Hantering av atervandningsbara aktivitetskonfigurationer för att snabba upp skapandet av uppgifter och säkerställa enhetlighet i hela organisationen.
Vad är detta?
Aktivitetsmallar är förinställda konfigurationer som kan återanvändas vid skapande av nya aktiviteter. Istället för att varje gang fylla i samma falt — namn, varaktighet, projekt, anteckningar — sparar du dem som en mall och tilllampar dem med nagra fa klick.
Mallar hanteras pa fliken Aktivitetsmallar pa Activity-sidan (bredvid fliken Calendar). Nar mallarna är skapade är de tillgängliga vid skapande av nya aktiviteter — bade enskilt och i bulk.
Förutsättningar
#
Krav
Detaljer
1
Åtkomst till Activity-sidan
Åtkomst till aktivitetsfunktionaliteten kravs.
2
Roll som Manager, Administratore eller Owner
För att hantera mallar kravs förhöjda behörigheter.
3
Projekt konfigurerade
Mallar kan hänvisa till specifika projekt.
Steg-för-steg-instruktioner
Navigera till aktivitetsmallar
Steg
Åtgärd
Forvantaresultat
1
Ga till sidan Aktivitet via den vänstra sidopanelen.
Activity-sidan öppnas med den aktiva fliken Calendar.
2
Klicka pa fliken Aktivitetsmallar (bredvid fliken Calendar).
Mallsektionen öppnas med listan over befintliga mallar (om det finns nagra).
Skapa en ny mall
Steg
Åtgärd
Forvantaresultat
1
Pa fliken Aktivitetsmallar klicka pa Skapa Mall (eller knappen +).
Formuläret för att skapa en mall öppnas.
2
Ange mallens namn — en tydlig beskrivning av aktivitetstypen.
Namnfältet är ifyllt.
3
Ange standardvaraktighet för aktiviteter som skapas fran denna mall.
Varaktigheten är installld.
4
Valj det projekt som mallen är kopplad till (vid behov).
Projektet är kopplat.
5
Lagg till standardanteckningar eller instruktioner som visas i aktiviteter skapade fran denna mall.
Anteckningarna är sparade i mallen.
6
Konfigurera ytterligare falt efter behov (plats, befattningskrav etc.).
Alla nödvändiga standardvärden är inställda.
7
Klicka pa Spara.
Mallen har skapats och visas i listan.
Redigera en mall
Steg
Åtgärd
Forvantaresultat
1
Pa fliken Aktivitetsmallar, leta upp den önskade mallen.
Mallens rad är synlig i listan.
2
Klicka pa knappen Redigera (pennikonen) bredvid mallen.
Redigeringsformuläret öppnas med aktuella värden.
3
Gor de nödvändiga ändringarna i fälten.
Fälten är uppdaterade.
4
Klicka pa Spara.
Mallen är uppdaterad. Aktiviteter som tidigare skapats fran denna mall påverkas inte.
Ta bort en mall
Steg
Åtgärd
Forvantaresultat
1
Pa fliken Aktivitetsmallar, leta upp mallen som ska tas bort.
Mallens rad är synlig i listan.
2
Klicka pa knappen Radera (papperskorgikonen) bredvid mallen.
En bekräftelsedialog visas.
3
Bekräfta borttagningen.
Mallen har tagits bort fran listan. Aktiviteter som tidigare skapats fran denna mall förblir oförändrade.
Använda en mall vid skapande av en aktivitet
Steg
Åtgärd
Forvantaresultat
1
I aktivitetskalendern klicka pa Skapa en aktivitet.
Formuläret för att skapa en aktivitet öppnas.
2
Valj en mall i rullgardinsmenyn.
Formuläret fylls automatiskt i med mallens värden (namn, varaktighet, projekt, anteckningar).
3
Vid behov justera fälten (till exempel datum eller specifik anställd).
Fälten är konfigurerade för denna instans.
4
Klicka pa Spara.
En ny aktivitet har skapats baserat pa mallen.
Referens för mallfält
Falt
Obligatoriskt
Beskrivning
Mallens namn
Ja
Ett beskrivande namn för mallen.
Standardvaraktighet
Ja
Den förinställda varaktigheten för aktiviteter som skapas fran denna mall.
Projekt
Nej
Standardprojektet som kopplas till aktiviteten.
Anteckningar / Instruktioner
Nej
Standardtexten som visas i aktivitetens anteckningsfält.
Plats
Nej
Standardarbetsplatsen.
Befattning
Nej
Den befattning som kravs för aktiviteten (används vid tilldelning).
Åtkomstbehörigheter
Roll
Visa mallar
Skapa mallar
Redigera mallar
Ta bort mallar
Anställd
Nej
Nej
Nej
Nej
Skiftledare
Ja
Nej
Nej
Nej
Manager
Ja
Ja
Ja
Ja
Administratore
Ja
Ja
Ja
Ja
Owner
Ja
Ja
Ja
Ja
Vanliga frågor
F1: Om jag uppdaterar en mall, ändras då befintliga aktiviteter? Nej. Aktiviteter som tidigare skapats fran mallen förblir oförändrade. Uppdatering av mallen påverkar endast nya aktiviteter som skapas fran den i framtiden.
F2: Kan jag skapa flera mallar för samma projekt? Ja. Du kan skapa så manga mallar som behövs, även inom samma projekt. Till exempel separata mallar för “Morgoninspektion”, “Eftermiddagsleverans” och “Kvällsrapport” — alla inom samma projekt.
F3: Kan jag duplicera en mall? Om dupliceringsfunktionen är tillgänglig kan du kopiera en befintlig mall och ändra den. Annars skapar du en ny mall och fyller i liknande värden manuellt.
F4: Är mallar tillgängliga i alla projekt? Mallar är tillgängliga pa företagsnivå. Om en mall är kopplad till ett specifikt projekt, ställs det projektet in som standard, men vid skapande av en aktivitet kan projektet ändras.
Möjliga problem och lösningar
Problem
Möjlig orsak
Lösning
Knappen “Create template” syns inte
Otillräckliga behörigheter.
Endast Manager, Administratore eller Owner kan skapa mallar. Kontakta Administratören.
Falt saknas i mallformuläret
Vissa falt kan vara dolda bakom “Advanced”-växlaren.
Leta efter sektionen för avancerade inställningar i mallformuläret.
En borttagen mall visas fortfarande
Problem med webbläsarens cache.
Uppdatera sidan — mallen bör försvinna.
Malllistan är tom vid skapande av en aktivitet
Ingen mall har skapats ännu.
Ga till fliken Aktivitetsmallar och skapa minst en mall.
