Bago maglabas ng unang invoice, kailangang i-set up ang module: itakda kung ano ang ililimbag sa mga dokumento at kung saang numero magsisimula ang pagnumero. Isang beses lang binubuksan ang mga setting at umaangkop ito sa lahat ng dokumento ng kumpanya.
Landas: menu na Shifton (pangalan ng kumpanya sa itaas) → Mga Module → tab na Mga Setting → Pagsingil sa listahan sa kaliwa.
Mga pangunahing setting
Ang mga field na ito ay napupunta sa itaas na bahagi ng bawat dokumento — invoice, order ng trabaho, resibo, akto.
| Field | Ano ang ginagawa |
|---|---|
| Logo ng Kumpanya | Ang logo sa mga dokumento. Butones na Pumili ng logo — mag-upload o magpalit |
| Pangalan ng kumpanya | Pangalan ng organisasyon, kinakailangang field |
| Buwis sa default (porsiyento) | Ang default na buwis, na inilalagay sa bagong dokumento. Maaari itong iwang 0 at ilagay ang buwis nang manwal sa bawat dokumento |
| Bloke ng address | Address ng organisasyon. Malayang teksto: nilimbag sa dokumento nang eksakto, napapanatili ang mga pahinga ng linya |
| Pag-block sa pagsingil | Mga detalye ng pagbabayad — tatanggap, bangko, BIC, numero ng account. Malayang teksto rin sa maraming linya |
Ang address at mga detalye ng pagbabayad ay ordinaryong text field na walang pagsusuri ng format. Sinadya ito: magkakaiba ang mga kinakailangan sa detalye ng pagbabayad sa bawat bansa, at makakasagabal ang mahigpit na format.
Mga counter ng dokumento
Bawat uri ng dokumento ay may sariling pagnumero, at hiwalay itong ini-set up. Dalawang field kada uri: Panlapi — ang unlapi sa numero, Counter — kung saang numero magpapatuloy.
| Counter | Default na unlapi | Para sa aling dokumento |
|---|---|---|
| Estimator ng counter | EST- | Tantiyahin |
| Bilang ng order ng trabaho | WO- | Order ng Trabaho |
| Counter ng invoice | INV- | Resibo (invoice) |
| Numero ng resibo | REC- | Resibo (receipt) |
| Patunay ng serbisyo counter | POW- | Akto ng Pagkumpleto ng Gawain |
Ang numero ng dokumento ay binubuo ng unlapi at ng kasalukuyang halaga ng counter: kapag ang unlapi ay INV- at ang counter ay 5, ang susunod na invoice ay makakakuha ng numerong INV-5, at ang counter ay magiging 6.
Bakit babaguhin ang counter. Kung lumipat ninyo sa Shifton mula sa ibang sistema kung saan umabot na sa 340 ang mga invoice, itakda ang counter sa 341 — magpapatuloy ang pagnumero nang walang lamat, at sa pag-uulat ay hindi magkakaroon ng dalawang dokumento na may parehong numero.
Maaaring iwang walang laman ang unlapi — sa gayon, numero lang ang magiging bilang.
Pagkatapos baguhin ang alinmang field, i-click ang I-save sa ibaba ng pahina. Ang mga setting ay umaangkop sa mga bagong dokumento; hindi nagbabago ang mga nailabas na.
Mga Pahintulot
| Papel | Ano ang kaya |
|---|---|
| Empleyado | Hindi nakikita ang mga setting ng module |
| Administrator | Binubuksan at binabago ang mga setting |
| May-ari | Buong access |
Mga posibleng problema at solusyon
| Problema | Sanhi | Solusyon |
|---|---|---|
| Wala sa listahan sa kaliwa ang item na Pagsingil | Hindi naka-on ang module na “Mga dokumentong pinansyal” | I-on ito sa tab na Mga Module at i-click ang I-save |
| Hindi tumutugon ang butones na I-save | Hindi napunan ang kinakailangang field — pangalan ng kumpanya o halaga ng counter | Suriin ang mga field na may asterisk |
| Walang logo sa dokumento | Hindi na-upload ang logo o nagawa ang dokumento bago ang pag-upload | I-upload ang logo at gumawa ng dokumento nang muli |
| Dalawang dokumento na may parehong numero | Ibinalik pabalik ang counter | Itakda ang counter na mas mataas sa pinakamalaking numerong nailabas na |
| Hindi nailagay ang buwis sa invoice | Nakatakda sa 0 ang mga setting | Ilagay ang default na buwis o itakda ito sa dokumento mismo |
| Nalilimbag sa isang linya ang mga detalye ng pagbabayad | Hindi napanatili ang mga pahinga ng linya nang i-paste mula sa ibang aplikasyon | Ilagay muli ang mga pahinga ng linya sa field na Pag-block sa pagsingil |
Mga Madalas Itanong
Tanong: Kinakailangan bang i-set up ang module bago ang unang invoice? Sagot: Sa teknikal na paraan, hindi, ngunit walang logo at walang detalye ng pagbabayad ang lalabas sa dokumento. Mas matalinong punan ang mga setting nang isang beses, nang mas maaga.
Tanong: Maaari bang magtakda ng magkakaibang detalye ng pagbabayad para sa iba't ibang kliyente? Sagot: Hindi, isa lang ang bloke ng detalye ng pagbabayad sa buong kumpanya at nalilimbag ito sa lahat ng dokumento.
Tanong: Ano ang mangyayari sa mga nailabas nang dokumento kung papalitan ang logo? Sagot: Wala. Ang mga setting ay umaangkop sa mga bagong dokumento, at ang mga luma ay nananatiling gaya ng dati.
Tanong: Maaari bang simulan ang pagnumero sa anumang bilang? Sagot: Oo, ilagay ang nais na halaga sa field na Counter. Ang mahalaga ay mas malaki ito sa mga numerong nailabas na, kung hindi ay magkakaroon ng duplikado.
Tanong: Kinakailangan ba ang unlapi? Sagot: Hindi. Kung iiwan ninyong walang laman ang field, numero lang ang magiging bilang.
Tanong: Nakakaapekto ba ang default na buwis sa mga dokumentong nagawa na? Sagot: Hindi, inilalagay lang ito sa mga bago.
Tanong: Saan makikita kung anong numero ang makukuha ng susunod na dokumento? Sagot: Ang unlapi at ang kasalukuyang halaga ng counter ay nasa parehong mga setting: ang pagsasama ng dalawa ang susunod na numero.
Tanong: Bakit simpleng text field lang ang address at mga detalye ng pagbabayad? Sagot: Magkakaiba ang mga kinakailangan sa detalye ng pagbabayad sa bawat bansa, kaya hindi ipinipilit ang format: nalilimbag ang inilagay ninyo.
Tanong: Nare-reset ba ang mga counter sa simula ng taon? Sagot: Hindi, walang awtomatikong pag-reset. Kung kailangan ninyo ng pagnumero mula sa simula ng taon, itakda nang manwal ang counter sa 1.
Tanong: Sino ang maaaring magbago ng mga setting na ito? Sagot: Ang administrator at ang may-ari ng kumpanya. Hindi nakikita ng mga empleyado ang seksyon ng mga setting ng module.