Tidigare skapades scheman bara i webbläsaren, från telefonen gick de bara att titta på. I version 2.1.0 fick appen en fullständig guide — samma fyra steg och samma fem schematyper som i webbversionen.
Scheman kan skapas av chef, administratör och företagets ägare.
Steg-för-steg-instruktion
Så öppnar du
Tryck på ☰ i den nedre panelen → Scheman (Schedules) → Scheman. Företagets schemalista öppnas: för varje schema syns namn, projekt, period och antal pass. Nere till höger finns knappen Skapa schema (Create schedule).
Steg 1. Grundläggande information (Main information)
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Ange schemanamn (Enter schedule name) | Schemats namn |
| Välj en färg (Choose a color) | Färgen som schemat märks med i listan och i rutnätet |
| Välj ett projekt (Select a project) | Projektet som schemat hör till |
| Välj datum (Select dates) | Periodens början och slut |
| Medarbetarens grundlön i schemat (Basic employee pay rate) | Grundlön för detta schema, valfritt |
| Välj typ av veckokontroll (Select week control type) | Hur systemet hanterar övertid: Tillåt, Tillåt med bekräftelse, Block |
Perioden är begränsad: ett schema skapas för högst tre månader. Det står uttryckligen under datumen.
Steg 2. Schematyp (Schedule type)
Fem typer, samma som i webbversionen:
| Typ | Hur den fylls |
|---|---|
| Grundläggande (automatisk fördelning) (Basic (automatic distribution)) | Fast antal arbetstimmar, systemet fördelar passen själv |
| Efter tillgänglighet (automatisk fördelning) (By availability (automatic distribution)) | Efter den tillgänglighet som medarbetarna har angett om sig själva |
| Avancerad (automatisk fördelning) (Advanced (automatic distribution)) | Olika antal arbetsplatser på olika pass |
| Förinställd (automatisk fördelning) (Preset (automatic distribution)) | Efter rotation: 2/2, 5/2 och liknande |
| Tom (manuell fördelning) (Empty (manual distribution)) | Tomt schema, passen fördelar du för hand |
Steg 3. Uppgifter för pass (Shift data)
Först markerar du Veckodagar då pass över huvud taget får läggas. Som standard är Mo–Fr markerade.
Nedanför finns passmallarna. För varje mall anges:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Titel (Name) | Mallens namn. Obligatorisk — utan det släpper guiden dig inte vidare och visar ”Namn is required” |
| färg | Passets färg i rutnätet |
| Tiden från (Time from) / Tid att (Time to) | Passets början och slut |
| Plats (Location) | Arbetsplats, valfritt |
| Märken (Marks) | Passets märken, valfritt |
| Paus (Break) | Paus inuti passet |
Det går att lägga till flera mallar — till exempel ett dagpass och ett nattpass.
Steg 4. Medarbetare (Employees)
Sista steget är vem som ska läggas in i schemat. Överst finns en räknare över valda av totalt antal medarbetare och knappen Välj alla (Select all). Det finns filter på befattning och sökning på namn.
Knappen nere till höger heter Lägg till (Add) — det är den som skapar schemat.
Sammanfattning före skapandet
I vilket steg som helst kan du trycka på Översikt (Overview) i det övre högra hörnet och se allt som redan är angivet: namn, projekt, period, typ av veckokontroll, schematyp, markerade dagar, antal mallar och arbetsplatser. Härifrån går schemat också att duplicera (Kopiera (Duplicate)) eller dela (Dela (Share)).
Möjliga problem och lösningar
| Problem | Orsak | Lösning |
|---|---|---|
| Knappen Nästa (Next) fungerar inte i tredje steget | Passmallens namn är inte ifyllt | Fyll i Titel — under fältet visas ledtexten ”Namn is required” |
| Det går inte att ange en period längre än tre månader | Systembegränsning | Skapa nästa schema separat eller förläng detta via Minska/utöka schema (Reduce/extend schedule) |
| Medarbetaren saknas i listan i fjärde steget | Hen är inte tillagd i det valda projektet | Lägg först till medarbetaren i projektet och återvänd sedan till schemat |
| Knappen Skapa schema syns inte | Du är inloggad som medarbetare | Att skapa scheman är tillgängligt för chef, administratör och ägare |
Vanliga frågor (FAQ)
Fråga: Är guiden i appen densamma som i webbläsaren? Svar: Ja — samma fyra steg och samma fem schematyper.
Fråga: Går det att lägga till flera passmallar på en gång? Svar: Ja, i tredje steget lägger du till så många mallar som behövs.
Fråga: Vad gör man om man behöver ett schema längre än tre månader? Svar: Skapa det för tre månader och förläng det sedan via Minska/utöka schema i schemaredigeringen.
Fråga: Måste lönen anges? Svar: Nej, fältet är valfritt. Lämnar du det tomt gäller lönerna från företagets och befattningarnas inställningar.
Fråga: Vad betyder ”Välj typ av veckokontroll”? Svar: Hur systemet beter sig vid övertid. Tillåt (Allow) — tillåter utan kommentar, Tillåt med bekräftelse (Allow with confirmation) — märker passen för bekräftelse, Block (Block) — märker överskridandet som ett problem men förbjuder inte att passet skapas.
Fråga: Går det att välja alla medarbetare på en gång? Svar: Ja, med knappen Välj alla i fjärde steget.
Fråga: Skapas schemat direkt när man trycker på ”Lägg till”? Svar: Ja, det är guidens sista handling.