ก่อนหน้านี้ตารางเวลาสร้างได้เฉพาะในเบราว์เซอร์ ส่วนบนโทรศัพท์ทำได้เพียงดูเท่านั้น ในเวอร์ชัน 2.1.0 แอปมีตัวช่วยสร้างแบบเต็มรูปแบบแล้ว ทั้งสี่ขั้นตอนและตารางเวลาทั้งห้าประเภทเหมือนกับเวอร์ชันเว็บ
ผู้ที่สร้างตารางเวลาได้คือหัวหน้า ผู้ดูแลระบบ และเจ้าของบริษัท
คำแนะนำทีละขั้นตอน
วิธีเปิด
กด ☰ ในแถบด้านล่าง → ตารางเวลา (Schedules) → ตารางเวลา จะเปิดรายการตารางเวลาของบริษัท แต่ละรายการแสดงชื่อ โปรเจกต์ ช่วงเวลา และจำนวนกะ ที่มุมขวาล่างคือปุ่ม สร้างตารางเวลา (Create schedule)
ขั้นตอนที่ 1 ข้อมูลหลัก (Main information)
| ช่อง | คำอธิบาย |
|---|---|
| ป้อนชื่อกำหนดการ (Enter schedule name) | ชื่อของตารางเวลา |
| เลือกสี (Choose a color) | สีที่ใช้กำกับตารางเวลาในรายการและในตาราง |
| เลือกโปรเจกต์ (Select a project) | โปรเจกต์ที่ตารางเวลานี้สังกัดอยู่ |
| เลือกวันที่ (Select dates) | วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดของช่วงเวลา |
| อัตราค่าจ้างพื้นฐานของพนักงานในตารางเวลา (Basic employee pay rate) | อัตราพื้นฐานสำหรับตารางเวลานี้ ไม่บังคับ |
| เลือกประเภทการควบคุมสัปดาห์ (Select week control type) | ระบบจัดการกับการทำงานล่วงเวลาอย่างไร: อนุญาต, อนุญาตพร้อมการยืนยัน, บล็อก |
ช่วงเวลามีข้อจำกัด: ตารางเวลาสร้างได้สูงสุดสามเดือน ข้อความนี้เขียนไว้ชัดเจนใต้ช่องวันที่
ขั้นตอนที่ 2 ประเภทตารางเวลา (Schedule type)
มีห้าประเภท เหมือนกับในเวอร์ชันเว็บ:
| ประเภท | วิธีเติมข้อมูล |
|---|---|
| พื้นฐาน (การกระจายอัตโนมัติ) (Basic (automatic distribution)) | จำนวนชั่วโมงทำงานคงที่ ระบบจัดกะให้เอง |
| ตามความพร้อมใช้งาน (การกระจายอัตโนมัติ) (By availability (automatic distribution)) | ตามความพร้อมใช้งานที่พนักงานระบุไว้เกี่ยวกับตนเอง |
| ขั้นสูง (การกระจายอัตโนมัติ) (Advanced (automatic distribution)) | จำนวนตำแหน่งงานต่างกันในแต่ละกะ |
| กำหนดไว้ล่วงหน้า (การกระจายอัตโนมัติ) (Preset (automatic distribution)) | ตามรอบหมุนเวียน: 2/2, 5/2 และแบบอื่นที่คล้ายกัน |
| ว่างเปล่า (การกระจายด้วยตนเอง) (Empty (manual distribution)) | ตารางเวลาว่าง คุณจัดกะเองด้วยมือ |
ขั้นตอนที่ 3 ข้อมูลสำหรับกะ (Shift data)
ก่อนอื่นให้ทำเครื่องหมาย วันในสัปดาห์ ที่สามารถจัดกะได้ ค่าเริ่มต้นทำเครื่องหมายไว้ที่ Mo–Fr
ด้านล่างคือเทมเพลตกะ แต่ละเทมเพลตกำหนดค่าดังนี้:
| ช่อง | คำอธิบาย |
|---|---|
| ชื่อเรื่อง (Name) | ชื่อของเทมเพลต จำเป็นต้อง กรอก ไม่เช่นนั้นตัวช่วยสร้างจะไม่ให้ไปต่อและจะแสดงข้อความ “ชื่อ is required” |
| สี | สีของกะในตาราง |
| เวลาเริ่มจาก (Time from) / ถึงเวลา (Time to) | เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของกะ |
| ที่ตั้ง (Location) | สถานที่ทำงาน ไม่บังคับ |
| เครื่องหมาย (Marks) | เครื่องหมายของกะ ไม่บังคับ |
| พัก (Break) | ช่วงพักภายในกะ |
เพิ่มเทมเพลตได้หลายรายการ เช่น กะกลางวันและกะกลางคืน
ขั้นตอนที่ 4 พนักงาน (Employees)
ขั้นตอนสุดท้ายคือเลือกว่าจะใส่ใครลงในตารางเวลา ด้านบนมีตัวนับจำนวนที่เลือกจากจำนวนพนักงานทั้งหมด และปุ่ม เลือกทั้งหมด (Select all) มีตัวกรองตามตำแหน่งและการค้นหาตามชื่อ
ปุ่มที่มุมขวาล่างชื่อว่า เพิ่ม (Add) ซึ่งก็คือการสร้างตารางเวลานั่นเอง
สรุปข้อมูลก่อนสร้าง
ในขั้นตอนใดก็ได้ คุณสามารถกด ภาพรวม (Overview) ที่มุมขวาบน เพื่อดูทุกอย่างที่กำหนดไว้แล้ว ได้แก่ ชื่อ โปรเจกต์ ช่วงเวลา ประเภทการควบคุมสัปดาห์ ประเภทตารางเวลา วันที่ทำเครื่องหมายไว้ จำนวนเทมเพลตและตำแหน่งงาน จากที่นี่ยังสามารถ ทำสำเนาตารางเวลา (คัดลอก (Duplicate)) หรือ แชร์ตารางเวลา (แชร์ (Share)) ได้ด้วย
ปัญหาที่อาจพบและวิธีแก้ไข
| ปัญหา | สาเหตุ | วิธีแก้ไข |
|---|---|---|
| ปุ่ม ถัดไป (Next) ไม่ทำงานในขั้นตอนที่สาม | เทมเพลตกะยังไม่ได้กรอกชื่อ | กรอก ชื่อเรื่อง ใต้ช่องจะมีคำแนะนำ “ชื่อ is required” ปรากฏขึ้น |
| กำหนดช่วงเวลาเกินสามเดือนไม่ได้ | ข้อจำกัดของระบบ | สร้างตารางเวลาถัดไปแยกต่างหาก หรือขยายตารางนี้ผ่าน ลด/ขยายตารางเวลา (Reduce/extend schedule) |
| ไม่พบพนักงานในรายการในขั้นตอนที่สี่ | เขายังไม่ถูกเพิ่มเข้าโปรเจกต์ที่เลือกไว้ | เพิ่มพนักงานเข้าโปรเจกต์ก่อน แล้วจึงกลับมาที่ตารางเวลา |
| ไม่เห็นปุ่ม สร้างตารางเวลา | คุณเข้าสู่ระบบในฐานะพนักงาน | การสร้างตารางเวลาใช้ได้สำหรับหัวหน้า ผู้ดูแลระบบ และเจ้าของ |
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
คำถาม: ตัวช่วยสร้างในแอปเหมือนในเบราว์เซอร์หรือไม่ คำตอบ: เหมือนกัน ทั้งสี่ขั้นตอนและตารางเวลาทั้งห้าประเภท
คำถาม: เพิ่มเทมเพลตกะหลายรายการพร้อมกันได้หรือไม่ คำตอบ: ได้ ในขั้นตอนที่สามเพิ่มเทมเพลตได้ตามจำนวนที่ต้องการ
คำถาม: หากต้องการตารางเวลายาวกว่าสามเดือน ต้องทำอย่างไร คำตอบ: สร้างเป็นสามเดือนก่อน แล้วจึงขยายผ่าน ลด/ขยายตารางเวลา ในการแก้ไขตารางเวลา
คำถาม: จำเป็นต้องระบุอัตราค่าจ้างหรือไม่ คำตอบ: ไม่จำเป็น ช่องนี้ไม่บังคับ หากปล่อยว่างไว้ จะใช้อัตราจากการตั้งค่าของบริษัทและของตำแหน่งงาน
คำถาม: “เลือกประเภทการควบคุมสัปดาห์” หมายความว่าอย่างไร คำตอบ: หมายถึงพฤติกรรมของระบบเมื่อมีการทำงานล่วงเวลา อนุญาต (Allow) คืออนุญาตโดยไม่แจ้งเตือน, อนุญาตพร้อมการยืนยัน (Allow with confirmation) คือทำเครื่องหมายกะไว้เพื่อรอการยืนยัน, บล็อก (Block) คือทำเครื่องหมายส่วนที่เกินว่าเป็นปัญหา แต่ไม่ห้ามการสร้างกะ
คำถาม: เลือกพนักงานทั้งหมดพร้อมกันได้หรือไม่ คำตอบ: ได้ ใช้ปุ่ม เลือกทั้งหมด ในขั้นตอนที่สี่
คำถาม: ตารางเวลาถูกสร้างทันทีหลังกด “เพิ่ม” หรือไม่ คำตอบ: ใช่ นี่คือการกระทำสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง