Projekt samlar anställda och scheman (som avdelningar, platser eller team). Scheman definierar reglerna för arbetstid och innehåller faktiska skift. Det kravs minst ett projekt och ett schema innan skift kan tilldelas.
Del 1: Projekt
Första projektet skapas automatiskt direkt efter företagets registrering. Ni kan döpa om det eller andra inställningarna.
Hur man redigerar projektet
Klicka pa ikonen Projekt i den vänstra sidopanelen (mappikonen) → valj projektet → ändra uppgifterna:
| Falt | Beskrivning |
|---|---|
| Projektnamn * | Namn pa team, avdelning eller plats (obligatoriskt) |
| färg | Färgmarkering för visuell identifiering i scheman och rapporter |
| Tidszon | Projektets tidszon. Beaktas vid schemagenerering. Kan väljas eller ändras endast om projektet ännu inte har nagra scheman |
| Standardplats | Plats som automatiskt ställs in pa skift vid schemagenerering |
| Chefer | Anställda som tilldelats som projektchefer. Kan skapa och redigera scheman samt övervaka anställdas arbete |
| Anställda | Anställda som tillhör projektet. Flera kan läggas till samtidigt genom flerval |
| Observatörer | Observatörer — kan enbart visa skiftscheman inom projektet. Ingen åtkomst till redigering. Deras forfragninar nar inte cheferna för detta projekt |
| Grundlön | Grundlönesats (valfritt). Systemet använder den för automatisk löneberäkning och lagring i företagets rapporter. Individuell sats för varje anställd kan anges efter att schemat skapats |
Behörigheter för anställda i projektet
| Inställning | Beskrivning |
|---|---|
| Låt anställda se alla scheman i projektet | Anställda ser alla kollegors scheman i projektet |
| Tillåt skiftbyten mellan alla medarbetare i projektet | Tillåter skiftbyten mellan anställda i projektet. Underalternativ Med chefens bekräftelse — byte möjligt forst efter chefens godkännande |
| Låt anställda ta vilka skift som helst från Listaan över öppna skift i projektet | Anställda kan ta lediga skift fran listan over oppna skift. Underalternativ Med chefens bekräftelse — kravs chefens godkännande |
| Prevent a Chef from changing skift in the past | Chefen kan inte redigera, flytta eller ta bort skift för passerade datum |
Projektmarkeringar (Marks)
Varje projekt kan ha sin egen uppsättning markeringar — färgade etiketter för kategorisering. Markeringar kan kopplas till skift samt till anställda i schemat (fliken Schemalagda teammedlemmar).
För att hantera markeringar: oppna projektredigeringen → Märken → + Add Markeraera → ange namn och valj farg → Spara.
Klicka pa Spara.
Skapa ytterligare projekt
Klicka pa + Skapa ett projekt pa sidan Projects.
F: Första projektet är kostnadsfritt. For att skapa ytterligare projekt, ga till avsnittet Modulr, oka antalet projekt i modulen Avdelningar och projekt och spara ändringarna.
Del 2: Skapa schema
Steg 1: Oppna sidan Schedules
Klicka pa ikonen Scheman i den vänstra sidopanelen (listikonen).
Steg 2: Starta guiden
Klicka pa + Lägg till schema.
Steg 3: Grundinformation (Steg 1)
| Falt | Obligatoriskt | Beskrivning |
|---|---|---|
| Schema namn | Ja | Namn + farg |
| Välj ett projekt | Ja | Schemats projekt |
| Välj datum | Ja | Datumintervall (högst 3 månader per steg) |
| Basic employee Betalningssats | Nej | Grundtimlonessats |
| Välj typ av veckokontroll | Ja | Till exempel “Tillåt med bekräftelse” |
| Tillåt anställda att se alla skift | — | Kryssruta + synlighetsomkopplare |
Behörigheter för anställda (var och en med alternativet “Med chefsgodkännande”):
– Skiftbyten
– Överföring av skift till oppna
– Skapande av egna skift
– Skapande av raster
– Avstående fran skift
– Ta oppna skift
– Byte av raster mellan mallar
– Delning av skift
Klicka pa Nästa.
Steg 4: Valj schematyp (Steg 2)
Varje schematyp har sina egna inställningar i efterföljande steg i guiden.
Empty — manuellt schema
Fullständig manuell kontroll. Systemet genererar inga skift — ni lägger till dem manuellt via sidan Schedule.
Exempel: Litet kontor med 5 personer, dar chefen själv bestämmer vem som jobbar nar och manuellt lägger in skift för varje dag.
Inga ytterligare steg i guiden — schemat skapas direkt.
Basic — standard automatiskt
Lämpar sig för enkla scheman med fast arbetstid. I Steg 3 (Skiftdata) anges skiftmallar:
- Veckodagar för varje mall
- Start- och sluttid för skiftet
- Rastlängd
- Plats
Systemet fördelar automatiskt anställda enligt angivna mallar.
Exempel: Kontor som arbetar mån–fre 09:00–18:00. Skapa en skiftmall, och systemet tilldelar den till alla anställda pa valda dagar.
Efter tillgänglighet — baserat pa anställdas tillgänglighet
Anställda anger i förväg sin tillgängliga tid (via avsnittet När jag är tillgänglig). Systemet genererar automatiskt skift med hänsyn till varje anställds tillgänglighet. I Steg 3 (Skiftdata) anges:
Exempel: Kafe dar studerande baristor anger vilka dagar och tider de kan arbeta. Vardagar behövs 3 personer, helger — 1. Systemet skapar schemat automatiskt baserat pa tillgänglighet och behov.
Advanced — avancerat automatiskt
För komplexa scheman med flera skift per dag och varierande personalbehov. I Steg 3 (Skiftdata):
Exempel: Kontaktcenter med morgonskift (08:00–16:00, 10 operatörer behövs vardagar, 5 helger), kvällsskift (16:00–00:00, 8 operatörer) och nattskift (00:00–08:00, 3 operatörer). Systemet fördelar anställda pa skift baserat pa belastning för varje dag.
Preset — roterande mönster
För cykliska scheman. I Steg 3 anges rotationsmönstret — systemet växlar automatiskt arbets- och lediga dagar enligt angiven mall.
Exempel: Bevakningsföretag dar anställda arbetar 2 dagar pa, 2 dagar av (2/2), eller fabrik med schema dygn pa tre dygn av. Ange mönstret en gang, och systemet upprepar det för hela schemaperioden.
Vad är en skiftmall (Skiftmall)
Skiftmall — en sparad uppsättning parametrar för snabbt skapande av skift. Istället för att varje gang manuellt ange tid, rast och andra data, väljer ni en färdig mall — och alla falt fylls i automatiskt.
Mallar skapas i Steg 3 (Skiftdata) i schemaguiden (för typerna Basic, Efter tillgänglighet, Advanced) eller senare — pa sidan Schedule.
Vad en skiftmall består av
| Falt | Beskrivning |
|---|---|
| Namn | Mallens namn (t.ex. “Morgonskift”, “Nattskift”) |
| färg | Färgmarkering för visning i schemarutnätet |
| From (Tid) | Skiftets starttid |
| To (Tid) | Skiftets sluttid |
| Paus (Minuter) | Rastlängd (enkel rast — ett tal i minuter) |
| dagar of Vecka | Veckodagar då mallen tillämpas (anges i schemaguiden) |
| Ställ in raster | Planerade raster med exakt tid (se nedan) |
| Plats | Arbetsplats |
| Märken | Markeringar för kategorisering av skift |
| Antal personal som krävs | Antal anställda per veckodag (endast för Efter tillgänglighet och Advanced) |
| Ange arbetsplatser per dag | Kryssruta — olika antal arbetsplatser per dag (endast för Efter tillgänglighet och Advanced) |
Raster i skiftmallen
Skiftmallen stöder tva sätt att ange raster:
1. Enkel rast (Paus) — enbart langd i minuter anges. Rasten är inte bunden till en specifik tid.
2. Planerade raster (Ställ in raster) — exakta raster med starttid och parametrar. Aktivera kryssrutan Ställ in raster i skiftmallen:
| Falt | Obligatoriskt | Beskrivning |
|---|---|---|
| Titel * | Ja | Rastens namn (t.ex. “Lunchrast”) |
| Varaktighet * | Ja | Langd: 5, 10, 15, 20, 25, 30, 35, 40 min osv. |
| Start * | Ja | Rastens starttid (t.ex. 09:00, 12:00) |
| Betald | Nej | Kryssruta — betald rast eller ej |
| Samtidigt på en rast | — | Visar hur manga anställda som kan vara pa rast samtidigt (t.ex. 0–1) |
Klicka pa Lägg till rast för att lagga till ytterligare raster i mallen. Flera raster kan anges i ett skift (t.ex. förmiddagsfika och lunchrast).
Planerade raster visas i schemarutnätet och beaktas vid beräkning av arbetstid.
Antal anställda per veckodag
För schematyperna Efter tillgänglighet och Avancerad möjliggör varje skiftmall att ange Antal personal som krävs — antal anställda separat för varje veckodag (man–son). Använd knapparna +/- för att konfigurera.
Detta gor det möjligt att t.ex. tilldela 5 personer vardagar och 2 pa helger för samma skiftmall.
Kryssrutan Ange arbetsplatser per dag aktiverar laget för separat hantering av arbetsplatser per dag.
Dar mallar används
Exempel
En restaurang skapar tre mallar: “Morgon” (07:00–15:00, planerad rast “Lunchrast” 30 min fran 12:00, betald), “Dag” (15:00–23:00, rast 30 min), “Natt” (23:00–07:00, rast 20 min). Vardagar behövs 5 personer pa morgonskiftet, helger — 3. Vid schemallaggning väljer chefen en färdig mall — tid, raster och antal anställda fylls i automatiskt.
Steg 5: Begränsningsinställningar — Settings (endast Efter tillgänglighet och Advanced)
For typerna Efter tillgänglighet och Avancerad finns i guiden ett ytterligare steg Inställningar som anger begränsningar vid automatisk skiftfördelning:
Arbetstidskvoter:
| Inställning | Beskrivning | Standard |
|---|---|---|
| Överväg maximalt antal timmar | Beakta maximala arbetstimmar | Aktiverad |
| Daily work quota | Maximalt antal arbetstimmar per dag | 5 timmar |
| Weekly work quota | Maximalt antal arbetstimmar per vecka | 40 timmar |
| Monthly work quota | Maximalt antal arbetstimmar per manad | — |
| Ta från position | Hämta kvoter fran den anställdas befattningsinställningar | Inaktiverad |
Begränsningar för skift och vila:
| Inställning | Beskrivning | Standard |
|---|---|---|
| Maximalt antal skift i rad | Maximalt antal skift i rad utan ledig dag | 0 (ingen begränsning) |
| Minsta antal pauser i rad | Minsta antal lediga dagar i rad | 0 |
| Maximala antal pauser i rad | Största antal lediga dagar i rad | 0 |
| Det minsta antalet lediga dagar för varje anställd per vecka | Minsta antal lediga dagar per vecka | 2 |
| Minsta rast mellan skift (i timmar) | Minsta vila mellan skift | 8,00 timmar |
| Minsta rast efter nattskift för kvinnor (i timmar) | Minsta vila efter nattskift för kvinnor | 0,00 |
| Minsta rast i rad per vecka (i timmar) | Minsta sammanhängande vila per vecka | 0,00 |
Anpassade regler — knappen + Add möjliggör att lagga till ytterligare regler för autogenerering.
Dessa inställningar garanterar att det automatiskt skapade schemat följer arbetslagstiftning och företagets interna regler.
Belastningsplanerare (endast Efter tillgänglighet och Advanced, kräver modulen Forecasting)
I schemaguiden för typerna Efter tillgänglighet och Avancerad med aktiverad modul Förutsägelse finns fliken Ladda efterfrågan. Den möjliggör att ange hur manga anställda som behövs varje timme varje dag.
Timplaner för timbaserad arbetsbelastning (Timvis belastningsplanerare)
Visuell belastningsredigerare direkt i gränssnittet:
| Kolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Tid | Tidsintervall (09:00, 10:00, 11:00 osv.) |
| Mån–Sön | Antal anställda som behövs denna timme för varje veckodag |
Exempel: Kontor som arbetar mån–fre 09:00–18:00. Vardagar behövs 1 anställd varje timme, lor och sön — 0. Fyll i rutnätet, och systemet beräknar automatiskt optimalt antal skift.
Steg 6: Lagg till anställda i schemat
Oppna Schemesida (kalenderikonen) → valj projekt och schema → lagg till anställda via menyn Åtgärder.
Del 3: Lagg till första skiftet
| Falt | Beskrivning |
|---|---|
| Datum från / Datum till | Period för skift |
| Veckodagar | Veckodagar |
| Skiftmall | Valfritt |
| From / To | Skiftets tider |
| Break | Rast i minuter |
| Location | Arbetsplats |
| Note | Anteckningar |
Efter tillägg, klicka pa Publicera och meddela anställda — anställda får aviseringar om schemat.
Relaterade artiklar
- Steg-for-steg-guide for konfiguration
- Lagga till första anställda
- Loneinstellningar
- Avdelningar och projekt
- Raster
- Prognostisering
- Hantera projekt
- Hantera platser
Vanliga frågor
F: Hur manga scheman kan finnas i ett projekt?
S: Obegränsat antal.
F: Maximal langd för ett schema?
S: Vid skapande och forlanging — högst tre månader per steg. Schemat kan förlängas obegränsat antal gånger.
F: Kan man ändra schematyp efter att det skapats?
S: Nej. För en annan typ, skapa ett nytt schema.
F: Anställda visas inte i schemarutnätet.
S: Forssakra er om att de anställda är tillagda bade i projektet och i schemat.
F: Varningsikon ⚠️ vid schemat.
S: Datumintervallet har gatt ut. Skapa ett nytt schema eller förläng det befintliga.
F: Hur lägger man till anställda i schemat efter att det skapats?
S: Oppna Scheman → pennikonen vid schemat → fliken Lägg till anställda → valj anställda → spara.
F: Hur forlangar man schemat efter att det gatt ut?
S: Schedules → penna → fliken Minska/utöka schema → valj Utöka schema → ange nytt datum → spara.
F: Vad är “Vecka control Typ” i schemat till för?
S: Bestämmer hur systemet reagerar pa övertid. Tillåt — inga begränsningar, Tillåt med bekräftelse — chefen bekräftar övertid, Block — skift som överskrider kvoterna markeras med rod punkt.
F: Hur skapar man ett andra projekt?
S: Ga till Modulr → oka antalet projekt i modulen Avdelningar och projekt → spara. Därefter blir knappen + Skapa ett projekt aktiv.
F: Kan man döpa om en skiftmall efter att schemat skapats?
S: Ja. Klicka pa skiftmallen i schemarutnätet → redigeringsknappen — ändra namnet och spara.
F: Hur väljer man schematypen “Förinställning” för rotation 2/2?
S: I schemaguidens Steg 2, valj Förinställning, ange sedan mönstret: 2 arbetsdagar, 2 lediga dagar.
F: Vad händer om man inte publicerar schemat?
S: Anställda får inte aviseringar och ser inte skiften i mobilappen. Publicering är nödvändig for att informera teamet.
F: Kan man tilldela en projektchef vid skapandet?
S: Ja. I projektinställningarna finns fältet Chefer — lagg till önskade användare med rollen Manager.
F: Hur tar man bort ett schema?
S: Oppna schemats inställningar och klicka pa Radera. Alla skift inom schemat tas bort automatiskt.
F: Hur lägger man till planerade raster i skiftmallen?
S: I skiftmallen, aktivera kryssrutan Ställ in raster → ange Title, Duration, Start och Paid → klicka pa Lägg till rast för att lagga till ytterligare raster. Varje rast är bunden till en specifik tid.
F: Vad är skillnaden mellan enkel rast (Paus) och planerad rast (Ställ in raster)?
S: Enkel Break — enbart langd i minuter, utan tidsbindning. Ställ in raster — exakta raster med namn, starttid, langd och betaldflagga.
F: Kan man ange olika antal anställda för vardagar och helger?
S: Ja. I schematyperna Efter tillgänglighet och Avancerad anges Antal personal som krävs för varje skiftmall separat för varje veckodag (man–son).
F: Vad är Timplaner för timbaserad arbetsbelastning?
S: Visuell belastningsplanerare i fliken Ladda efterfrågan (kräver modulen Förutsägelse). Möjliggör att ange hur manga anställda som behövs varje timme varje dag. Baserat pa dessa data beräknar systemet optimalt antal skift.
F: Var hittar jag belastningsplaneraren?
S: Aktivera modulen Förutsägelse → i schemaguiden för typerna Efter tillgänglighet eller Avancerad → fliken Ladda efterfrågan → Timplaner för timbaserad arbetsbelastning.
F: Vad betyder “Ange arbetsplatser per dag” i skiftmallen?
S: Kryssrutan möjliggör att ange olika antal arbetsplatser för varje veckodag inom samma skiftmall. Tillgänglig i typerna Efter tillgänglighet och Advanced.
F: Kan man lagga till flera raster i en skiftmall?
S: Ja. Klicka pa Lägg till rast för varje ytterligare rast. Till exempel fika 15 minutersuters kl. 10:30 och lunch 30 min kl. 13:00.
F: Vad betyder “Samtidigt på en rast 0–1” i rastinställningarna?
S: Visar hur manga anställda som kan vara pa denna rast samtidigt. Systemet kontrollerar så att inte alla gar pa rast samtidigt.