Steg-for-steg-guide for att konfigurera Shifton

Den har guiden beskriver ratt ordning for att konfigurera Shifton-plattformen fran registrering till full drift. Folj stegen i ordning — varje efterfoljande steg bygger pa det foregaende.

Oversikt over stegen

Steg	Atgard	Var det konfigureras
1	Registrera foretaget	shifton.com → Registrera dig
2	Bekrafta telefonnummer och lagg till kort	Min profil → Phone / Company → Fakturering
3	Loneinstellningar	Företagsinställningar → Löneinställningar
4	Aktivera moduler	Company menu → Modulr
5	Konfigurera moduler	Company menu → Modulr → Inställningar
6	Lagg till och bjud in anstallda	Employees → + Lägg till anställda
7	Skapa projekt	Projects → + Skapa ett projekt
8	Skapa schema	Schedules → + Lägg till schema
9	Arbeta med schemasidan (Schemesida)	Schemesida → lagga till/redigera skift
10	Ytterligare funktioner	Aktiviteter, karta, forfragninar, rapporter

Steg 1. Registrera foretaget

Ga till shifton.com och klicka pa Registrera dig eller Try Free.

Valj produkt:

skifton Schemaläggning

#8212; for hantering av skift och scheman

skifton Fälttjänst

#8212; for faltteam och uppgifter

Fyll i formularet: foretagsnamn, land, bransch, namn, e-post, losenord, telefon.

Klicka pa Registrera — ni kommer direkt in i kontot.

Personen som fyller i formularet blir foreEtikettgaragare (Owner) med full atkomst till alla installningar.

Mer information: Registrera foretaget. Om lagena Scheduling och Fälttjänst, las artikeln Driftslage.

Steg 2. Bekrafta telefonnummer och lagg till kort

Innan ni bjuder in anstallda maste tre obligatoriska atgarder utforas:

2.1 Bekrafta telefonnumret

Klicka pa namnet i ovre hogra hornet → Min profil.

Pa fliken Allmänt, hitta faltet Telefonnummer → klicka pa bekraftelsebegaran.

Ange SMS-koden → Bekräfta.

2.2 Lagg till bankkort

Klicka pa foreEtikettgarnamnet → Fakturering.

Lagg till ett betalkort.

2.3 Teckna prenumeration

I avsnittet Fakturering, teckna en manatlig prenumeration.

Utan dessa steg ar det inte mojligt att skicka inbjudningar till anstallda.

Mer information: Bekraftelse av telefonnummer. Om betalningsmetoder och prenumeration — i artiklarna Betalningsmetoder och Foretagssaldo och fakturor.

Steg 3. Loneinstellningar

Konfigurera betalningsparametrarna innan ni skapar scheman — de paverkar loneberakningen i alla framtida skift.

Klicka pa foreEtikettgarnamnet → FöreTaggarinställningar → Löneinställningar.

Konfigurera nyckelparametrarna:

Parameter	Beskrivning
Valuta	Berakningsvaluta (154 varldsvalutor)
Skatteläge	Timlön — betalning per arbetad timme. Priset per skift — fast betalning per skift
Dagligen / Veckovis / Månadsvis kvoter	Arbetstidsnormer efter vilka overtid borjar beraknas
Övertid nivåer	Overtidssatser (t.ex. forsta 2 timmarna → 150 %, darefter → 200 %)
Nattskiftskoefficienter	Koefficienter for nattskift
Semester Skattor	Satser for arbete pa helgdagar
Prioritet för betalningsLörs	Efter positioner — sats fran befattningen. Efter plats — sats fran skiftets plats

Mer information: Loneinstellningar. Om den kaskaderande satshierarkin, las Hierarki for lonesatser.

Steg 4. Aktivera moduler

Shifton anvander ett modulart system — aktivera bara de funktioner ni behover.

Klicka pa foreEtikettgarnamnet → Modulr.

Aktivera onskade moduler med vaxlingsknappen.

Rekommenderade moduler for start

Modul	Varfor den behovs	Pris
Avdelningar och projekt	Flera projekt/avdelningar (1 gratis)	$1/man for extra projekt
Löneberäkning	Loneberakning och rapporter	$0,50/anstalld/man
Ledighetsförfrågningar	Begaran om ledighet/semester	$1/anstalld/man
Närvaro	Narvaroregistrering	$1/anstalld/man
Pausar	Rastregistrering	$0,50/anstalld/man

Alla moduler har en 30 dagars kostnadsFre provperiod (Kontroll av arbetsplats — endast 10 dagar).

Mer information: Oversikt over det modulara systemet

Steg 5. Konfigurera moduler

Efter aktivering av moduler, konfigurera deras parametrar.

Klicka pa foreEtikettgarnamnet → Modulr → fliken Inställningar.

Konfigurera varje aktiverad modul.

Nyckelinstallningar

Modul	Vad som ska konfigureras
Grundläggande	Tidsformat, datumformat, aviseringssprak, SMS-aviseringar
Pausar	Rasttyper (betald/obetald), langd, grannser
Närvaro	Registreringsmetoder (knapp / GPS / QR), automatisk avslutning, paminnelser
Begäran om ledighet	Ledighetstyper (sjukdom, semester, helgdag), anpassade typer
Semesterledighet	Automatisk tilldelning av dagar, saldo, overforing
Kontroll av arbetsplats	GPS-radie, kontroll vid instampling/utstampling
Nödskift	Aviseringar om akuta skift
Aktivitet	Aktivitetsmallar, koppling till scheman

Mer information: artiklar i avsnittet Moduler

Steg 6. Lagga till och bjuda in anstallda

Klicka pa Anställda i den vanstra sidopanelen.

Klicka pa + Lägg till anställda.

Fyll i formularet:

Falt	Obligatoriskt	Beskrivning
Förnamn	Ja	Fornamn
Efternamn	Ja	Efternamn
Telefonnummer	Nej	Mobilnummer med landskod
E-post	Nej	For att skicka inbjudan
Månadsvis antal timmar, %	Ja	100 % = heltid, 50 % = halvtid
Välj ett projekt	Nej	Tilldela till projekt direkt
Välj schema	Nej	Tilldela till schema direkt
Position	Nej	Befattning
Skicka inbjudan	Nej	Skicka inbjudan via e-post

Klicka pa Lägg till och stäng eller Add (for att lagga till nasta anstalld).

Alternativ: importera anstallda fran Excel/CSV via knappen Importeraera — ladda ner mallen, fyll i och ladda upp.

Mer information: Lagga till anstallda

Steg 7. Skapa projekt

Ett projekt ar en behalare for att gruppera anstallda och scheman (avdelning, team, filial).

Forsta projektet skapas automatiskt vid registreringen. Det kan doppas om och konfigureras.

Konfigurera projektet

Oppna Projekt i sidopanelen.

Klicka pa Redigera vid det onskade projektet.

Fyll i falten:

Falt	Beskrivning
Projektnamn *	Projektnamn (obligatoriskt)
färg	Farg for visuell identifiering i scheman och rapporter
Tidszon	Projektets tidszon. Kan andras endast om projektet annu inte har nagra scheman
Standardplats	Plats som automatiskt stalls in pa skift vid schemagenerering
Chefer	Projektchefer — kan skapa och redigera scheman
Anställda	Projektets anstallda (flerval)
Observatörer	Observatorer — kan bara visa scheman, ingen redigering
Grundlön	Grundlonesats for loneberakning

Konfigurera behorigheterna: schemasynlighet, skiftbyte, oppna skift, forbud mot andring av gamla skift.

Lagg vid behov till Markeraeraeringar (Märken) — fargade etiketter for kategorisering av skift.

Klicka pa Spara.

Viktigt: For att skapa ytterligare projekt, aktivera modulen Avdelningar och projekt ($1/man for varje extra projekt).

Mer information: Hantera projekt. Om modulen for flera projekt — Avdelningar och projekt.

Steg 8. Skapa schema

Schemat definierar reglerna for arbetstid och innehaller de anstalldas skift.

Klicka pa Scheman i sidopanelen → + Lägg till schema.

Fyll i grundinformationen: namn, projekt, datum (upp till 3 manader per steg), grundsats.

Valj schematyp:

Typ	Beskrivning	Exempel
Tom	Helt manuellt — skift laggs till manuellt	Litet kontor, chefen schemalagger manuellt
Grundläggande	Fasta skiftmallar	Kontor man–fre 09:00–18:00
Efter tillgänglighet	Baserat pa de anstalldas tillganglighet	Kafe med studerande baristor
Avancerad	Flera skifttyper med olika personalbehov	Kontaktcenter med morgonskift, kvallsskift och nattskift
Förinställning	Roterande monster (2/2, 5/2 osv.)	Bevakning, fabrik, dygnet-runt-drift

Konfigurera skiftmallar (tid, raster, veckodagar).

For typerna Efter tillgänglighet och Avancerad — konfigurera begransningar (timkvoter, minimal vila).

Lagg till anstallda i schemat.

Glom inte att publicera schemat (Publicera och meddela anställda) — utan publicering ser de anstallda inte sina skift.

Mer information: Skapa schema

Steg 9. Arbeta med schemasidan (Schemesida)

Efter att schemat skapats, ga till schemasidan for att hantera skift.

Visningslage

Dag / Vecka / Månad

#8212; vaxla period

Av anställda / By Skiftmallar

#8212; gruppering

Grundlaggande atgarder

Lagga till skift:

klicka pa ⋮ bredvid den anstallde → Lägg till skift till anställd → ange tid, rast, plats

Redigera skift:

klicka pa skiftet i rutnatet → andra parametrarna → spara

Duplicera skift:

Actions → Duplicera skift → ange kallperiod och malperiod

MasLörgarder:

Actions → Massåtgärder för skift → valj period, anstallda → Flytta till öppen / Edit / Delete

Oppna skift:

kift utan tilldelad anstalld som kan tas av nagon sjalv

Filter och overlager

Filter:

efter anstallda, befattningar, platser, markeringar, skiftstatus

Overlager:

visa/dolj skift, ledigheter, tillganglighet, raster, aktiviteter

Export

Excel

(flera format), PDF

Importeraera bonusar/avdrag

#8212; import av tillagg och avdrag

Mer information: artiklar i avsnittet Schemasidan och skift

Steg 10. Ytterligare funktioner

Efter grundkonfigurationen, aktivera ytterligare funktioner efter behov:

Aktiviteter (modulen Activity)

Planering av ytterligare uppgifter ovanpa skift — utbildningar, moten, inventeringar. Skapa aktivitetsmallar och tilldela dem till anstallda.

GPS-karta (modulen Kontroll av arbetsplats)

Kontroll av de anstalldas position vid instampling/utstampling. Konfigurera tillaten radie fran arbetsplatsen.

Forfragninar fran anstallda

Anstallda kan sjalvstandigt via appen eller webbversionen:
– Begara ledighet och semester (modulen Ledighetsförfrågningar)
– Byta skift (om det ar tillatet i projektinstallningarna)
– Ta oppna skift
– Avsta fran skift

Rapporter

11 typer av rapporter: arbetstimmar, lon, narvaro, ledigheter, overtid med mera. Filtrera efter period, anstallda, projekt.

Narvaro (modulen Attendance)

Registrering av anstalldas instampling/utstampling — via knapp i appen, GPS-koordinater eller QR-kod.

Raster (modulen Breaks)

Registrering av raster inom skiftet — betalda och obetalda, med granser for antal och langd.

Relaterade artiklar

Vanliga fragor

F: Kan man hoppa over nagot steg?
S: Steg 1–2 ar obligatoriska. Steg 3–5 rekommenderas starkt innan scheman skapas, eftersom lone- och modulinstallningar paverkar berakningarna. Steg 6–8 ar minimum for att borja arbeta.

F: Hur lang tid tar en Fullständigständigstandig konfiguration?
S: Grundkonfigurationen (steg 1–8) tar 15–30 minuter for ett litet team.

F: Ar det nodvandigt att konfigurera loner innan schemat skapas?
S: Det rekommenderas starkt. Loneinstellningar (valuta, satsmetod, overtid) tillampas pa alla framtida skift. De kan andras senare, men omrakning sker inte retroaktivt.

F: Kan man lagga till anstallda utan inbjudan?
S: Ja. Lagg till den anstallde utan att kryssa i Skicka inbjudan — personen visas i systemet med statusen “Inte inbjuden”. Inbjudan kan skickas senare.

F: Vad hander om jag inte aktiverar nagra Modulr?
S: Grundfunktionaliteten (schema, anstalldlista, instrumentpanel) fungerar utan moduler. Moduler lagger till extra funktioner — loner, ledigheter, narvaro osv.

F: Ratt ordning: forst anstallda eller forst projekt?
S: Forsta projektet skapas automatiskt vid registreringen. Det rekommenderas att forst konfigurera projektet, sedan lagga till anstallda — vid tillagg kan de direkt tilldelas projekt och schema.

F: Den anstallde ar tillagd men ser inte skift — vad ska jag gora?
S: Kontrollera tre steg: 1) den anstallde ar tillagd i projektet, 2) den anstallde ar tillagd i schemat, 3) schemat ar publicerat. Alla tre stegen ar obligatoriska.

F: Kan man ga tillbaka och andra installningar senare?
S: Ja. Alla installningar (forutom schematyp och tidszon for projekt med scheman) kan andras nar som helst.

F: Hur vet jag vilka Modulr jag behover?
S: Borja med grundfunktionaliteten. Aktivera moduler efter behov — varje modul har en 30 dagars kostnadsfri provperiod for testning.

F: Behover man skapa befattningar (Befattningar) och fardigheter (Kompetenser)?
S: Inte nodvandigt. Befattningar ar anvandbart for olika lonesatser och filtrering. Fardigheter — for automatisk tilldelning av anstallda till vissa uppgifter eller aktiviteter.

F: Hur bjuder man in en anstalld utan e-post?
S: Ange mobilnumret — inbjudan skickas via SMS.

F: Vad ar en “aktiv anstalld” for kostnadsberakning?
S: En anstalld som haft minst ett skift under faktureringsmanaden. Inaktiva anstallda debiteras inte.

F: Ar det obligatoriskt att publicera schemat?
S: For chefens arbete — nej, skiften syns i adminpanelen. Men anstallda ser sina skift i appen forst efter publicering.

F: Kan man konfigurera systemet for flera filialer?
S: Ja. Skapa ett separat projekt for varje filial (modulen Avdelningar och projekt). Varje projekt har egna chefer, anstallda och scheman.

F: Hur konfigurerar man ett roterande schema (2/2, dygn pa tva dygn av)?
S: Vid schemaskapande, valj typen Förinställning och ange rotationsmonstret — systemet upprepar det automatiskt for hela perioden.