พนักงานของบริษัทในแอปมือถือ

การเพิ่มคนเข้าบริษัท การกำหนดสิทธิ์ การส่งคำเชิญ การเปลี่ยนตำแหน่งงานและโควตาชั่วโมง ทั้งหมดนี้ทำได้จากโทรศัพท์ ก่อนหน้านี้การจัดการทีมทำได้เฉพาะในเบราว์เซอร์

ส่วนนี้เปิดให้หัวหน้า ผู้ดูแลระบบ และเจ้าของ

คำแนะนำทีละขั้นตอน

วิธีเปิด

☰ → กลุ่ม ทีม (TEAM) → พนักงานของบริษัท (Company employees)

ในการ์ดของพนักงานแต่ละคนจะมีรูปภาพหรืออักษรย่อ ชื่อ ระดับสิทธิ์ โทรศัพท์ อีเมล และสถานะคำเชิญ — คำเชิญที่รอดำเนินการ (Invite pending) เป็นสีส้ม หรือ คำเชิญได้รับการยอมรับ (Invite accepted) เป็นสีเขียว สำหรับคนที่ยังไม่ยืนยัน จะมีปุ่ม ส่งคำเชิญอีกครั้ง (Resend invite) อยู่ข้าง ๆ

ที่ส่วนหัวมีสามปุ่ม: ค้นหาตามชื่อ กรองตามโครงการ (Filter by project) และ นำเข้าพนักงาน (Import Employees) ที่มุมขวาล่างเป็นปุ่มสีน้ำเงินมีเครื่องหมายบวก — ใช้เพิ่มพนักงาน

การเพิ่มพนักงาน

กด + จะเปิดแบบฟอร์ม เพิ่มพนักงาน (Add employee) ที่มีสามบล็อก

ข้อมูลส่วนบุคคล (Personal information)

ใต้แบบฟอร์มมีคำแนะนำ ต้องระบุโทรศัพท์หรืออีเมล (Phone or email required) — ระบุอย่างใดอย่างหนึ่งก็พอ แต่ถ้าไม่มีคำเชิญทางอีเมล พนักงานจะตั้งรหัสผ่านของตัวเองไม่ได้

การตั้งค่าการทำงาน (Work settings)

การจัดตารางเวลา (Scheduling)

สวิตช์ ส่งคำเชิญ (Send invite) กำหนดว่าจะส่งอีเมลทันทีหรือไม่ ทั้งหมดจบด้วยปุ่ม บันทึก (Save)

สิ่งสำคัญคือ แบบฟอร์มนี้ครบทั้งสามขั้นตอนที่จำเป็นในครั้งเดียว — สร้างคน เพิ่มเข้าโครงการ และใส่ไว้ในตารางงาน ถ้าข้ามโครงการหรือตารางงาน พนักงานจะถูกสร้างขึ้น แต่จะไม่ปรากฏในตาราง

การเปลี่ยนสิทธิ์

ระดับสิทธิ์เปลี่ยนได้จากในรายการพนักงานโดยตรง: ข้างชื่อจะมีลูกศรชี้ลง กดแล้วเลือกระดับอื่น ไม่ต้องเปิดการ์ดของพนักงาน

นี่คือสิทธิ์ ในบริษัท และกำหนดที่นี่ ในรายการพนักงาน นอกเหนือจากนั้น คนหนึ่งยังมีบทบาท ในโครงการ อีกด้วย: พนักงาน (Employees) ผู้จัดการ (Managers) หรือ ผู้ชม (Viewers) — บทบาทนี้กำหนดในการตั้งค่าของโครงการเอง ไม่ใช่ที่นี่ ผู้จัดการเป็นบทบาทในโครงการ ไม่ใช่ระดับสิทธิ์ ส่วนผู้ดูแลระบบไม่มีการกำหนดในโครงการ

สิทธิ์เต็มรูปแบบ รวมถึงการตั้งค่าบริษัทและเรื่องการเงิน มีเฉพาะเจ้าของเท่านั้น

การ์ดพนักงาน: หกแท็บ

การกดที่การ์ดจะเปิด แก้ไขพนักงาน (Edit employee) และนี่ไม่ใช่แบบฟอร์มเดียว แต่เป็นหกแท็บ แถบแท็บเลื่อนไปด้านข้างได้ จึงมองไม่เห็นแท็บท้าย ๆ ทันที

ข้อมูลทั่วไป เป็นแท็บที่ยาวที่สุด ต้องเลื่อนดู ตามลำดับคือ ข้อมูลส่วนบุคคล (Personal information) พร้อมชื่อ นามสกุล โทรศัพท์ และอีเมล การตั้งค่าการทำงาน (Work settings) พร้อมหมายเลขพนักงาน ตำแหน่งงาน และอัตรารายเดือนของชั่วโมง ทักษะ (Skills) สีของพนักงาน (Employee color) — ใช้กำกับคนคนนั้นบนแผนที่ตำแหน่งและในตารางงาน การตั้งค่าส่วนบุคคลของวันทำงานของพนักงาน พร้อมช่องทำเครื่องหมายวันจันทร์–อาทิตย์ และสวิตช์ คำนึงถึงการตั้งค่าส่วนบุคคล และด้านล่างคือ สิทธิ์การเข้าถึง (Permissions) — สิทธิพนักงาน (Employee rights) และ การเข้าถึงบันทึกกิจกรรม (Access to activity logs)

ความพร้อมใช้งาน แสดงภาพเดียวกับที่พนักงานเห็นเองในส่วน “เมื่อฉันว่าง” คือสัปดาห์แยกตามวัน การสลับสัปดาห์ และ ขยายปฏิทิน ตรงวันที่คนคนนั้นไม่ได้ระบุอะไรไว้ จะขึ้นว่า ไม่ได้ระบุความพร้อมใช้งาน (Availability not specified)

โครงการ คือรายการโครงการของพนักงานพร้อมบทบาทในแต่ละโครงการ มีปุ่ม เพิ่มไปยังโครงการ (Add to project) และ เพิ่มในตารางเวลา (Add to schedule) จากที่นี่พาคนเข้าสู่งานได้โดยไม่ต้องออกจากการ์ด

บันทึก คือปุ่ม สร้างบันทึก (Create a note) และรายการบันทึกต่าง ๆ บันทึกมีช่วงเวลาที่มีผลและการมองเห็น: เฉพาะผู้จัดการและผู้ดูแลระบบ (Only managers and administrators) ที่นี่คือที่สำหรับหมายเหตุภายในที่พนักงานเองไม่ควรเห็น

ไฟล์ คือเอกสารของคนคนนั้น มีปุ่ม อัปโหลดไฟล์ (Upload) ถ้ายังไม่มี จะขึ้นว่า ไม่มีข้อมูล (No data)

วันหยุด เป็นแท็บที่คนเปิดการ์ดเพื่อมาดูบ่อยที่สุด ประกอบด้วยสามส่วน:

ช่วงเวลามีได้หลายช่วงต่อกัน — เช่น โควตา 0 แล้วเป็น 24 แล้วเป็น 50 วันต่อปี จะเห็นได้ว่าเงื่อนไขของคนคนนั้นเปลี่ยนไปอย่างไร ในการเปลี่ยนแปลงยอดคงเหลือ เครื่องหมายลบหมายถึงการหัก

การนำเข้าเป็นรายการ

ปุ่ม นำเข้าพนักงาน ที่ส่วนหัวใช้อัปโหลดคนจำนวนมากพร้อมกันด้วยไฟล์ นำเข้าโดยไม่มีที่อยู่อีเมลได้ แต่คำเชิญจะไม่ถูกส่งไปหาพนักงานเหล่านั้น ต้องเพิ่มอีเมลภายหลัง

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและวิธีแก้ไข

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

คำถาม: สร้างพนักงานแล้วใส่ในตารางงานทันทีได้หรือไม่? คำตอบ: ได้ แบบฟอร์มเพิ่มพนักงานทำได้ในครั้งเดียว บล็อก การจัดตารางเวลา กำหนดโครงการ ตารางงาน และวันที่เริ่ม

คำถาม: หมายเลขพนักงานคืออะไร? คำตอบ: หมายเลขภายในของพนักงาน ใช้จัดเรียงรายการและส่งออกข้อมูลไปยังระบบอื่นได้สะดวก

คำถาม: ทำไมอัตรารายเดือนของชั่วโมงต้องเป็นเปอร์เซ็นต์? คำตอบ: ใช้กำหนดการทำงานไม่เต็มเวลา 50 % หมายถึงครึ่งหนึ่งของโควตารายเดือน

คำถาม: เพิ่มพนักงานโดยไม่มีที่อยู่อีเมลได้หรือไม่? คำตอบ: สร้างได้ถ้าระบุโทรศัพท์ แต่คำเชิญจะส่งทางอีเมลเท่านั้น

คำถาม: เปลี่ยนสิทธิ์ให้พนักงานอย่างรวดเร็วได้อย่างไร? คำตอบ: ใช้ลูกศรข้างระดับสิทธิ์ในรายการโดยตรง ไม่ต้องเข้าไปในการ์ด

คำถาม: ผู้จัดการต่างจากผู้ดูแลระบบอย่างไร? คำตอบ: ผู้จัดการเป็นบทบาทภายในโครงการ ดูแลตารางงานและคำขอของโครงการนั้น ผู้ดูแลระบบเป็นระดับสิทธิ์สำหรับทั้งบริษัท

คำถาม: ข้อมูลของพนักงานที่ลาออกจะเป็นอย่างไร? คำตอบ: กะและบันทึกการจ่ายเงินยังอยู่ในรายงาน ส่วนพนักงานจะถูกทำเครื่องหมายว่าถูกลบ