Hantering av återanvändbara aktivitetskonfigurationer för att snabba upp skapandet av uppgifter och säkerställa enhetlighet i hela organisationen.
Vad är detta?
Aktivitetsmallar är förinställda konfigurationer som kan återanvändas vid skapande av nya aktiviteter. Istället för att varje gång fylla i samma fält — namn, varaktighet, projekt, anteckningar — sparar du dem som en mall och tillämpar dem med några få klick.
Mallar hanteras på fliken Aktivitetsmallar på Activity-sidan (bredvid fliken Calendar). När mallarna är skapade är de tillgängliga vid skapande av nya aktiviteter — både enskilt och i bulk.
Förutsättningar
#
Krav
Detaljer
1
Åtkomst till Activity-sidan
Åtkomst till aktivitetsfunktionaliteten krävs.
2
Roll som Chef, Administratör eller Ägare
För att hantera mallar krävs förhöjda behörigheter.
3
Projekt konfigurerade
Mallar kan hänvisa till specifika projekt.
Steg-för-steg-instruktioner
Navigera till aktivitetsmallar
Steg
Åtgärd
Förväntat resultat
1
Gå till sidan Aktivitet via den vänstra sidopanelen.
Activity-sidan öppnas med den aktiva fliken Calendar.
2
Klicka på fliken Aktivitetsmallar (bredvid fliken Calendar).
Mallsektionen öppnas med listan över befintliga mallar (om det finns några).
Skapa en ny mall
Steg
Åtgärd
Förväntat resultat
1
På fliken Aktivitetsmallar klicka på Skapa Mall (eller knappen +).
Formuläret för att skapa en mall öppnas.
2
Ange mallens namn — en tydlig beskrivning av aktivitetstypen.
Namnfältet är ifyllt.
3
Ange standardvaraktighet för aktiviteter som skapas från denna mall.
Varaktigheten är inställd.
4
Välj det projekt som mallen är kopplad till (vid behov).
Projektet är kopplat.
5
Lägg till standardanteckningar eller instruktioner som visas i aktiviteter skapade från denna mall.
Anteckningarna är sparade i mallen.
6
Konfigurera ytterligare fält efter behov (plats, befattningskrav etc.).
Alla nödvändiga standardvärden är inställda.
7
Klicka på Spara.
Mallen har skapats och visas i listan.
Redigera en mall
Steg
Åtgärd
Förväntat resultat
1
På fliken Aktivitetsmallar, leta upp den önskade mallen.
Mallens rad är synlig i listan.
2
Klicka på knappen Redigera (pennikonen) bredvid mallen.
Redigeringsformuläret öppnas med aktuella värden.
3
Gör de nödvändiga ändringarna i fälten.
Fälten är uppdaterade.
4
Klicka på Spara.
Mallen är uppdaterad. Aktiviteter som tidigare skapats från denna mall påverkas inte.
Ta bort en mall
Steg
Åtgärd
Förväntat resultat
1
På fliken Aktivitetsmallar, leta upp mallen som ska tas bort.
Mallens rad är synlig i listan.
2
Klicka på knappen Radera (papperskorgikonen) bredvid mallen.
En bekräftelsedialog visas.
3
Bekräfta borttagningen.
Mallen har tagits bort från listan. Aktiviteter som tidigare skapats från denna mall förblir oförändrade.
Använda en mall vid skapande av en aktivitet
Steg
Åtgärd
Förväntat resultat
1
I aktivitetskalendern klicka på Skapa en aktivitet.
Formuläret för att skapa en aktivitet öppnas.
2
Välj en mall i rullgardinsmenyn.
Formuläret fylls automatiskt i med mallens värden (namn, varaktighet, projekt, anteckningar).
3
Vid behov justera fälten (till exempel datum eller specifik anställd).
Fälten är konfigurerade för denna instans.
4
Klicka på Spara.
En ny aktivitet har skapats baserat på mallen.
Referens för mallfält
Fält
Obligatoriskt
Beskrivning
Mallens namn
Ja
Ett beskrivande namn för mallen.
Standardvaraktighet
Ja
Den förinställda varaktigheten för aktiviteter som skapas från denna mall.
Projekt
Nej
Standardprojektet som kopplas till aktiviteten.
Anteckningar / Instruktioner
Nej
Standardtexten som visas i aktivitetens anteckningsfält.
Plats
Nej
Standardarbetsplatsen.
Befattning
Nej
Den befattning som krävs för aktiviteten (används vid tilldelning).
Åtkomstbehörigheter
Roll
Visa mallar
Skapa mallar
Redigera mallar
Ta bort mallar
Anställd
Nej
Nej
Nej
Nej
Skiftledare
Ja
Nej
Nej
Nej
Chef
Ja
Ja
Ja
Ja
Administratör
Ja
Ja
Ja
Ja
Ägare
Ja
Ja
Ja
Ja
Vanliga frågor
F1: Om jag uppdaterar en mall, ändras då befintliga aktiviteter? Nej. Aktiviteter som tidigare skapats från mallen förblir oförändrade. Uppdatering av mallen påverkar endast nya aktiviteter som skapas från den i framtiden.
F2: Kan jag skapa flera mallar för samma projekt? Ja. Du kan skapa så många mallar som behövs, även inom samma projekt. Till exempel separata mallar för “Morgoninspektion”, “Eftermiddagsleverans” och “Kvällsrapport” — alla inom samma projekt.
F3: Kan jag duplicera en mall? Om dupliceringsfunktionen är tillgänglig kan du kopiera en befintlig mall och ändra den. Annars skapar du en ny mall och fyller i liknande värden manuellt.
F4: Är mallar tillgängliga i alla projekt? Mallar är tillgängliga på företagsnivå. Om en mall är kopplad till ett specifikt projekt, ställs det projektet in som standard, men vid skapande av en aktivitet kan projektet ändras.
Möjliga problem och lösningar
Problem
Möjlig orsak
Lösning
Knappen “Skapa en mall” syns inte
Otillräckliga behörigheter.
Endast Chef, Administratör eller Ägare kan skapa mallar. Kontakta Administratören.
Fält saknas i mallformuläret
Vissa fält kan vara dolda bakom “Advanced”-växlaren.
Leta efter sektionen för avancerade inställningar i mallformuläret.
En borttagen mall visas fortfarande
Problem med webbläsarens cache.
Uppdatera sidan — mallen bör försvinna.
Mallistan är tom vid skapande av en aktivitet
Ingen mall har skapats ännu.
Gå till fliken Aktivitetsmallar och skapa minst en mall.
