Att markera skiftets början och slut är det som den anställda oftast öppnar appen för. Från version 2.1.0 går båda åtgärderna via skärmen Närvaro (Attendance) med karta, och telefonen ber om flera behörigheter på vägen.
Platsen bevakas av två olika moduler. Närvaro (Attendance) kontrollerar om du är på plats i skiftets början och slut — just därför går båda åtgärderna via kartan. Kontroll av arbetsplats (Work location control) följer var du har varit under skiftet.
Ge alla behörigheter på telefonen på en gång, inklusive åtkomst till platsen i läget ”alltid”. Du behöver inte räkna ut vilken modul som använder vad: företagets ägare slår på och av moduler när som helst, och om behörigheterna bara är givna till hälften börjar appen bete sig felaktigt — och det tyst, utan varning. Att tillåta allt en gång kostar mindre än att sedan leta efter varför skiftet inte registrerades.
Steg-för-steg-instruktion
Skiftets början: steg för steg
Att starta skiftet är en kedja av flera skärmar. Den går inte att hoppa över: varje steg slår på något.
1. Tryck på den gröna knappen ”Börja skift” på instrumentpanelen.
2. Telefonen ber om åtkomst till platsen. Ge den.
3. Därefter — åtkomst till fysisk aktivitet. Den behövs för att skilja rörelse från stillastående.
4. Sedan förklarar appen själv: läget ”Tillåt alltid” behövs, och den föreslår att du växlar till det i telefonens inställningar. Godkänn och växla.
5. Skärmen Närvaro (Attendance) med karta öppnas. Här syns var du befinner dig, och det står en varning: När skiftet börjar aktiveras platsövervakning i bakgrunden. Skiftet börjar med en andra knapp Börja skift, redan på den här skärmen.
Om du inte är på arbetsplatsen
När skiftet har en angiven plats jämför närvaron ditt läge med den. Om du befinner dig långt bort säger skärmen det rakt ut.
Högst upp visas en röd rad Fel — Du är utanför platsen (Error — You are outside the location). På kartan dras en rutt från din punkt till arbetsplatsen, och i panelen längst ner finns tre värden: avståndet, restiden och platsens namn. Till exempel: 3.34 km · 8 min · call center.
Så ser den anställda direkt inte bara att hen inte är där hen ska vara, utan också hur långt bort det är och vart hen ska gå.
Knappen Börja skift förblir samtidigt aktiv och går att trycka på — men skiftet börjar inte: felet fälls ut högst upp igen. Markeringen går igenom först när du befinner dig inom den radie som chefen angett i platsens inställningar.
Om skiftet inte har någon angiven plats finns ingen kontroll — på skärmen står det att platsen inte är angiven, och skiftet börjar var som helst. Samma gäller oplanerade skift: de har ingen plats, därför utförs ingen kontroll.
Medan skiftet pågår
Raden ändras till På skift (On shift) med en räknare för arbetad tid, och knappen till Avsluta skift (End shift). Nedanför visas rastblocket: när den börjar, dess tid och knappen Starta rast (Start break).
Avsluta skiftet: steg för steg
1. Tryck på ”Avsluta skift”. Appen ber om bekräftelse: Vill du verkligen avsluta? (Do you really want to finish?)
2. Samma skärm ”Närvaro” med karta öppnas och en knapp för att avsluta — platsen markeras även vid utgången.
3. Den sista bekräftelsen — Är du säker på att du vill avsluta skiftet? (Are you sure you want to complete the shift?)
Två bekräftelser i följd är gjorda med avsikt: skiftet får inte kunna stängas av en slumpmässig tryckning. Efter avslutet markeras skiftkortet i dagens lista som Slutfört (Completed), och intill visas avvikelserna — försening och tidigt avslut.
Möjliga problem och lösningar
| Problem | Orsak | Lösning |
|---|---|---|
| Knappen Börja skift finns inte | Skiftet har ännu inte börjat eller är redan avslutat | Knappen visas i det fönster som närvaromodulens inställningar anger |
| Skiftet går inte att börja, felet Du är utanför platsen visas högst upp | Närvaron kontrollerar platsen och du är utanför arbetsplatsen | Gå närmare arbetsplatsen: på skärmen syns avståndet, restiden och platsens namn. Knappen går att trycka på, men markeringen går inte igenom förrän du är inom radien |
| Platsen slutar skickas | Behörigheten är given som ”bara när appen används” | Växla till ”Tillåt alltid” i telefonens inställningar |
| Appen fungerar inte som förut, fast ingenting har ändrats | Företaget har slagit på en ny modul, och behörigheterna på telefonen räcker inte | Kontrollera appens behörigheter och ge alla, inklusive läget ”Tillåt alltid” |
| Skiftet började, men markeringen räknades inte | Begäran om plats i bakgrunden avbröts | Ge behörigheten och börja skiftet på nytt |
| Skiftet är markerat Inte planerad | Det började utanför schemat | Så är det tänkt: ett oplanerat skift har ingen mall, och platskontrollen utförs inte för det |
| Skiftet stängdes av sig själv, fast jag inte tryckte | Det fönster då skiftet ännu gick att avsluta manuellt har passerat | Fönstret anges av inställningen ”hur mycket senare en anställd kan avsluta skiftet” i närvaromodulen |
| Avvikelsen visas som ett märkligt tal | Känt visningsfel | Värdet är riktigt, men skrivs ut utan avrundning. Utgå från raden högst upp — där är formatet ”0h 2m” |
Vanliga frågor (FAQ)
Fråga: Varför ber telefonen om så många behörigheter när skiftet startas? Svar: De är tre: platsen, fysisk aktivitet och åtkomst till platsen i bakgrunden. Olika moduler använder olika av dem: närvaron — markeringen av platsen i skiftets början och slut, kontrollen av arbetsplatsen — förflyttningarna under skiftet. Du behöver inte reda ut vem som behöver vad: ge alla tre.
Fråga: Måste man ge åtkomst ”alltid”? Svar: Ja. Läget ”bara när appen används” slutar fungera så snart appen minimeras, och en del av data registreras inte.
Fråga: Kan man gå på rast från appen? Svar: Ja, under skiftet visas rastblocket med knappen Starta rast under knappen för att avsluta.
Fråga: Varför bekräftas avslutet två gånger? Svar: Den första frågan är allmän, den andra kommer redan på skärmen med kartan, efter att platsen markerats. Så stängs inte skiftet av en slumpmässig tryckning.
Fråga: Kan man börja ett skift som inte finns i schemat? Svar: Ja, om oplanerade skift är tillåtna. Ett sådant skift markeras som Inte planerad.
Fråga: Vad händer om man glömmer att avsluta skiftet? Svar: Skiftet stängs av sig själv, men på olika sätt beroende på typ. För oplanerade skift finns en högsta längd angiven i inställningarna, varefter skiftet stängs automatiskt. För planerade finns ett fönster: inställningen Hur mycket senare kan en anställd "stämpla ut"? (min) anger hur många minuter efter skiftets slut det ännu går att stänga manuellt. Hinner du inte stänger systemet det själv.
Fråga: Ser chefen att jag har börjat skiftet? Svar: Ja, skiftets tillstånd syns direkt i schemat och i rapporterna, och med aviseringar påslagna kommer ett meddelande.