คำขอแลกเปลี่ยนกะ

การแลกเปลี่ยนกะช่วยให้พนักงานสามารถแลกเปลี่ยนกะกับเพื่อนร่วมงาน มอบความยืดหยุ่นให้ทีมของคุณในขณะที่ยังคงครอบคลุมตารางเวลาอย่างครบถ้วน

นี่คืออะไร?

การแลกเปลี่ยนกะคือคำขอที่พนักงานคนหนึ่งเสนอให้แลกกะกับกะของพนักงานอีกคน พนักงานทั้งสองตกลงที่จะทำกะเดิมของอีกฝ่าย ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของบริษัท การแลกเปลี่ยนอาจดำเนินการโดยอัตโนมัติหรือต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการ ฟีเจอร์นี้ช่วยลดการไม่มาทำงานและปัญหาบุคลากรในนาทีสุดท้าย โดยให้อำนาจพนักงานในการจัดการความขัดแย้งด้านตารางเวลาด้วยตัวเอง

ข้อกำหนดเบื้องต้น

ข้อกำหนด	รายละเอียด
โมดูล	โมดูล Schedules ต้องเปิดใช้งาน
การตั้งค่า	“อนุญาตให้มีการสลับกะ” ต้องเปิดใช้งานในการตั้งค่าตารางเวลา
พนักงาน	พนักงานทั้งสองต้องถูกมอบหมายให้อยู่ในตารางเวลาเดียวกัน
กะ	พนักงานทั้งสองต้องมีกะที่เผยแพร่แล้วเพื่อแลกเปลี่ยน

คำแนะนำทีละขั้นตอน

การเปิดใช้งานการแลกเปลี่ยนกะ (Manager/Admin)

ไปที่ ตารางเวลา จากแถบด้านซ้าย

เปิดตารางเวลาที่ต้องการกำหนดค่า

คลิก การตั้งค่า (ไอคอนเฟือง) สำหรับตารางเวลานั้น

ค้นหาตัวเลือก “อนุญาตให้มีการสลับกะ” และเปิดใช้งาน

เลือกกำหนดค่าการตั้งค่าที่เกี่ยวข้อง:

การตั้งค่า	คำอธิบาย
Require ผู้จัดการ ยืนยัน	เมื่อเปิดใช้งาน คำขอแลกเปลี่ยนต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการก่อนมีผล
จำกัด to same ตำแหน่งงาน	เมื่อเปิดใช้งาน พนักงานสามารถแลกเปลี่ยนกะกับเพื่อนร่วมงานที่ดำรงตำแหน่งเดียวกันเท่านั้น

บันทึกการตั้งค่าตารางเวลา

การขอแลกเปลี่ยนกะ (พนักงาน)

เปิดตารางเวลาและค้นหากะที่คุณต้องการแลกเปลี่ยน

คลิกที่กะเพื่อเปิดรายละเอียดกะ

เลือก “เปลี่ยนกะ” จากการดำเนินการที่มี

เรียกดูรายการกะที่มีจากพนักงานคนอื่น

เลือกกะที่คุณต้องการรับแลก

เพิ่มความคิดเห็นเพื่ออธิบายเหตุผลในการแลกเปลี่ยน (ไม่บังคับ)

คลิก ส่ง เพื่อส่งคำขอแลกเปลี่ยน

การตอบรับคำขอแลกเปลี่ยน (พนักงาน)

เมื่อพนักงานคนอื่นขอแลกเปลี่ยนกับคุณ คุณจะได้รับการแจ้งเตือน

ไปที่ คำขอ หรือคลิกการแจ้งเตือนเพื่อดูรายละเอียดการแลกเปลี่ยน

ตรวจสอบการแลกเปลี่ยนที่เสนอ: กะเดิมของคุณและกะที่คุณจะได้รับ

คลิก ยอมรับ เพื่อยอมรับการแลกเปลี่ยน หรือ ปฏิเสธ เพื่อปฏิเสธ

การอนุมัติคำขอแลกเปลี่ยน (Manager)

หากต้องมีการยืนยันจากผู้จัดการ คำขอแลกเปลี่ยนจะปรากฏในแท็บ แดชบอร์ด > คำขอของพนักงาน > การสลับเปลี่ยนกะ

ตรวจสอบรายละเอียดของกะทั้งสองและพนักงานทั้งสอง

คลิก อนุมัติ เพื่อสรุปการแลกเปลี่ยน หรือ ปฏิเสธ เพื่อปฏิเสธ

พนักงานทั้งสองจะได้รับแจ้งผลการตัดสินใจ

สิทธิ์การเข้าถึง

บทบาท	เปิดใช้งานการตั้งค่าแลกเปลี่ยน	ขอแลกเปลี่ยน	ตอบรับการแลกเปลี่ยน	อนุมัติ/ปฏิเสธการแลกเปลี่ยน
Owner	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
Administrator	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
Manager	ใช่ (ตารางเวลาที่ได้รับมอบหมาย)	ใช่	ใช่	ใช่ (ตารางเวลาที่ได้รับมอบหมาย)
Employee	ไม่	ใช่	ใช่	ไม่

คำถามที่พบบ่อย

ถาม: พนักงานสามารถแลกเปลี่ยนกะข้ามโปรเจกต์ได้หรือไม่?
ตอบ: ไม่ได้ การแลกเปลี่ยนกะจำกัดเฉพาะกะภายในตารางเวลาเดียวกัน พนักงานไม่สามารถแลกเปลี่ยนกะระหว่างตารางเวลาหรือโปรเจกต์ที่แตกต่างกัน

ถาม: จะเกิดอะไรขึ้นหากเปิดใช้งานการตั้งค่า “จำกัด to same ตำแหน่งงาน”?
ตอบ: พนักงานจะเห็นเฉพาะผู้สมัครแลกเปลี่ยนที่ดำรงตำแหน่งเดียวกัน เพื่อป้องกันสถานการณ์ที่คนที่ไม่มีคุณสมบัติสำหรับบทบาทนั้นมาทำกะแทน

ถาม: สามารถยกเลิกคำขอแลกเปลี่ยนหลังจากส่งแล้วได้หรือไม่?
ตอบ: ได้ พนักงานที่เริ่มการแลกเปลี่ยนสามารถยกเลิกคำขอก่อนที่พนักงานอีกคนจะยอมรับ เมื่อยอมรับแล้ว (และอนุมัติแล้ว หากจำเป็น) การแลกเปลี่ยนจะเสร็จสิ้น

ถาม: การแลกเปลี่ยนจะอัปเดตตารางเวลาของพนักงานทั้งสองโดยอัตโนมัติหรือไม่?
ตอบ: ใช่ เมื่อการแลกเปลี่ยนเสร็จสิ้น (และอนุมัติแล้ว หากต้องมีการยืนยันจากผู้จัดการ) ตารางเวลาของพนักงานทั้งสองจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ

ถาม: พนักงานจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับคำขอแลกเปลี่ยนหรือไม่?
ตอบ: ใช่ จะมีการส่งการแจ้งเตือนเมื่อมีการขอแลกเปลี่ยน ยอมรับ ปฏิเสธ อนุมัติ หรือไม่อนุมัติ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการแจ้งเตือนที่กำหนดไว้สำหรับบริษัทของคุณ

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและวิธีแก้ไข

ปัญหา	สาเหตุที่เป็นไปได้	วิธีแก้ไข
ไม่มีตัวเลือก “เปลี่ยนกะ”	การแลกเปลี่ยนกะถูกปิดใช้งานในการตั้งค่าตารางเวลา	เปิดใช้งาน “อนุญาตให้มีการสลับกะ” ในการตั้งค่าตารางเวลา
ไม่มีกะที่พร้อมแลกเปลี่ยน	ไม่มีพนักงานคนอื่นที่มีกะในตารางเวลาหรือตำแหน่งเดียวกัน	ตรวจสอบว่าตารางเวลามีพนักงานหลายคนที่มีกะที่มอบหมายแล้ว
คำขอแลกเปลี่ยนค้างอยู่ที่รอดำเนินการ	ต้องมีการยืนยันจากผู้จัดการแต่ยังไม่ได้ให้	เตือนผู้จัดการให้ตรวจสอบคำขอที่รอดำเนินการ
พนักงานไม่เห็นคำขอแลกเปลี่ยน	การแจ้งเตือนถูกปิด	ตรวจสอบการตั้งค่าการแจ้งเตือนในโปรไฟล์ของพนักงาน
การแลกเปลี่ยนถูกปฏิเสธโดยไม่มีเหตุผล	ผู้จัดการปฏิเสธคำขอ	สอบถามผู้จัดการสำหรับข้อเสนอแนะ พิจารณาส่งคำขอใหม่พร้อมหมายเหตุ
กะไม่อัปเดตหลังอนุมัติ	หน้าไม่ได้รีเฟรช	รีเฟรชหน้าตารางเวลาเพื่อดูการมอบหมายที่อัปเดต