Detaljerad guide för Steg 1 i schemaguiden: övertidskontroll, anställdas synlighet och åtta behörigheter som bestämmer vad era anställda kan göra med sina skift.
Vad är detta?
Vid skapande av ett nytt schema på Steg 1 måste ni ange grundinformation samt konfigurera parametrar som bestämmer schemats beteende. De två viktigaste inställningsavsnitten är:
Korrekt konfiguration av dessa parametrar hjälper till att hitta balans mellan flexibilitet för anställda och kontroll från ledningens sida.
Förutsättningar
| Nr | Krav | Detaljer |
|---|---|---|
| 1 | Aktivt Shifton-konto | Ni måste ha ett registrerat företagskonto |
| 2 | Rollen Administratör, Ägare eller Chef | Ni behöver rättigheter för att skapa eller redigera scheman |
| 3 | Skapat projekt | Schemat måste vara kopplat till ett projekt |
Steg-för-steg-instruktioner
Åtkomst till schemainställningar
Schemats behörigheter konfigureras på Steg 1 i schemaguiden och kan även ändras i efterhand:
Val av vecko-kontrolltyp
Obligatorisk rullgardinsmeny som bestämmer hur systemet hanterar övertid i detta schema. Standard: Tillåt med bekräftelse.
| Alternativ | Beskrivning |
|---|---|
| Tillåt med bekräftelse | Övertid tillåts men markeras för chefens bekräftelse (standard) |
| Tillåt | Övertid tillåts utan bekräftelse |
| Disallow | Skift med övertid markeras som problematiska (visas med röd indikator) — skapande blockeras inte men markeras |
Tillåta anställda att se alla skift
När denna kryssruta är aktiverad ser anställda kollegors skift, inte bara sina egna.
Vid aktivering visas ett inkapslat alternativ:
| Alternativ | Beskrivning |
|---|---|
| Visa alla anställda | Den anställde ser alla kollegors skift i schemat |
| Visa medarbetare med samma position | Den anställde ser enbart skift för kollegor med samma befattning |
Standard: inaktiverad (anställda ser enbart sina egna skift).
Behörigheter för anställdas åtgärder
På Steg 1 presenteras åtta behörighetsomkopplare som bestämmer vad anställda kan göra med skift. Varje behörigheter kan aktiveras eller inaktiveras, och för de flesta finns det ytterligare alternativ: Med chefsgodkännande.
| Nr | Behörighet | Standard | Beskrivning |
|---|---|---|---|
| 1 | Tillåt skiftbyten | På | Anställda kan begära att byta skift med kollegor. Ytterligare: “Med chefsgodkännande” (på som standard) |
| 2 | Tillåt anställda att skicka skift till öppna listan | Av | Den anställde kan skicka sitt skift till poolen av öppna skift. Ytterligare: “Med chefsgodkännande” (på som standard) |
| 3 | Tillåt anställda att skapa egna skift | Av | Den anställde kan begära att skapa ett nytt skift för sig själv. Ytterligare: “Med chefsgodkännande” |
| 4 | Tillåt anställda att skapa raster | Av | Den anställde kan lägga till raster i sina skift. Kräver modulen Raster. Ytterligare: “Med chefsgodkännande” |
| 5 | Tillåt anställda att avstå från skift | Av | Den anställde kan avstå från ett tilldelat skift. Ytterligare: “Med chefsgodkännande” |
| 6 | Tillåt anställda att ta öppna skift | På | Den anställde kan ta ett ledigt öppet skift. Ytterligare: “Med chefsgodkännande” (på som standard) |
| 7 | Tillåt anställda att byta raster mellan olika skiftmallar | Av | Anställda kan byta rasttider mellan olika skiftmallar. Kräver modulen Raster. |
| 8 | Tillåt anställda att dela skift | Av | Den anställde kan dela ett skift i två separata tidsblock. |
Rekommenderade behörighetskonfigurationer
| Teamtyp | Rekommenderade inställningar |
|---|---|
| Litet betrott team | Aktivera de flesta behörigheter utan chefsgodkännande för maximal flexibilitet |
| Medelstort team | Aktivera behörigheter med chefsgodkännande för byten, avstående och öppna skift |
| Stort eller reglerat team | Aktivera enbart nödvändiga behörigheter, alla med chefsgodkännande |
| Helt styrt | Inaktivera alla anställdbehörigheter — chefer kontrollerar allt |
Åtkomsträttigheter
| Roll | Visa inställningar | Konfigurera parametrar | Godkänna anställdförfrågningar |
|---|---|---|---|
| Ägare | Ja | Ja | Ja |
| Administratör | Ja | Ja | Ja |
| Chef | Ja (tilldelade scheman) | Ja (tilldelade scheman) | Ja (tilldelade anställda) |
| Anställd | Nej | Nej | Nej |
Vanliga frågor
F: Kan man andra behörigheter efter att schemat skapats?
S: Ja. Klicka på redigeringsikonen (penna) på schemat i schemalistan. Samma inställningsdialog öppnas och alla ändringar börjar gälla omedelbart efter sparande.
F: Vad händer med väntande förfrågningar om jag inaktiverar en behörighet?
S: Väntande förfrågningar för den inaktiverade behörigheten måste hanteras manuellt. Rekommenderas att hantera alla väntande förfrågningar före ändring av behörighetsinställningar.
F: Kan man ange olika behörigheter för olika anställda i samma schema?
S: Nej. Behörigheter tillämpas lika på alla anställda i schemat. Om ni behöver olika behörighetsnivåer, skapa separata scheman med olika inställningar.
F: Vad är behörigheten “Dela skift” till för?
S: Skiftdelning möjliggör för den anställde att dela ett långt skift i två kortare — till exempel förvandla ett 8-timmars skift till ett morgonblock på 4 timmar och ett dagblock på 4 timmar.
Möjliga problem och lösningar
| Problem | Möjlig orsak | Lösning |
|---|---|---|
| Anställda kan inte byta skift trots aktiverad behörighet | “Med chefsgodkännande” är aktiverat och chefen har inte godkänt | Kontrollera kon av väntande förfrågningar och godkänn eller avvisa bytesförfrågningar |
| Behörighetsändringar börjar inte gälla | Webbläsarens cache visar gamla inställningar | Be anställda uppdatera sidan eller rensa webbläsarens cache |