En aktivitet är en syssla inom ett skift: samtal, genomgång av post, utbildning. Skiftet svarar på frågan ”när personen arbetar”, aktiviteten på ”vad hen närmare bestämt gör under de timmarna”.
Det här är en separat modul och den fungerar tillsammans med närvaroregistreringen. Om modulen inte är ansluten finns avsnittet inte alls i menyn.
Steg-för-steg-instruktion
Så öppnar du
☰ → gruppen Schemaläggning (SCHEDULING) → Aktivitet (Activity).
Vad du ser på skärmen
En kalender: du ser vilka aktiviteter du har tilldelats och till vilken tid. Varje aktivitet har eget namn och egen färg — den som är angiven i dess mall, så att olika sysslor går att skilja åt med blotta ögat.
Dagens aktivitet syns direkt, och det är den som startas.
Så startar och avslutar du en aktivitet
1. Öppna Aktivitet och leta upp dagens aktivitet.
2. Tryck på startknappen.
3. Tryck på avslutsknappen när du är klar.
Allt en medarbetare gör med en aktivitet i appen är att starta och avsluta den. Det finns varken checklistor, foton eller kommentarer inuti aktiviteten: det här är inte ett uppdrag från läget för fältarbete, utan en markering av vad skiftets tid ägnas åt.
Planerade och oplanerade aktiviteter
Här är allt som med skiften: en aktivitet kan vara inlagd i förväg eller tagen under arbetets gång.
| Aktivitet | Varifrån den kommer | När den är tillgänglig |
|---|---|---|
| Planerad | Chefen har tilldelat den i förväg | Syns i kalendern på sin dag och startas helt enkelt |
| Oplanerad | Medarbetaren tar den själv under skiftet | Endast om det är tillåtet i inställningarna för aktivitetsmodulen |
Tillståndet för oplanerade aktiviteter är en inställning i själva modulen, inte i schemat. Där skiljer de sig från oplanerade raster, som slås på med en växlare i schemat.
Och inställningen är enkel: tillåtet eller inte. Någon sifferbegränsning som för oplanerade raster anges inte här — är oplanerade aktiviteter tillåtna kan du ta så många som arbetet kräver. Är de avstängda går det inte att ta en syssla utöver de tilldelade.
Varför en aktivitet kanske inte dyker upp
Aktiviteter tilldelas av chefen, och inte till vem som helst: i aktivitetens mall går det att ange obligatoriska kompetenser. Systemet sätter personer med rätt kunnande på aktiviteten, inte vem som helst som är ledig. Saknas kompetensen blir aktiviteten inte tilldelad dig.
Det andra villkoret är skiftet. En aktivitet finns inuti ett skift, därför startas den på ett påbörjat skift och bara på sin egen dag.
Så skiljer sig en aktivitet från en rast
Båda markeringarna lever inuti skiftet, men de betyder olika saker:
| Aktivitet | Rast | |
|---|---|---|
| Vad den betyder | Arbete: vad man närmare bestämt gör | Paus i arbetet |
| Vem som skapar den | Chefen tilldelar den, och en oplanerad tar medarbetaren själv | Inbyggd i skiftmallen eller så ber medarbetaren om den själv |
| Var den startas | Avsnittet Aktivitet | Kontrollpanelen eller skiftkortet |
| Om den räknas som arbetstid | Ja | Beror på inställningen ”betald” |
Om rasten handlar artikeln ”Rast under skiftet”.
Möjliga problem och lösningar
| Problem | Orsak | Lösning |
|---|---|---|
| Avsnittet Aktivitet finns inte i menyn | Aktivitetsmodulen är inte ansluten | Modulen ansluts av företagets ägare och den kräver att närvaroregistreringen är påslagen |
| Aktiviteter tilldelas inte | Du saknar kompetensen som anges i aktivitetens mall | Chefen lägger till kompetensen i din profil eller tar bort kravet ur mallen |
| Aktiviteten startar inte | Den gäller inte i dag eller så är skiftet inte påbörjat | En aktivitet startas för den aktuella dagen inuti ett påbörjat skift |
| Kalendern är tom | Ingenting är tilldelat dig | Aktiviteter tilldelas av chefen; fråga om ditt arbete ingår i aktivitetsmodulen |
| Det går inte att ta en aktivitet utöver de tilldelade | Oplanerade aktiviteter är avstängda i modulens inställningar | Företagets ägare slår på dem i inställningarna för aktivitetsmodulen |
| Jag startade en aktivitet men tiden räknas inte | Skiftet är inte påbörjat | Börja först skiftet, sedan aktiviteten |
| Jag glömde att avsluta aktiviteten | Markeringen blev kvar öppen | Säg till chefen: hen rättar aktiviteten på sin sida |
Vanliga frågor (FAQ)
Fråga: Hur skiljer sig en aktivitet från ett skift? Svar: Skiftet är hela arbetstiden. Aktiviteten är en syssla inom den tiden.
Fråga: Kan jag ta en aktivitet som inte har tilldelats mig? Svar: Ja, om oplanerade aktiviteter är tillåtna i inställningarna för aktivitetsmodulen. Om de är förbjudna — bara de som chefen har tilldelat.
Fråga: Varför tilldelas jag inte en aktivitet som kollegerna utför? Svar: I aktivitetens mall anges obligatoriska kompetenser. Utan rätt kompetens sätter systemet inte dig på den aktiviteten.
Fråga: Krävs det en separat modul? Svar: Ja, aktivitetsmodulen, och den fungerar tillsammans med närvaroregistreringen.
Fråga: Går det att starta en aktivitet utan att ha börjat skiftet? Svar: Nej. En aktivitet finns inuti ett skift.
Fråga: Vad betyder aktivitetens färg i kalendern? Svar: Färgen är angiven i dess mall och behövs för att olika sysslor ska gå att skilja åt med blotta ögat.
Fråga: Är aktivitet och rast samma sak? Svar: Nej. Aktiviteten betyder arbete, rasten en paus i det. Och de startas på olika ställen.
Fråga: Går det att i aktiviteten markera vad jag närmare bestämt har gjort? Svar: Nej, i appen har aktiviteten bara en början och ett slut. Checklistor och foton hör till uppdragen i läget för fältarbete, inte till aktiviteterna.
Fråga: Hur många oplanerade aktiviteter går det att ta under ett skift? Svar: Det finns ingen gräns. Till skillnad från oplanerade raster har aktiviteterna en enkel inställning: tillåtet eller förbjudet.