การสร้างและแจกจ่ายกิจกรรม

เรียนรู้วิธีสร้างกิจกรรมใหม่ ดำเนินการเป็นกลุ่ม และแจกจ่ายกิจกรรมให้พนักงานโดยอัตโนมัติ

นี่คืออะไร?

กิจกรรมใน Shifton แทนงานหรือการมอบหมายที่พนักงานต้องทำ นอกเหนือจากกะปกติ บทความนี้ครอบคลุมขั้นตอนการทำงานหลัก 3 ขั้นตอน:

การสร้างกิจกรรม

mdash; การเพิ่มกิจกรรมใหม่รายการเดียวพร้อมรายละเอียดเฉพาะเช่น เวลา พนักงาน และประเภท

การดำเนินการจำนวนมาก

mdash; เลือกกิจกรรมหลายรายการและลบพร้อมกัน

การแจกจ่ายกิจกรรม

mdash; การมอบหมายกิจกรรมที่ไม่ได้มอบหมายให้พนักงานที่พร้อมโดยอัตโนมัติตามกฎการจัดตาราง

เครื่องมือเหล่านี้พร้อมใช้งานเป็นปุ่มที่ด้านบนของหน้าปฏิทิน Activity

ข้อกำหนดเบื้องต้น

#	ข้อกำหนดเบื้องต้น	รายละเอียด
1	เข้าถึงปฏิทิน Activity ได้	คุณต้องมีสิทธิ์เข้าถึงหน้า Activity
2	พนักงานมอบหมายให้โปรเจกต์แล้ว	พนักงานต้องอยู่ในโปรเจกต์เพื่อรับกิจกรรม
3	เทมเพลตกิจกรรม (ไม่บังคับ)	การมีเทมเพลตทำให้สร้างกิจกรรมซ้ำๆ ได้เร็วขึ้น
4	บทบาท Manager หรือ Admin	การสร้างและแจกจ่ายกิจกรรมต้องการสิทธิ์ระดับสูง

คำแนะนำทีละขั้นตอน

การสร้างกิจกรรมรายการเดียว

ขั้นตอน	การดำเนินการ	ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1	ไปที่หน้า ปฏิทิน กิจกรรม	มุมมองปฏิทินจะโหลด
2	คลิกปุ่ม สร้างกิจกรรม ที่ด้านบนของหน้า	แบบฟอร์มหรือกล่องโต้ตอบสำหรับสร้างจะเปิดขึ้น
3	กรอกรายละเอียดกิจกรรม:
	– ชื่อหรือประเภทกิจกรรม	ระบุกิจกรรม
	– วันที่และเวลา	เมื่อกิจกรรมควรเกิดขึ้น
	– ระยะเวลา	กิจกรรมยาวนานเท่าไหร่
	– พนักงาน (ไม่บังคับ)	มอบหมายให้พนักงานเฉพาะ หรือเว้นว่างเพื่อเพิ่มใน กิจกรรมฟรี
	– โปรเจกต์	เชื่อมโยงกิจกรรมกับโปรเจกต์
	– หมายเหตุ (ไม่บังคับ)	เพิ่มรายละเอียดหรือคำแนะนำที่เกี่ยวข้อง
4	คลิก บันทึก หรือ สร้าง	กิจกรรมจะปรากฏบนปฏิทิน หากไม่ได้มอบหมายพนักงาน จะปรากฏในแถว กิจกรรมฟรี

การใช้ การดำเนินการจำนวนมาก

ขั้นตอน	การดำเนินการ	ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1	บนปฏิทิน Activity คลิกปุ่ม การดำเนินการจำนวนมาก	ปฏิทินเข้าสู่โหมดเลือก
2	เลือกกิจกรรมหลายรายการโดยคลิก (หรือใช้ตัวเลือก “เลือกทั้งหมด” หากมี)	กิจกรรมที่เลือกจะถูกไฮไลท์
3	คลิก ลบ เพื่อลบกิจกรรมที่เลือกทั้งหมด	กล่องยืนยันจะปรากฏ
4	ยืนยันการลบ	กิจกรรมที่เลือกจะถูกลบออกจากปฏิทิน
5	คลิก เสร็จสิ้น หรือออกจากโหมดเลือก	ปฏิทินกลับสู่มุมมองปกติ

หมายเหตุ: การดำเนินการจำนวนมาก รองรับเฉพาะ ลบ เท่านั้น หากต้องการมอบหมายกิจกรรมใหม่หรือเปลี่ยนสถานะ ให้แก้ไขกิจกรรมทีละรายการ

การแจกจ่ายกิจกรรมโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอน	การดำเนินการ	ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1	ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีกิจกรรมที่ไม่ได้มอบหมายในแถว กิจกรรมฟรี บนปฏิทิน	กิจกรรมอย่างน้อยหนึ่งรายการไม่ได้มอบหมาย
2	คลิกปุ่ม กระจายกิจกรรม ที่ด้านบนของหน้า	กล่องโต้ตอบหรือแผงกำหนดค่าการแจกจ่ายจะเปิดขึ้น
3	ตรวจสอบหรือปรับการตั้งค่าการแจกจ่าย (เช่น พนักงานที่จะรวม ช่วงวันที่ ตัวกรองตำแหน่ง)	การตั้งค่าถูกกำหนดค่าตามความต้องการของคุณ
4	คลิก กระจาย หรือ ใช้	ระบบมอบหมาย กิจกรรมฟรี ให้พนักงานที่พร้อมโดยอัตโนมัติตามตารางงาน ตำแหน่ง และความพร้อม
5	ตรวจสอบปฏิทินเพื่อยืนยันการมอบหมาย	กิจกรรมที่ก่อนหน้านี้ไม่ได้มอบหมายจะปรากฏในแถวพนักงาน

ข้อมูลอ้างอิงด่วนสำหรับการสร้างกิจกรรม

ช่อง	จำเป็น	คำอธิบาย
ชื่อ/ประเภทกิจกรรม	ใช่	ชื่อหรือประเภทของกิจกรรม (อาจมาจากเทมเพลต)
วันที่และเวลา	ใช่	วันที่และเวลาเริ่มที่กำหนด
ระยะเวลา	ใช่	กิจกรรมควรยาวนานเท่าไหร่
พนักงาน	ไม่	เว้นว่างสำหรับกลุ่ม กิจกรรมฟรี หรือมอบหมายโดยตรง
โปรเจกต์	ใช่	โปรเจกต์ที่กิจกรรมนี้สังกัด
สถานที่	ไม่	สถานที่ทำงานสำหรับกิจกรรม
หมายเหตุ	ไม่	คำแนะนำหรือบริบทเพิ่มเติมสำหรับพนักงาน

สิทธิ์การเข้าถึง

บทบาท	สร้างกิจกรรม	ใช้ การดำเนินการจำนวนมาก	แจกจ่ายกิจกรรม	ดูกิจกรรม
Employee	ไม่ได้	ไม่ได้	ไม่ได้	ของตัวเองเท่านั้น
Manager	ได้	ได้	ได้	ทั้งหมด
Admin	ได้	ได้	ได้	ทั้งหมด
Owner	ได้	ได้	ได้	ทั้งหมด

คำถามที่พบบ่อย

Q1: จะเกิดอะไรขึ้นถ้าสร้างกิจกรรมโดยไม่มอบหมายพนักงาน?
กิจกรรมจะถูกเพิ่มไปยังแถว กิจกรรมฟรี บนปฏิทิน จะยังอยู่ที่นั่นจนกว่าจะถูกมอบหมายให้พนักงานด้วยตนเองหรือแจกจ่ายโดยใช้ฟีเจอร์ กระจายกิจกรรม

Q2: สามารถยกเลิก Mass การกระทำ ได้หรือไม่?
การดำเนินการจำนวนมาก เช่น การลบมักจะไม่สามารถย้อนกลับได้ การมอบหมายใหม่สามารถแก้ไขด้วยตนเอง ตรวจสอบสิ่งที่เลือกก่อนยืนยันการดำเนินการเป็นกลุ่มเสมอ

Q3: การแจกจ่ายอัตโนมัติตัดสินใจอย่างไรว่าพนักงานคนใดจะได้รับกิจกรรม?
อัลกอริทึมการแจกจ่ายพิจารณาความพร้อมของพนักงาน (ตามตารางงานที่เผยแพร่) ตำแหน่งที่ตรงกัน และความสมดุลภาระงาน ลอจิกที่แน่นอนอาจแตกต่างกันตามการกำหนดค่าบริษัทของคุณ

Q4: สามารถแจกจ่ายกิจกรรมให้พนักงานเฉพาะเจาะจงได้หรือไม่?
ได้ เมื่อใช้ฟีเจอร์ กระจายกิจกรรม คุณสามารถกรองตามพนักงาน ตำแหน่ง หรือเกณฑ์อื่นเพื่อจำกัดว่าพนักงานคนใดจะได้รับการมอบหมาย

Q5: มีขีดจำกัดจำนวนกิจกรรมที่สร้างได้ต่อครั้งหรือไม่?
ไม่มีขีดจำกัดสำหรับการสร้างรายบุคคล สำหรับการสร้างเป็นกลุ่ม พิจารณาใช้ แม่แบบกิจกรรม หรือฟีเจอร์นำเข้าหากมีในแผนของคุณ

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและวิธีแก้ไข

ปัญหา	สาเหตุที่เป็นไปได้	วิธีแก้ไข
ปุ่ม “สร้างกิจกรรม” ไม่ปรากฏ	สิทธิ์ไม่เพียงพอ	ติดต่อ Admin เพื่อให้แน่ใจว่าบทบาทของคุณมีสิทธิ์สร้างกิจกรรม
การแจกจ่ายมอบหมายกิจกรรมให้พนักงานผิดคน	การตั้งค่าตัวกรองไม่ได้กำหนดค่าอย่างถูกต้องก่อนแจกจ่าย	ปรับตัวกรองการแจกจ่าย (ตำแหน่ง พนักงาน ตารางงาน) แล้วแจกจ่ายใหม่
Mass action ไม่ถูกนำไปใช้กับกิจกรรมที่เลือกทั้งหมด	บางกิจกรรมอาจมีสถานะหรือเจ้าของที่ป้องกันการดำเนินการ	ตรวจสอบว่ากิจกรรมใดที่ไม่ได้รับผลกระทบแล้วจัดการเป็นรายบุคคล
กิจกรรมไม่ปรากฏบนปฏิทินหลังสร้าง	มุมมองปฏิทินหรือตัวกรองอาจซ่อนกิจกรรมใหม่	ตรวจสอบช่วงวันที่ โหมดมุมมอง และตัวกรองแผงด้านซ้าย รีเซ็ตตัวกรองหากจำเป็น
ไม่มีกิจกรรมพร้อมสำหรับการแจกจ่าย	กิจกรรมทั้งหมดถูกมอบหมายแล้ว หรือไม่มีกิจกรรมถูกสร้าง	สร้างกิจกรรมใหม่หรือตรวจสอบว่ากิจกรรมที่มีอยู่ถูกมอบหมายให้พนักงานแล้วหรือไม่