Ledighet, sjukfrånvaro, semester — allt detta begär den anställda från telefonen, och chefen svarar på samma ställe. Förfrågan försvinner inte i en meddelandetråd: den har en status, en historik och en diskussion.
Pauser begär du inte här, utan på skiftkortet — om dem handlar artikeln ”Paus och aktivitet under skiftet”.
Steg-för-steg-instruktion
Var förfrågningarna finns
Den tredje ikonen i den nedre panelen är Begäranden (Requests). Skärmen är uppdelad i två flikar:
| Flik | Vad den visar |
|---|---|
| Ny (New) | Förfrågningar som fortfarande väntar på beslut |
| Arkiv (Archive) | Behandlade — godkända och avslagna |
På kortet syns förfrågningstypen, perioden och datumet för den senaste ändringen. Längst ner till höger finns knappen för att skapa en ny.
Så begär du ledighet
1. Öppna Begäranden och tryck på knappen för att skapa längst ner till höger.
2. Skapa förfrågan (Create request) öppnas.
3. Fyll i blocket Förfrågningstyp (Request type).
4. Bifoga ett dokument om det behövs.
5. Tryck på Skicka in (Submit).
Det här fyller du i:
| Fält | Vad det anger |
|---|---|
| Typ (Type) | Sjukfrånvaro, semester, helgdag eller en annan typ som lagts upp i ditt företag |
| Betald eller obetald | Om frånvaron är markerad som betald — beror på typen |
| Tidslängd för ledighet (Time off duration) | Hela dagen eller en del av dagen |
| Datum (Date) | Dagen för frånvaron |
| Tid (Time) | Visas om en del av dagen är valt |
| Bifoga fil (Attach file) | Intyg, skanning, foto av ett dokument |
Den anställdas formulär är kortare än chefens: det har inget block Alternativ (Options), där man väljer vem förfrågan ska gälla för och om skiften ska flyttas till listan över lediga skift. En anställd skapar förfrågningar bara för sig själv — det finns inget fält för att välja anställd i formuläret.
Vad händer med skiften under ledigheten
Ledigheten i sig tar inte bort skiftet. Om du har skift inlagda på de dagarna bestämmer chefen vid godkännandet vad som ska hända med dem: ta bort dem eller skicka dem till listan över lediga skift. Vill du gardera dig, lämna ifrån dig skiftet i förväg — det görs på skiftkortet, via de tre punkterna.
Så får du besked
Svaret kommer på två vägar: i Händelser (Events) — den fjärde ikonen i den nedre panelen — och i Arkiv på förfrågningsskärmen. Förfrågan byter status, och du kan läsa konversationen kring den.
Inne i förfrågan finns en diskussionsflik: där syns historiken — Förfrågan skapad (Request created) med datum — och ett fält för meddelanden. Genom det kan du svara chefen om hen frågar efter detaljer, utan att lämna förfrågan.
Så avbryter du din egen förfrågan
Öppna förfrågan på fliken Ny och tryck på Avbryt begäran (Cancel request). Appen ber dig ange Orsak till avslag (Reason of decline) och skicka in — därefter flyttas förfrågan till arkivet.
Möjliga problem och lösningar
| Problem | Orsak | Lösning |
|---|---|---|
| Den frånvarotyp du behöver finns inte i förfrågningsformuläret | Typen är inte upplagd i företaget | Frånvarotyper skapas av chefen i inställningarna |
| Det går inte att ansöka om ledighet för en kollega | Så är det tänkt | En anställd skapar förfrågningar bara för sig själv |
| Förfrågan är skickad, men ingenting händer | Den väntar på chefens beslut | Titta på förfrågans status och diskussionen inne i den |
| Det kommer inga svar på förfrågningar | Aviseringar är avstängda | Min profil → Aviseringar, gruppen Kommunikation |
| Filen bifogas inte | Den är för stor | Minska filen eller fotografera dokumentet direkt i appen |
Vanliga frågor (FAQ)
Fråga: Ledigheten är godkänd — försvinner skiftet av sig självt? Svar: Nej. Chefen bestämmer vad som ska hända med skiften de dagarna: ta bort dem eller skicka dem till listan över lediga skift.
Fråga: Kan man begära ledighet i några timmar i stället för en hel dag? Svar: Ja, välj en del av dagen i fältet Tidslängd för ledighet och ange tiden.
Fråga: Var bifogar man ett sjukintyg? Svar: I förfrågningsformuläret finns Bifoga fil. Du kan välja en fil eller fotografera dokumentet.
Fråga: Kan man avbryta en förfrågan som redan är skickad? Svar: Ja, öppna den och tryck på Avbryt begäran och ange en orsak.
Fråga: Var ser man avslagna förfrågningar? Svar: På fliken Arkiv. Orsaken till avslaget kommer tillsammans med beslutet, och detaljerna syns i diskussionen.
Fråga: Chefen har skrivit till mig i förfrågan — var svarar jag? Svar: Inne i förfrågan, på diskussionsfliken, i fältet för meddelanden.