lever så länge uppgiften pågår |
| Kunden vill öppna recensionsformuläret på nytt | Recensionen är redan skickad, länken har blivit inaktiv | Det går inte att lämna en recension en gång till — ta emot tillägget via chatten för uppgiften |
Vanliga frågor
Fråga: Behöver kunden ett konto i Shifton? Svar: Nej. Allt öppnas via länken i SMS:et eller e-postmeddelandet — varken registrering eller lösenord krävs.
Fråga: Vad är det egentligen som utlöser aviseringen till kunden? Svar: Två olika mekanismer. Den första är byte av uppgiftsstatus: ställs in i Reminder settings → Notification settings by statuses. Den andra är påminnelse efter tid: skapas med knappen Skapa påminnelse och utlöses N minuter före eller efter besöket.
Fråga: Vad skiljer en påminnelse från en statusavisering? Svar: Statusaviseringen är kopplad till en händelse — uppgiften övergick till en status, kunden fick ett meddelande. Påminnelsen är kopplad till besökets tid och skickas oberoende av om statusen ändrades eller inte.
Fråga: Kan man klara sig utan SMS? Svar: Ja. Lämna bara e-postkanalen påslagen — den förbrukar inte SMS-saldot.
Fråga: Ser kunden den anställdes personliga telefonnummer? Svar: Inte nödvändigtvis. I modulens inställningar finns nummerersättning — då går kundens samtal inte till utförarens personliga nummer.
Fråga: Hur ser kunden utförarens namn? Svar: Så som det är angett i modulens inställningar — till exempel bara förnamnet utan efternamn.
Fråga: Vem i företaget ser chatten med kunden? Svar: Konversationen är kopplad till uppgiften, så alla som har åtkomst till den uppgiften ser den. Alla chattar är samlade på sidan Chattar.
Fråga: Vart tar konversationen vägen när uppgiften stängs? Svar: Till arkivet — fliken Arkiv på sidan Chattar.
Fråga: Måste man be varje kund om en recension? Svar: Nej, recensionen är ett separat meddelande, och du bestämmer själv om det ska skickas eller inte.
Fråga: Varför är en status markerad i grått i tabellen? Svar: Det betyder att ingen kanal är påslagen för den och att inget skickas till kunden för den statusen. Klicka på + på statusens rad för att slå på en kanal.
Fråga: Hur många påminnelser kan man skapa? Svar: Det finns ingen gräns — du kan lägga upp flera: till exempel ett dygn före besöket via e-post och 30 minuter före via SMS.
Fråga: På vilket språk kommer aviseringarna? Svar: Meddelandetexten anges i inställningarna, så den blir precis så som du har skrivit den.
Fråga: Är modulen betald? Svar: Ja. Dessutom förbrukas SMS-saldot separat för varje skickat SMS; e-post är gratis.
Fråga: Kunden fick ett meddelande, men utan länk till kartan. Varför? Svar: Substitutionen {link_map} är inte infogad i regelns text. Länken läggs inte till automatiskt — den måste skrivas in i SMS-texten eller brevtexten.
Fråga: Hur kommer kunden in i chatten? Svar: Från uppföljningssidan — där finns knappen MESSAGE. Någon separat länk till chatten behöver inte skickas.
Fråga: Kan kunden ringa utföraren från uppföljningssidan? Svar: Ja, med knappen CALL. Om nummerersättning är påslagen i modulens inställningar går samtalet inte till den anställdes personliga telefon.
Fråga: Kan kunden bifoga ett foto till recensionen? Svar: Ja, i recensionsformuläret finns ett bilagefält — kunden väljer en fil och skickar den tillsammans med betyget och kommentaren.
Fråga: På vilket språk ser kunden uppföljningssidan? Svar: På sidan finns en språkväxlare, kunden kan välja det språk som passar. Där växlar man också till mörkt tema.
Fråga: Kan man skriva sin egen meddelandetext? Svar: Inte bara kan — man måste. SMS-texten, ämnet och brevtexten anges i regeln för varje status separat, med substitutioner av typen {client_first_name} eller {scheduled_time}.
Fråga: På vilken adress öppnas sidan för kunden? Svar: På en separat — my.shifton.com, inte i appen. Kunden hamnar inte i företagets gränssnitt och ser ingenting där.
Fråga: Hur länge lever uppföljningslänken? Svar: Så länge uppgiften pågår. Så snart uppgiften har flyttats till en slutstatus stängs uppföljningen: länken visar ”Länken är inte längre giltig”.
Fråga: När börjar recensionslänken fungera? Svar: Efter att uppgiften har avslutats. Dessförinnan öppnas ”The link is no longer valid” även via den.
Fråga: Ser kunden uppgiftens nummer? Svar: Ja, om du har infogat {task_id} i meddelandetexten — till exempel i e-postämnet ”Your Specialist Is On the Way — Request #401428”.
Fråga: Från vem kommer brevet till kunden? Svar: I Shifton Robots namn ([email protected]) med det ämne som du har angett i regeln.
Fråga: Jag har andra statusar i tabellen än på bilden. Är det normalt? Svar: Ja. Uppgiftsstatusarna skapar du själv i Uppgiftsinställningar → Statusar, och aviseringstabellen visar just din uppsättning. Namnen på bilderna är ett exempel från ett företag.
Fråga: Jag lade till en ny status — varför finns det inga aviseringar för den? Svar: En ny status visas som en tom rad i tabellen, utan kanaler. Öppna den via + och ange kanaler och meddelandetext.
Fråga: Kan man ställa in en avisering för vilken egen status som helst? Svar: Ja, för vilken som helst av ditt företags statusar — det finns inga begränsningar för namn eller antal.
Fråga: Hur länge lever uppföljningslänken? Svar: Så länge uppgiften pågår. Så snart uppgiften har flyttats till en slutstatus stängs uppföljningen.
Fråga: Hur många gånger kan kunden lämna en recension? Svar: En gång. Efter att den skickats blir länken inaktiv, och formuläret går inte att öppna igen.
Fråga: Kan man skriva med kunden efter att uppgiften har avslutats? Svar: Nej. Med en slutstatus stängs chatten och hamnar i arkivet. Konversationen kan läsas på fliken Arkiv på sidan Chattar.