Moduler och modulinställningar - Shifton Service Help

Shifton Uppgifter låter dig slå på och av enskilda moduler beroende på ditt företags behov. De flesta moduler fungerar oberoende av varandra, men modulen Uppgifter är obligatorisk — den går inte att stänga av, eftersom övriga moduler bygger på den.

Modulen Uppgifter

Modulen Uppgifter ger tillgång till systemets grundläggande funktioner, bland annat:

Uppgifter och uppgiftsinställningar — uppgiftstyper: enstaka, grupperade, återkommande
Anpassade uppgiftsfält
Checklistor
Kunder
Färdigheter
Serviceområden
Karta
Märken
Statusar
Anställda
Rapporter
Bifogning av filer till uppgifter
To Do (att göra-lista)

Kontroll av arbetsplats

Modulen Kontroll av arbetsplats gör det möjligt att:

se anställda på kartan i realtid
följa rutter och förflyttningar
se den senast kända positionen
få tillgång till historiska förflyttningsdata för valfri dag

Inventarium

Modulen Inventarium gör det möjligt att:

Slå på och av moduler

Så här hanterar du moduler:

Klicka på Företagsnamn högst upp på sidan.
Öppna avsnittet Moduler.

På den här sidan ser du:

påslagna moduler
modulbeskrivningar
modulernas pris

Aktivera modul

Markera kryssrutan intill modulen.
Klicka på Spara.

Stäng av en modul

Avmarkera modulens kryssruta eller
klicka på det röda krysset intill den.
Klicka på Spara.

Modulinställningar

I avsnittet Inställningar kan du ställa in modulens beteende.

Grundinställningar

Använd den anställdes namn från företaget Som standard visas namnet från profilen. Slå på det här alternativet för att visa det namn som angavs när den anställde lades till.

Företagets meddelandeinställningar

Tillåt Telegram-aviseringar När det är påslaget kan anställda få aviseringar i Telegram i enlighet med inställningarna i sin profil.
Tillåt SMS-aviseringar När det är påslaget kan anställda få SMS-aviseringar i enlighet med inställningarna i sin profil.

Inställningar för modulen Uppgifter

Tillåt insamling av geolokaliseringsdata Spårar den anställdes position vid användning av mobilappen.
Tillåt inspelning av geografisk plats utan att vara knuten till en uppgift Anställda kan tillåta platsspårning utan att vara tilldelade en uppgift.
Kontrollera geolokaliseringen innan uppgiften startas Den anställde kan bara starta uppgiften om hen befinner sig inom det angivna avståndet från kundens adress.
Skapa uppgifter utan skift Gör det möjligt att skapa uppgifter utan skift (praktiskt för kontorsanställda).
Förbjud återöppning av uppgifter Uppgifter kan inte ändras efter att de har nått en slutstatus.
Maximalt avstånd till kundens adress (m) Anger det tillåtna avståndet för att starta uppgiften.
Känslighet för geolokalisering Anger det minsta avståndet mellan registrerade punkter:
50–100 m — samma plats
200–1000 m — förflyttning med fordon
Tillåt anställda att ta lediga uppgifter Anställda kan själva ta uppgifter som inte är tilldelade.
Standardstad Fylls i automatiskt när en ny kund skapas.
Förhindra överlappande uppgifter Hindrar att uppgifter som överlappar i tid tilldelas samma anställd.
Automatiskt datumbyte för lediga uppgifter Otilldelade uppgifter flyttas till nästa dag efter den planerade sluttiden.
Inställningar för listan över filändamål Gör det möjligt att lägga till typer av filändamål.

Inställningar för kontroll av arbetsplats

Känslighet för geolokalisering Anger det avstånd som krävs för att en ny förflyttningspunkt ska registreras.

Viktigt: när du har ändrat några inställningar klickar du på Spara för att tillämpa ändringarna.

Inställningar för Kundportalen

Här anges vilka kunduppgifter som infogas i meddelandena och hur utförarens namn visas.

Mapping: client name Det kundfält som förnamnet hämtas från (som standard — First name).
Mapping: Client's Last Name Det fält som kundens efternamn hämtas från (som standard — Last name).
Mapping: customer's phone number Fältet med kundens telefonnummer — dit skickas SMS (som standard — Phone).
Mapping: client email Fältet med kundens e-postadress — dit skickas brev (som standard — e-mail).
Format för teknikerens namn Hur utförarens namn visas för kunden (till exempel bara förnamnet).
Skydd med telefonnummer Döljer den anställdes riktiga telefonnummer för kunden.

SMS-faktureringsinställningar

Regler för automatisk påfyllning av SMS-saldot. För en engångspåfyllning använder du fliken Ladda på i avsnittet SMS-fakturering.

Läge för automatisk påfyllning Läget för automatisk påfyllning. Värdet Av — automatisk påfyllning är avstängd.

När du har gjort dina ändringar klickar du på ”Spara”.

Inställningar för ”Finansiella dokument”

Här ställs dokumentens utseende och numreringen för varje dokumenttyp in.

Företagslogo Logotypen som skrivs ut i dokumentens sidhuvud. Den hämtas automatiskt från företagets inställningar (Företagsinställningar → Allmän information). Om dokumenten behöver en annan logotyp byter du den här med knappen ”Välj logotyp”.
Företagsnamn Företagets namn i dokumenten (obligatoriskt fält).
Default tax (percentage) Standardskatten i procent — infogas i nya dokument.
Adressblock Företagets adress i dokumentets sidhuvud.
Faktureringsblock Bankuppgifter för betalning (mottagare, bank, BIC, kontonummer och så vidare).

Viktigt: logotypen, namnet, adressen och bankuppgifterna från dessa inställningar hamnar i de dokument som du skapar för dina kunder — de har inget med de fakturor att göra som Shifton utfärdar till ditt företag.

Dokumenträknare

För varje dokumenttyp anges ett eget prefix och ett aktuellt nummer. Nästa dokument som skapas får numret ”prefix + räknare” (till exempel EST-6).

Uppskattningsräknare Offert — prefix (till exempel EST-) och räknare.
Arbetsorder räknare Arbetsorder — prefix (till exempel WO-) och räknare.
Fakturakontor Faktura — prefix (till exempel INV-) och räknare.
Kvittoräknare Kvitto — prefix (till exempel REC-) och räknare.
Bevis på servicetjänst Bekräftelse på utförd tjänst — prefix (till exempel POW-) och räknare.

När du har gjort dina ändringar klickar du på ”Spara”.

Vanliga frågor

Fråga: Kan man slå på bara en modul och inte använda de övriga? Svar: Ja. De flesta moduler fungerar oberoende av varandra, så du kan slå på bara de som ditt företag verkligen behöver. Det enda undantaget är modulen Uppgifter, som är obligatorisk.

Fråga: Varför är modulen Uppgifter obligatorisk? Svar: Uppgifter är systemets grund. Övriga moduler (inventarium, platskontroll, rapporter) är byggda kring utförandet av uppgifter och kan inte fungera korrekt utan den.

Fråga: Ser de anställda avstängda moduler? Svar: Nej. Avstängda moduler är helt dolda för de anställda och visas inte i deras gränssnitt.

Fråga: Påverkar ändringar av moduler befintliga data? Svar: Nej. Att stänga av en modul raderar inte data. Om du slår på den igen senare finns alla tidigare skapade data kvar.

Fråga: Är platsspårning obligatorisk för anställda? Svar: Nej. Platsspårningen beror på modulens inställningar och de anställdas behörigheter. Den kan stängas av helt eller begränsas.

Fråga: Spårar systemet positionen utanför arbetstid? Svar: Nej. Platsdata samlas bara in i enlighet med aktiva behörigheter.

Fråga: Vad händer om en anställd nekar åtkomst till platsen på sin telefon? Svar: Systemet kan inte spåra hens position, och vissa begränsningar som är kopplade till uppgifter kan fungera felaktigt.

Fråga: Kan man skapa uppgifter utan att tilldela en anställd? Svar: Ja. Sådana uppgifter kallas lediga och kan, om alternativet är påslaget, tas av anställda senare.

Fråga: Vad händer om två uppgifter överlappar i tid? Svar: Om förhindrandet av överlappande uppgifter är påslaget blockerar systemet tilldelningen av överlappande uppgifter till samma anställd.

Fråga: Kan man redigera uppgifter efter att de har slutförts? Svar: Det beror på inställningarna. Om återöppning av uppgifter är avstängd går slutförda uppgifter inte att ändra.

Fråga: Skickas aviseringarna automatiskt när de har slagits på? Svar: Aviseringar skickas bara om de är påslagna både på företagsnivå och i den anställdes profil.

Fråga: Kan man använda Telegram-aviseringar utan SMS? Svar: Ja. Varje aviseringskanal kan slås på och av oberoende av de andra.

Fråga: Kan man ändra modulens inställningar senare? Svar: Ja. Alla modulinställningar kan uppdateras när som helst.

Fråga: Varför tillämpades inte mina inställningar? Svar: Troligen trycktes inte knappen Spara. Ändringarna tillämpas först efter att de har sparats.

Fråga: Träder modulens inställningar i kraft direkt? Svar: Ja. Efter sparandet träder inställningarna i kraft omedelbart.

Fråga: Kan man testa en modul innan man börjar använda den fullt ut? Svar: Ja. Du kan slå på modulen, kontrollera hur den fungerar och vid behov stänga av den utan att förlora data.