En aktivitet är en syssla inom ett skift: samtal, genomgång av post, utbildning. Skiftet svarar på frågan ”när personen arbetar”, aktiviteten på ”vad hen närmare bestämt gör under de timmarna”.
I appen består avsnittet av två flikar: aktiviteternas kalender och deras mallar.
Steg-för-steg-instruktion
Så öppnar du
☰ → gruppen Schemaläggning (SCHEDULING) → Aktivitet (Activity).
Högst upp finns två flikar: Kalender (Calendar) och Aktivitetsmallar (Activity Templates).
Kalender
På kalenderfliken syns vilka aktiviteter som är tilldelade medarbetarna och till vilken tid. Det är samma kalender som i webbversionen.
Aktivitetsmallar
En mall är en förlaga som aktiviteter skapas snabbt och likadant utifrån. På mallens kort syns namnet och tiden, till exempel ”Emails 08:00 – 12:00” eller ”Calls 08:00 – 16:00” med en förklaring.
En ny mall skapas med knappen Skapa mall (Create template) längst ned till höger. Formuläret är indelat i fyra block:
| Block | Vad det anger |
|---|---|
| Allmänt (General) | Namnet och färgen som aktiviteten syns med i kalendern |
| Tid (Time) | Start- och sluttid som standard |
| Tillämpningsområde (Scope of application) | Begränsning av mallen till ett projekt, ett schema, en plats eller en befattning |
| Taggar och färdigheter (Tags and skills) | Etiketter för gruppering och färdigheter |
Tipset på själva skärmen förklarar innebörden i det sista blocket: etiketter hjälper till att gruppera aktiviteter, och färdigheterna är obligatoriska för utförarna. Det är just det som är det viktigaste i mallarna — systemet väljer ut personer med rätt kunnande till aktiviteten, inte vem som helst som är ledig.
Vad medarbetaren gör med sin aktivitet
I appen kan medarbetaren bara starta och avsluta aktiviteten. Det finns inga checklistor, foton eller kommentarer inuti aktiviteten — det här är inte ett uppdrag från fältarbetsläget.
Möjliga problem och lösningar
| Problem | Orsak | Lösning |
|---|---|---|
| Avsnittet Aktivitet saknas | Aktivitetsmodulen är inte ansluten | Anslut den under Företag → Moduler. Modulen kräver att närvaroregistreringen är påslagen |
| Aktiviteten tilldelas inte medarbetaren | Hen saknar den färdighet som anges i mallen | Lägg till färdigheten hos medarbetaren eller ta bort kravet ur mallen |
| Flera likadana aktiviteter behöver skapas på en gång | Styckvis tar det tid | Vid skapandet finns ett antalsfält — ange hur många som behövs |
| Det går inte att ändra status på aktiviteter i grupp | Någon sådan åtgärd finns inte | I grupp går endast borttagning |
| Aktiviteten syns inte i schemat | Visningen av aktiviteter är avstängd | Slå på visningen av aktiviteter i inställningarna för schemavyn |
Vanliga frågor (FAQ)
Fråga: Hur skiljer sig en aktivitet från ett skift? Svar: Skiftet är hela arbetstiden. Aktiviteten är en syssla inom den tiden.
Fråga: Krävs det en separat modul? Svar: Ja, aktivitetsmodulen, och den fungerar tillsammans med närvaroregistreringen.
Fråga: Varför finns det färdigheter i mallen? Svar: För att medarbetare med rätt kunnande ska väljas ut till aktiviteten, inte vilka som helst.
Fråga: Kan en medarbetare skapa en aktivitet åt sig själv? Svar: I appen startar och avslutar hen en tilldelad aktivitet. Det är chefen, administratören och ägaren som skapar dem.
Fråga: Går det att ändra status på flera aktiviteter samtidigt? Svar: Nej. Av gruppåtgärderna finns endast borttagning.
Fråga: Finns det en checklista eller fotorapport inuti aktiviteten? Svar: Nej. Checklistor och foton hör till uppdragen i fältarbetsläget, inte till schemaaktiviteterna.