Öppna skift

Öppna skift är skift utan tilldelad anställd. De visas i den särskilda raden Öppna Skift på schemasidan.

Hur öppna skift skapas

Öppna skift uppstår på flera sätt:

Manuellt

mdash; klicka på valfri dag i raden Öppna Skift eller på ikonen + i den raden.

Automatiskt vid schemagenerering

mdash; om det inte finns tillräckligt med anställda vid automatisk schemaläggning skapar systemet kvarvarande platser som öppna skift.

Genom att flytta skift från anställda

mdash; dra ett skift från en anställds rad till raden Öppna Skift, eller använd Bulk Åtgärder för att flytta flera skift samtidigt.

Via anställdas förfrågningar

mdash; om behörigheten “Skicka to Öppna Skift” är aktiverad kan anställda själva lämna tillbaka sina skift till den gemensamma poolen.

Åtgärder med öppna skift

Tilldela en anställd

Klicka på det öppna skiftet och välj en anställd från listan.
Eller dra skiftet från raden Öppna Skift till en anställds rad (och vice versa).

Automatisk fördelning

Klicka på ikonen för automatisk fördelning (två sammankopplade cirklar) i raden Öppna Skift. Systemet tilldelar automatiskt öppna skift till tillgängliga anställda.

Vid klick på ett öppet skift

Åtgärd	Beskrivning
Tilldela till anställd	Välj en anställd som tar skiftet
Radera	Ta bort skiftet
Visa Skiftloggar	Visa fullständig ändringshistorik
Redigera	Ändra datum, start-/sluttid, rast, grundsats, markering, plats eller anteckning

Ta bort öppna skift

Klicka på skiftet → Radera.

Klicka på ikonen ⛔ i raden Öppna Skift.

Använd Bulk Åtgärder för att ta bort flera öppna skift samtidigt.

Avisera anställda om öppna skift

Om modulen Nödfallsskift och meddelanden är ansluten kan ni skicka aviseringar till anställda via e-post, Tryck, Telegram.

Schemabehörigheter för öppna skift

Behörighet	Beskrivning
Ta Från öppna skift	Tillåter anställda att ta öppna skift. Kan kräva godkännande från chef.
Skicka to Öppna Skift	Tillåter anställda att lämna tillbaka sina tilldelade skift till den gemensamma poolen.
Drop skift	Tillåter anställda att avsäga sig ett skift.

Möjliga problem

Raden Öppna Skift syns inte — kontrollera reglagen i Visa/Dölj på schemasidan.

Anställda kan inte ta öppna skift — aktivera behörigheten “Take Från öppna skift” i schemainställningarna.

F: Kan man lägga till en bonus till ett öppet skift?
S: Ja. Klicka på det öppna skiftet → Redigera → ange bonusbeloppet (kräver modulen Nödskift eller Bonuses/Retentions).

F: Hur flyttar jag ett skift till öppna med en Sluta åtgärd?
S: Klicka på den anställdes skift → i redigeringspanelen hittar ni åtgärden Skicka to Öppna Skift — skiftet flyttas till raden Öppna Skift.

F: Vad är automatisk fördelning av öppna skift?
S: Klicka på ikonen för automatisk fördelning i raden Öppna Skift — systemet tilldelar automatiskt skift till tillgängliga anställda baserat på schemat.

F: Kan en anställd ta ett öppet skift via mobilappen?
S: Ja. Den anställde ser öppna skift i avsnittet Öppna Skift i mobilappen och kan ta dem om behörigheten finns.

F: Inkluderas öppna skift i rapporter?
S: Nej. Öppna skift (utan tilldelad anställd) inkluderas inte i löne- och tidsrapporter.

F: Hur många anställda kan ta ett och samma öppna skift?
S: Bara en. Efter att skiftet tagits stängs det för övriga.

F: Hur hindrar jag anställda från att själva lämna tillbaka skift till öppna?
S: I schemainställningarna inaktiverar ni behörigheten Skicka to Öppna Skift.

F: Visas öppna skift i den anställdes personliga schema?
S: Nej. Öppna skift syns enbart i raden Öppna Skift och är tillgängliga att ta — de visas inte i den anställdes personliga schema.

F: Hur tar jag bort alla öppna skift under en period?
S: Massåtgärder för skift → Period → ange period → Öppna Skift: Only → Radera → bekräfta.

F: Hur tar jag reda på vem som tog ett öppet skift?
S: Klicka på skiftet → Visa Skiftloggar — historiken visar alla ändringar, inklusive när en anställd tog skiftet.

F: Kan man avisera anställda om nya öppna skift?
S: Ja. Aktivera modulen Nödfallsskift och meddelanden — den gör det möjligt att skicka aviseringar via e-post, push och Telegram.

F: Hur skapar jag ett öppet skift manuellt?
S: Klicka på önskad dag i raden Öppna Skift eller ikonen + i den raden → fyll i Skapauläret → spara.

F: Kan man redigera tiden för ett öppet skift?
S: Ja. Klicka på det öppna skiftet → Redigera → ändra start- och sluttid, rast och övriga parametrar → Save.

F: Krävs chefens godkännande vid Etikettning av ett öppet skift?
S: Det beror på inställningarna. Om alternativet Med chefens bekräftelse är aktiverat — ja, chefen måste godkänna. Utan det — tas skiftet omedelbart.

F: Kan öppna skift skapas automatiskt vid brist på anställda?
S: Ja. Vid schemagenerering, om det inte finns tillräckligt med anställda för att fylla alla platser, skapar systemet automatiskt de kvarvarande som öppna skift.