Att markera skiftets start och slut är det som den anställde oftast öppnar appen för. Från version 2.1.0 går båda åtgärderna via skärmen Närvaro (Attendance) med karta, och telefonen ber om flera behörigheter på vägen.
Platsen bevakas av två olika moduler. Närvaro (Attendance) kontrollerar om du är på plats i början och i slutet av skiftet — just därför går båda åtgärderna via kartan. Kontroll av arbetsplats (Work location control) följer var du har varit under skiftet.
Ge alla behörigheter på telefonen direkt, inklusive åtkomst till platsen i läget ”alltid”. Du behöver inte räkna ut vilken modul som använder vad: företagets ägare slår på och av moduler när som helst, och om behörigheterna bara är halvt givna börjar appen bete sig fel — och det tyst, utan varning. Att tillåta allt en gång är billigare än att sedan leta efter varför skiftet inte registrerades.
Steg-för-steg-instruktion
Starta skiftet steg för steg
Att starta ett skift är en kedja av flera skärmar. Den går inte att hoppa över: varje steg slår på något.
1. Tryck på den gröna knappen ”Börja skift” på kontrollpanelen.
2. Telefonen ber om åtkomst till platsen. Ge den.
3. Därefter åtkomst till fysisk aktivitet. Den behövs för att skilja rörelse från stillastående.
4. Sedan förklarar appen själv: läget ”Tillåt alltid” behövs, och den föreslår att du växlar till det i telefonens inställningar. Godkänn och växla.
5. Skärmen Närvaro (Attendance) med karta öppnas. Här syns var du befinner dig, och det står en varning: När skiftet startar slås platsspårning i bakgrunden på. Skiftet startas med en andra knapp Börja skift redan på den här skärmen.
Om du inte är på arbetsplatsen
När skiftet har en plats angiven jämför närvaron din position med den. Är du långt bort säger skärmen det rakt ut.
Överst visas en röd banner Fel — Du är utanför platsen (Error — You are outside the location). På kartan ritas en rutt från din punkt till arbetsplatsen, och i panelen längst ner finns tre värden: avstånd, restid och platsens namn. Till exempel: 3.34 km · 8 min · call center.
Så ser den anställde direkt inte bara att han inte är där han ska vara, utan också hur långt bort det är och vart han ska gå.
Knappen Börja skift förblir samtidigt aktiv och går att trycka på — men skiftet startar inte: felet visas igen överst. Markeringen går bara igenom när du befinner dig inom den radie som chefen har angett i platsinställningarna.
Om skiftet inte har någon plats angiven finns ingen kontroll — på skärmen står det att platsen inte är angiven, och skiftet startar var som helst. Samma sak gäller oplanerade skift: de har ingen plats, därför görs ingen kontroll.
Medan skiftet pågår
Bannern ändras till På skift (On shift) med en räknare för arbetad tid, och knappen till Avsluta skift (End shift). Nedanför visas rastblocket: när rasten börjar, dess tid och knappen Starta rast (Start break).
Avsluta skiftet steg för steg
1. Tryck på ”Avsluta skift”. Appen ber om bekräftelse: Vill du verkligen avsluta? (Do you really want to finish?)
2. Samma skärm ”Närvaro” med karta öppnas och en knapp för att avsluta — platsen markeras även vid utgången.
3. Sista bekräftelsen — Är du säker på att du vill avsluta skiftet? (Are you sure you want to complete the shift?)
Två bekräftelser i följd är gjorda med avsikt: ett skift ska inte kunna stängas med en tillfällig tryckning. Efter avslutet märks skiftkortet i dagens lista som Slutförd (Completed), och intill visas avvikelserna — försening och tidig avgång.
Möjliga problem och lösningar
| Problem | Orsak | Lösning |
|---|---|---|
| Knappen Börja skift saknas | Skiftet har inte börjat än eller är redan avslutat | Knappen visas i det fönster som närvaromodulens inställningar anger |
| Skiftet går inte att starta, felet Du är utanför platsen visas överst | Närvaron kontrollerar platsen och du är utanför arbetsplatsen | Gå fram till arbetsplatsen: på skärmen syns avstånd, restid och platsens namn. Knappen går att trycka på, men markeringen går inte igenom förrän du är inom radien |
| Platsen slutar skickas | Behörigheten är given som ”när appen används” | Växla till ”Tillåt alltid” i telefonens inställningar |
| Appen fungerar inte som förut trots att ingenting har ändrats | Företaget har slagit på en ny modul, men behörigheterna på telefonen räcker inte | Kontrollera appens behörigheter och ge alla, inklusive läget ”Tillåt alltid” |
| Skiftet startade, men markeringen räknades inte | Förfrågan om plats i bakgrunden avbröts | Ge behörigheten och starta skiftet igen |
| Skiftet är märkt Inte planerad | Det startades utanför schemat | Så är det tänkt: ett oplanerat skift har ingen mall, och platskontrollen görs inte för det |
| Skiftet stängdes av sig själv trots att jag inte tryckte | Fönstret då skiftet ännu kunde avslutas manuellt har gått ut | Fönstret anges med inställningen ”Hur mycket senare kan den anställde avsluta skiftet” i närvaromodulen |
| Avvikelsen visas som ett märkligt tal | Känt visningsfel | Värdet är korrekt men skrivs ut utan avrundning. Utgå från bannern överst — där är formatet ”0h 2m” |
Vanliga frågor (FAQ)
Fråga: Varför ber telefonen om så många behörigheter när skiftet startar? Svar: Det är tre: plats, fysisk aktivitet och åtkomst till platsen i bakgrunden. Olika moduler använder olika av dem: närvaron använder markeringen av platsen i början och i slutet av skiftet, kontroll av arbetsplats använder förflyttningarna under skiftet. Du behöver inte reda ut vad som hör till vad: ge alla tre.
Fråga: Måste man ge åtkomst ”alltid”? Svar: Ja. Läget ”när appen används” slutar fungera så snart appen minimeras, och en del data registreras inte.
Fråga: Kan man gå på rast från appen? Svar: Ja, under skiftet visas rastblocket med knappen Starta rast under avslutsknappen.
Fråga: Varför bekräftas avslutet två gånger? Svar: Den första frågan är allmän, den andra kommer redan på skärmen med kartan, efter att platsen har markerats. Så stängs inte skiftet med en tillfällig tryckning.
Fråga: Går det att starta ett skift som inte finns i schemat? Svar: Ja, om oplanerade skift är tillåtna. Ett sådant skift märks som Inte planerad.
Fråga: Vad händer om man glömmer att avsluta skiftet? Svar: Skiftet stängs av sig själv, men på olika sätt beroende på typ. För oplanerade skift anges en maximal längd i inställningarna, varefter skiftet stängs automatiskt. För planerade finns ett fönster: inställningen Hur mycket senare kan den anställde ”avsluta” skiftet/rasten? (min) anger hur många minuter efter skiftets slut det ännu går att stänga manuellt. Hinner du inte stänger systemet det själv.
Fråga: Ser chefen att jag har startat skiftet? Svar: Ja, skiftets status syns direkt i schemat och i rapporterna, och med aviseringar påslagna kommer ett meddelande.