ส่วน การตั้งค่าบริษัท ช่วยให้คุณจัดการข้อมูลทั่วไปของบริษัท ข้อมูลสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ วิธีการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ ธุรกรรม และโมดูลที่ใช้งานอยู่ได้
เพื่อเปิดหน้าการตั้งค่าบริษัท ให้คลิกที่ ชื่อบริษัท ที่ด้านบนของหน้าจอ แล้วเลือก “การตั้งค่าบริษัท”
ข้อมูลทั่วไป
ในส่วนนี้คุณสามารถกรอกข้อมูลพื้นฐานของบริษัทของคุณได้:
- ชื่อบริษัท;
- โหมดการทำงาน (โหมดออฟฟิศ หรือ Field Service — งานภาคสนาม);
- จำนวนพนักงาน;
- ประเทศ / ภูมิภาค;
- รัฐ / จังหวัด / ภูมิภาค;
- เมือง;
- ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัท
คุณยังสามารถอัปโหลด โลโก้บริษัท ได้ด้วย โลโก้ที่อัปโหลดที่นี่จะ ถูกดึงไปใช้โดยอัตโนมัติ ในการตั้งค่าของโมดูล เอกสารทางการเงิน (การออกใบแจ้งหนี้) และจะพิมพ์ลงในเอกสารที่ คุณสร้างให้ลูกค้าของคุณ (ใบแจ้งหนี้ ประมาณการ ฯลฯ) รวมทั้งใช้ใน รายงาน PDF ของงาน จากส่วน “งาน” ด้วย (ดูรายละเอียดเพิ่มเติมในบทความ “รายงาน”)
หากต้องการใช้โลโก้อื่นสำหรับเอกสาร คุณสามารถเปลี่ยนได้ที่ โมดูล → การตั้งค่า → เอกสารทางการเงิน → โลโก้บริษัท
ข้อสำคัญ: โลโก้นี้ไม่เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ Shifton ออกให้บริษัทของคุณ สำหรับการใช้งานโมดูล (ใบแจ้งหนี้เหล่านั้นอยู่ในส่วน “ใบแจ้งหนี้” ด้านล่าง) — โลโก้ใช้เฉพาะในเอกสารที่บริษัทของคุณสร้างให้ลูกค้าของตนเท่านั้น
หลังจากแก้ไขข้อมูลแล้ว ให้คลิก “บันทึก”
การดำเนินการของบริษัท
การเปลี่ยนแปลงเจ้าของบริษัท
คุณสามารถโอนสิทธิ์ความเป็นเจ้าของให้ผู้ใช้คนอื่นได้ หลังการโอน ระดับการเข้าถึงของคุณจะเปลี่ยนจากเจ้าของเป็นพนักงานโดยอัตโนมัติ
- คลิก “เปลี่ยนเจ้าของ”
- ในแผงด้านข้าง ให้เลือกพนักงานที่จะเป็นเจ้าของคนใหม่
- ยืนยันการดำเนินการโดยคลิก “ยืนยัน”
- หากต้องการยกเลิก ให้คลิก “ยกเลิก”
> การดำเนินการนี้ย้อนกลับไม่ได้ มีเพียงเจ้าของคนใหม่เท่านั้นที่สามารถคืนสิทธิ์ความเป็นเจ้าของให้คุณได้
ระงับบริษัท
การระงับบริษัทจะหยุดการทำงานของบริษัทไว้ชั่วคราว
หลังการระงับ:
- วิธีการชำระเงินทั้งหมดจะถูกยกเลิกการเชื่อมโยง;
- โมดูลทั้งหมดจะถูกปิดใช้งาน;
- การออกใบแจ้งหนี้สำหรับรอบใหม่จะถูกระงับ;
- การดำเนินการนี้ยกเลิกได้ทุกเมื่อ
หากต้องการระงับบริษัท:
- คลิก “ระงับบริษัท”
- ในแผงด้านข้าง จำเป็นต้อง ป้อนข้อความยืนยันเป็นภาษาอังกฤษ — ป้อนให้ตรงตามที่แสดงบนหน้าจอ (คัดลอกและวางลงในช่องได้) หากไม่มีข้อความนี้ ปุ่มยืนยันจะยังคงใช้งานไม่ได้
- เลือกเหตุผลของการระงับ
- เพิ่มความคิดเห็น (ไม่บังคับ)
- ยืนยันการดำเนินการโดยคลิก “ยืนยัน”
- หากต้องการยกเลิก ให้คลิก “ยกเลิก”
ลบบริษัท
บริษัทจะลบได้เฉพาะเมื่อไม่มีใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเท่านั้น หากมีหนี้ค้างชำระ การลบจะทำได้หลังจากชำระหนี้นั้นเรียบร้อยแล้ว
เมื่อลบบริษัท:
- บัญชีของบริษัทจะถูกลบ (ทันที หากไม่มีหนี้สำหรับรอบถัดไป; หากมี การลบจะถูกเลื่อนออกไปจนกว่าจะมีการออกใบแจ้งหนี้และชำระเงินแล้ว);
- วิธีการชำระเงินทั้งหมดจะถูกยกเลิกการเชื่อมโยง;
- การออกใบแจ้งหนี้จะถูกระงับ หากไม่มีหนี้สำหรับรอบใหม่;
- การดำเนินการนี้ยกเลิกไม่ได้
หากต้องการลบบริษัท:
- คลิก “ลบบริษัท”
- ในแผงด้านข้าง จำเป็นต้อง ป้อนข้อความยืนยันเป็นภาษาอังกฤษ — ป้อนให้ตรงตามที่แสดงบนหน้าจอ (คัดลอกและวางลงในช่องได้) หากไม่มีข้อความนี้ ปุ่มยืนยันจะยังคงใช้งานไม่ได้
- เลือกเหตุผล
- เพิ่มความคิดเห็น (ไม่บังคับ)
- ยืนยันการดำเนินการโดยคลิก “ยืนยัน”
- หากต้องการยกเลิก ให้คลิก “ยกเลิก”
ที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงิน
ส่วนนี้เก็บข้อมูลที่ใช้สำหรับการออกใบแจ้งหนี้
ข้อสำคัญ: การเปลี่ยนแปลงจะไม่มีผลกับใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้ว หากต้องการให้ข้อมูลใหม่ปรากฏในใบแจ้งหนี้ ให้อัปเดตข้อมูลการชำระเงิน ก่อน ที่ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างขึ้น
คุณสามารถกรอกช่องข้อมูลต่อไปนี้:
- ชื่อบริษัท *
- หมายเลข VAT
- ชื่อ *
- นามสกุล *
- อีเมล
- หมายเลขโทรศัพท์
- ประเทศ / ภูมิภาค *
- รัฐ / จังหวัด / ภูมิภาค *
- เมือง *
- รหัสไปรษณีย์ *
- ที่อยู่ *
หลังจากกรอกข้อมูลแล้ว ให้คลิก “บันทึก”
วิธีการชำระเงิน
ในส่วนนี้คุณสามารถเพิ่ม แก้ไข หรือลบบัตรชำระเงินได้
เพิ่มการ์ด
- คลิก “เพิ่มการ์ด”
- ป้อนข้อมูลบัตร
- คลิก “บันทึก”
แก้ไขบัตร
- คลิก “แก้ไข” ข้างบัตรที่ต้องการ
- อัปเดตเดือนและปีที่บัตรหมดอายุ
- คลิก “บันทึก” หรือ “ยกเลิก”
คุณยังสามารถลบบัตรได้โดยคลิก “ลบ”
> การเชิญพนักงานเข้าบริษัทต้องมีบัตรที่ใช้งานได้และการสมัครสมาชิกรายเดือนที่ใช้งานอยู่
ยอดคงเหลือของบริษัท
ที่นี่คุณสามารถดูยอดคงเหลือปัจจุบันและเปิดใช้งานการสมัครสมาชิกรายเดือนได้
หากต้องการสมัครสมาชิก:
- คลิก “การชำระเงินรายเดือน”
- เลือกบัตรที่มีอยู่ หรือเพิ่มบัตรใหม่
- คลิก “บันทึก”
ใบแจ้งหนี้
ส่วนนี้รวบรวมใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ออกให้บริษัทของคุณ
คุณสามารถ:
- ดาวน์โหลดไฟล์ Excel ที่มียอดชำระเงินของช่วงเวลาต่าง ๆ;
- ดูรายละเอียดของใบแจ้งหนี้แต่ละใบ
ตารางประกอบด้วย:
- รหัสใบแจ้งหนี้
- รอบการคิดค่าบริการ
- กำหนดชำระเงิน
- วันที่สร้าง
- ราคา
- ชำระแล้ว
- ที่ต้องชำระ
- สถานะ
การคลิกที่ รหัสใบแจ้งหนี้ จะเปิดรายละเอียดทั้งหมดของใบแจ้งหนี้ รวมถึงค่าบริการของโมดูลที่คำนวณจากข้อมูลใน ที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงิน ของคุณ
ธุรกรรม
ส่วนนี้รวบรวมธุรกรรมทั้งหมดที่มีผลต่อยอดคงเหลือของบริษัท
โมดูลที่ใช้งานอยู่
ที่นี่คุณสามารถดูโมดูลที่ใช้งานอยู่ทั้งหมดและวันที่สิ้นสุดการใช้งานได้
คำถามที่พบบ่อย
คำถาม: เปิดการตั้งค่าบริษัทใน Shifton ได้ที่ไหน? คำตอบ: ให้คลิกที่ ชื่อบริษัทที่ด้านบนของหน้าจอ แล้วเลือก “การตั้งค่าบริษัท” หน้าการตั้งค่าทั่วไปของบริษัทจะเปิดขึ้น
คำถาม: ข้อมูลใดที่แก้ไขได้ในการตั้งค่าบริษัท? คำตอบ: คุณสามารถอัปเดตข้อมูลทั่วไปของบริษัทได้: ชื่อบริษัท โหมดการทำงาน จำนวนพนักงาน ประเทศ/ภูมิภาค รัฐ/จังหวัด เมือง และข้อมูลเพิ่มเติม ที่นี่ยังอัปโหลด โลโก้บริษัท ได้ด้วย
คำถาม: อัปโหลดโลโก้บริษัทไปเพื่ออะไร? คำตอบ: โลโก้จะถูกดึงไปใช้ในการตั้งค่าของโมดูล เอกสารทางการเงิน โดยอัตโนมัติ และพิมพ์ลงในเอกสารที่คุณสร้างให้ลูกค้าของคุณ (ใบแจ้งหนี้ ประมาณการ) รวมทั้งใน รายงาน PDF ของงาน จากส่วน “งาน” หากจำเป็น คุณเปลี่ยนโลโก้สำหรับเอกสารได้ที่ โมดูล → การตั้งค่า → เอกสารทางการเงิน โลโก้ไม่มีผลต่อใบแจ้งหนี้ที่ Shifton ออกให้บริษัทของคุณ
คำถาม: บันทึกการเปลี่ยนแปลงหลังแก้ไขข้อมูลบริษัทได้อย่างไร? คำตอบ: หลังจากแก้ไขช่องข้อมูลของบริษัทแล้ว ให้คลิก “บันทึก” หากไม่บันทึก การเปลี่ยนแปลงจะไม่ถูกนำไปใช้
คำถาม: โอนสิทธิ์ความเป็นเจ้าของบริษัทให้ผู้ใช้คนอื่นได้อย่างไร? คำตอบ: ในส่วน “การดำเนินการของบริษัท” ให้คลิก “เปลี่ยนเจ้าของ” เลือกพนักงานที่จะเป็นเจ้าของคนใหม่ แล้วยืนยันการดำเนินการ หลังการโอน สิทธิ์การเข้าถึงของคุณจะเปลี่ยนจากเจ้าของเป็นพนักงาน
คำถาม: ยกเลิกการโอนสิทธิ์ความเป็นเจ้าของบริษัทได้ไหม? คำตอบ: ไม่ได้ — การโอนสิทธิ์ความเป็นเจ้าของย้อนกลับไม่ได้ มีเพียง เจ้าของคนใหม่ เท่านั้นที่สามารถคืนสิทธิ์ความเป็นเจ้าของให้คุณได้
คำถาม: ฟังก์ชัน “ระงับบริษัท” ทำอะไร? คำตอบ: การระงับบริษัทจะหยุดการทำงานของบริษัทไว้ชั่วคราว:
- วิธีการชำระเงินทั้งหมดจะถูกยกเลิกการเชื่อมโยง;
- โมดูลทั้งหมดจะถูกปิดใช้งาน;
- การออกใบแจ้งหนี้สำหรับรอบใหม่จะถูกระงับ การดำเนินการนี้ยกเลิกได้ทุกเมื่อ
คำถาม: ระงับบริษัทได้อย่างไร? คำตอบ: ให้คลิก “ระงับบริษัท” ป้อนข้อความยืนยันที่ระบบกำหนด แล้วเลือกเหตุผลของการระงับ
คำถาม: ลบบริษัทได้ไหม? คำตอบ: ได้ — แต่เฉพาะ เมื่อไม่มีใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ เท่านั้น หากมีหนี้ค้างชำระ การลบจะทำได้หลังจากชำระหนี้นั้นเรียบร้อยแล้ว
คำถาม: เกิดอะไรขึ้นเมื่อลบบริษัท? คำตอบ: เมื่อลบบริษัท:
- บัญชีของบริษัทจะถูกลบ (ทันที หากไม่มีหนี้สำหรับรอบถัดไป หรือหลังจากชำระหนี้นั้นแล้ว);
- วิธีการชำระเงินทั้งหมดจะถูกยกเลิกการเชื่อมโยง;
- การออกใบแจ้งหนี้จะถูกระงับสำหรับรอบถัดไป การดำเนินการนี้ ยกเลิกไม่ได้
คำถาม: ลบบริษัทได้ไหมถ้ายังเปิดใช้งานโมดูลอยู่? คำตอบ: ได้ — แต่การลบบริษัทจะเกิดขึ้นหลังจากชำระใบแจ้งหนี้ที่ค้างทั้งหมดแล้ว โมดูลไม่ได้ขัดขวางการลบ หากเงื่อนไขการชำระเงินครบถ้วนแล้ว
คำถาม: “โหมดการทำงาน” ในการตั้งค่าบริษัทคืออะไร? คำตอบ: โหมดการทำงานแสดงว่าบริษัทของคุณทำงานในโหมดใด — โหมดออฟฟิศ หรือ โหมดงานภาคสนาม (Field Service) ซึ่งเป็นตัวกำหนดโมดูลที่ใช้ได้และโครงสร้างของกระบวนการทำงาน