การตั้งค่าโมดูล “เอกสารทางการเงิน”

ก่อนออกใบแจ้งหนี้ฉบับแรก คุณต้องตั้งค่าโมดูลก่อน: ระบุว่าจะให้พิมพ์อะไรลงในเอกสาร และให้เริ่มนับเลขเอกสารจากหมายเลขใด การตั้งค่านี้ทำเพียงครั้งเดียวและมีผลกับเอกสารทั้งหมดของบริษัท

เส้นทาง: เมนู Shifton (ชื่อบริษัทที่ส่วนหัว) → โมดูล → แท็บ การตั้งค่า → การออกใบแจ้งหนี้ ในรายการด้านซ้าย

การตั้งค่าพื้นฐาน

ช่องเหล่านี้จะไปปรากฏที่ส่วนหัวของเอกสารทุกฉบับ — ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งงาน ใบเสร็จ และใบแสดงการปฏิบัติงานเสร็จสิ้น

ที่อยู่และข้อมูลการชำระเงินเป็นช่องข้อความธรรมดาที่ไม่มีการตรวจรูปแบบ ทำไว้เช่นนี้โดยเจตนา: ข้อกำหนดเรื่องข้อมูลการชำระเงินในแต่ละประเทศต่างกัน การบังคับรูปแบบตายตัวจึงจะเป็นอุปสรรค

ตัวนับเอกสาร

เอกสารแต่ละประเภทมีการนับเลขของตัวเอง และตั้งค่าแยกกัน มีสองช่องต่อหนึ่งประเภท: คำนำหน้า — คำนำหน้าของหมายเลข และ เคาน์เตอร์ — จะให้นับต่อจากเลขใด

หมายเลขเอกสารเกิดจากคำนำหน้ารวมกับค่าปัจจุบันของตัวนับ: ถ้าคำนำหน้าคือ INV- และตัวนับคือ 5 ใบแจ้งหนี้ฉบับถัดไปจะได้หมายเลข INV-5 และตัวนับจะกลายเป็น 6

เหตุใดจึงต้องเปลี่ยนค่าตัวนับ ถ้าคุณย้ายมาใช้ Shifton จากระบบอื่นซึ่งใบแจ้งหนี้ออกไปถึงฉบับที่ 340 แล้ว ให้ตั้งตัวนับเป็น 341 — การนับเลขจะดำเนินต่อโดยไม่ขาดช่วง และในรายงานจะไม่มีเอกสารสองฉบับที่มีหมายเลขเดียวกัน

คำนำหน้าจะปล่อยว่างไว้ก็ได้ — หมายเลขก็จะเป็นเพียงตัวเลขเท่านั้น

หลังจากแก้ไขช่องใดก็ตาม ให้คลิก บันทึก ที่ด้านล่างของหน้า การตั้งค่าจะมีผลกับเอกสารใหม่ ส่วนเอกสารที่ออกไปแล้วจะไม่เปลี่ยนแปลง

สิทธิ์การเข้าถึง

ปัญหาที่อาจพบและวิธีแก้

คำถามที่พบบ่อย

คำถาม: จำเป็นต้องตั้งค่าโมดูลก่อนออกใบแจ้งหนี้ฉบับแรกไหม? คำตอบ: ในทางเทคนิคไม่จำเป็น แต่ในเอกสารจะไม่มีทั้งโลโก้และข้อมูลการชำระเงิน จึงควรกรอกการตั้งค่าไว้ล่วงหน้าเพียงครั้งเดียว

คำถาม: กำหนดข้อมูลการชำระเงินต่างกันสำหรับลูกค้าแต่ละรายได้ไหม? คำตอบ: ไม่ได้ บล็อกข้อมูลการชำระเงินมีชุดเดียวต่อบริษัทและจะพิมพ์ลงในเอกสารทุกฉบับ

คำถาม: ถ้าเปลี่ยนโลโก้ เอกสารที่ออกไปแล้วจะเป็นอย่างไร? คำตอบ: ไม่มีอะไรเกิดขึ้น การตั้งค่าจะมีผลกับเอกสารใหม่ ส่วนเอกสารเดิมยังคงเหมือนเดิม

คำถาม: เริ่มนับเลขจากตัวเลขใดก็ได้ไหม? คำตอบ: ได้ ให้ใส่ค่าที่ต้องการในช่อง เคาน์เตอร์ ข้อสำคัญคือค่านั้นต้องมากกว่าหมายเลขที่ออกไปแล้ว ไม่เช่นนั้นจะเกิดหมายเลขซ้ำ

คำถาม: จำเป็นต้องมีคำนำหน้าไหม? คำตอบ: ไม่จำเป็น ถ้าปล่อยช่องว่างไว้ หมายเลขก็จะเป็นเพียงตัวเลข

คำถาม: ภาษีเริ่มต้นมีผลกับเอกสารที่สร้างไว้แล้วไหม? คำตอบ: ไม่มี ภาษีจะถูกเติมลงในเอกสารใหม่เท่านั้น

คำถาม: ดูได้ที่ไหนว่าเอกสารฉบับถัดไปจะได้หมายเลขอะไร? คำตอบ: คำนำหน้าและค่าปัจจุบันของตัวนับอยู่ในการตั้งค่าชุดเดียวกันนี้: นำมารวมกันก็คือหมายเลขถัดไป

คำถาม: ทำไมที่อยู่และข้อมูลการชำระเงินเป็นเพียงช่องข้อความธรรมดา? คำตอบ: ข้อกำหนดเรื่องข้อมูลการชำระเงินในแต่ละประเทศต่างกัน จึงไม่มีการบังคับรูปแบบ: ระบบจะพิมพ์ตามที่คุณกรอกไว้

คำถาม: ตัวนับจะรีเซ็ตเมื่อขึ้นปีใหม่ไหม? คำตอบ: ไม่ ไม่มีการรีเซ็ตอัตโนมัติ ถ้าต้องการเริ่มนับใหม่ตอนต้นปี ให้ตั้งตัวนับเป็น 1 ด้วยตนเอง

คำถาม: ใครแก้ไขการตั้งค่าเหล่านี้ได้? คำตอบ: ผู้ดูแลระบบและเจ้าของบริษัท พนักงานจะไม่เห็นส่วนการตั้งค่าโมดูล