Dynamiska rapporter - Shifton Help

Den klassiska sidan Rapporter ger elva färdiga rapporter med en på förhand bestämd uppsättning data. Dynamiska rapporter är en byggare: du väljer själv period, filter och gruppering, får det urval du behöver och sparar det så att du inte behöver bygga det på nytt.

Sidan öppnas från vänstermenyn: Rapporter (new).

Två byggare

Byggare	Utifrån vilka data
Skiftanalys	Skift: antal, längder, bekräftelser, förseningar, frånvaro, kostnader och utbetalningar
Aktivitetsanalys	Aktiviteter inom skiften. Tillgänglig endast när modulen Aktivitet är påslagen

Vilka byggare som finns beror på företagets arbetsläge: i läget för utgående service visas Uppgiftsanalys i stället för dessa två.

Så bygger du en rapport

Klicka på den byggare du behöver — en arbetsyta öppnas med filter överst och en tabell nedanför.

Datumintervall — perioden som beräkningen gäller. Det är det enda obligatoriska villkoret.
Lägg till filter — ytterligare villkor för att smalna av urvalet (efter projekt, schema, anställd och så vidare).
Ansök — räkna om rapporten. Tabellen uppdateras inte förrän du klickar.
Periodgruppering — vilka intervall raderna ska delas upp i: månad, vecka, dag.
Gruppera efter — den andra uppdelningsnivån: till exempel efter projekt eller efter anställd.
Sök — hitta en rad i den färdiga tabellen.
Decimaltimmar — en växlare för tidsformatet: 1.5 i stället för 1:30. Praktiskt när data ska in i ett kalkylark eller en löneberäkning.

Färdiga perioder

Fältet Datumintervall behöver du inte fylla i manuellt: när du klickar öppnas en kalender med en lista över färdiga alternativ — Idag, Igår, Imorgon, Denna vecka, Förra veckan, Nästa vecka, Senaste 7 dagarna, Senaste 30 dagarna, Denna månad, Förra månaden, Nästa månad och andra. Vanligtvis räcker det; manuellt anger man perioden när ett avvikande intervall behövs.

På sista raden i varje grupp visas gruppens delsumma, och längre ner totalsumman.

Så ser det ut med data

Nedan visas en skiftanalys för 2026 grupperad efter månad och efter projekt:

I en sådan tabell ser du direkt både volymen (antal skift och totalt antal timmar), kvaliteten (andel bekräftelser, förseningar, frånvaro) och pengarna (kostnad, bonusar, avdrag) — i ett och samma urval, utan att byta mellan rapporter.

Vad du kan räkna ut

Det är den viktigaste skillnaden mot de klassiska rapporterna: i skiftanalysen finns över femtio nyckeltal, och du bestämmer själv vilka du vill se. De är indelade i grupper:

Skift: antal skift, unika anställda, unika projekt, skift per anställd.
Längd: total, genomsnittlig, minimal och maximal, planerad och avvikelse från den planerade, natt- och helgtimmar.
Raster: antal, total tid, genomsnitt per skift, missade raster.
Bekräftelser: bekräftade skift och andel bekräftelser.
Förseningar: antal, andel, total och genomsnittlig förseningstid, största försening.
Tidiga avslut: antal, total och genomsnittlig tid.
Frånvaro: antal och andel.
Kostnader: total kostnad, genomsnittlig, minimal och maximal kostnad per skift, genomsnittlig timkostnad, natt, helgdag, helg, övertid.
Bonusar och avdrag: belopp, antal, genomsnittliga och högsta värden.
Utbetalningar: förskott och slutligt belopp att betala ut, inklusive genomsnitt per skift.

Onödiga kolumner tas bort med inställningsknappen — kugghjulsikonen ovanför tabellen öppnar panelen Manage columns. Listan över kolumner visas där först efter att rapporten har byggts: i en tom rapport finns inget att ställa in.

Diagram

Knappen med ett diagram ovanför tabellen öppnar ett diagram över samma data — det är inte bara ”en annan vy”, utan en separat panel med inställningar:

Chart type — diagramtyp, till exempel stapeldiagram.
X axis — vad som ska visas horisontellt. Alternativet Combined (all) slår ihop grupperingarna till en enda etikett, till exempel ”2026-02 / active”.
Y axis (metrics) — vilka nyckeltal som ska ritas. Du kan välja flera samtidigt.
Max items — en gräns för antalet element så att diagrammet inte blir en palissad. 0 — ingen gräns.
Växlarna: Stacked (lägga staplarna på varandra), Legend (förklaring), Value labels (värdeetiketter), Category labels (kategorietiketter), Grid (rutnät).

Det färdiga diagrammet laddas ner med knapparna Download PNG och Download SVG — det andra formatet tappar inte kvalitet när det skalas och är praktiskt att lägga in i presentationer.

Spara och exportera

Ovanför tabellen finns fyra knappar:

Knapp	Vad den gör
Spara	Sparar rapporten med de aktuella filtren och grupperingen
Exportera	Laddar ner data som en fil
Inställningar	Val av kolumner och visningsparametrar
Diagram	Växling mellan tabell och diagram

När du sparar öppnas ett fönster där tre saker ska anges:

Titel — namnet som rapporten visas med i listan.
Beskrivning — beskrivning: vad rapporten är till för och vad man ska titta på i den. Det hjälper kollegorna mycket.
Vem som ser rapporten — ”Bara jag” eller ”Alla i det här företaget”.

Den sparade rapporten visas i listan på avsnittets startsida med kolumnerna Titel, Beskrivning, Synlighet och åtgärder. En personlig rapport är märkt som personlig.

På rapportens rad finns två åtgärder: öppna (ögonikonen) och ta bort (papperskorgen). Borttagningen ber om bekräftelse: ”Rapporten kommer att tas bort”.

Behörigheter

Roll	Vad den kan göra
Anställd	Har ingen åtkomst till rapporter
Chef	Bygga och visa rapporter, exportera data
Administratör	Samma sak plus att spara gemensamma rapporter
Ägare	Full åtkomst

Möjliga problem och lösningar

Problem	Orsak	Lösning
Menyalternativet Rapporter (new) finns inte	Otillräckliga rättigheter	Rollen chef, administratör eller ägare krävs
Tabellen är tom efter Ansök	Det finns inga skift för den valda perioden, eller filtren är för snäva	Utöka datumintervallet, ta bort överflödiga filter och klicka på Ansök igen
Jag ändrade filtret, men siffrorna är desamma	Rapporten har inte räknats om	Klicka på Ansök — någon automatisk omräkning sker inte
Aktivitetsanalys visar ingenting	Modulen Aktivitet är avstängd, eller så registrerades inga aktiviteter	Slå på modulen och kontrollera att det finns aktiviteter under perioden
En kollega ser inte den sparade rapporten	Rapporten är sparad som personlig	Spara den på nytt med synligheten ”Alla i det här företaget”
I stället för de vanliga byggarna visas Uppgiftsanalys	Företaget arbetar i läget för utgående service	Det är normalt: vilka byggare som finns beror på arbetsläget

Vanliga frågor

Fråga: Vad skiljer detta från de vanliga rapporterna? Svar: De vanliga rapporterna är elva färdiga formulär med en fast uppsättning data. Här anger du själv period, filter och gruppering, väljer nyckeltal och sparar resultatet för att kunna använda det igen.

Fråga: Måste man ange ett datumintervall? Svar: Ja, perioden är ett obligatoriskt villkor för beräkningen.

Fråga: Varför ändrades inte siffrorna efter att jag bytt filter? Svar: Du måste klicka på Ansök. Rapporten räknas inte om av sig själv.

Fråga: Vad gör växlaren ”Decimaltimmar”? Svar: Den ändrar tidsformatet: 1.5 i stället för 1:30. Praktiskt för export till kalkylark och för beräkningar.

Fråga: Kan man ta bort överflödiga kolumner? Svar: Ja, med inställningsknappen ovanför tabellen — där väljer man nyckeltalen.

Fråga: Hur många nyckeltal finns tillgängliga? Svar: I skiftanalysen finns över femtio — från antal skift och längder till förseningar, bonusar, avdrag och beloppet att betala ut.

Fråga: Kan man se rapporten som ett diagram? Svar: Ja, knappen med ett diagram växlar vy.

Fråga: Hur delar man en rapport med kollegor? Svar: Välj synligheten ”Alla i det här företaget” när du sparar. En personlig rapport syns bara för författaren och är märkt som personlig.

Fråga: Kan man ändra synligheten för en redan sparad rapport? Svar: Någon separat inställning finns inte i listan — öppna rapporten och spara den på nytt med önskad synlighet.

Fråga: Vad händer när man tar bort en rapport? Svar: Bara den sparade rapportinställningen tas bort, själva skiften och datan påverkas inte. Systemet ber om bekräftelse.

Fråga: Varför har jag ingen ”Aktivitetsanalys”? Svar: Den visas bara när modulen Aktivitet är påslagen.

Fråga: Var hittar man dessa rapporter i utgående service? Svar: Där finns en egen byggare på samma sida — Uppgiftsanalys, med sina egna nyckeltal för uppgifter.