Den har guiden beskriver rätt ordning för att konfigurera Shifton-plattformen från registrering till full drift. Följ stegen i ordning — varje efterföljande steg bygger på det föregående.
Översikt över stegen
| Steg | Åtgärd | Var det konfigureras |
|---|---|---|
| 1 | Registrera företaget | shifton.com → Registrera dig |
| 2 | Bekräfta telefonnummer och lägg till kort | Min profil → Telefon / Company → Fakturering |
| 3 | Löneinställningar | Företagsinställningar → Löneinställningar |
| 4 | Aktivera moduler | Company menu → Moduler |
| 5 | Konfigurera moduler | Company menu → Moduler → Inställningar |
| 6 | Lägg till och bjud in anställda | Employees → + Lägg till anställda |
| 7 | Skapa projekt | Projekt → + Skapa ett projekt |
| 8 | Skapa schema | Scheman → + Lägg till schema |
| 9 | Arbeta med schemasidan (Schemasida) | Schemasida → lägga till/redigera skift |
| 10 | Ytterligare funktioner | Aktiviteter, karta, förfrågningar, rapporter |
Steg 1. Registrera företaget
Personen som fyller i formuläret blir företagsägare (Owner) med full åtkomst till alla inställningar.
Mer information: Registrera företaget. Om lägena Scheduling och Fälttjänst, las artikeln Driftsläge.
Steg 2. Bekräfta telefonnummer och lägg till kort
Innan ni bjuder in anställda måste tre obligatoriska åtgärder utföras:
2.1 Bekräfta telefonnumret
2.2 Lägg till bankkort
2.3 Teckna prenumeration
Utan dessa steg är det inte möjligt att skicka inbjudningar till anställda.
Mer information: Bekräftelse av telefonnummer. Om betalningsmetoder och prenumeration — i artiklarna Betalningsmetoder och Företagssaldo och fakturor.
Steg 3. Löneinställningar
Konfigurera betalningsparametrarna innan ni skapar scheman — de påverkar löneberäkningen i alla framtida skift.
| Parameter | Beskrivning |
|---|---|
| Valuta | Beräkningsvaluta (154 världsvalutor) |
| Skatteläge | Timlön — betalning per arbetad timme. Priset per skift — fast betalning per skift |
| Dagligen / Veckovis / Månadsvis kvoter | Arbetstidsnormer efter vilka övertid börjar beräknas |
| Övertid nivåer | Övertidssatser (t.ex. första 2 timmarna → 150 %, därefter → 200 %) |
| Nattskiftskoefficienter | Koefficienter för nattskift |
| Semester skatter | Satser för arbete på helgdagar |
| Prioritet för betalningssats | Efter positioner — sats från befattningen. Efter plats — sats från skiftets plats |
Mer information: Löneinställningar. Om den kaskaderande satshierarkin, las Hierarki för lönesatser.
Steg 4. Aktivera moduler
Shifton använder ett modulärt system — aktivera bara de funktioner ni behöver.
Rekommenderade moduler för start
| Modul | Varför den behövs | Pris |
|---|---|---|
| Avdelningar och projekt | Flera projekt/avdelningar (1 gratis) | Datumintervall för vilket byte är tillåtet projekt |
| Löneberäkning | Löneberäkning och rapporter | $0,50/anställd/man |
| Ledighetsförfrågningar | Begäran om ledighet/semester | $1/anställd/man |
| Närvaro | Närvaro | $1/anställd/man |
| Raster | Rastregistrering | $0,50/anställd/man |
Alla moduler har en kostnadsfri provperiod på upp till 60 dagar (Kontroll av arbetsplats — endast 10 dagar).
Mer information: Översikt över det modulära systemet
Steg 5. Konfigurera moduler
Efter aktivering av moduler, konfigurera deras parametrar.
Nyckelinställningar
| Modul | Vad som ska konfigureras |
|---|---|
| Grundläggande | Tidsformat, datumformat, aviseringsspråk, SMS-aviseringar |
| Raster | Rasttyper (betald/obetald), längd, gränser |
| Närvaro | Registreringsmetoder (knapp / GPS / QR), automatisk avslutning, påminnelser |
| Begäran om ledighet | Ledighetstyper (sjukdom, semester, helgdag), anpassade typer |
| Semesterledighet | Automatisk tilldelning av dagar, saldo, överföring |
| Kontroll av arbetsplats | GPS-radie, kontroll vid instämpling/utstämpling |
| Nödskift och aviseringar | Aviseringar om akuta skift |
| Aktivitet | Aktivitetsmallar, koppling till scheman |
Mer information: artiklar i avsnittet Moduler
Steg 6. Lägga till och bjuda in anställda
| Fält | Obligatoriskt | Beskrivning |
|---|---|---|
| Förnamn | Ja | Förnamn |
| Efternamn | Ja | Efternamn |
| Telefonnummer | Nej | Mobilnummer med landskod |
| E-post | Nej | For att skicka inbjudan |
| Månadsvis antal timmar, % | Ja | 100 % = heltid, 50 % = halvtid |
| Välj ett projekt | Nej | Tilldela till projekt direkt |
| Välj schema | Nej | Tilldela till schema direkt |
| Position | Nej | Befattning |
| Skicka inbjudan | Nej | Skicka inbjudan via e-post |
Notera: importera anställda från Excel/CSV via knappen Importera — ladda ner mallen, fyll i och ladda upp.
Mer information: Lägga till anställda
Steg 7. Skapa projekt
Ett projekt är en behållare för att gruppera anställda och scheman (avdelning, team, filial).
Första projektet skapas automatiskt vid registreringen. Det kan doppas om och konfigureras.
Konfigurera projektet
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Projektnamn * | Projektnamn (obligatoriskt) |
| färg | Färg för visuell identifiering i scheman och rapporter |
| Tidszon | Projektets tidszon. Kan ändras endast om projektet ännu inte har några scheman |
| Standardplats | Plats som automatiskt ställs in på skift vid schemagenerering |
| Chefer | Projektchefer — kan skapa och redigera scheman |
| Anställda | Projektets anställda (flerval) |
| Observatörer | Observatörer — kan bara visa scheman, ingen redigering |
| Grundlön | Grundlönesats för löneberäkning |
Viktigt: For att skapa ytterligare projekt, aktivera modulen Avdelningar, projekt ($1/man för varje extra projekt).
Mer information: Hantera projekt. Om modulen för flera projekt — Avdelningar, projekt.
Steg 8. Skapa schema
Schemat definierar reglerna för arbetstid och innehåller de anställdas skift.
| Typ | Beskrivning | Exempel |
|---|---|---|
| Tom | Helt manuellt — skift läggs till manuellt | Litet kontor, chefen schemalägger manuellt |
| Grundläggande | Fasta skiftmallar | Kontor man–fre 09:00–18:00 |
| Efter tillgänglighet | Baserat på de anställdas tillgänglighet | Kafe med studerande baristor |
| Avancerad | Flera skifttyper med olika personalbehov | Kontaktcenter med morgonskift, kvällsskift och nattskift |
| Förinställning | Roterande mönster (2/2, 5/2 osv.) | Bevakning, fabrik, dygnet-runt-drift |
Glöm inte att publicera schemat (Publicera och meddela anställda) — utan publicering ser de anställda inte sina skift.
Mer information: Skapa schema
Steg 9. Arbeta med schemasidan (Schemasida)
Efter att schemat skapats, gå till schemasidan för att hantera skift.
Visningsläge
Grundläggande åtgärder
Filter och överlager
Export
Mer information: artiklar i avsnittet Schemasidan och skift
Steg 10. Ytterligare funktioner
Efter grundkonfigurationen, aktivera ytterligare funktioner efter behov:
Aktiviteter (modulen Aktivitet)
Planering av ytterligare uppgifter ovanpå skift — utbildningar, möten, inventeringar. Skapa aktivitetsmallar och tilldela dem till anställda.
GPS-karta (modulen Kontroll av arbetsplats)
Kontroll av de anställdas position vid instämpling/utstämpling. Konfigurera tillåten radie från arbetsplatsen.
Förfrågningar från anställda
Anställda kan självständigt via appen eller webbversionen:
– Begära ledighet och semester (modulen Ledighetsförfrågningar)
– Byta skift (om det är tillåtet i projektinställningarna)
– Ta öppna skift
– Avstå från skift
Rapporter
11 typer av rapporter: arbetstimmar, lön, närvaro, ledigheter, övertid med mera. Filtrera efter period, anställda, projekt.
Närvaro (modulen Närvaro)
Registrering av anställdas instämpling/utstämpling — via knapp i appen, GPS-koordinater eller QR-kod.
Raster (modulen Breaks)
Registrering av raster inom skiftet — betalda och obetalda, med gränser för antal och längd.
Relaterade artiklar
- Registrera företaget
- Första inloggningen och gränssnittsöversikt
- Allmän information om företaget
- Löneinställningar
- Översikt över det modulära systemet
- Hantera projekt
- Hantera befattningar
Vanliga frågor
F: Kan man hoppa över något steg?
S: Steg 1–2 är obligatoriska. Steg 3–5 rekommenderas starkt innan scheman skapas, eftersom löne- och modulinställningar påverkar beräkningarna. Steg 6–8 är minimum för att börja arbeta.
F: Hur lång tid tar en fullständig konfiguration?
S: Grundkonfigurationen (steg 1–8) tar 15–30 minuter för ett litet team.
F: Är det nödvändigt att konfigurera löner innan schemat skapas?
S: Det rekommenderas starkt. Löneinställningar (valuta, satsmetod, övertid) tillämpas på alla framtida skift. De kan ändras senare, men omräkning sker inte retroaktivt.
F: Kan man lägga till anställda utan inbjudan?
S: Ja. Lägg till den anställde utan att kryssa i Skicka inbjudan — personen visas i systemet med statusen “Inte inbjuden”. Inbjudan kan skickas senare.
F: Vad händer om jag inte aktiverar några moduler?
S: Grundfunktionaliteten (schema, anställdlista, instrumentpanel) fungerar utan moduler. Moduler lägger till extra funktioner — löner, ledigheter, närvaro osv.
F: Rätt ordning: först anställda eller först projekt?
S: Första projektet skapas automatiskt vid registreringen. Det rekommenderas att först konfigurera projektet, sedan lägga till anställda — vid tillägg kan de direkt tilldelas projekt och schema.
F: Den anställde är tillagd men ser inte skift — vad ska jag göra?
S: Kontrollera tre steg: 1) den anställde är tillagd i projektet, 2) den anställde är tillagd i schemat, 3) schemat är publicerat. Alla tre stegen är obligatoriska.
F: Kan man gå tillbaka och andra inställningar senare?
S: Ja. Alla inställningar (förutom schematyp och tidszon för projekt med scheman) kan ändras när som helst.
F: Hur vet jag vilka moduler jag behöver?
S: Börja med grundfunktionaliteten. Aktivera moduler efter behov — varje modul har en kostnadsfri provperiod på upp till 60 dagar för testning.
F: Behöver man skapa befattningar (Befattningar) och färdigheter (Kompetenser)?
S: Inte nödvändigt. Befattningar är användbart för olika lönesatser och filtrering. Färdigheter — för automatisk tilldelning av anställda till vissa uppgifter eller aktiviteter.
F: Hur bjuder man in en anställd utan e-post?
S: Ange mobilnumret — inbjudan skickas via SMS.
F: Vad är en “aktiv anställd” för kostnadsberäkning?
S: En anställd som haft minst ett skift under faktureringsmånaden. Inaktiva anställda debiteras inte.
F: Är det obligatoriskt att publicera schemat?
S: For chefens arbete — nej, skiften syns i adminpanelen. Men anställda ser sina skift i appen först efter publicering.
F: Kan man konfigurera systemet för flera filialer?
S: Ja. Skapa ett separat projekt för varje filial (modulen Avdelningar, projekt). Varje projekt har egna chefer, anställda och scheman.
F: Hur konfigurerar man ett roterande schema (2/2, dygn på två dygn av)?
S: Vid schemaskapande, välj typen Förinställning och ange rotationsmönstret — systemet upprepar det automatiskt för hela perioden.