Innan du utfärdar den första fakturan behöver modulen ställas in: ange vad som ska skrivas ut i dokumenten och från vilket nummer numreringen ska börja. Inställningarna öppnas en gång och gäller för alla dokument i företaget.
Väg: menyn Shifton (företagsnamnet i sidhuvudet) → Moduler → fliken Inställningar → Fakturering i listan till vänster.
Grundinställningar
Dessa fält hamnar i sidhuvudet på varje dokument — faktura, arbetsorder, kvitto, slutföranderapport.
| Fält | Vad det gör |
|---|---|
| Företagslogo | Logotypen i dokumenten. Knappen Välj logotyp — ladda upp eller byt ut |
| Företagsnamn | Organisationens namn, obligatoriskt fält |
| Standard skatt (procent) | Standardskatten, som fylls i automatiskt i ett nytt dokument. Du kan låta det stå 0 och ange skatten manuellt i varje dokument |
| Adressblock | Organisationens adress. Fri text: skrivs ut i dokumentet precis som den är, radbrytningar bevaras |
| Faktureringsblock | Betalningsuppgifter — mottagare, bank, BIC, kontonummer. Också fri text på flera rader |
Adressen och betalningsuppgifterna är vanliga textfält utan formatkontroll. Det är avsiktligt: kraven på betalningsuppgifter skiljer sig mellan länder, och ett strikt format skulle vara i vägen.
Dokumenträknare
Varje dokumenttyp har sin egen numrering, och den ställs in separat. Två fält per typ: Prefix — prefixet före numret, Räknare — vilket nummer numreringen ska fortsätta från.
| Räknare | Standardprefix | För vilket dokument |
|---|---|---|
| Uppskattningsräknare | EST- | Utvärdering |
| Arbetsorder räknare | WO- | Arbetsorder |
| Fakturakontor | INV- | Faktura |
| Kvittoräknare | REC- | Kvitto |
| Bevis på servicetjänst | POW- | Slutföranderapport |
Dokumentnumret består av prefixet och räknarens aktuella värde: med prefixet INV- och räknaren 5 får nästa faktura numret INV-5, och räknaren blir 6.
Varför byta räknarvärde. Om du har gått över till Shifton från ett annat system där fakturorna hade kommit upp till nummer 340, sätt räknaren till 341 — numreringen fortsätter utan glapp, och i rapporteringen finns det inte två dokument med samma nummer.
Prefixet kan lämnas tomt — då blir numret bara en siffra.
När du har ändrat något fält klickar du på Spara längst ned på sidan. Inställningarna gäller för nya dokument; redan utfärdade ändras inte.
Behörigheter
| Roll | Vad hen kan göra |
|---|---|
| Anställd | Ser inte modulinställningarna |
| Administratör | Öppnar och ändrar inställningarna |
| Ägare | Full åtkomst |
Möjliga problem och lösningar
| Problem | Orsak | Lösning |
|---|---|---|
| Posten Fakturering finns inte i listan till vänster | Modulen ”Finansiella dokument” är inte aktiverad | Aktivera den på fliken Moduler och klicka på Spara |
| Knappen Spara fungerar inte | Ett obligatoriskt fält är ofyllt — företagsnamnet eller räknarens värde | Kontrollera fälten med asterisk |
| Det finns ingen logotyp i dokumentet | Logotypen är inte uppladdad, eller dokumentet skapades innan uppladdningen | Ladda upp logotypen och skapa dokumentet på nytt |
| Två dokument med samma nummer | Räknaren har flyttats bakåt | Sätt räknaren högre än det största nummer som redan har delats ut |
| Skatten fylldes inte i på fakturan | I inställningarna står det 0 | Ange en standardskatt eller sätt den direkt i dokumentet |
| Betalningsuppgifterna skrivs ut på en enda rad | Radbrytningarna bevarades inte när texten klistrades in från ett annat program | Skriv in radbrytningarna på nytt i fältet Faktureringsblock |
Vanliga frågor
Fråga: Måste modulen ställas in innan den första fakturan? Svar: Tekniskt sett nej, men då finns varken logotyp eller betalningsuppgifter i dokumentet. Det är klokare att fylla i inställningarna en gång i förväg.
Fråga: Går det att ange olika betalningsuppgifter för olika kunder? Svar: Nej, blocket med betalningsuppgifter är ett per företag och skrivs ut i alla dokument.
Fråga: Vad händer med redan utfärdade dokument om jag byter logotyp? Svar: Ingenting. Inställningarna gäller för nya dokument, de gamla förblir som de var.
Fråga: Går det att börja numreringen på vilket tal som helst? Svar: Ja, ange önskat värde i fältet Räknare. Det viktiga är att det är högre än de nummer som redan delats ut, annars uppstår dubbletter.
Fråga: Är prefixet obligatoriskt? Svar: Nej. Om du lämnar fältet tomt blir numret bara en siffra.
Fråga: Påverkar standardskatten dokument som redan har skapats? Svar: Nej, den fylls bara i på nya.
Fråga: Var ser jag vilket nummer nästa dokument får? Svar: Prefixet och räknarens aktuella värde finns i samma inställningar: tillsammans bildar de nästa nummer.
Fråga: Varför är adressen och betalningsuppgifterna enkla textfält? Svar: Kraven på betalningsuppgifter skiljer sig mellan länder, därför påtvingas inget format: det som du har skrivit in skrivs ut.
Fråga: Nollställs räknarna vid årets början? Svar: Nej, det finns ingen automatisk nollställning. Om du behöver numrering från årets början sätter du räknaren till 1 manuellt.
Fråga: Vem kan ändra dessa inställningar? Svar: Administratören och företagets ägare. Anställda ser inte avsnittet med modulinställningar.