เทมเพลตกิจกรรม

จัดการการกำหนดค่ากิจกรรมที่ใช้ซ้ำได้เพื่อเร่งความเร็วการสร้างกิจกรรมและรับรองความสม่ำเสมอทั่วทั้งองค์กร

นี่คืออะไร?

แม่แบบกิจกรรม คือคำจำกัดความกิจกรรมที่กำหนดค่าล่วงหน้าซึ่งคุณสามารถใช้ซ้ำเมื่อสร้างกิจกรรมใหม่ แทนที่จะกรอกรายละเอียดเดิมทุกครั้ง เช่น ชื่อกิจกรรม ระยะเวลาเริ่มต้น โปรเจกต์ และหมายเหตุ คุณบันทึกเป็นเทมเพลตแล้วนำไปใช้ด้วยคลิกไม่กี่ครั้ง

เทมเพลตถูกจัดการจากแท็บ แม่แบบกิจกรรม บนหน้า Activity (ข้างแท็บ Calendar) เมื่อสร้างแล้ว เทมเพลตจะพร้อมใช้งานเมื่อคุณสร้างกิจกรรมใหม่ ทั้งแบบรายบุคคลหรือเป็นกลุ่ม

ข้อกำหนดเบื้องต้น

#	ข้อกำหนดเบื้องต้น	รายละเอียด
1	เข้าถึงหน้า Activity ได้	คุณต้องมีสิทธิ์เข้าถึงฟีเจอร์ Activity
2	บทบาท Manager, Admin หรือ Owner	การจัดการเทมเพลตต้องการสิทธิ์ระดับสูง
3	กำหนดค่าโปรเจกต์แล้ว	เทมเพลตอาจอ้างอิงถึงโปรเจกต์เฉพาะ

คำแนะนำทีละขั้นตอน

การนำทางไปยัง แม่แบบกิจกรรม

ขั้นตอน	การดำเนินการ	ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1	ไปที่หน้า กิจกรรม จากแถบด้านซ้าย	หน้า Activity จะโหลดพร้อมแท็บ Calendar เปิดใช้งาน
2	คลิกแท็บ แม่แบบกิจกรรม (ข้างแท็บ Calendar)	มุมมอง แม่แบบกิจกรรม จะเปิดขึ้นแสดงรายการเทมเพลตที่มี (ถ้ามี)

การสร้างเทมเพลตใหม่

ขั้นตอน	การดำเนินการ	ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1	บนแท็บ แม่แบบกิจกรรม คลิก สร้าง แม่แบบ (หรือปุ่ม +)	แบบฟอร์มสร้างเทมเพลตจะเปิดขึ้น
2	ใส่ ชื่อเทมเพลต — ป้ายกำกับที่อธิบายประเภทกิจกรรมนี้	ช่องชื่อถูกกรอก
3	ตั้งค่า ระยะเวลาเริ่มต้น สำหรับกิจกรรมที่สร้างจากเทมเพลตนี้	ระยะเวลาถูกกำหนดค่า
4	เลือก โปรเจกต์ ที่เทมเพลตนี้เกี่ยวข้อง (ถ้ามี)	โปรเจกต์ถูกเชื่อมโยง
5	เพิ่ม หมายเหตุหรือคำแนะนำเริ่มต้น ที่ควรปรากฏบนกิจกรรมที่สร้างจากเทมเพลตนี้	หมายเหตุถูกบันทึกเป็นส่วนหนึ่งของเทมเพลต
6	กำหนดค่าช่องเพิ่มเติมตามต้องการ (สถานที่ ข้อกำหนดตำแหน่ง ฯลฯ)	ค่าเริ่มต้นที่เกี่ยวข้องทั้งหมดถูกตั้งค่า
7	คลิก บันทึก	เทมเพลตถูกสร้างและปรากฏในรายการเทมเพลต

การแก้ไขเทมเพลตที่มีอยู่

ขั้นตอน	การดำเนินการ	ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1	บนแท็บ แม่แบบกิจกรรม ค้นหาเทมเพลตที่คุณต้องการแก้ไข	แถวเทมเพลตมองเห็นได้
2	คลิกปุ่ม แก้ไข (ไอคอนดินสอ) ข้างเทมเพลต	แบบฟอร์มเทมเพลตจะเปิดในโหมดแก้ไขพร้อมค่าปัจจุบันที่กรอกไว้
3	ทำการเปลี่ยนแปลงช่องที่ต้องการ	ช่องถูกอัปเดต
4	คลิก บันทึก	เทมเพลตถูกอัปเดต กิจกรรมที่มีอยู่ที่สร้างจากเทมเพลตนี้จะไม่ได้รับผลกระทบ

การลบเทมเพลต

ขั้นตอน	การดำเนินการ	ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1	บนแท็บ แม่แบบกิจกรรม ค้นหาเทมเพลตที่จะลบ	แถวเทมเพลตมองเห็นได้
2	คลิกปุ่ม ลบ (ไอคอนถังขยะ) ข้างเทมเพลต	กล่องโต้ตอบยืนยันจะปรากฏ
3	ยืนยันการลบ	เทมเพลตถูกลบออกจากรายการ กิจกรรมที่สร้างก่อนหน้านี้จากเทมเพลตนี้จะยังคงเดิม

การใช้เทมเพลตเมื่อสร้างกิจกรรม

ขั้นตอน	การดำเนินการ	ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1	บนปฏิทิน Activity คลิก สร้างกิจกรรม	แบบฟอร์มสร้างกิจกรรมจะเปิดขึ้น
2	เลือก เทมเพลต จากรายการแบบเลื่อนลงหรือช่องเลือกเทมเพลต	แบบฟอร์มจะกรอกค่าเริ่มต้นจากเทมเพลตโดยอัตโนมัติ (ชื่อ ระยะเวลา โปรเจกต์ หมายเหตุ)
3	ปรับช่องตามต้องการ (เช่น เปลี่ยนวันที่ มอบหมายพนักงานเฉพาะ)	ช่องถูกปรับแต่งสำหรับกรณีนี้
4	คลิก บันทึก	กิจกรรมใหม่ถูกสร้างตามเทมเพลต

ข้อมูลอ้างอิงช่องเทมเพลต

ช่อง	จำเป็น	คำอธิบาย
ชื่อเทมเพลต	ใช่	ป้ายกำกับที่อธิบายสำหรับเทมเพลต
ระยะเวลาเริ่มต้น	ใช่	ระยะเวลาที่ตั้งไว้ล่วงหน้าสำหรับกิจกรรมที่สร้างจากเทมเพลตนี้
โปรเจกต์	ไม่	โปรเจกต์เริ่มต้นที่เชื่อมโยงกับกิจกรรม
หมายเหตุ/คำแนะนำ	ไม่	ข้อความเริ่มต้นที่ปรากฏในช่องหมายเหตุของกิจกรรม
สถานที่	ไม่	สถานที่ทำงานเริ่มต้นสำหรับกิจกรรม
ตำแหน่ง	ไม่	ตำแหน่งที่จำเป็นสำหรับกิจกรรม (ใช้ในการแจกจ่าย)

สิทธิ์การเข้าถึง

บทบาท	ดูเทมเพลต	สร้างเทมเพลต	แก้ไขเทมเพลต	ลบเทมเพลต
Employee	ไม่ได้	ไม่ได้	ไม่ได้	ไม่ได้
Manager	ได้	ได้	ได้	ได้
Admin	ได้	ได้	ได้	ได้
Owner	ได้	ได้	ได้	ได้

คำถามที่พบบ่อย

Q1: ถ้าอัปเดตเทมเพลต กิจกรรมที่มีอยู่จะเปลี่ยนหรือไม่?
ไม่ กิจกรรมที่มีอยู่ที่สร้างจากเทมเพลตจะยังคงเดิม การอัปเดตเทมเพลตมีผลกับกิจกรรมใหม่ที่สร้างจากเทมเพลตนั้นเป็นต้นไปเท่านั้น

Q2: สามารถมีเทมเพลตหลายอันสำหรับโปรเจกต์เดียวกันได้หรือไม่?
ได้ คุณสามารถสร้างเทมเพลตได้มากเท่าที่ต้องการ แม้ในโปรเจกต์เดียวกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีเทมเพลตแยกสำหรับ “ตรวจสอบตอนเช้า” “จัดส่งตอนบ่าย” และ “รายงานสิ้นวัน” ทั้งหมดอยู่ภายใต้โปรเจกต์เดียว

Q3: สามารถทำซ้ำเทมเพลตได้หรือไม่?
หากมีตัวเลือกทำซ้ำ คุณสามารถคัดลอกเทมเพลตที่มีอยู่แล้วแก้ไขได้ มิฉะนั้น สร้างเทมเพลตใหม่แล้วกรอกค่าที่คล้ายกันด้วยตนเอง

Q4: เทมเพลตใช้ร่วมกันทุกโปรเจกต์หรือไม่?
เทมเพลตพร้อมใช้งานทั่วทั้งบริษัท หากเทมเพลตเชื่อมโยงกับโปรเจกต์เฉพาะ จะตั้งค่าเป็นโปรเจกต์นั้นเป็นค่าเริ่มต้นเมื่อใช้ แต่คุณสามารถเปลี่ยนโปรเจกต์ระหว่างสร้างกิจกรรมได้

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและวิธีแก้ไข

ปัญหา	สาเหตุที่เป็นไปได้	วิธีแก้ไข
ปุ่ม “Create template” ไม่ปรากฏ	สิทธิ์ไม่เพียงพอ	เฉพาะบทบาท Manager, Admin หรือ Owner เท่านั้นที่สามารถสร้างเทมเพลตได้ ติดต่อ Admin
ช่องเทมเพลตไม่ตรงกับที่ต้องการ	แบบฟอร์มอาจมีช่องเพิ่มเติมซ่อนอยู่หลังปุ่ม “Advanced”	มองหาพื้นที่ขยายหรือตัวเลือกขั้นสูงในแบบฟอร์มเทมเพลต
เทมเพลตที่ลบแล้วยังปรากฏในรายการ	ปัญหาแคชเบราว์เซอร์	รีเฟรชหน้า เทมเพลตไม่ควรปรากฏอีก
รายการแบบเลื่อนลงเทมเพลตว่างเปล่าเมื่อสร้างกิจกรรม	ยังไม่มีเทมเพลตถูกสร้าง	ไปที่แท็บ แม่แบบกิจกรรม แล้วสร้างเทมเพลตอย่างน้อยหนึ่งรายการก่อน
ค่าเริ่มต้นจากเทมเพลตไม่ถูกต้อง	เทมเพลตอาจมีค่าที่ล้าสมัย	แก้ไขเทมเพลตเพื่ออัปเดตค่าเริ่มต้น