Ett skift i appen är inte hugget i sten. Om du inte kan komma kan du lämna det till den gemensamma listan, byta med en kollega, överföra det till en bestämd person, be om en annan tid eller bara arbeta en del av det. Allt detta görs från telefonen, bakom samma tre punkter.
Rättigheterna till dessa åtgärder ges av chefen i schemainställningarna, därför ser uppsättningen alternativ olika ut för olika anställda. Har du färre — se avsnittet ”Varför det inte finns några åtgärder” i slutet av artikeln.
Steg-för-steg-instruktion
Var åtgärderna finns
Öppna Schema (den andra ikonen i nedre panelen) och tryck på ditt skift — Shift detaljer (Shift details) öppnas. I det övre högra hörnet finns tre punkter: de öppnar panelen Välj en åtgärd (Select action).
| Åtgärd | När den är användbar |
|---|---|
| Flytta till öppna skift (Move to Open Shifts) | Du kan inte komma och det spelar ingen roll vem som ersätter dig |
| Förfrågan om byte av skift (Shift Swap Request) | Du vill byta skift med en kollega |
| Förfrågan om redigering av skift (Shift edit request) | Du kommer, men på en annan tid |
| Förfrågan om skiftbyte (Shift drop request) | Du vet exakt vem som ersätter dig |
| Begäran om att dela ett skift (Request to split a shift) | Du arbetar en del av skiftet och lämnar resten |
De första fyra alternativen är begäranden, och de har olika vägar.
Byte och överföring går via kollegan: först krävs samtycke från den du erbjuder skiftet, och först därefter, om godkännande av chefen är påslaget i schemat, chefens beslut. Så länge kollegan inte har godkänt går begäran inte vidare och ingenting ändras.
Ändring av tid och delning riktas bara till chefen. Att flytta till öppna skift fungerar direkt när godkännandet är avstängt.
Flytta till öppna skift
Skiftet går till den gemensamma listan och kan tas av alla som har rätt till det enligt inställningarna.
1. Tre punkter → Flytta till öppna skift.
2. Appen frågar Är du säker? (Are you sure?) — bekräfta.
3. Skiftet försvinner från dina och visas i läget Öppna Skift (Open Shifts) på schemaskärmen.
Så länge ingen har tagit skiftet tillhör det ingen: i dagens räknare räknas det som ett skift, men ingen anställd står bakom det.
Byte av skift
1. Tre punkter → Förfrågan om byte av skift.
2. Skärmen Byt skift (Swap shift) öppnas med en lista över kollegornas skift: datum, tid, namn och mallens namn.
3. Välj det skift du vill byta till och skicka förfrågan.
4. Vänta på kollegans svar: förfrågan går till honom, och utan hans samtycke blir det inget byte.
5. Om godkännande av chefen är påslaget i schemat går förfrågan vidare till chefen efter kollegans samtycke.
I listan visas bara de skift som byte alls är möjligt med: skift som tillhör andra anställda i samma schema. Om chefen har begränsat byte till samma befattning återstår kollegor med din befattning.
Ändring av skiftets tid
1. Tre punkter → Förfrågan om redigering av skift.
2. Ändra tiden (Change of time) öppnas: datum, starttid, sluttid.
3. Förklara orsaken i fältet Meddelande (Message) — chefen ser den tillsammans med förfrågan.
4. Skicka.
Skiftet förblir ditt: bara timmarna ändras, och först efter godkännande.
Överföring av skift
1. Tre punkter → Förfrågan om skiftbyte.
2. Överför skift (Transfer shift) öppnas.
3. I Välj medarbetare (Select employees) markerar du vem du erbjuder skiftet — det kan vara flera.
4. Skicka förfrågan (Send request).
5. Vänta tills någon av dem godkänner: utan samtycke förblir skiftet ditt.
Skillnaden mot öppna skift: här pekar du ut bestämda personer i stället för att lämna skiftet till alla. Förfrågan går just till dem, och först efter någons samtycke går den vidare — till chefen, om denne måste godkänna.
Delning av skift
Behövs när du kan arbeta en del av skiftet.
1. Tre punkter → Begäran om att dela ett skift.
2. Dela upp skift (Split shift) öppnas med en ledtext: dela skiftet för att välja din arbetstid och skicka resten till öppna skift.
3. Ange delningspunkten med skjutreglaget.
4. Välj vilken av de två delarna som blir din och vilken som går till öppna skift.
5. Skicka förfrågan.
Vad du kan ändra i själva kortet
Utöver de tre punkterna finns två fält på ditt kommande skift: Plats (Location) och Märken (Marks) i blocket Detaljer (Details), och under dem Spara (Save). På ett passerat skift finns dessa fält inte.
Kortets andra flik är Bonusar/Straff/Förskott (Bonuses/Penalties/Advances): vad som har lagts till och dragits av just för det här skiftet.
Vart svaret kommer
Svaren kommer till Händelser (Events) — den fjärde ikonen i nedre panelen — och till Arkiv (Archive) på förfrågningsskärmen. Vid byte och överföring blir det två svar: först från kollegan, sedan från chefen om denne godkänner. Inuti själva förfrågan finns en diskussionsflik: där kan du skriva med chefen utan att lämna förfrågan.
Varför det inte finns några åtgärder
Det här är det vanligaste klagomålet, och orsaken är nästan alltid en av två.
Den första: åtgärderna är avstängda i schemainställningarna. Varje åtgärd slås på med en egen växlare — chefen gör det i avsnittet Grundläggande information i schemat. Är de avstängda återstår ett enda alternativ bakom de tre punkterna i stället för fem.
| Vad som saknas | Vilken växlare som behövs |
|---|---|
| Byte av skift | Tillåt skiftbyte |
| Överföring av skift | Tillåt anställda att släppa skift |
| Flytt till öppna skift | Tillåt anställda att skicka skift till listan Öppna skift |
| Ta ett öppet skift | Tillåt anställda att ta skift från listan Öppna skift |
| Delning av skift | Tillåt anställda att dela upp skift |
| Eget skift | Låt anställda skapa sina egna skift |
| Andras skift i schemat | Tillåt anställda att se alla skift |
En del av samma inställningar finns i projektkortet, i blocket med skiftinställningar: de gäller alla projektets scheman på en gång.
Den andra: schemat har tagit slut. Över skift utanför schemats giltighetstid finns inga åtgärder alls — de tre punkterna öppnas inte. Chefen behöver förlänga schemat.
Det finns även en tredje, mer sällsynt: skiftet har redan börjat eller börjar mycket snart. Appen tillåter inte att man lämnar ifrån sig ett skift en halvtimme före start.
Möjliga problem och lösningar
| Problem | Orsak | Lösning |
|---|---|---|
| De tre punkterna öppnas inte | Schemat har tagit slut eller skiftet har redan börjat | Be chefen förlänga schemat; åtgärderna fungerar på kommande skift |
| Ett alternativ i listan i stället för fem | Växlarna för självbetjäning är avstängda | Chefen slår på de som behövs i schemats Grundläggande information |
| Ingen att byta med | Det finns inga lämpliga skift i listan | Byte är bara möjligt med kollegors skift i det här schemat, och med inställningen ”inom befattningen” bara med samma befattning |
| Byte eller överföring är skickat, men ingenting händer | Vi väntar på kollegans svar — utan hans samtycke går förfrågan inte vidare | Påminn kollegan: förfrågan ligger bland hans förfrågningar |
| Förfrågan är skickad, men skiftet har inte ändrats | Godkännande av chefen är påslaget | Vänta på beslutet: det kommer till Händelser och till Arkiv |
| Skiftet lämnades tillbaka | Chefen avslog förfrågan | Orsaken till avslaget kommer med svaret — se diskussionen inuti förfrågan |
| Öppna skift är tomt | Ingen har lämnat något eller så är det förbjudet att ta skift | Kontrollera med chefen växlaren för att ta öppna skift |
| Delning är inte tillgänglig | Avstängd i schemat | Växlaren Tillåt anställda att dela upp skift behövs |
Vanliga frågor (FAQ)
Fråga: Vad skiljer flytt till öppna skift från överföring av skift? Svar: I det första fallet går skiftet till den gemensamma listan och tas av vem som vill. I det andra pekar du ut bestämda personer, och förfrågan går just till dem.
Fråga: Kan jag arbeta halva skiftet och lämna resten? Svar: Ja, det är Begäran om att dela ett skift: med skjutreglaget väljer du delningspunkten och anger vilken del som ska skickas till öppna skift.
Fråga: Måste man alltid vänta på godkännande? Svar: Vid byte och överföring alltid: först krävs samtycke från kollegan du erbjuder skiftet. Därefter, om godkännande av chefen är påslaget i schemat, avgör även chefen. Flytt till öppna skift fungerar direkt när godkännandet är avstängt.
Fråga: Kollegan svarar inte på mitt byte — vad gör jag? Svar: Så länge han inte har godkänt går förfrågan ingenstans och skiftet förblir ditt. Påminn honom: förfrågan ligger i hans avsnitt för förfrågningar. Eller avbryt förfrågan och erbjud skiftet till någon annan.
Fråga: Varför har jag ingen bytesknapp när min kollega har det? Svar: Inställningarna görs för varje schema separat. Är ni i olika scheman skiljer sig uppsättningen åtgärder.
Fråga: Kan jag avbryta min egen förfrågan? Svar: Ja, öppna förfrågan på förfrågningsskärmen — där finns Avbryt begäran (Cancel request).
Fråga: Vem ser mitt meddelande vid en förfrågan om ändrad tid? Svar: Chefen som ska besluta om förfrågan. Meddelandet kommer tillsammans med förfrågan.
Fråga: Vad händer med skiftet om ingen tar det från öppna skift? Svar: Det ligger kvar i listan över öppna skift. Chefen kan tilldela det någon manuellt eller fördela det automatiskt.
Fråga: Kan jag ändra platsen för mitt skift? Svar: Ja, på ett kommande skift finns fälten för plats och märken i blocket Detaljer, tryck på Spara efter ändringen.