กะนอกตาราง

เรียนรู้วิธีที่พนักงานสามารถเริ่มกะที่ไม่อยู่ในตารางงานที่เผยแพร่ และวิธีกำหนดค่าการตั้งค่ากะนอกตาราง

นี่คืออะไร?

กะนอกตารางอนุญาตให้พนักงานลงเวลาเข้าและทำงานได้แม้ไม่มีกะที่วางแผนไว้ในตารางงาน สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับธุรกิจที่มีความต้องการที่ผันผวน พนักงานเรียกตัว หรือสถานการณ์ที่ต้องการคนเสริมในระยะสั้น

เมื่อเปิดใช้งาน กะนอกตารางจะปรากฏเป็นตัวเลือกในรายการเลื่อนลงของ Attendance ข้างกะตามตารางอื่นๆ พนักงานเพียงแค่เริ่มกะนอกตาราง และระบบจะบันทึกชั่วโมงทำงานจริง ระยะเวลาเริ่มต้นที่กำหนดค่าได้จะตั้งค่าความยาวที่คาดหวังของกะนอกตารางสำหรับวัตถุประสงค์ในการวางแผนและรายงาน

ข้อกำหนดเบื้องต้น

#	ข้อกำหนดเบื้องต้น	รายละเอียด
1	เปิดใช้งานโมดูล Attendance	กะนอกตารางเป็นฟีเจอร์ของ Attendance ดังนั้นโมดูลต้องเปิดใช้งาน
2	อนุญาตกะนอกตาราง	ต้องเปิดตัวเลือกอนุญาตกะนอกตารางในการตั้งค่าโมดูล Attendance
3	พนักงานถูกมอบหมายให้กับโปรเจกต์	พนักงานต้องอยู่ในโปรเจกต์อย่างน้อยหนึ่งโปรเจกต์เพื่อเริ่มกะใดๆ

คำแนะนำทีละขั้นตอน

การเปิดใช้งานกะนอกตาราง

ขั้นตอน	การดำเนินการ	ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1	ไปที่ การตั้งค่า > โมดูล > การเข้าร่วม (หรือหน้าการตั้งค่า Attendance)	การตั้งค่าโมดูล Attendance จะเปิดขึ้น
2	ค้นหาตัวเลือก อนุญาต กะที่ไม่ได้วางแผนไว้s	คุณจะเห็นปุ่มสลับหรือช่องกาเครื่องหมายสำหรับฟีเจอร์นี้
3	เปิดใช้งานปุ่มสลับ อนุญาต กะที่ไม่ได้วางแผนไว้s	กะนอกตารางได้รับอนุญาตสำหรับพนักงานแล้ว
4	ตั้งค่า ค่าเริ่มต้น ระยะเวลา สำหรับกะนอกตาราง (ค่าเริ่มต้น: 240 นาที)	ค่านี้ใช้สำหรับการรายงานและการวางแผน พนักงานยังคงสามารถสิ้นสุดกะก่อนหรือหลังเวลานี้ได้
5	คลิก บันทึก	การตั้งค่าถูกนำไปใช้

การเริ่มกะนอกตาราง (พนักงาน)

ขั้นตอน	การดำเนินการ	ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1	เข้าสู่ระบบ Shifton (เบราว์เซอร์หรือแอปมือถือ)	อินเทอร์เฟซหลักจะโหลด
2	คลิกปุ่ม การเข้าร่วม ในแถบนำทางด้านบน	รายการเลื่อนลงของ Attendance จะเปิดขึ้น
3	มองหาตัวเลือก กะที่ไม่ได้วางแผนไว้ ในรายการเลื่อนลง (นอกเหนือจากกะตามตาราง)	รายการกะนอกตารางจะปรากฏพร้อมปุ่ม เริ่มกะ
4	คลิก เริ่มกะ ข้างตัวเลือกกะนอกตาราง	ระบบจะบันทึกเวลาเริ่มของคุณ กะกำลังทำงานแล้ว
5	ทำงานตามปกติ เมื่อเสร็จแล้ว เปิดรายการเลื่อนลง Attendance แล้วคลิก สิ้นสุดกะ	กะนอกตารางถูกบันทึกพร้อมเวลาเริ่มและสิ้นสุดจริงของคุณ

การดูกะนอกตารางในฐานะผู้จัดการ

ขั้นตอน	การดำเนินการ	ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
1	ไปที่ รายงาน > ชั่วโมงทำงานของพนักงาน	รายงานจะโหลด
2	ตั้งค่าช่วงวันที่ที่ต้องการแล้วคลิก ใช้ตัวกรอง	ตารางจะแสดงกะทั้งหมดรวมถึงกะนอกตาราง
3	กะนอกตารางสามารถระบุได้จากการไม่มีเวลาเริ่ม/สิ้นสุดตามแผน	คอลัมน์ตามแผนจะว่างเปล่าในขณะที่คอลัมน์จริงจะแสดงเวลาที่บันทึกไว้

สิทธิ์การเข้าถึง

บทบาท	เริ่มกะนอกตาราง	ดูกะนอกตารางของตัวเอง	ดูกะนอกตารางของทีม	กำหนดค่าการตั้งค่ากะนอกตาราง
Employee	ได้ (หากเปิดใช้งาน)	ได้	ไม่ได้	ไม่ได้
Manager	ได้ (หากเปิดใช้งาน)	ได้	ได้ (ทั้งหมด)	ไม่ได้
Admin	ได้ (หากเปิดใช้งาน)	ได้	ได้ (ทั้งหมด)	ได้
Owner	ได้ (หากเปิดใช้งาน)	ได้	ได้ (ทั้งหมด)	ได้

คำถามที่พบบ่อย

Q1: ระยะเวลาเริ่มต้นสำหรับกะนอกตารางคือเท่าไหร่?
ค่าเริ่มต้นคือ 240 นาที (4 ชั่วโมง) ค่านี้กำหนดค่าได้ในการตั้งค่าโมดูล Attendance และใช้เป็นหลักสำหรับการรายงานและการวางแผน — ไม่ได้ป้องกันพนักงานจากการทำงานนานกว่าหรือสั้นกว่ากะ

Q2: กะนอกตารางนับรวมในชั่วโมงทำงานรวมหรือไม่?
ใช่ กะนอกตารางถูกบันทึกเช่นเดียวกับกะตามตารางและปรากฏในรายงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รวมถึงรายงาน ชั่วโมงทำงานของพนักงาน และ Budget

Q3: สามารถจำกัดว่าพนักงานคนใดได้รับอนุญาตให้เริ่มกะนอกตารางได้หรือไม่?
การตั้งค่ากะนอกตารางใช้ทั่วทั้งบริษัท หากคุณต้องการจำกัดให้เฉพาะพนักงานบางคน ให้พิจารณาใช้สิทธิ์ตามบทบาทหรือปรึกษาตัวแทนบัญชี Shifton ของคุณ

Q4: การตรวจสอบ IP และ GPS จะใช้กับกะนอกตารางหรือไม่?
ใช่ หากกำหนดค่าการตรวจสอบตำแหน่งในโมดูล ควบคุมสถานที่ทำงาน การตรวจสอบ IP และ GPS เดียวกันจะใช้เมื่อเริ่มกะนอกตาราง

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและวิธีแก้ไข

ปัญหา	สาเหตุที่เป็นไปได้	วิธีแก้ไข
ตัวเลือกกะนอกตารางไม่ปรากฏในรายการเลื่อนลง Attendance	กะนอกตารางไม่ได้เปิดใช้งานในการตั้งค่า	ไปที่ การตั้งค่า > โมดูล > การเข้าร่วม แล้วเปิดใช้งานปุ่มสลับ อนุญาต กะที่ไม่ได้วางแผนไว้s
พนักงานเริ่มกะนอกตารางโดยไม่ตั้งใจ	พนักงานเลือกตัวเลือกผิดในรายการเลื่อนลง	สิ้นสุดกะทันทีแล้วติดต่อผู้จัดการเพื่อแก้ไขบันทึก
กะนอกตารางแสดง 0 ชั่วโมงตามแผนในรายงาน	นี่เป็นพฤติกรรมปกติ — กะนอกตารางไม่มีตารางที่วางแผนไว้	ไม่ต้องดำเนินการใดๆ ชั่วโมงจริงถูกบันทึกอย่างถูกต้อง
พนักงานจำนวนมากเกินไปเริ่มกะนอกตาราง	ไม่มีข้อจำกัดที่กำหนดไว้	ทบทวนว่าควรเปิดใช้งานกะนอกตารางต่อไปหรือไม่ หรือสื่อสารแนวทางให้ทีมของคุณ
ระยะเวลาเริ่มต้นไม่ตรงกับความต้องการของธุรกิจ	ค่าเริ่มต้น 240 นาทีไม่ได้ถูกเปลี่ยน	อัปเดตระยะเวลาเริ่มต้นใน การตั้งค่า > โมดูล > การเข้าร่วม ให้ตรงกับความยาวกะทั่วไปของคุณ