Två avsnitt i den nedre panelen som appen oftast öppnas för: Begäranden (Requests) – vad medarbetarna ber om, Aviseringar (Notifications) – vad som har hänt.
Steg-för-steg-instruktion
Lista över begäranden
Tredje ikonen i den nedre panelen. Skärmen är delad i två flikar: Ny (New) – de som väntar på beslut, och Arkiv (Archive) – de redan behandlade. Överst finns Filter (Filters), längst ned till höger knappen för att skapa.
På kortet syns typen av begäran, medarbetarens namn, projektet, perioden och datumet för den senaste ändringen.
Kortet för en begäran
En tryckning öppnar begäran med två flikar.
Detaljer (Details) – status, medarbetare, typ av begäran, perioden Från (From) – Till (To), när den skapades och när den ändrades. Längst ned finns två knappar: Bekräfta (Confirm) – godkänn, Avbryt (Cancel) – avslå.
Diskussion (Discussion) – korrespondensen om begäran. Här syns historiken (Förfrågan skapad (Request created) med datum) och fältet Ange meddelande här (Enter message here) med en skicka-knapp. Du kan fråga medarbetaren om detaljer utan att lämna ärendet och byta till e-posten.
Skapa en begäran
Knappen för att lägga till öppnar Skapa förfrågan (Create request):
| Block | Fält | Beskrivning |
|---|---|---|
| Förfrågningstyp (Request type) | Typ (Type) | Typ: sjukdom, semester, helgdag eller din egen typ |
| Betalning | Om frånvaron är markerad som betald | |
| Tidslängd för ledighet (Time off duration) | Hela dagen eller en del av dagen | |
| Datum (Date) | Datum | |
| Tid (Time) | Tid, om en del av dagen är vald | |
| Alternativ (Options) | Anställd (Employee) | Vem den gäller. Chefen kan skapa en begäran åt en medarbetare |
| Flytta skiften till Öppna Skift (Move shifts to Open Shifts) | Föra över periodens skift till de lediga, så att någon annan kan ta dem |
Längst ned finns Bifoga fil (Attach file) – till begäran bifogas ett dokument, till exempel ett intyg. Den skickas med knappen Skicka in (Submit).
Aviseringar
Fjärde ikonen, klockan. Den röda cirkeln visar antalet olästa, fler än nittionio anges som 99+.
I flödet finns händelser med datum och tid: en medarbetare kom inte till sitt skift, en begäran har kommit in, schemat har ändrats. Aviseringen berättar om ett faktum; beslutet fattas i avsnittet för begäranden.
Vilka aviseringar som kommer och vart, ställs in i Min profil → Aviseringar. Där, i gruppen TELEGRAM, finns även token för boten – aviseringar i Telegram kopplas på direkt från appen.
Möjliga problem och lösningar
| Problem | Orsak | Lösning |
|---|---|---|
| Medarbetaren kan inte skicka en begäran | Den önskade typen är förbjuden i schemainställningarna | Slå på behörigheten i Scheman → schema → Grundläggande information |
| Ingen kan täcka den frånvarande medarbetarens skift | Överföring av skift slogs inte på när begäran skapades | Slå på Flytta skiften till Öppna Skift – skiften går över till de lediga |
| Begäran försvann från listan | Den är behandlad | Leta i fliken Arkiv |
| Oklart varför medarbetaren begär ledigt | Det saknas detaljer | Fråga direkt i begäran, fliken Diskussion |
| Ett intyg behövs till sjukfrånvaron | Filen är inte bifogad | Medarbetaren bifogar dokumentet med knappen Bifoga fil när begäran skapas |
| Aviseringar kommer inte fram | De aktuella typerna är avstängda | Min profil → Aviseringar |
| SMS kommer inte fram | Det räcker inte att slå på modulen | Fyra villkor krävs samtidigt: modulen är påslagen, SMS är tillåtna i företagsinställningarna, medarbetaren har ett nummer angivet, företagets saldo är påfyllt |
| Det går inte att skapa en begäran i efterhand | Så är det tänkt | Öppet skift, byte och överlämning går inte att begära i efterhand |
Vanliga frågor (FAQ)
Fråga: Vad skiljer en avisering från en begäran? Svar: Aviseringen berättar om en händelse, begäran kräver ett beslut. Man godkänner och avslår i kortet för begäran med knapparna Bekräfta och Avbryt.
Fråga: Går det att skriva med medarbetaren om begäran? Svar: Ja, fliken Diskussion inuti begäran. Där syns även ändringshistoriken.
Fråga: Går det att bifoga ett intyg? Svar: Ja, med knappen Bifoga fil när begäran skapas.
Fråga: Vad gör Flytta skiften till Öppna Skift (Move shifts to Open Shifts)? Svar: Den för över medarbetarens skift under den perioden till de lediga, så att kollegorna kan ta dem.
Fråga: Kan en chef skapa en begäran åt en medarbetare? Svar: Ja, i blocket Alternativ väljs vem begäran gäller.
Fråga: Vem godkänner begäranden? Svar: Projektets chef, administratören eller ägaren.
Fråga: Var ser man behandlade begäranden? Svar: I fliken Arkiv.