Skapa forsta projektet och schemat

Projekt samlar anstallda och scheman (som avdelningar, platser eller team). Scheman definierar reglerna for arbetstid och innehaller faktiska skift. Det kravs minst ett projekt och ett schema innan skift kan tilldelas.

Del 1: Projekt

Forsta projektet skapas automatiskt direkt efter foretagets registrering. Ni kan dopa om det eller andra installningarna.

Hur man redigerar projektet

Klicka pa ikonen Projekt i den vanstra sidopanelen (mappikonen) → valj projektet → andra uppgifterna:

Behorigheter for anstallda i projektet

Projektmarkeringar (Marks)

Varje projekt kan ha sin egen uppsattning markeringar — fargade etiketter for kategorisering. Markeringar kan kopplas till skift samt till anstallda i schemat (fliken Schemalagda teammedlemmar).

For att hantera markeringar: oppna projektredigeringen → Märken → + Add Markeraera → ange namn och valj farg → Spara.

Klicka pa Spara.

Skapa ytterligare projekt

Klicka pa + Skapa ett projekt pa sidan Projects.

Del 2: Skapa schema

Steg 1: Oppna sidan Schedules

Klicka pa ikonen Scheman i den vanstra sidopanelen (listikonen).

Steg 2: Starta guiden

Klicka pa + Lägg till schema.

Steg 3: Grundinformation (Steg 1)

Behorigheter for anstallda (var och en med alternativet “Med chefsgodkannande”):
– Skiftbyten
– Overforing av skift till oppna
– Skapande av egna skift
– Skapande av raster
– Avstaende fran skift
– Ta oppna skift
– Byte av raster mellan mallar
– Delning av skift

Klicka pa Nästa.

Steg 4: Valj schematyp (Steg 2)

Varje schematyp har sina egna installningar i efterfoljande steg i guiden.

Empty — manuellt schema

Fullstandig manuell kontroll. Systemet genererar inga skift — ni lagger till dem manuellt via sidan Schedule.

Exempel: Litet kontor med 5 personer, dar chefen sjalv bestammer vem som jobbar nar och manuellt lagger in skift for varje dag.

Inga ytterligare steg i guiden — schemat skapas direkt.

Basic — standard automatiskt

Lampar sig for enkla scheman med fast arbetstid. I Steg 3 (Skiftdata) anges skiftmallar:

• Veckodagar for varje mall
• Start- och sluttid for skiftet
• Rastlangd
• Plats

Systemet fordelar automatiskt anstallda enligt angivna mallar.

Exempel: Kontor som arbetar man–fre 09:00–18:00. Skapa en skiftmall, och systemet tilldelar den till alla anstallda pa valda dagar.

Efter tillgänglighet — baserat pa anstalldas tillganglighet

Anstallda anger i forvag sin tillgangliga tid (via avsnittet När jag är tillgänglig). Systemet genererar automatiskt skift med hansyn till varje anstallds tillganglighet. I Steg 3 (Skiftdata) anges:

Exempel: Kafe dar studerande baristor anger vilka dagar och tider de kan arbeta. Vardagar behovs 3 personer, helger — 1. Systemet skapar schemat automatiskt baserat pa tillganglighet och behov.

Advanced — avancerat automatiskt

For komplexa scheman med flera skift per dag och varierande personalbehov. I Steg 3 (Skiftdata):

Exempel: Kontaktcenter med morgonskift (08:00–16:00, 10 operatorer behovs vardagar, 5 helger), kvallsskift (16:00–00:00, 8 operatorer) och nattskift (00:00–08:00, 3 operatorer). Systemet fordelar anstallda pa skift baserat pa belastning for varje dag.

Preset — roterande monster

For cykliska scheman. I Steg 3 anges rotationsmonstret — systemet vaxlar automatiskt arbets- och lediga dagar enligt angiven mall.

Exempel: Bevakningsforetag dar anstallda arbetar 2 dagar pa, 2 dagar av (2/2), eller fabrik med schema dygn pa tre dygn av. Ange monstret en gang, och systemet upprepar det for hela schemaperioden.

Vad ar en skiftmall (Skiftmall)

Skiftmall — en sparad uppsattning parametrar for snabbt skapande av skift. Istallet for att varje gang manuellt ange tid, rast och andra data, valjer ni en fardig mall — och alla falt fylls i automatiskt.

Mallar skapas i Steg 3 (Skiftdata) i schemaguiden (for typerna Basic, Efter tillgänglighet, Advanced) eller senare — pa sidan Schedule.

Vad en skiftmall bestar av

Raster i skiftmallen

Skiftmallen stoder tva satt att ange raster:

1. Enkel rast (Paus) — enbart langd i minuter anges. Rasten ar inte bunden till en specifik tid.

2. Planerade raster (Ställ in raster) — exakta raster med starttid och parametrar. Aktivera kryssrutan Ställ in raster i skiftmallen:

Klicka pa Lägg till rast for att lagga till ytterligare raster i mallen. Flera raster kan anges i ett skift (t.ex. formiddagsfika och lunchrast).

Antal anstallda per veckodag

For schematyperna Efter tillgänglighet och Avancerad mojliggor varje skiftmall att ange Antal personal som krävs — antal anstallda separat for varje veckodag (man–son). Anvand knapparna +/- for att konfigurera.

Detta gor det mojligt att t.ex. tilldela 5 personer vardagar och 2 pa helger for samma skiftmall.

Kryssrutan Ange arbetsplatser per dag aktiverar laget for separat hantering av arbetsplatser per dag.

Dar mallar anvands

Exempel

En restaurang skapar tre mallar: “Morgon” (07:00–15:00, planerad rast “Lunchrast” 30 min fran 12:00, betald), “Dag” (15:00–23:00, rast 30 min), “Natt” (23:00–07:00, rast 20 min). Vardagar behovs 5 personer pa morgonskiftet, helger — 3. Vid schemallaggning valjer chefen en fardig mall — tid, raster och antal anstallda fylls i automatiskt.

Steg 5: Begransningsinstallningar — Settings (endast Efter tillgänglighet och Advanced)

For typerna Efter tillgänglighet och Avancerad finns i guiden ett ytterligare steg Inställningar som anger begransningar vid automatisk skiftfordelning:

Arbetstidskvoter:

Begransningar for skift och vila:

Anpassade regler — knappen + Add mojliggor att lagga till ytterligare regler for autogenerering.

Dessa installningar garanterar att det automatiskt skapade schemat foljer arbetslagstiftning och foretagets interna regler.

Belastningsplanerare (endast Efter tillgänglighet och Advanced, kraver modulen Forecasting)

I schemaguiden for typerna Efter tillgänglighet och Avancerad med aktiverad modul Förutsägelse finns fliken Ladda efterfrågan. Den mojliggor att ange hur manga anstallda som behovs varje timme varje dag.

Timplaner för timbaserad arbetsbelastning (Timvis belastningsplanerare)

Visuell belastningsredigerare direkt i granssnittet:

Exempel: Kontor som arbetar man–fre 09:00–18:00. Vardagar behovs 1 anstalld varje timme, lor och son — 0. Fyll i rutnatet, och systemet beraknar automatiskt optimalt antal skift.

Steg 6: Lagg till anstallda i schemat

Oppna Schemesida (kalenderikonen) → valj projekt och schema → lagg till anstallda via menyn Åtgärder.

Del 3: Lagg till forsta skiftet

Efter tillagg, klicka pa Publicera och meddela anställda — anstallda far aviseringar om schemat.

Relaterade artiklar

• Steg-for-steg-guide for konfiguration
• Lagga till forsta anstallda
• Loneinstellningar
• Avdelningar och projekt
• Raster
• Prognostisering
• Hantera projekt
• Hantera platser

Vanliga fragor

F: Hur manga scheman kan finnas i ett projekt?
S: Obegransat antal.

F: Maximal langd for ett schema?
S: Vid skapande och forlanging — hogst tre manader per steg. Schemat kan forlangas obegransat antal ganger.

F: Kan man andra schematyp efter att det skapats?
S: Nej. For en annan typ, skapa ett nytt schema.

F: Anstallda visas inte i schemarutnatet.
S: Forssakra er om att de anstallda ar tillagda bade i projektet och i schemat.

F: Varningsikon ⚠️ vid schemat.
S: Datumintervallet har gatt ut. Skapa ett nytt schema eller forlang det befintliga.

F: Hur lagger man till anstallda i schemat efter att det skapats?
S: Oppna Scheman → pennikonen vid schemat → fliken Lägg till anställda → valj anstallda → spara.

F: Hur forlangar man schemat efter att det gatt ut?
S: Schedules → penna → fliken Minska/utöka schema → valj Utöka schema → ange nytt datum → spara.

F: Vad ar “Vecka control Typ” i schemat till for?
S: Bestammer hur systemet reagerar pa overtid. Tillåt — inga begransningar, Tillåt med bekräftelse — chefen bekraftar overtid, Block — skift som overskrider kvoterna markeras med rod punkt.

F: Hur skapar man ett andra projekt?
S: Ga till Modulr → oka antalet projekt i modulen Avdelningar och projekt → spara. Darefter blir knappen + Skapa ett projekt aktiv.

F: Kan man dopa om en skiftmall efter att schemat skapats?
S: Ja. Klicka pa skiftmallen i schemarutnatet → redigeringsknappen — andra namnet och spara.

F: Hur valjer man schemaTypn “Förinställning” for rotation 2/2?
S: I schemaguidens Steg 2, valj Förinställning, ange sedan monstret: 2 arbetsdagar, 2 lediga dagar.

F: Vad hander om man inte publicerar schemat?
S: Anstallda far inte aviseringar och ser inte skiften i mobilappen. Publicering ar nodvandig for att informera teamet.

F: Kan man tilldela en projektchef vid skapandet?
S: Ja. I projektinstallningarna finns faltet Chefer — lagg till onskade anvandare med rollen Manager.

F: Hur tar man bort ett schema?
S: Oppna schemats installningar och klicka pa Radera. Alla skift inom schemat tas bort automatiskt.

F: Hur lagger man till planerade raster i skiftmallen?
S: I skiftmallen, aktivera kryssrutan Ställ in raster → ange Title, Duration, Start och Paid → klicka pa Lägg till rast for att lagga till ytterligare raster. Varje rast ar bunden till en specifik tid.

F: Vad ar skillnaden mellan enkel rast (Paus) och planerad rast (Ställ in raster)?
S: Enkel Break — enbart langd i minuter, utan tidsbindning. Ställ in raster — exakta raster med namn, starttid, langd och betaldflagga.

F: Kan man ange olika antal anstallda for vardagar och helger?
S: Ja. I schematyperna Efter tillgänglighet och Avancerad anges Antal personal som krävs for varje skiftmall separat for varje veckodag (man–son).

F: Vad ar Timplaner för timbaserad arbetsbeSenastening?
S: Visuell belastningsplanerare i fliken Ladda efterfrågan (kraver modulen Förutsägelse). Mojliggor att ange hur manga anstallda som behovs varje timme varje dag. Baserat pa dessa data beraknar systemet optimalt antal skift.

F: Var hittar jag beSenasteningsplaneraren?
S: Aktivera modulen Förutsägelse → i schemaguiden for typerna Efter tillgänglighet eller Avancerad → fliken Ladda efterfrågan → Timplaner för timbaserad arbetsbeSenastening.

F: Vad betyder “Ange arbetsplatser per dag” i skiftmallen?
S: Kryssrutan mojliggor att ange olika antal arbetsplatser for varje veckodag inom samma skiftmall. Tillganglig i typerna Efter tillgänglighet och Advanced.

F: Kan man lagga till flera raster i en skiftmall?
S: Ja. Klicka pa Lägg till rast for varje ytterligare rast. Till exempel fika 15 minutersuters kl. 10:30 och lunch 30 min kl. 13:00.

F: Vad betyder “Samtidigt på en rast 0–1” i rastinstallningarna?
S: Visar hur manga anstallda som kan vara pa denna rast samtidigt. Systemet kontrollerar sa att inte alla gar pa rast samtidigt.