Den har guiden beskriver ratt ordning for att konfigurera Shifton-plattformen fran registrering till full drift. Följ stegen i ordning — varje efterföljande steg bygger pa det föregående.
Översikt over stegen
| Steg | Åtgärd | Var det konfigureras |
|---|---|---|
| 1 | Registrera företaget | shifton.com → Registrera dig |
| 2 | Bekräfta telefonnummer och lagg till kort | Min profil → Phone / Company → Fakturering |
| 3 | Loneinstellningar | Företagsinställningar → Löneinställningar |
| 4 | Aktivera moduler | Company menu → Modulr |
| 5 | Konfigurera moduler | Company menu → Modulr → Inställningar |
| 6 | Lagg till och bjud in anställda | Employees → + Lägg till anställda |
| 7 | Skapa projekt | Projects → + Skapa ett projekt |
| 8 | Skapa schema | Schedules → + Lägg till schema |
| 9 | Arbeta med schemasidan (Schemesida) | Schemesida → lagga till/redigera skift |
| 10 | Ytterligare funktioner | Aktiviteter, karta, forfragninar, rapporter |
Steg 1. Registrera företaget
Personen som fyller i formuläret blir foreEtikettgaragare (Owner) med full åtkomst till alla inställningar.
Mer information: Registrera företaget. Om lägena Scheduling och Fälttjänst, las artikeln Driftsläge.
Steg 2. Bekräfta telefonnummer och lagg till kort
Innan ni bjuder in anställda maste tre obligatoriska åtgärder utföras:
2.1 Bekräfta telefonnumret
2.2 Lagg till bankkort
2.3 Teckna prenumeration
Utan dessa steg ar det inte möjligt att skicka inbjudningar till anställda.
Mer information: Bekräftelse av telefonnummer. Om betalningsmetoder och prenumeration — i artiklarna Betalningsmetoder och Företagssaldo och fakturor.
Steg 3. Loneinstellningar
Konfigurera betalningsparametrarna innan ni skapar scheman — de påverkar löneberäkningen i alla framtida skift.
| Parameter | Beskrivning |
|---|---|
| Valuta | Beräkningsvaluta (154 världsvalutor) |
| Skatteläge | Timlön — betalning per arbetad timme. Priset per skift — fast betalning per skift |
| Dagligen / Veckovis / Månadsvis kvoter | Arbetstidsnormer efter vilka övertid börjar beräknas |
| Övertid nivåer | Övertidssatser (t.ex. första 2 timmarna → 150 %, därefter → 200 %) |
| Nattskiftskoefficienter | Koefficienter for nattskift |
| Semester Skattor | Satser for arbete pa helgdagar |
| Prioritet för betalningssats | Efter positioner — sats fran befattningen. Efter plats — sats fran skiftets plats |
Mer information: Loneinstellningar. Om den kaskaderande satshierarkin, las Hierarki for lönesatser.
Steg 4. Aktivera moduler
Shifton använder ett modulärt system — aktivera bara de funktioner ni behöver.
Rekommenderade moduler for start
| Modul | Varför den behövs | Pris |
|---|---|---|
| Avdelningar och projekt | Flera projekt/avdelningar (1 gratis) | $1/man for extra projekt |
| Löneberäkning | Löneberäkning och rapporter | $0,50/anställd/man |
| Ledighetsförfrågningar | Begäran om ledighet/semester | $1/anställd/man |
| Närvaro | Närvaroregistrering | $1/anställd/man |
| Pausar | Rastregistrering | $0,50/anställd/man |
Alla moduler har en 30 dagars kostnadsfri provperiod (Kontroll av arbetsplats — endast 10 dagar).
Mer information: Översikt over det modulära systemet
Steg 5. Konfigurera moduler
Efter aktivering av moduler, konfigurera deras parametrar.
Nyckelinställningar
| Modul | Vad som ska konfigureras |
|---|---|
| Grundläggande | Tidsformat, datumformat, aviseringsspråk, SMS-aviseringar |
| Pausar | Rasttyper (betald/obetald), langd, grannser |
| Närvaro | Registreringsmetoder (knapp / GPS / QR), automatisk avslutning, påminnelser |
| Begäran om ledighet | Ledighetstyper (sjukdom, semester, helgdag), anpassade typer |
| Semesterledighet | Automatisk tilldelning av dagar, saldo, överföring |
| Kontroll av arbetsplats | GPS-radie, kontroll vid instämpling/utstämpling |
| Nödskift | Aviseringar om akuta skift |
| Aktivitet | Aktivitetsmallar, koppling till scheman |
Mer information: artiklar i avsnittet Moduler
Steg 6. Lagga till och bjuda in anställda
| Falt | Obligatoriskt | Beskrivning |
|---|---|---|
| Förnamn | Ja | Förnamn |
| Efternamn | Ja | Efternamn |
| Telefonnummer | Nej | Mobilnummer med landskod |
| E-post | Nej | For att skicka inbjudan |
| Månadsvis antal timmar, % | Ja | 100 % = heltid, 50 % = halvtid |
| Välj ett projekt | Nej | Tilldela till projekt direkt |
| Välj schema | Nej | Tilldela till schema direkt |
| Position | Nej | Befattning |
| Skicka inbjudan | Nej | Skicka inbjudan via e-post |
F: importera anställda fran Excel/CSV via knappen Importeraera — ladda ner mallen, fyll i och ladda upp.
Mer information: Lagga till anställda
Steg 7. Skapa projekt
Ett projekt ar en behalare for att gruppera anställda och scheman (avdelning, team, filial).
Första projektet skapas automatiskt vid registreringen. Det kan doppas om och konfigureras.
Konfigurera projektet
| Falt | Beskrivning |
|---|---|
| Projektnamn * | Projektnamn (obligatoriskt) |
| färg | Farg for visuell identifiering i scheman och rapporter |
| Tidszon | Projektets tidszon. Kan ändras endast om projektet ännu inte har nagra scheman |
| Standardplats | Plats som automatiskt ställs in pa skift vid schemagenerering |
| Chefer | Projektchefer — kan skapa och redigera scheman |
| Anställda | Projektets anställda (flerval) |
| Observatörer | Observatörer — kan bara visa scheman, ingen redigering |
| Grundlön | Grundlönesats for löneberäkning |
Viktigt: For att skapa ytterligare projekt, aktivera modulen Avdelningar och projekt ($1/man for varje extra projekt).
Mer information: Hantera projekt. Om modulen for flera projekt — Avdelningar och projekt.
Steg 8. Skapa schema
Schemat definierar reglerna for arbetstid och innehåller de anställdas skift.
| Typ | Beskrivning | Exempel |
|---|---|---|
| Tom | Helt manuellt — skift läggs till manuellt | Litet kontor, chefen schemalägger manuellt |
| Grundläggande | Fasta skiftmallar | Kontor man–fre 09:00–18:00 |
| Efter tillgänglighet | Baserat pa de anställdas tillgänglighet | Kafe med studerande baristor |
| Avancerad | Flera skifttyper med olika personalbehov | Kontaktcenter med morgonskift, kvällsskift och nattskift |
| Förinställning | Roterande mönster (2/2, 5/2 osv.) | Bevakning, fabrik, dygnet-runt-drift |
Glom inte att publicera schemat (Publicera och meddela anställda) — utan publicering ser de anställda inte sina skift.
Mer information: Skapa schema
Steg 9. Arbeta med schemasidan (Schemesida)
Efter att schemat skapats, ga till schemasidan for att hantera skift.
Visningsläge
Grundläggande åtgärder
Filter och överlager
Export
Mer information: artiklar i avsnittet Schemasidan och skift
Steg 10. Ytterligare funktioner
Efter grundkonfigurationen, aktivera ytterligare funktioner efter behov:
Aktiviteter (modulen Activity)
Planering av ytterligare uppgifter ovanpå skift — utbildningar, moten, inventeringar. Skapa aktivitetsmallar och tilldela dem till anställda.
GPS-karta (modulen Kontroll av arbetsplats)
Kontroll av de anställdas position vid instämpling/utstämpling. Konfigurera tillåten radie fran arbetsplatsen.
Forfragninar fran anställda
Anställda kan självständigt via appen eller webbversionen:
– Begära ledighet och semester (modulen Ledighetsförfrågningar)
– Byta skift (om det ar tillåtet i projektinställningarna)
– Ta oppna skift
– Avsta fran skift
Rapporter
11 typer av rapporter: arbetstimmar, lon, närvaro, ledigheter, övertid med mera. Filtrera efter period, anställda, projekt.
Närvaro (modulen Attendance)
Registrering av anställdas instämpling/utstämpling — via knapp i appen, GPS-koordinater eller QR-kod.
Raster (modulen Breaks)
Registrering av raster inom skiftet — betalda och obetalda, med gränser for antal och langd.
Relaterade artiklar
- Registrera företaget
- Första inloggningen och gränssnittsöversikt
- Allmän information om företaget
- Loneinstellningar
- Översikt over det modulära systemet
- Hantera projekt
- Hantera befattningar
Vanliga frågor
F: Kan man hoppa over nagot steg?
S: Steg 1–2 ar obligatoriska. Steg 3–5 rekommenderas starkt innan scheman skapas, eftersom lone- och modulinställningar påverkar beräkningarna. Steg 6–8 ar minimum for att börja arbeta.
F: Hur lång tid tar en Fullständigständigstandig konfiguration?
S: Grundkonfigurationen (steg 1–8) tar 15–30 minuter for ett litet team.
F: Ar det nödvändigt att konfigurera loner innan schemat skapas?
S: Det rekommenderas starkt. Loneinstellningar (valuta, satsmetod, övertid) tillämpas pa alla framtida skift. De kan ändras senare, men omräkning sker inte retroaktivt.
F: Kan man lagga till anställda utan inbjudan?
S: Ja. Lagg till den anställde utan att kryssa i Skicka inbjudan — personen visas i systemet med statusen “Inte inbjuden”. Inbjudan kan skickas senare.
F: Vad händer om jag inte aktiverar nagra Modulr?
S: Grundfunktionaliteten (schema, anställdlista, instrumentpanel) fungerar utan moduler. Moduler lägger till extra funktioner — loner, ledigheter, närvaro osv.
F: Ratt ordning: forst anställda eller forst projekt?
S: Första projektet skapas automatiskt vid registreringen. Det rekommenderas att forst konfigurera projektet, sedan lagga till anställda — vid tillägg kan de direkt tilldelas projekt och schema.
F: Den anställde ar tillagd men ser inte skift — vad ska jag göra?
S: Kontrollera tre steg: 1) den anställde ar tillagd i projektet, 2) den anställde ar tillagd i schemat, 3) schemat ar publicerat. Alla tre stegen ar obligatoriska.
F: Kan man ga tillbaka och andra inställningar senare?
S: Ja. Alla inställningar (förutom schematyp och tidszon for projekt med scheman) kan ändras nar som helst.
F: Hur vet jag vilka Modulr jag behöver?
S: Börja med grundfunktionaliteten. Aktivera moduler efter behov — varje modul har en 30 dagars kostnadsfri provperiod for testning.
F: Behöver man skapa befattningar (Befattningar) och färdigheter (Kompetenser)?
S: Inte nödvändigt. Befattningar ar användbart for olika lönesatser och filtrering. Färdigheter — for automatisk tilldelning av anställda till vissa uppgifter eller aktiviteter.
F: Hur bjuder man in en anställd utan e-post?
S: Ange mobilnumret — inbjudan skickas via SMS.
F: Vad ar en “aktiv anställd” for kostnadsberäkning?
S: En anställd som haft minst ett skift under faktureringsmånaden. Inaktiva anställda debiteras inte.
F: Ar det obligatoriskt att publicera schemat?
S: For chefens arbete — nej, skiften syns i adminpanelen. Men anställda ser sina skift i appen forst efter publicering.
F: Kan man konfigurera systemet for flera filialer?
S: Ja. Skapa ett separat projekt for varje filial (modulen Avdelningar och projekt). Varje projekt har egna chefer, anställda och scheman.
F: Hur konfigurerar man ett roterande schema (2/2, dygn pa tva dygn av)?
S: Vid schemaskapande, valj typen Förinställning och ange rotationsmönstret — systemet upprepar det automatiskt for hela perioden.