Ett skapat schema ändras direkt i appen: namn, självbetjäningsreglage, teamets sammansättning, period, taxor, belastningsprognos. Det finns även något som webbversionen saknar — att bygga om schemat på nytt enligt uppdaterade regler.
Scheman kan redigeras av chef, administratör och företagets ägare.
Steg-för-steg-instruktion
Så öppnar du
☰ → Scheman (Schedules) → Scheman → tryck på önskat schema i listan. Då öppnas en skärm med sex avsnitt.
| Avsnitt | Vad det ändrar |
|---|---|
| Huvudinformation (Main information) | Namn, färg, veckokontroll och självbetjäningsreglage |
| Medarbetare (Employees) | Sammansättningen: vem som ska läggas till i schemat, vem som ska tas bort |
| Minska/utöka schema (Reduce/extend schedule) | Perioden: förlänga eller korta |
| Ladda efterfrågan (Load demand) | Belastningsprognos — hur många skift som behövs i varje tidsfönster |
| Schemalagda teammedlemmar (Scheduled team members) | Grundtaxa för alla som finns i det här schemat |
| Omkonfigurering av schemat (Rebuild schedule) | Att generera schemat på nytt enligt uppdaterade regler |
Huvudinformation: vad medarbetaren själv får göra
Förutom namn, färg och typ av veckokontroll finns här alla självbetjäningsreglage samlade — det som medarbetaren själv får göra med sina skift. De är tio, i fem grupper.
Detta är inte behörighetsnivån i företaget: till anställd, administratör eller ägare gör man personen i hens kort, och det gäller överallt. Reglagen nedan gäller bara inuti det här schemat, därför kan skiftbyte vara tillåtet i ett schema men inte i nästa.
| Grupp | Reglage | Vad det tillåter |
|---|---|---|
| Synlighet (Visibility) | Tillåt anställda att se alla skift | Se hela teamets skift, inte bara sina egna |
| Skiftbyte (Shift exchange) | Tillåt skiftbyte (Allow shift swapping) | Byta skift med kollegor |
| Med chefens bekräftelse (With manager confirmation) | Bytet går igenom först efter chefens godkännande | |
| Byt skift med samma position (Swap shifts with the same position) | Byta bara med samma position | |
| Lediga skift (Free shifts) | Tillåt anställda att skicka skift till listan över lediga skift (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Lämna sitt skift till listan över lediga |
| Tillåt anställda att ta skift från listan över lediga (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Ta skift från listan över lediga | |
| Anställdas förfrågningar (Employee requests) | Tillåt anställda att skapa egna skift (Allow employees to create their own shifts) | Skapa skift åt sig själva |
| Tillåt anställda att skapa pauser (Allow employees to create breaks) | Skapa pauser | |
| Tillåt anställda att lämna ifrån sig skift (Allow employees to drop shifts) | Avstå från ett skift | |
| Annan | Tillåt anställda att byta pauser mellan olika skiftmallar (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Byta pauser mellan olika skiftmallar |
| Tillåt anställda att dela skift (Allow employees to split shifts) | Dela ett skift i delar |
Ändringarna börjar gälla efter knappen Spara (Save).
Medarbetare: vem som läggs till och tas bort
Avsnittet består av tre fält.
| Fält | Vad det gör |
|---|---|
| Lägg till anställda i schema (Add employees to schedule) | Val av personer som ska sättas in i det här schemat |
| Lägg till anställd från och med (Add employee starting from) | Datumet då personen kommer in i schemat. Inte från periodens början utan från den valda dagen |
| Ta bort anställda (Remove employees) | Ta ut personen ur schemat utan att ta bort hen från företaget |
Datumfältet är det man oftast kommer hit för: en ny person började arbeta i mitten av månaden och behöver skift först från en viss dag, inte från den första.
Korta eller förlänga perioden
Skärmen heter Ändra storlek på schema (Schedule resizing), överst visas den nuvarande perioden.
| Fält | Alternativ |
|---|---|
| Åtgärd (Action) | Utöka schema (Extend schedule) eller Förkorta schema (Shorten schedule) |
| Ändra typ (Change type) | Till exempel Utöka utan skift (Extend without shifts) — perioden blir längre, men några skift dyker inte upp i den |
| Utöka schemat till (Extend schedule to) | Datumet dit perioden dras |
| Vad ska man göra med befintliga skift under den nya perioden? (What to do with existing shifts in the new period?) | Ignorera (Ignore) eller Radera (Delete) |
Den sista frågan är viktigare än den verkar: om det redan står skift i den nya perioden — till exempel från ett annat schema — frågar appen om de ska lämnas kvar eller rensas bort.
Förlängning utan skift passar när perioden behöver dras ut men skiften lägger du in senare för hand eller bygger om schemat.
Ladda efterfrågan
Prognos: hur många skift som behövs i varje tidsfönster. Utifrån dessa uppgifter placerar systemet skiften vid automatisk fördelning.
Så länge prognosen inte är angiven står Inga data (No data) på skärmen — så är det i ett nytt schema.
Schemalagda teammedlemmar: taxan
Skärmen Redigering av grundläggande timlön i schemat (Basic pay rate editing in the schedule). Överst finns valutan och enheten — till exempel USD · Per timme (USD · Per hour) — och själva taxans värde.
Två ledtexter på skärmen förklarar skillnaden mellan den gemensamma taxan och den personliga:
- Ange grundtaxan för medarbetarna i schemat — alltså en gemensam taxa för alla deltagare;
- Ange en individuell grundtaxa för medarbetaren. Den gäller från det valda datumet till schemats slut — alltså kan en enskild person få sin egen, och bara inuti det här schemat.
Nedanför finns knappen Medarbetare (Employees) — en övergång till listan där taxan anges person för person.
Omkonfigurering av schemat: bygga om på nytt
Avsnittet öppnar samma guide som vid skapandet, men redan ifylld med det här schemats uppgifter — namn, färg, projekt, period, taxa. Du rättar det som behöver ändras och startar genereringen på nytt.
Det behövs när reglerna har blivit fler eller har ändrats: du har lagt till en skiftmall, ändrat veckodagarna, justerat belastningen. I stället för att ta bort schemat och bygga det från noll bygger du om det befintliga.
Möjliga problem och lösningar
| Problem | Orsak | Lösning |
|---|---|---|
| Medarbetaren ser inte andras skift | Tillåt anställda att se alla skift (Allow employees to see all shifts) är avstängt | Slå på reglaget i Huvudinformation och spara |
| Medarbetare byter skift utan att fråga | Med chefens bekräftelse (With manager confirmation) är avstängt | Slå på det — bytet går då via ditt godkännande |
| Ändringarna sparades inte | Knappen Spara trycktes inte | Gå tillbaka till avsnittet och spara |
| Ett längre schema behövs än det som skapades | Perioden angavs vid skapandet | Minska/utöka schema — förlänger utan att skapa om |
| Efter ändrade regler är skiften kvar som förut | Reglerna ändras men redan skapade skift gör det inte | Kör Omkonfigurering av schemat |
Vanliga frågor (FAQ)
Fråga: Hur skiljer sig ”Omkonfigurering av schemat” från att skapa ett nytt schema? Svar: Guiden är densamma, men fälten är redan ifyllda med det befintliga schemats uppgifter, och resultatet ersätter det i stället för att lägga till ett andra.
Fråga: Går det att förlänga schemat utan att skapa om det? Svar: Ja, avsnittet Minska/utöka schema — det kortar också perioden.
Fråga: Var ändrar man taxan för alla i schemat på en gång? Svar: I avsnittet Schemalagda teammedlemmar — där finns grundtaxan för alla deltagare i det här schemat.
Fråga: Vilka behörigheter anges här och vilka i medarbetarens kort? Svar: Här — bara dessa tio självbetjäningsreglage: vad personen får göra med sina egna skift (byta dem, lämna dem till de lediga, ta därifrån, skapa skift och pauser, dela ett skift). De gäller inuti ett enda schema och kan skilja sig mellan olika scheman. Behörighetsnivån i företaget — anställd, administratör, ägare — anges däremot i medarbetarens kort och gäller hela företaget, schemat påverkar den inte.
Fråga: Medarbetaren kan lämna ifrån sig ett skift men inte ta ett — varför? Svar: Det är två olika reglage i gruppen Lediga skift: att lämna till listan över lediga och att ta därifrån tillåts separat.
Fråga: Vad är ”Ladda efterfrågan”? Svar: En belastningsprognos: hur många skift som behövs i varje tidsfönster. Utifrån dessa uppgifter placerar systemet skiften vid automatisk fördelning.
Fråga: Går det att ta bort en medarbetare från schemat utan att ta bort hen från företaget? Svar: Ja, i det här schemats avsnitt Medarbetare.
Fråga: En ny medarbetare började mitt i månaden — hur sätter man in hen först senare? Svar: I avsnittet Medarbetare finns fältet Lägg till anställd från och med: ange startdatumet.
Fråga: Vad händer med skiften som redan står i den nya perioden vid förlängning? Svar: Appen frågar: Ignorera — lämna som det är, Radera — rensa bort och bygga på nytt.
Fråga: Var anges egentligen en medarbetares taxa? Svar: I medarbetarens profil finns ingen taxa. Taxan anges på fyra nivåer: i företagets inställningar, i projektet, hos positionen och här, i schemat. Systemet söker den i kedjan företag → schema → position → plats. Taxan från schemat gäller bara inuti det och bara från det valda datumet till periodens slut, därför kan samma person få olika betalning i olika scheman.