Godkänna och avvisa ledighetsförfrågningar

När en anställd skickar en förfrågan övergår den till status Väntar och väntar på granskning. Chefer och administratörer granskar detaljerna och godkänner eller avvisar förfrågan från sidan Requests.

Steg-för-steg-instruktioner

Statusflödesschema

Status	Betydelse	Vad händer härnäst
Väntar	Förfrågan har skickats och väntar på granskning	Chef eller Admin godkänner eller avvisar den
Godkänd	Förfrågan godkänd	Frånvaron bekräftad; regler för överlappande skift tillämpas
Avvisad	Förfrågan avvisad	Den anställda meddelas; inga ändringar görs i skiften

Filtrera för att visa förfrågningar med status Pending

Steg	Åtgärd	Förväntat resultat
1	Öppna Begäranden i sidopanelen	Sidan Requests öppnas
2	Öppna rullgardinslistan Status	Alternativen visas: Pending, Approved, Rejected
3	Välj Väntar	Endast förfrågningar som väntar på granskning visas
4	(Valfritt) Välj en anställd i listan Anställda	Listan begränsas till den valda anställdas förfrågningar

Godkänna en förfrågan

Steg	Åtgärd	Förväntat resultat
1	Klicka på förfrågningsraden	Detaljvyn öppnas med typ, datum, betalningstyp och bilagor
2	Klicka på Godkänn	Status ändras till Godkänd. Den anställda meddelas. Skiftändringar tillämpas enligt den valda regeln

Avvisa en förfrågan

Steg	Åtgärd	Förväntat resultat
1	Klicka på förfrågningsraden	Detaljvyn öppnas
2	Klicka på Avvisa	En dialogruta kan visas för att ange orsak
3	(Valfritt) Ange orsak till avvisning	Orsaken syns för den anställda
4	Bekräfta avvisningen	Status ändras till Avvisad. Inga ändringar görs i skiften

Granska flera förfrågningar

Steg	Åtgärd	Förväntat resultat
1	Filtrera listan efter status Väntar	Endast ogranskade förfrågningar visas
2	Öppna och granska varje förfrågan i tur och ordning	Statusen för varje förfrågan uppdateras omedelbart
3	Klicka på ikonen UppDatumra om nya förfrågningar inkommer	Listan laddas om med de senaste uppgifterna

Relaterade artiklar

Vanliga frågor

F1: Kan man ångra ett godkännande eller avvisning?
I regel är statusen slutgiltig. Kontakta administratören — denne kan justera förfrågan manuellt.

F2: Får den anställda en avisering vid statusändring?
Ja. Den anställda får en avisering vid varje statusändring.

F3: Vad händer med skiften vid godkännande?
Det beror på den regel den anställda valde: Radera skift — överlappande skift raderas; Flytta till öppna skift — de flyttas till poolen med öppna skift; Ingenting — skiften förblir oförändrade.

F4: Kan man godkänna en förfrågan i efterhand?
Ja. Systemet tillåter godkännande av förfrågningar oavsett om de angivna datumen redan har passerat.

F5: Knapparna Godkänn/Avvisa visas inte — varför?
Din roll är Employee. Bara Chefer och Admins kan godkänna och avvisa. Kontakta administratören.

F6: Kan man godkänna en förfrågan delvis (t.ex. bara vissa dagar)?
Nej. En förfrågan godkänns eller avvisas i sin helhet. För partiellt godkännande, be den anställda återkalla och skicka en ny förfrågan för en kortare period.

F7: Behöver man ange en orsak vid avvisning av en förfrågan?
Inte obligatoriskt, men rekommenderat — den anställda ser kommentaren i aviseringen.

F8: Vad händer med semestersaldot vid godkännande av en förfrågan?
Vid typen Semesterledighet dras dagarna automatiskt av från den anställdas saldo (med aktiv modul Semesterhantering).

F9: Kan man godkänna en förfrågan om den anställdas semestersaldo är negativt?
Det beror på inställningarna: om Visa varning till chef är valt kan förfrågan godkännas, men en varning visas. Om Blockera förfrågningar är valt skickas förfrågan inte alls.

F10: En anställd har slutat — vad händer med dennes väntande förfrågningar?
De måste avvisas manuellt. Systemet avvisar inte förfrågningar automatiskt vid uppsägning.

F11: Hur hittar man snabbt alla förfrågningar från förra månaden?
Requests → ange Startdatum och Slutdatum till förra månaden → klicka på UppDatumra.

F12: Kan man massgodkänna flera förfrågningar samtidigt?
Nej. Varje förfrågan godkänns individuellt.

F13: Får chefen en avisering om en ny förfrågan från en anställd?
Ja, om aviseringar om förfrågningar är aktiverade i chefens profil (typen Byttexling/Drop Begäranden eller liknande).

F14: UppDatumras schemat automatiskt efter godkännande?
Ja, om den anställda valde Radera skift eller Flytta till öppna skift — skiften hanteras vid godkännande.

F15: Kan en Administratör ändra status på en redan godkänd förfrågan?
Inte direkt. Ändring av status via gränssnittet är inte möjlig — vid behov, skapa en korrigerande post manuellt.