Projekt samlar anställda och scheman (som avdelningar, platser eller team). Scheman definierar reglerna för arbetstid och innehåller faktiska skift. Det krävs minst ett projekt och ett schema innan skift kan tilldelas.
Del 1: Projekt
Första projektet skapas automatiskt direkt efter företagets registrering. Ni kan döpa om det eller andra inställningarna.
Hur man redigerar projektet
Klicka på ikonen Projekt i den vänstra sidopanelen (mappikonen) → välj projektet → ändra uppgifterna:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Projektnamn * | Namn på team, avdelning eller plats (obligatoriskt) |
| färg | Färgmarkering för visuell identifiering i scheman och rapporter |
| Tidszon | Projektets tidszon. Beaktas vid schemagenerering. Kan väljas eller ändras endast om projektet ännu inte har några scheman |
| Standardplats | Plats som automatiskt ställs in på skift vid schemagenerering |
| Chefer | Anställda som tilldelats som projektchefer. Kan skapa och redigera scheman samt övervaka anställdas arbete |
| Anställda | Anställda som tillhör projektet. Flera kan läggas till samtidigt genom flerval |
| Observatörer | Observatörer — kan enbart visa skiftscheman inom projektet. Ingen åtkomst till redigering. Deras förfrågningar när inte cheferna för detta projekt |
| Grundlön | Grundlönesats (valfritt). Systemet använder den för automatisk löneberäkning och lagring i företagets rapporter. Individuell sats för varje anställd kan anges efter att schemat skapats |
Behörigheter för anställda i projektet
| Inställning | Beskrivning |
|---|---|
| Låt anställda se alla scheman i projektet | Anställda ser alla kollegors scheman i projektet |
| Tillåt skiftbyten mellan alla medarbetare i projektet | Tillåter skiftbyten mellan anställda i projektet. Underalternativ Med chefens bekräftelse — byte möjligt först efter chefens godkännande |
| Låt anställda ta vilka skift som helst från listan över öppna skift i projektet | Anställda kan ta lediga skift från listan över öppna skift. Underalternativ Med chefens bekräftelse — krävs chefens godkännande |
| Förhindra en chef från att ändra skift i det förflutna | Chefen kan inte redigera, flytta eller ta bort skift för passerade datum |
Projektmarkeringar (Marks)
Varje projekt kan ha sin egen uppsättning markeringar — färgade etiketter för kategorisering. Markeringar kan kopplas till skift samt till anställda i schemat (fliken Schemalagda teammedlemmar).
För att hantera markeringar: öppna projektredigeringen → Märken → + Lägg till ett märke → ange namn och välj färg → Spara.
Klicka på Spara.
Skapa ytterligare projekt
Klicka på + Skapa ett projekt på sidan Projekt.
Notera: Första projektet är kostnadsfritt. For att skapa ytterligare projekt, gå till avsnittet Moduler, öka antalet projekt i modulen Avdelningar, projekt och spara ändringarna.
Del 2: Skapa schema
Steg 1: Öppna sidan Scheman
Klicka på ikonen Scheman i den vänstra sidopanelen (listikonen).
Steg 2: Starta guiden
Klicka på + Lägg till schema.
Steg 3: Grundinformation (Steg 1)
| Fält | Obligatoriskt | Beskrivning |
|---|---|---|
| Schema namn | Ja | Namn + färg |
| Välj ett projekt | Ja | Schemats projekt |
| Välj datum | Ja | Datumintervall (högst 3 månader per steg) |
| Basic employee Betalningssats | Nej | Grundtimlönesats |
| Välj typ av veckokontroll | Ja | Till exempel “Tillåt med bekräftelse” |
| Tillåt anställda att se alla skift | — | Kryssruta + synlighetsomkopplare |
Behörigheter för anställda (var och en med alternativet “Med chefsgodkännande”):
– Skiftbyten
– Överföring av skift till öppna
– Skapande av egna skift
– Skapande av raster
– Avstående från skift
– Ta öppna skift
– Byte av raster mellan mallar
– Delning av skift
Klicka på Nästa.
Steg 4: Välj schematyp (Steg 2)
Varje schematyp har sina egna inställningar i efterföljande steg i guiden.
Empty — manuellt schema
Fullständig manuell kontroll. Systemet genererar inga skift — ni lägger till dem manuellt via sidan Schedule.
Exempel: Litet kontor med 5 personer, där chefen själv bestämmer vem som jobbar när och manuellt lägger in skift för varje dag.
Inga ytterligare steg i guiden — schemat skapas direkt.
Basic — standard automatiskt
Lämpar sig för enkla scheman med fast arbetstid. I Steg 3 (Skiftdata) anges skiftmallar:
- Veckodagar för varje mall
- Start- och sluttid för skiftet
- Rastlängd
- Plats
Systemet fördelar automatiskt anställda enligt angivna mallar.
Exempel: Kontor som arbetar mån–fre 09:00–18:00. Skapa en skiftmall, och systemet tilldelar den till alla anställda på valda dagar.
Efter tillgänglighet — baserat på anställdas tillgänglighet
Anställda anger i förväg sin tillgängliga tid (via avsnittet När jag är tillgänglig). Systemet genererar automatiskt skift med hänsyn till varje anställds tillgänglighet. I Steg 3 (Skiftdata) anges:
Exempel: Kafe där studerande baristor anger vilka dagar och tider de kan arbeta. Vardagar behövs 3 personer, helger — 1. Systemet skapar schemat automatiskt baserat på tillgänglighet och behov.
Advanced — avancerat automatiskt
För komplexa scheman med flera skift per dag och varierande personalbehov. I Steg 3 (Skiftdata):
Exempel: Kontaktcenter med morgonskift (08:00–16:00, 10 operatörer behövs vardagar, 5 helger), kvällsskift (16:00–00:00, 8 operatörer) och nattskift (00:00–08:00, 3 operatörer). Systemet fördelar anställda på skift baserat på belastning för varje dag.
Preset — roterande mönster
För cykliska scheman. I Steg 3 anges rotationsmönstret — systemet växlar automatiskt arbets- och lediga dagar enligt angiven mall.
Exempel: Bevakningsföretag där anställda arbetar 2 dagar på, 2 dagar av (2/2), eller fabrik med schema dygn på tre dygn av. Ange mönstret en gång, och systemet upprepar det för hela schemaperioden.
Vad är en skiftmall (Skiftmall)
Skiftmall — en sparad uppsättning parametrar för snabbt skapande av skift. Istället för att varje gång manuellt ange tid, rast och andra data, väljer ni en färdig mall — och alla fält fylls i automatiskt.
Mallar skapas i Steg 3 (Skiftdata) i schemaguiden (för typerna Basic, Efter tillgänglighet, Advanced) eller senare — på sidan Schedule.
Vad en skiftmall består av
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Namn | Mallens namn (t.ex. “Morgonskift”, “Nattskift”) |
| färg | Färgmarkering för visning i schemarutnätet |
| From (Tid) | Skiftets starttid |
| To (Tid) | Skiftets sluttid |
| Paus (Minuter) | Rastlängd (enkel rast — ett tal i minuter) |
| Veckodagar | Veckodagar då mallen tillämpas (anges i schemaguiden) |
| Ställ in raster | Planerade raster med exakt tid (se nedan) |
| Plats | Arbetsplats |
| Märken | Markeringar för kategorisering av skift |
| Antal personal som krävs | Antal anställda per veckodag (endast för Efter tillgänglighet och Advanced) |
| Ange arbetsplatser per dag | Kryssruta — olika antal arbetsplatser per dag (endast för Efter tillgänglighet och Advanced) |
Raster i skiftmallen
Skiftmallen stöder två sätt att ange raster:
1. Enkel rast (Paus) — enbart längd i minuter anges. Rasten är inte bunden till en specifik tid.
2. Planerade raster (Ställ in raster) — exakta raster med starttid och parametrar. Aktivera kryssrutan Ställ in raster i skiftmallen:
| Fält | Obligatoriskt | Beskrivning |
|---|---|---|
| Titel * | Ja | Rastens namn (t.ex. “Lunchrast”) |
| Varaktighet * | Ja | Längd: 5, 10, 15, 20, 25, 30, 35, 40 min osv. |
| Start * | Ja | Rastens starttid (t.ex. 09:00, 12:00) |
| Betald | Nej | Kryssruta — betald rast eller ej |
| Samtidigt på en rast | — | Visar hur många anställda som kan vara på rast samtidigt (t.ex. 0–1) |
Klicka på Lägg till rast för att lägga till ytterligare raster i mallen. Flera raster kan anges i ett skift (t.ex. förmiddagsfika och lunchrast).
Planerade raster visas i schemarutnätet och beaktas vid beräkning av arbetstid.
Antal anställda per veckodag
För schematyperna Efter tillgänglighet och Avancerad möjliggör varje skiftmall att ange Antal personal som krävs — antal anställda separat för varje veckodag (man–sön). Använd knapparna +/- för att konfigurera.
Detta gör det möjligt att t.ex. tilldela 5 personer vardagar och 2 på helger för samma skiftmall.
Kryssrutan Ange arbetsplatser per dag aktiverar läget för separat hantering av arbetsplatser per dag.
Där mallar används
Exempel
En restaurang skapar tre mallar: “Morgon” (07:00–15:00, planerad rast “Lunchrast” 30 min från 12:00, betald), “Dag” (15:00–23:00, rast 30 min), “Natt” (23:00–07:00, rast 20 min). Vardagar behövs 5 personer på morgonskiftet, helger — 3. Vid schemaläggning väljer chefen en färdig mall — tid, raster och antal anställda fylls i automatiskt.
Steg 5: Begränsningsinställningar — Inställningar (endast Efter tillgänglighet och Advanced)
For typerna Efter tillgänglighet och Avancerad finns i guiden ett ytterligare steg Inställningar som anger begränsningar vid automatisk skiftfördelning:
Arbetstidskvoter:
| Inställning | Beskrivning | Standard |
|---|---|---|
| Överväg maximalt antal timmar | Beakta maximala arbetstimmar | Aktiverad |
| Daglig arbetskvot | Maximalt antal arbetstimmar per dag | 5 timmar |
| Veckokvot för arbete | Maximalt antal arbetstimmar per vecka | 40 timmar |
| Månatlig arbetskvot | Maximalt antal arbetstimmar per månad | — |
| Ta från position | Hämta kvoter från den anställdas befattningsinställningar | Inaktiverad |
Begränsningar för skift och vila:
| Inställning | Beskrivning | Standard |
|---|---|---|
| Maximalt antal skift i rad | Maximalt antal skift i rad utan ledig dag | 0 (ingen begränsning) |
| Minsta antal pauser i rad | Minsta antal lediga dagar i rad | 0 |
| Maximala antal pauser i rad | Största antal lediga dagar i rad | 0 |
| Det minsta antalet lediga dagar för varje anställd per vecka | Minsta antal lediga dagar per vecka | 2 |
| Minsta rast mellan skift (i timmar) | Minsta vila mellan skift | 8,00 timmar |
| Minsta rast efter nattskift för kvinnor (i timmar) | Minsta vila efter nattskift för kvinnor | 0,00 |
| Minsta rast i rad per vecka (i timmar) | Minsta sammanhängande vila per vecka | 0,00 |
Anpassade regler — knappen + Add möjliggör att lägga till ytterligare regler för autogenerering.
Dessa inställningar garanterar att det automatiskt skapade schemat följer arbetslagstiftning och företagets interna regler.
Belastningsplanerare (endast Efter tillgänglighet och Advanced, kräver modulen Prognoser)
I schemaguiden för typerna Efter tillgänglighet och Avancerad med aktiverad modul Förutsägelse finns fliken Ladda efterfrågan. Den möjliggör att ange hur många anställda som behövs varje timme varje dag.
Timplaner för timbaserad arbetsbelastning (Timvis belastningsplanerare)
Visuell belastningsredigerare direkt i gränssnittet:
| Kolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Tid | Tidsintervall (09:00, 10:00, 11:00 osv.) |
| Mån–Sön | Antal anställda som behövs denna timme för varje veckodag |
Exempel: Kontor som arbetar mån–fre 09:00–18:00. Vardagar behövs 1 anställd varje timme, lör och sön — 0. Fyll i rutnätet, och systemet beräknar automatiskt optimalt antal skift.
Steg 6: Lägg till anställda i schemat
Öppna Schemasida (kalenderikonen) → välj projekt och schema → lägg till anställda via menyn Åtgärder.
Del 3: Lägg till första skiftet
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Datum från / Datum till | Period för skift |
| Veckodagar | Veckodagar |
| Skiftmall | Valfritt |
| Från / Till | Skiftets tider |
| Paus | Rast i minuter |
| Plats | Arbetsplats |
| Note | Anteckningar |
Efter tillägg, klicka på Publicera och meddela anställda — anställda får aviseringar om schemat.
Relaterade artiklar
- Steg-för-steg-guide för konfiguration
- Lägga till första anställda
- Löneinställningar
- Avdelningar, projekt
- Raster
- Prognoser
- Hantera projekt
- Hantera platser
Vanliga frågor
F: Hur många scheman kan finnas i ett projekt?
S: Obegränsat antal.
F: Maximal längd för ett schema?
S: Vid skapande och förlängning — högst tre månader per steg. Schemat kan förlängas obegränsat antal gånger.
F: Kan man ändra schematyp efter att det skapats?
S: Nej. För en annan typ, skapa ett nytt schema.
F: Anställda visas inte i schemarutnätet.
S: Försäkra er om att de anställda är tillagda både i projektet och i schemat.
F: Varningsikon ⚠️ vid schemat.
S: Datumintervallet har gått ut. Skapa ett nytt schema eller förläng det befintliga.
F: Hur lägger man till anställda i schemat efter att det skapats?
S: Öppna Scheman → pennikonen vid schemat → fliken Lägg till anställda → välj anställda → spara.
F: Hur förlänger man schemat efter att det gått ut?
S: Scheman → penna → fliken Minska/utöka schema → välj Utöka schema → ange nytt datum → spara.
F: Vad är “Vecka control Typ” i schemat till för?
S: Bestämmer hur systemet reagerar på övertid. Tillåt — inga begränsningar, Tillåt med bekräftelse — chefen bekräftar övertid, Block — skift som överskrider kvoterna markeras med röd punkt.
F: Hur skapar man ett andra projekt?
S: Gå till Moduler → öka antalet projekt i modulen Avdelningar, projekt → spara. Därefter blir knappen + Skapa ett projekt aktiv.
F: Kan man döpa om en skiftmall efter att schemat skapats?
S: Ja. Klicka på skiftmallen i schemarutnätet → redigeringsknappen — ändra namnet och spara.
F: Hur väljer man schematypen “Förinställning” för rotation 2/2?
S: I schemaguidens Steg 2, välj Förinställning, ange sedan mönstret: 2 arbetsdagar, 2 lediga dagar.
F: Vad händer om man inte publicerar schemat?
S: Anställda får inte aviseringar och ser inte skiften i mobilappen. Publicering är nödvändig för att informera teamet.
F: Kan man tilldela en projektchef vid skapandet?
S: Ja. I projektinställningarna finns fältet Chefer — lägg till önskade användare med rollen Chef.
F: Hur tar man bort ett schema?
S: Öppna schemats inställningar och klicka på Radera. Alla skift inom schemat tas bort automatiskt.
F: Hur lägger man till planerade raster i skiftmallen?
S: I skiftmallen, aktivera kryssrutan Ställ in raster → ange Title, Duration, Start och Paid → klicka på Lägg till rast för att lägga till ytterligare raster. Varje rast är bunden till en specifik tid.
F: Vad är skillnaden mellan enkel rast (Paus) och planerad rast (Ställ in raster)?
S: Enkel Break — enbart längd i minuter, utan tidsbindning. Ställ in raster — exakta raster med namn, starttid, längd och betaldflagga.
F: Kan man ange olika antal anställda för vardagar och helger?
S: Ja. I schematyperna Efter tillgänglighet och Avancerad anges Antal personal som krävs för varje skiftmall separat för varje veckodag (man–sön).
F: Vad är Timplaner för timbaserad arbetsbelastning?
S: Visuell belastningsplanerare i fliken Ladda efterfrågan (kräver modulen Förutsägelse). Möjliggör att ange hur många anställda som behövs varje timme varje dag. Baserat på dessa data beräknar systemet optimalt antal skift.
F: Var hittar jag belastningsplaneraren?
S: Aktivera modulen Förutsägelse → i schemaguiden för typerna Efter tillgänglighet eller Avancerad → fliken Ladda efterfrågan → Timplaner för timbaserad arbetsbelastning.
F: Vad betyder “Ange arbetsplatser per dag” i skiftmallen?
S: Kryssrutan möjliggör att ange olika antal arbetsplatser för varje veckodag inom samma skiftmall. Tillgänglig i typerna Efter tillgänglighet och Advanced.
F: Kan man lägga till flera raster i en skiftmall?
S: Ja. Klicka på Lägg till rast för varje ytterligare rast. Till exempel fika 15 minutes kl. 10:30 och lunch 30 min kl. 13:00.
F: Vad betyder “Samtidigt på en rast 0–1” i rastinställningarna?
S: Visar hur många anställda som kan vara på denna rast samtidigt. Systemet kontrollerar så att inte alla går på rast samtidigt.