Att lägga till en person i företaget, tilldela behörigheter, skicka en inbjudan, ändra position och timnorm — allt detta görs från telefonen. Tidigare kunde teamet bara hanteras i webbläsaren.
Avsnittet är öppet för chefen, administratören och ägaren.
Steg-för-steg-instruktion
Så öppnar du
☰ → gruppen Team (TEAM) → Företagets anställda (Company employees).
På varje medarbetares kort finns: foto eller initialer, namn, behörighetsnivå, telefon, e-post och inbjudans status — Inbjudan väntande (Invite pending) i orange eller Inbjudan accepterad (Invite accepted) i grönt. Hos dem som inte har bekräftat står knappen Skicka inbjudan igen (Resend invite) intill.
I huvudet finns tre knappar: sökning på namn, Filtrera efter projekt (Filter by project) och Importera anställda (Import Employees). Nere till höger finns en blå knapp med plustecken — tillägg.
Lägga till en medarbetare
Tryck på +. Då öppnas formuläret Lägg till anställd (Add employee) med tre block.
Personuppgifter (Personal information)
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Förnamn (First name) | Medarbetarens förnamn |
| Efternamn (Last name) | Efternamn |
| Telefonnummer (Phone number) | Telefon med landskod |
| e-post (E-mail) | E-postadress |
Under formuläret står ledtexten Telefonnummer eller e-post krävs (Phone or email required) — det räcker med ett av dem, men utan en inbjudan via e-post kan medarbetaren inte skapa något lösenord åt sig.
Arbetsinställningar (Work settings)
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Personnummer (Personnel Number) | Medarbetarens interna nummer, praktiskt att sortera efter och att exportera till andra system |
| Månadsvis antal timmar, % (Monthly rate of hours, %) | Andel av full tjänst. Som standard 100 |
| Välj en position (Select a position) | Position ur företagsstrukturen. Efter den hämtas taxan om taxor är angivna per position |
Schemaläggning (Scheduling)
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Projekt (Project) | Vilket projekt personen ska läggas till i |
| Schema (Schedule) | Vilket schema personen ska sättas in i |
| Lägg till anställd från och med (Add employee starting from) | Från vilket datum personen räknas som arbetande |
Reglaget Skicka inbjudan (Send invite) avgör om brevet går ut direkt. Allt avslutas med knappen Spara (Save).
Det viktiga här: formuläret täcker alla tre obligatoriska stegen på en gång — skapa personen, lägga till i projektet och sätta in i schemat. Hoppar du över projekt eller schema skapas medarbetaren, men syns inte i rutnätet.
Ändra behörigheter
Behörighetsnivån ändras direkt i medarbetarlistan: intill den står en pil nedåt, tryck på den och välj en annan nivå. Du behöver inte öppna medarbetarens kort för det.
| Nivå | Vad den ger |
|---|---|
| Anställd (Employee) | Sitt eget schema, sina egna ansökningar, sin egen tillgänglighet |
| Administratör (Administrator) | Hantering av medarbetare, moduler och scheman i hela företaget |
Detta är behörigheter i företaget, och de anges här, i medarbetarlistan. Utöver dem har personen en roll i projektet: Medarbetare (Employees), Chefer (Managers) eller Visningsprogram (Viewers) — den tilldelas i själva projektets inställningar, inte här. Chef är en roll i projektet, inte en behörighetsnivå; någon administratör tilldelas inte i projektet.
Full åtkomst, inklusive företagsinställningar och ekonomi, har bara ägaren.
Medarbetarens kort: sex flikar
Ett tryck på kortet öppnar Redigera medarbetare (Edit employee), och det är inte ett enda formulär utan sex flikar. Flikraden rullar i sidled, därför syns de sista inte direkt.
| Flik | Vad som finns inuti |
|---|---|
| Allmän information (General info) | Personuppgifter, arbetsinställningar, färdigheter, färg, egna arbetsdagar och behörigheter |
| Tillgänglighet (Availability) | När medarbetaren är beredd att arbeta, per dag |
| Projekt (Projects) | Vilka projekt personen ingår i och med vilken roll |
| Anteckningar (Notes) | Noteringar om medarbetaren med period och synlighet |
| Filer (Files) | Dokument kopplade till personen |
| Semestrar (Vacations) | Semestergränser per period och saldots rörelser |
Allmän information är den längsta fliken, den måste rullas. I ordning: Personuppgifter (Personal information) med förnamn, efternamn, telefon och e-post; Arbetsinställningar (Work settings) med personnummer, position och månadsvis antal timmar; Kompetenser (Skills); Anställdas färg (Employee color) — med den märks personen ut på geolokaliseringskartan och i schemat; Personliga inställningar för medarbetarens arbetsdagar med kryssrutor mån–sön och reglaget Ta hänsyn till personliga inställningar; och längst ner Behörigheter (Permissions) — Anställdas rättigheter (Employee rights) och Åtkomst till aktivitetsloggar (Access to activity logs).
Tillgänglighet visar samma bild som medarbetaren själv ser i avsnittet ”När jag är tillgänglig”: veckan per dag, växling mellan veckor och Expandera kalendern. Där personen inte har angett något står Tillgänglighet ej angiven (Availability not specified).
Projekt är en lista över medarbetarens projekt med rollen i vart och ett, knappen Lägg till i projekt (Add to project) och Lägg till i schema (Add to schedule). Härifrån kopplas personen till arbetet utan att man lämnar kortet.
Anteckningar är knappen Skapa en anteckning (Create a note) och en lista över noteringar. En anteckning har giltighetsperiod och synlighet: Endast chefer och administratörer (Only managers and administrators). Det är platsen för interna noteringar som medarbetaren själv inte ska se.
Filer är den här personens dokument, knappen Ladda upp filer (Upload). Så länge det inte finns några står Inga data (No data).
Semestrar är den flik som kortet oftast öppnas för. Den består av tre delar:
| Del | Vad den anger |
|---|---|
| Tillåten överskridning av semester (Permissible vacation overrun) | Hur många dagar medarbetaren får gå minus. Sparas med knappen Spara |
| Inställningar för semester (Vacation settings) | Perioder med gräns: början, slut och Semestergräns per år. Läggs till med knappen Lägg till semesterinställning |
| Ändring i semesterbalans (Change in vacation balance) | Manuella tillägg och avdrag: datum, värde med tecken och kommentar. Knappen Lägg till semestertransaktion |
Det kan finnas flera perioder i rad — till exempel med gränsen 0, sedan 24 och sedan 50 dagar per år: så syns det hur personens villkor har ändrats. I saldots rörelser betyder minustecknet ett avdrag.
Import via lista
Knappen Importera anställda i huvudet laddar in många personer på en gång med en fil. Import utan e-postadresser är möjlig, men inbjudningar går inte ut till sådana medarbetare — adresserna måste läggas till senare.
Möjliga problem och lösningar
| Problem | Orsak | Lösning |
|---|---|---|
| Medarbetaren är skapad men finns inte i schemat | Projekt eller schema hoppades över i tilläggsformuläret | Öppna kortet och fyll i blocket Schemaläggning |
| Inbjudan kommer inte fram | Brevet ligger i skräpposten eller företagets telefonnummer är inte bekräftat | Kontrollera skräpposten, tryck på Skicka inbjudan igen, bekräfta numret i profilen |
| Vit skärm hos medarbetaren vid aktiveringen | E-postadressen används redan av ett annat konto | Ta bort det gamla kontot med den adressen |
| Skapad utan e-post och telefon | Formuläret kräver minst ett av dem | Fyll i telefon eller e-post — annars fungerar inte sparaknappen |
| En uppsagd medarbetare finns kvar i schemat | Så är det tänkt | Tidigare skift och löneposter bevaras, intill namnet står en markering om borttagning |
| Det går inte att tilldela en administratör i projektet | Den rollen finns inte i projektet | Administratör är en behörighetsnivå i företaget; i projektet tilldelas medarbetare, chef och visningsprogram |
Vanliga frågor (FAQ)
Fråga: Går det att skapa en medarbetare och genast sätta in personen i schemat? Svar: Ja, tilläggsformuläret gör det i ett svep: blocket Schemaläggning anger projekt, schema och startdatum.
Fråga: Vad är ett personnummer? Svar: Medarbetarens interna nummer. Det är praktiskt att sortera listan efter och att exportera data till andra system.
Fråga: Varför anges månadsnormen i procent? Svar: Så anges deltid: 50 % betyder halva månadsnormen.
Fråga: Går det att lägga till en medarbetare utan e-postadress? Svar: Det går att skapa personen om telefonen är angiven. Men inbjudan går bara till e-post.
Fråga: Hur ändrar man snabbt en medarbetares behörigheter? Svar: Med pilen intill behörighetsnivån direkt i listan, du behöver inte gå in i kortet.
Fråga: Hur skiljer sig en chef från en administratör? Svar: Chef är en roll inuti projektet: det projektets scheman och ansökningar. Administratör är en behörighetsnivå för hela företaget.
Fråga: Vad händer med en uppsagd persons uppgifter? Svar: Skift och löneposter finns kvar i rapporterna, medan medarbetaren själv markeras som borttagen.