Innan ni skapar scheman och tilldelar skift, lägg till anställda i företaget. Shifton gör det möjligt att lägga till dem en i taget eller importera från en Excel-fil.
Steg-för-steg-instruktioner
Steg 1: Öppna sidan Employees
Klicka på Anställda i den vänstra sidopanelen (personikonen).
Steg 2: Lägg till en anställd
Klicka på + Lägg till anställda (övre vänstra hörnet). En sidopanel med ett formulär öppnas.
Steg 3: Fyll i formuläret
| Fält | Typ | Obligatoriskt | Standard |
|---|---|---|---|
| Förnamn | Text | Ja | — |
| Efternamn | Text | Ja | — |
| Telefonnummer | Telefon + landskod | Nej | US +1 |
| E-post | Text | Nej | — |
| Personnummer | Text | Nej | — |
| Månadsvis antal timmar, % | Tal | Ja | 100.00 |
| Välj ett projekt | Rullgardinslista | Nej | Ert projekt |
| Välj schema | Rullgardinslista | Nej | Lista över era scheman |
| Lägg till anställd från och med | Datum | Ja | Idag |
| Position | Rullgardinslista | Nej | — |
| Skicka inbjudan | Kryssruta | Nej | Ej markerad |
Steg 4: Besluta om inbjudan ska skickas
Markera kryssrutan Skicka inbjudan sa att den anställde omedelbart far en inbjudan via e-post. Utan kryssrutan — status “Inte inbjuden”, inbjudan kan skickas senare.
Notera: For att inbjudningar ska fungera måste företagsägaren först:
1. Bekräfta sitt telefonnummer (verifiering)
2. Lägga till ett bankkort
3. Teckna en månatlig prenumeration
Utan att dessa steg utförs är det inte möjligt att skicka inbjudningar till anställda.
Steg 5: Spara
Alternativ: import från Excel
| # | Förnamn | Efternamn | Telefonnummer | E-post |
|---|---|---|---|---|
| 23 | Adam | Jensen | 12025550141 | [email protected] |
| 56 | Sam | Fisher | 12025550142 | [email protected] |
Kontostatus
| Status | Färg | Beskrivning |
|---|---|---|
| Inbjudan väntande | Blå | Inbjudan skickad, ej accepterad |
| Inte inbjuden | Röd | Anställd tillagd, ej inbjuden |
| Inbjudan Accepterad | Grön | Den anställde har accepterat inbjudan |
I kolumnen Konto status finns Skicka inbjudan igen och Bjud in nu.
Relaterade artiklar
- Steg-för-steg-guide för konfiguration
- Bekräftelse av telefonnummer
- Skapa första projektet och schemat
- Betalningsmetoder
- SMS-meddelanden
- Hantera projekt
- Hantera befattningar
Vanliga frågor
F: Finns det en gräns för antal anställda?
S: Det finns ingen hard gräns, men betalningen beror på antalet aktiva anställda.
F: Vad betyder “Månadsvis antal timmar, %”?
S: Procent av heltidstimmar. 100 % — heltid, 50 % — halvtid.
F: Kan man lägga till en anställd utan e-post?
S: Ja. Inbjudan kan skickas antingen via e-post eller via SMS till telefonen — det räcker med ett av två.
F: Den anställde far inte inbjudan.
S: Kontrollera e-postadressen, be personen kontrollera skräppostmappen, använd Skicka inbjudan igen.
F: Fel vid filimport.
S: Försäkra er om att ni använder den medföljande mallen och att obligatoriska fält (förnamn, efternamn) är ifyllda.
F: Hur skickar man om en inbjudan?
S: På sidan Employees, hitta den anställde → i kolumnen Konto status klicka på Skicka inbjudan igen.
F: Vad händer om man stänger formuläret för att lägga till en anställd genom att klicka “Add” utan “Lägg till och stäng”?
S: Panelen förblir öppen — man kan direkt lägga till nästa anställd utan att ladda om formuläret.
F: Kan man tilldela ett schema till den anställde direkt vid tillägg?
S: Ja. I formuläret för att lägga till finns fälten Välj ett projekt och Välj schema — välj önskade värden innan ni sparar.
F: Hur ändrar man startdatum för en anställd?
S: Öppna den anställdas profil → fliken Allmänt → fältet Lägg till anställd från och med. Eller ange önskat datum vid första tillägget.
F: Hur många anställda kan importeras åt gången?
S: Det finns inga begränsningar för antal rader i filen. Använd mallen import_example.xlsx och fyll i alla obligatoriska fält.
F: Behöver den anställde bekräfta inbjudan för att dyka upp i schemat?
S: Nej. Lägga till den anställde i projekt och schema går direkt efter skapandet, oavsett inbjudningsstatus.
F: Kan man lägga till en anställd utan projekt och schema?
S: Ja. Projekt och schema är inte obligatoriska vid tillägg — de kan tilldelas senare via den anställdas profil.
F: Hur bjuder man in en anställd som inte har e-post?
S: Ange mobilnumret — inbjudan skickas via SMS.
F: Vad betyder fältet “Personnummer”?
S: Internt personalnummer för era redovisningsbehov. Det påverkar inte systemets funktion, används i rapporter.
F: Kan man ta bort en anställd från systemet?
S: Ja. Öppna den anställdas profil och välj borttagningsåtgärden. Den borttagna anställde visas i schemat med markeringen “(deleted)”.
F: Hur tilldelar man anställda till ett projekt i bulk?
S: Öppna Projekt → välj projektet → fältet Anställda → välj flera anställda genom flerval → spara.
F: Kan man andra en anställds roll efter tillägg?
S: Ja. Öppna den anställdas profil → andra rollen (Employee, Chef, Admin) → spara.
Vanliga frågor
F: Finns det en gräns för antalet anställda?
S: Det finns ingen hårt gräns, men fakturering beror på antalet aktiva anställda.
F: Vad betyder “Månatlig timtaxa, %”?
S: Procentandelen av heltidsarbetstimmar. 100% — heltid, 50% — halvtid.
F: Kan jag lägga till en anställd utan e-postadress?
S: Ja. En inbjudan kan skickas antingen via e-post eller SMS till telefon — en av de två är tillräcklig.
F: En anställd får inte inbjudan.
S: Kontrollera e-postadressen, be dem kontrollera skräppostmappen, använd Skicka inbjudan igen.
F: Fel vid Importera av fil.
S: Kontrollera att du använder den tillhandahållna mallen och att obligatoriska fält (förnamn, efternamn) är ifyllda.
F: Hur skickar jag en inbjudan igen?
S: På sidan Anställda hittar du den anställde → i kolumnen Kontostatus klickar du på Skicka inbjudan igen.
F: Vad händer om jag stänger formuläret för att lägga till anställd genom att klicka på “Lägg till” utan “Lägg till och stäng”?
S: Panelen förblir öppen — du kan omedelbar lägga till nästa anställd utan att ladda om formuläret.
F: Kan jag tilldela ett schema till en anställd direkt när jag lägger till dem?
S: Ja. Formuläret för att lägga till har fälten Välj projekt och Välj schema — välj önskade värden innan du sparar.
F: Hur ändrar jag en anställds startdatum?
S: Öppna den anställdes profil → fliken Allmänt → fältet Lägg till anställd från och med. Eller ange önskat datum när du initialt lägger till.
F: Hur många anställda kan importeras samtidigt?
S: Det finns ingen gräns för antalet rader i filen. Använd mallen import_example.xlsx och fyll i alla obligatoriska fält.
F: Måste en anställd godkänna inbjudan för att visas i schemat?
S: Nej. Du kan omedelbar lägga till en anställd i ett projekt och schema efter skapandet, oavsett inbjudningsstatus.
F: Kan jag lägga till en anställd utan projekt och schema?
S: Ja. Projekt och schema är inte obligatoriska när du lägger till — du kan tilldela dem senare via den anställdes profil.
F: Hur bjuder jag in en anställd om de inte har e-post?
S: Ange ett mobiltelefonnummer — inbjudan skickas via SMS.
F: Vad betyder fältet “Personalens nummer”?
S: Ett internt medarbetarnummer för dina registreringsbehov. Det påverkar inte systemfunktionaliteten och används i rapporter.
F: Kan jag ta bort en anställd från systemet?
S: Ja. Öppna den anställdes profil och välj borttagningsåtgärden. En borttagen anställd visas i schemat med en “(borttagen)”-etikett.
F: Hur tilldelas flera anställda ett projekt?
S: Öppna Projekt → välj ett projekt → fältet Anställda → välj flera anställda via flervalsval → spara.
F: Kan jag ändra en anställds roll efter att ha lagt till dem?
S: Ja. Öppna den anställdes profil → ändra rollen (Employee, Chef, Admin) → spara.