การติดตามการมาสายและบทลงโทษอัตโนมัติ

เรียนรู้วิธีที่ Shifton ติดตามการมาสายและการเลิกงานก่อนเวลา วิธีการแจ้งเตือนผู้จัดการทำงาน และวิธีกำหนดค่าการหักเงินลงโทษอัตโนมัติ

นี่คืออะไร?

การติดตามการมาสายเป็นฟีเจอร์ของ Attendance ที่ตรวจจับโดยอัตโนมัติเมื่อพนักงานมาถึงหลังเวลาเริ่มกะตามตารางหรือเลิกงานก่อนเวลาสิ้นสุดตามตาราง ระบบจะบันทึกจำนวนนาทีที่สายอย่างแม่นยำและสามารถแจ้งผู้จัดการตามเกณฑ์ที่กำหนดค่าได้

ฟีเจอร์บทลงโทษอัตโนมัติขยายเพิ่มเติมโดยการหักเงินทางการเงินโดยอัตโนมัติเมื่อพนักงานมาสาย บทลงโทษสามารถเป็น จำนวนคงที่ ต่อครั้ง หรือคำนวณ ต่อนาที ของการมาสาย คุณยังสามารถกำหนดช่วงเวลาผ่อนผันของนาทีที่อนุญาตให้สายก่อนที่บทลงโทษจะเริ่มใช้

ฟีเจอร์เหล่านี้ร่วมกันช่วยบังคับใช้นโยบายความตรงต่อเวลาอย่างสม่ำเสมอและลดความพยายามในการติดตามและลงโทษการมาสายด้วยตนเอง

ข้อกำหนดเบื้องต้น

#	ข้อกำหนดเบื้องต้น	รายละเอียด
1	เปิดใช้งานโมดูล Attendance	การติดตามการมาสายเป็นส่วนหนึ่งของโมดูล Attendance
2	ตารางงานที่เผยแพร่แล้ว	พนักงานต้องมีกะที่เผยแพร่แล้วเพื่อให้ระบบสามารถเปรียบเทียบเวลาเริ่มจริงกับเวลาตามแผนได้
3	กำหนดค่าการแจ้งเตือน (ไม่บังคับ)	เพื่อรับการแจ้งเตือนการมาสาย กำหนดค่าการแจ้งเตือนผู้จัดการในการตั้งค่า
4	เปิดใช้งานบทลงโทษอัตโนมัติ (ไม่บังคับ)	เพื่อหักเงินลงโทษโดยอัตโนมัติ เปิดใช้งานและกำหนดค่าฟีเจอร์บทลงโทษอัตโนมัติ

คำแนะนำทีละขั้นตอน

การกำหนดค่าการแจ้งเตือนการมาสาย

ขั้นตอน	การดำเนินการ	ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1	ไปที่ การตั้งค่า > การแจ้งเตือน	หน้าการตั้งค่าการแจ้งเตือนจะเปิดขึ้น
2	ค้นหาตัวเลือกการแจ้งเตือน สาย arrival	คุณจะเห็นช่องกำหนดค่าสำหรับประเภทการแจ้งเตือนนี้
3	เปิดใช้งานการแจ้งเตือน	ปุ่มสลับเปลี่ยนเป็นใช้งาน
4	ตั้งค่า เกณฑ์เป็นนาที (เช่น แจ้งเตือนหลังสาย 5 นาทีจากเวลาเริ่มกะ)	ผู้จัดการจะได้รับแจ้งเตือนก็ต่อเมื่อพนักงานสายมากกว่าเกณฑ์นี้
5	เลือกผู้รับการแจ้งเตือน (ผู้จัดการโดยตรง แอดมิน ฯลฯ)	บุคคลที่เหมาะสมถูกเลือก
6	คลิก บันทึก	การแจ้งเตือนการมาสายเปิดใช้งานแล้ว

การกำหนดค่าบทลงโทษอัตโนมัติ

ขั้นตอน	การดำเนินการ	ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1	ไปที่ การตั้งค่า > การเข้าร่วม (หรือส่วนบทลงโทษของการตั้งค่า Attendance)	หน้าการตั้งค่า Attendance จะเปิดขึ้น
2	ค้นหาส่วน Auto-บทลงโทษ	คุณจะเห็นตัวเลือกสำหรับเปิดใช้งานและกำหนดค่าบทลงโทษอัตโนมัติ
3	เปิดใช้งานปุ่มสลับ Auto-บทลงโทษ	การคำนวณบทลงโทษอัตโนมัติถูกเปิด
4	เลือกประเภทบทลงโทษ: คงที่ หรือ ต่อนาที	ระบบจะคำนวณบทลงโทษตามที่คุณเลือก
5	ตั้งค่า จำนวนเงินบทลงโทษ (เช่น $5.00 คงที่ หรือ $0.50 ต่อนาที)	ค่าหักถูกกำหนดค่าแล้ว
6	ตั้งค่า อนุญาตed สาย นาที (ช่วงเวลาผ่อนผัน เช่น 5 นาที)	พนักงานที่มาถึงภายในช่วงเวลาผ่อนผันนี้จะไม่ถูกลงโทษ
7	คลิก บันทึก	การตั้งค่าบทลงโทษอัตโนมัติเปิดใช้งานแล้ว

การทำความเข้าใจการคำนวณบทลงโทษอัตโนมัติ

ประเภทบทลงโทษ	วิธีการทำงาน	ตัวอย่าง
คงที่	หักจำนวนคงที่ต่อครั้งที่สาย โดยไม่คำนึงว่าพนักงานสายเท่าไหร่	ช่วงเวลาผ่อนผัน: 5 นาที บทลงโทษ: $5.00 พนักงานสาย 12 นาที การหัก: $5.00
ต่อนาที	จำนวนเงินต่อนาทีคูณด้วยจำนวนนาทีที่สายเกินช่วงเวลาผ่อนผัน	ช่วงเวลาผ่อนผัน: 5 นาที อัตรา: $0.50/นาที พนักงานสาย 12 นาที นาทีที่ถูกลงโทษ: 12 – 5 = 7 การหัก: $3.50

การกำหนดค่าการติดตามการเลิกงานก่อนเวลา

ขั้นตอน	การดำเนินการ	ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1	ไปที่ การตั้งค่า > การเข้าร่วม (หรือ Notifications)	หน้าการตั้งค่าจะเปิดขึ้น
2	ค้นหาตัวเลือกการติดตาม ออกก่อนเวลา	คุณจะเห็นปุ่มสลับและช่องกำหนดค่า
3	เปิดใช้งานการติดตามการเลิกงานก่อนเวลา	ระบบจะบันทึกเมื่อพนักงานสิ้นสุดกะก่อนเวลาสิ้นสุดตามตาราง
4	กำหนดค่าการแจ้งเตือนสำหรับการเลิกงานก่อนเวลาตามต้องการ (เกณฑ์เป็นนาที)	ผู้จัดการจะได้รับแจ้งเตือนเมื่อพนักงานเลิกงานก่อนเวลาเกินเกณฑ์ที่กำหนด
5	คลิก บันทึก	การติดตามการเลิกงานก่อนเวลาเปิดใช้งานแล้ว

การตรวจสอบการมาสายในรายงาน

ขั้นตอน	การดำเนินการ	ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1	ไปที่ รายงาน จากแถบด้านซ้าย	หน้า Reports จะเปิดขึ้น
2	เลือกรายงาน สาย พนักงาน	รายงานจะโหลดพร้อมตัวกรองสำหรับโปรเจกต์และช่วงวันที่
3	ตั้งค่าตัวกรองที่ต้องการแล้วคลิก ใช้ตัวกรอง	ตารางจะแสดงพนักงานที่สายแต่ละคนพร้อมโปรเจกต์ ตารางงาน วันที่ เวลาเริ่ม เวลาตามแผน นาทีที่สาย และจำนวนครั้งที่สายทั้งหมด
4	เลือก ส่งออก รายงานตามต้องการ	ข้อมูลถูกดาวน์โหลดสำหรับการวิเคราะห์เพิ่มเติม

สิทธิ์การเข้าถึง

บทบาท	ดูข้อมูลสายของตัวเอง	ดูข้อมูลสายของทีม	กำหนดค่าการแจ้งเตือนสาย	กำหนดค่าบทลงโทษอัตโนมัติ
Employee	ได้	ไม่ได้	ไม่ได้	ไม่ได้
Manager	ได้	ได้ (ทั้งหมด)	ไม่ได้	ไม่ได้
Admin	ได้	ได้ (ทั้งหมด)	ได้	ได้
Owner	ได้	ได้ (ทั้งหมด)	ได้	ได้

คำถามที่พบบ่อย

Q1: ช่วงเวลาผ่อนผันสำหรับบทลงโทษการสายคืออะไร?
ช่วงเวลาผ่อนผัน (Allowed late minutes) คือจำนวนนาทีที่กำหนดค่าได้หลังเวลาเริ่มตามตารางซึ่งไม่มีการลงโทษ ตัวอย่างเช่น หากตั้งไว้ที่ 5 นาที พนักงานที่สาย 3 นาทีจะไม่ถูกลงโทษ

Q2: สามารถปิดบทลงโทษอัตโนมัติแต่ยังติดตามการสายได้หรือไม่?
ได้ การติดตามการสายเป็นส่วนหนึ่งของโมดูล Attendance และทำงานอิสระ คุณสามารถติดตามและรายงานการมาสายได้โดยไม่ต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์บทลงโทษอัตโนมัติ

Q3: จำนวนเงินบทลงโทษปรากฏที่ไหน?
บทลงโทษถูกบันทึกในรายงาน โบนัส/บทลงโทษ ภายใต้คอลัมน์ การเก็บรักษา นอกจากนี้ยังถูกรวมในการคำนวณเงินเดือนสุดท้ายของรายงาน อัตราค่าจ้าง

Q4: ระบบติดตามการเลิกงานก่อนเวลาเหมือนกับการมาสายหรือไม่?
การเลิกงานก่อนเวลาถูกติดตามและบันทึกในรายงาน ชั่วโมงทำงานของพนักงาน ภายใต้คอลัมน์ ออกไปก่อนเวลา ชั่วโมง บทลงโทษอัตโนมัติสามารถกำหนดค่าแยกต่างหากสำหรับการมาสาย การจัดการการเลิกงานก่อนเวลาขึ้นอยู่กับการตั้งค่าบริษัทของคุณ

Q5: สามารถตั้งจำนวนเงินบทลงโทษที่แตกต่างกันสำหรับพนักงานหรือตำแหน่งที่แตกต่างกันได้หรือไม่?
การตั้งค่าบทลงโทษอัตโนมัติใช้ทั่วทั้งบริษัท สำหรับการปรับเฉพาะตำแหน่งหรือรายบุคคล ผู้จัดการสามารถเพิ่มหรือแก้ไขบทลงโทษด้วยตนเองผ่านส่วน Bonus/Penalty

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและวิธีแก้ไข

ปัญหา	สาเหตุที่เป็นไปได้	วิธีแก้ไข
ไม่มีการบันทึกการมาสาย	พนักงานไม่มีตารางงานที่เผยแพร่ ดังนั้นจึงไม่มีเวลาตามแผนให้เปรียบเทียบ	ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางงานถูกเผยแพร่ก่อนเวลาเริ่มกะ
ผู้จัดการไม่ได้รับการแจ้งเตือนการมาสาย	การแจ้งเตือนไม่ได้เปิดใช้งานหรือเกณฑ์ตั้งสูงเกินไป	ตรวจสอบ การตั้งค่า > การแจ้งเตือน แล้วลดเกณฑ์การมาสายหากจำเป็น
ไม่ได้ใช้บทลงโทษอัตโนมัติ	บทลงโทษอัตโนมัติถูกปิดใช้งาน หรือพนักงานมาถึงภายในช่วงเวลาผ่อนผัน	ตรวจสอบว่าบทลงโทษอัตโนมัติเปิดใช้งานแล้วและทบทวนการตั้งค่า Allowed late minutes
จำนวนเงินบทลงโทษดูไม่ถูกต้อง	ประเภทบทลงโทษ (คงที่ vs ต่อนาที) อาจไม่ตรงกับที่คาดหวัง	ทบทวนประเภทและจำนวนเงินบทลงโทษใน การตั้งค่า > การเข้าร่วม คำนวณใหม่โดยใช้สูตรที่อธิบายข้างต้น
การเลิกงานก่อนเวลาไม่ถูกระบุ	การติดตามการเลิกงานก่อนเวลาไม่ได้เปิดใช้งาน	เปิดใช้งานการติดตามการเลิกงานก่อนเวลาใน การตั้งค่า > การเข้าร่วม หรือการตั้งค่าการแจ้งเตือน