Medarbetaren ser inte samma sak i appen som chefen. Hen behöver inte företagsinställningar och teamhantering — hen behöver se sina skift, börja arbeta, be om ledighet och byta skift med en kollega. Den här artikeln handlar om vad som är tillgängligt just för hen.
Steg-för-steg-instruktion
Menyn
☰ i den nedre panelen öppnar Arbetsutrymme (Workspace). Hos medarbetaren är det kort:
| Grupp | Punkt |
|---|---|
| Kortet högst upp | Profil (Profile) och Företag (Company) |
| Schemaläggning (SCHEDULING) | Aktivitet (Activity) |
| Personligt (PERSONAL) | När jag är tillgänglig (When I am available), Min lön (My salary), Mina filer (My files) |
| Support (SUPPORT) | Hjälpcenter (Help center) |
Avsnitten Scheman, Geolokaliseringskarta, Rapporter, Projekt, Företagets anställda och Företagsstruktur finns inte hos medarbetaren — det är avsnitt för ledningen. Däremot finns Min lön, som ägaren inte har: sina egna ersättningar tittar medarbetaren på här.
Min lön
Min lön (My salary) — ett avsnitt som ägaren inte har: det är medarbetarens personliga ersättningar. Högst upp finns perioden, nedanför en sammanställning:
| Vad som visas | Förklaring |
|---|---|
| Totalt intjänat (Total earned) | Totalt intjänat under perioden |
| Bonus (Bonus) | Beräknade bonusar |
| Behållande (Retention) | Avdrag |
| Totalt arbetad (Total worked) | Arbetade timmar |
| Inkluderar dagsskift (Includes day shifts) / Inkluderar nattskift (Includes night shifts) | Uppdelning i dag- och nattimmar med belopp |
Kontrollpanelen
Den första skärmen efter inloggningen: nuvarande eller närmaste skift, knappen för att starta det och en lista över kommande skift per dag. Den är uppbyggd på samma sätt som hos chefen, men visar bara dina skift.
Hur du startar och avslutar ett skift — i artikeln ”Starta och avsluta ett skift i mobilappen”.
Schemat
Den andra ikonen i den nedre panelen. Tre visningslägen:
| Läge | Vad det visar |
|---|---|
| Mina skift (My shifts) | Bara dina |
| Öppna Skift (Open Shifts) | De som lagts ut i den gemensamma listan — de kan tas |
| Alla skift (All shifts) | Hela teamets skift |
Knapparna Exportera (Export) och mer (More), som chefen har, finns inte här.
Vad du kan göra med ditt skift
Tryck på ett skift — då öppnas Shift detaljer (Shift details). På ditt kommande skift kan du välja plats och etiketter och trycka på Spara. På ett tidigare skift finns det inte.
Kortets andra flik är Bonusar/Straff/Förskott (Bonuses/Penalties/Advances): vad som beräknats och dragits av just för det här skiftet. Om det inte finns något står det också så.
Det viktigaste ligger bakom de tre punkterna i det övre högra hörnet — de öppnar Välj en åtgärd (Select action):
| Åtgärd | Vad den gör |
|---|---|
| Flytta till öppna skift (Move to Open Shifts) | Lägga ut skiftet i den gemensamma listan så att någon annan tar det |
| Förfrågan om byte av skift (Shift Swap Request) | Byta skift med en kollega |
| Förfrågan om redigering av skift (Shift edit request) | Be om att flytta tiden för sitt skift |
| Förfrågan om skiftbyte (Shift drop request) | Lämna över skiftet till en bestämd person |
| Begäran om att dela ett skift (Request to split a shift) | Arbeta en del av skiftet och lämna resten |
Flytta till öppna skift frågar efter bekräftelse — Är du säker? (Are you sure?), och skiftet går till den gemensamma listan.
Förfrågan om byte av skift öppnar skärmen Byt skift (Swap shift) med en lista över andras skift: datum, tid, kollegans namn och mallens namn. Du väljer vem du byter med.
Förfrågan om redigering av skift öppnar Ändra tiden (Change of time): datum, start- och sluttid, fältet Meddelande (Message) — där förklarar du orsaken.
Förfrågan om skiftbyte öppnar Överför skift (Transfer shift): Välj medarbetare (Select employees) och Skicka förfrågan (Send request). Skillnaden mot öppna skift är att du här namnger bestämda personer i stället för att lämna skiftet till alla.
Begäran om att dela ett skift öppnar Dela upp skift (Split shift). På skärmen finns en ledtråd: dela skiftet för att välja din arbetstid och skicka resten till öppna skift. Med skjutreglaget anger du delningspunkten och väljer vilken av de två delarna du lämnar.
Förfrågningar
Den tredje ikonen i den nedre panelen. Två flikar: Ny (New) och Arkiv (Archive). Längst ned till höger finns knappen för att skapa.
Formuläret Skapa förfrågan (Create request) är kortare hos medarbetaren än hos chefen:
| Block | Fält |
|---|---|
| Förfrågningstyp (Request type) | Typ av frånvaro och om den är betald |
| Tidslängd för ledighet (Time off duration) — hela dagen eller en del av den | |
| Datum och tid | |
| Bifoga fil (Attach file) — ett läkarintyg eller dokument |
Det avslutas med knappen Skicka in (Submit).
Blocket Alternativ (Options), där chefen väljer vem förfrågan ska skapas för och om skiften ska flyttas till öppna skift, finns inte hos medarbetaren: hen skapar bara förfrågningar för sig själv.
Aviseringar
Den fjärde ikonen. Hos medarbetaren heter skärmen Händelser (Events) och är uppdelad i flikar: alla, aviseringar och förfrågningar. Den röda cirkeln visar antalet olästa.
Pauser
En planerad rast startas från kontrollpanelen: under skiftet visas under avslutningsknappen ett block med rasttiden och knappen Starta rast. Sedan är allt som med skiftet — en skärm med karta, bekräftelse, och när det är slut knappen Avsluta rast och två bekräftelser.
En oplanerad rast läggs till på skiftkortet, i avsnittet Pausar, med knappen med plustecknet. Den begränsas av modulens inställningar: hur många oplanerade raster som får tas per skift och inom vilket fönster före rastens början knappen alls fungerar. Om gränsen är förbrukad eller det är långt till rasten finns knappen inte eller så fungerar den inte.
Tagna raster syns direkt där, i listan under rubriken Pausar.
Hjälpcenter
☰ → Support (SUPPORT) → Hjälpcenter (Help center). Inuti: kontakt med supporten, växlingsknappen Aktivera supportåtkomst (Enable Support Access), artiklar, videolektioner och länkar till Shiftons sociala medier.
Varför medarbetaren kanske inte har dessa knappar
Det är det vanligaste klagomålet, och orsaken är nästan alltid en av två.
Den första: åtgärderna är avstängda i inställningarna. Allt som medarbetaren gör med ett skift slås på av chefen i schemat — avsnittet Grundläggande information, tio växlingsknappar för självbetjäning. Om de är avstängda återstår en punkt i stället för fem bakom de tre punkterna.
| Vad medarbetaren har blivit utan | Vilken växlingsknapp som ska slås på |
|---|---|
| Skiftbyte | Tillåt skiftbyte |
| Överlämning av skift | Tillåt anställda att släppa skift |
| Lägga ut i öppna skift | Tillåt anställda att skicka skift till listan Öppna skift |
| Ta ett öppet skift | Tillåt anställda att ta skift från listan Öppna skift |
| Dela upp ett skift | Tillåt anställda att dela upp skift |
| Begära rast | Tillåt anställda att skapa pauser |
| Eget skift | Låt anställda skapa sina egna skift |
| Andras skift i schemat | Tillåt anställda att se alla skift |
En del av inställningarna finns även på projektnivå — Skiftinställningar i projektkortet. De gäller alla projektets scheman samtidigt.
Den andra: schemat har tagit slut. För skift utanför schemats giltighetstid finns inga åtgärder alls — de tre punkterna öppnas helt enkelt inte. Kontrollera schemats period: om den ligger i det förflutna, förläng den via Minska/utöka schema.
Möjliga problem och lösningar
| Problem | Orsak | Lösning |
|---|---|---|
| De tre punkterna på skiftet öppnas inte | Schemat har tagit slut | Chefen förlänger schemat via Minska/utöka schema |
| Det finns bara en punkt i åtgärdslistan | Växlingsknapparna för självbetjäning är avstängda | Chefen slår på de nödvändiga i schemats Grundläggande information |
| Ingen att byta skift med | Det finns inga passande skift hos kollegorna i listan | Byte är bara möjligt med andra medarbetares skift i detta schema. Om ”byte endast inom befattningen” är påslaget — dessutom bara med samma befattning |
| Det finns inga öppna skift | Ingen har lagt ut något eller så är det förbjudet att ta skift | Kontrollera med chefen växlingsknappen för att ta öppna skift |
| Åtgärderna finns, men förfrågan går inte igenom | Bekräftelse av chefen är påslagen | Förfrågan har gått till chefen och väntar på godkännande — se fliken Arkiv och aviseringarna |
| Avsnittet Scheman finns inte i menyn | Det är så det är tänkt | Det är ett avsnitt för ledningen. Sina egna skift tittar medarbetaren på i den andra fliken i den nedre panelen |
| Min lön finns inte | Modulen för löneberäkning är inte ansluten | Modulen slås på i företagsinställningarna |
Vanliga frågor (FAQ)
Fråga: Vad skiljer ”Flytta till öppna skift” från ”Förfrågan om skiftbyte”? Svar: I det första fallet går skiftet till den gemensamma listan och kan tas av vem som helst som har rätt till det. I det andra namnger du bestämda personer.
Fråga: Går det att arbeta halva skiftet och lämna resten? Svar: Ja, för det finns Begäran om att dela ett skift: med skjutreglaget väljer du delningspunkten och anger vilken del som ska skickas till öppna skift.
Fråga: Varför har jag ingen bytesknapp när min kollega har det? Svar: Inställningarna för självbetjäning anges för varje schema separat. Om ni finns i olika scheman kan uppsättningarna av åtgärder skilja sig.
Fråga: Vart kommer svaret på min förfrågan? Svar: Till Händelser och till Arkiv på förfrågningsskärmen. Inuti själva förfrågan finns en diskussionsflik där du kan skriva med chefen.
Fråga: Går det att bifoga ett läkarintyg till sjukfrånvaron? Svar: Ja, med knappen Bifoga fil när du skapar förfrågan.
Fråga: Var ser jag min lön? Svar: Menyn → Min lön. Chefen har inte den punkten, det är medarbetarens personliga avsnitt.
Fråga: Kan jag ansöka om ledighet för en kollega? Svar: Nej. Förfrågan skapas bara för dig själv — det finns inget val av medarbetare i formuläret.
Fråga: Var ser jag hur mycket jag har fått? Svar: Menyn → Min lön: intjänat under perioden, bonusar, avdrag och arbetade timmar med uppdelning i dag och natt.
Fråga: Varför läggs inte den oplanerade rasten till? Svar: Två orsaker. Antingen är gränsen för oplanerade raster per skift förbrukad, eller så är det för långt till rasten — knappen fungerar bara inom det fönster som modulens inställningar anger.
Fråga: Varför startar inte rasten? Svar: Rasten markeras, precis som skiftet, via kartan — närvaron kontrollerar platsen. Om geolokaliseringen är avstängd på telefonen reagerar knappen inte.
Fråga: Varför går det inte att ändra något på ett tidigare skift? Svar: Åtgärderna är bara tillgängliga på kommande skift i ett gällande schema.