Tillgänglighet är när en medarbetare är beredd att arbeta. Scheman av typen ”efter tillgänglighet” byggs just utifrån dessa uppgifter: systemet lägger pass endast på de timmar som personen har markerat.
I version 2.1.0 ändrades skärmen: tidigare fanns här bara den egna tillgängligheten, nu kan chefen även se andras.
Steg-för-steg-instruktion
Så öppnar du
☰ → gruppen Personligt (PERSONAL) → När jag är tillgänglig (When I am available).
Så är skärmen uppbyggd
Överst finns månaden och en veckorad med datum. Du bläddrar mellan veckorna med knapparna Föregående vecka (Previous week) och Nästa vecka (Next week).
Nedanför följer dagarna i ordning, var och en med sitt eget tillstånd:
| Vad som står i dagen | Betydelse |
|---|---|
Tidsintervall, till exempel 08:00 - 17:00 | Timmarna då medarbetaren är beredd att arbeta |
| Hela dagen (All day) | Beredd att arbeta när som helst den dagen |
| Tillgänglighet ej angiven (Availability not specified) | Dagen är inte ifylld. För scheman efter tillgänglighet betyder det att systemet inte lägger något pass här |
Det kan finnas flera intervall på en dag — till exempel morgon och kväll, med ett uppehåll däremellan.
Andras tillgänglighet
Knappen Välj medarbetare (Select employee) högst upp på skärmen växlar vyn till en annan person. Det behöver chefen inför schemaläggningen: man ser vem som kan arbeta och när, och vem som inte har fyllt i sin tillgänglighet alls.
En medarbetare ser bara sig själv och har ingen valknapp.
Möjliga problem och lösningar
| Problem | Orsak | Lösning |
|---|---|---|
| Medarbetaren får inga pass i schemat efter tillgänglighet | Dagarna är markerade som Tillgänglighet ej angiven | Be personen fylla i sin tillgänglighet — utan den vet systemet inte när hen kan arbeta |
| Knappen Välj medarbetare saknas | Du är inloggad som medarbetare | Andras tillgänglighet ses av chef, administratör och ägare |
| Tillgängligheten är ifylld men det finns ändå inga pass | Medarbetaren är inte tillagd i projektet eller i schemat | Kontrollera båda stegen: medarbetare → projekt → schema |
| Ändringar i tillgängligheten påverkade inte ett redan skapat schema | Schemat byggs en gång, vid skapandet | Bygg om schemat via Omkonfigurering av schemat (Rebuild schedule) |
Vanliga frågor (FAQ)
Fråga: Hur skiljer sig tillgänglighet från en ledighetsansökan? Svar: Tillgänglighet är i förväg angivna ramar för när personen i princip är beredd att arbeta. Ledighet är en engångsbegäran om att inte få ett pass en viss dag.
Fråga: Måste tillgängligheten fyllas i? Svar: Bara om schemat byggs efter tillgänglighet. För övriga schematyper behövs den inte.
Fråga: Går det att ange flera intervall på en och samma dag? Svar: Ja, en dag kan innehålla mer än ett intervall.
Fråga: Vem kan se kollegornas tillgänglighet? Svar: Chef, administratör och ägare — med knappen Välj medarbetare.
Fråga: Vad betyder ”Hela dagen”? Svar: Medarbetaren är beredd att arbeta när som helst det dygnet, utan begränsning till bestämda timmar.
Fråga: Påverkar tillgängligheten redan skapade pass? Svar: Nej. Den beaktas när schemat byggs. För att nya uppgifter ska få effekt måste schemat byggas om.