Mga dokumentong pinansyal

Ang Shifton Mga Gawain ay nagbibigay-daan sa pamamagitan ng module na Mga dokumentong pinansyal na gumawa ng mga dokumentong pinansyal — mga estimate, order ng trabaho, invoice, resibo at akto ng pagkumpleto ng gawain — batay sa inyong mga gawain sa labas ng opisina, ipadala ito sa mga kliyente, gawing ibang dokumento ang isang dokumento at subaybayan ang mga bayad.

Mahalaga: ang Mga dokumentong pinansyal ay bayad na module. I-on ito sa seksyong Mga setting ng kumpanya → Mga Module . Pagkatapos i-on, lumalabas ito sa kaliwang side panel (sa mode na Mga Gawain / Field Service) bilang “Mga dokumentong pinansyal”.

Ano ito

Ang bawat uri ng dokumento ay may sariling tab. Sa loob ng tab kayo ay gumagawa ng mga dokumento, ini-edit ang mga item nito, inihahanda ito (draft → pangwakas), at pagkatapos ay ipinapadala sa kliyente, ida-download sa PDF o ginagawang dokumento ng ibang uri. Ang mga natanggap na bayad ay naitatala sa tab na Mga pagbabayad.

Mga uri ng dokumento (mga tab)

Ang bawat uri ay may sariling tab na may sariling listahan ng mga dokumento.

Tantiyahin

Order ng Trabaho

Resibo (invoice)

Resibo (receipt)

Sa tab na ito, sa halip na pindutang “Lumikha” ay nakalagay ang “Gumawa ng pagbabayad” — ang mga resibo ay lumalabas nang sarili sa pagtatala ng bayad.

Akto ng Pagkumpleto ng Gawain

Paano nauugnay ang mga dokumento sa isa’t isa

Ang mga uri ng dokumento ay may tiyak na pagkakasunod-sunod — sinusunod nito ang takbo ng trabaho sa kliyente. Ang bawat susunod na dokumento ay ginagawa mula sa nauna sa pamamagitan ng pindutan ng pagbabago, kaya hindi na kailangang ilagay muli ang datos.

• Tantiyahin — ang komersyal na alok. Ipinapadala sa kliyente nang una, bago simulan ang trabaho: ano ang eksaktong gagawin at magkano ito.
• Order ng Trabaho — ang dokumento para sa pagsasagawa ng trabaho. Ginagawa pagkatapos sumang-ayon ang kliyente sa estimate.
• Resibo (invoice) — ang invoice para sa pagbabayad ng naisagawang trabaho.
• Resibo (receipt) — ang tsek na nagpapatunay na natanggap ang bayad.
• Akto ng Pagkumpleto ng Gawain — ang kumpirmasyon na naisagawa at natanggap ang trabaho.
• Bayad — ang tala mismo tungkol sa bayad: inilalagay ninyo ang paraan ng pagbabayad at ang halaga.

Hindi kinakailangang dumaan sa buong kadena — maaaring magsimula sa anumang dokumento. Ngunit kung magtatrabaho ayon sa pagkakasunod-sunod, ang bawat susunod na dokumento ay kukuha ng kliyente, mga item, diskuwento at buwis mula sa nauna.

Ang mga tab na Tantiyahin, Order ng Trabaho, Resibo at Akto ng Pagkumpleto ng Gawain ay gumagana nang pareho — ang listahan, istatistika at siklo ng buhay nila ay pareho at inilalarawan sa ibaba.

Ang resibo (receipt) ay eksepsyon: hindi ito maaaring gawin nang manwal. Ang resibo ay nabubuo nang awtomatiko kapag nagtatala kayo ng bayad, kaya sa tab na ito, sa halip na pindutang “Lumikha” ay nakalagay ang “Gumawa ng pagbabayad”.

Siklo ng buhay ng dokumento

Paggawa (draft) → pag-edit ng mga item → I-save ang draft → Bumuo (paghahanda → “pangwakas”, hindi na maibabalik)
                                                          → Ipadala / I-download ang PDF / Gawing iba / Kanselahin

1. Paggawa ng dokumento

• Buksan ang tab ng kinakailangang uri (halimbawa, Tantiyahin) at i-click ang Lumikha. Bubukas ang side panel na Idagdag.
• Piliin ang Kliyente — obligado ang field. Ang dokumento ay nakakabit sa kliyenteng ito (ang address, telepono at email ay kinukuha nang awtomatiko).
• Kung kinakailangan, piliin ang Mga Gawain ng kliyente. Ang mga oras at serbisyo mula sa mga natapos na gawaing ito ay makukuha sa dokumento.
• I-click ang Idagdag. Bubukas ang draft ng dokumento sa editor.

2. Pag-edit ng dokumento

I-click ang I-edit upang buksan ang na-e-edit na porma.

Sa mode ng pag-edit, ang bawat field ng dokumento ay available para sa pagwawasto: ang pangalan at address ng kumpanya, ang takdang petsa ng pagbabayad, ang mga detalye ng bangko, at sa ibaba — ang bloke na Items na may mga hilera ng dokumento. Ang bawat hilera ay may sariling pangalan, presyo, dami, deskripsyon at diskuwento; ang halaga ng hilera ay kinakalkula nang awtomatiko.

Maaari ninyong itakda ang:

• Pangalan ng kumpanya, logo at address Lumalabas sa ulo ng dokumento.
• Takdang petsa ng pagbabayad Petsa at oras ng pagbabayad.
• Mga detalye ng bangko. Isang text field kung saan isinusulat ang datos ng pagbabayad para sa kliyente — tatanggap (ATTN), bangko (Bank), BIC Code, numero ng account (Account number) at routing number (Routing number). Kinukuha ito mula sa mga setting ng module (Mga Module → Mga Setting → Mga dokumentong pinansyal), ngunit sa dokumento mismo ay maaari itong i-edit bilang ordinaryong teksto. Sa tabi ay ipinapakita ang kabuuang halaga ng dokumento.
• Mga Kasangkapan/Serbisyo (Items). Ito ang nilalaman ng dokumento — kung para saan ini-isyu ang invoice. Ang mga hilera ay idinadagdag sa pamamagitan ng dalawang pindutan:
• Magdagdag mula sa katalogo. Pumipili kayo ng mga nakahandang kasangkapan o serbisyo mula sa sariling katalogo — ang pangalan, presyo at deskripsyon ay ilalagay nang sarili.
• Idagdag nang manu-mano. Lumalabas ang walang lamang hilera kung saan ninyo pinupunan ang: Pinasadyang pangalan ng tool/serbisyo — anumang pangalan ng kasangkapan o serbisyo (obligadong field), Presyo — ang presyo (obligado), Dami — ang dami (obligado), Paglalarawan — ang deskripsyon at Diskwento — ang diskuwento sa hilerang ito sa porsyento.

Ang halaga ng hilera (Sum) ay kinakalkula nang sarili: presyo × dami. Ang mga hilerang idinagdag nang manwal ay minamarkahan ng markang Custom. Maaaring magdagdag ng kahit ilang hilera — ang bawat isa ay lumalabas bilang hiwalay na bloke na may parehong mga field.

• Tagabenta Ang responsable sa pagbebenta.
• Diskuwento at Buwis Ang buwis ay itinatakda sa porsyento ng halaga (halimbawa, Buwis 10 sa $300 → +$30 → Kabuuan $330).
• Tala (Note) Anumang komento sa dokumento.

Ganito ang hitsura ng nakahandang dokumento: ang ulo na may logo at address ng kumpanya, ang bloke na Tantiya para sa na may datos ng kliyente, ang bloke na Mga Detalye na may mga detalye ng bangko at kabuuan, ang talahanayang Items na may halaga, dami at kabuuan sa bawat hilera, ang mga kabuuan na may diskuwento at buwis, at ang mga pindutan ng aksyon sa ibaba.

Gamitin ang I-preview upang makita ang nakahandang anyo ng dokumento, at ang I-save ang draft (Save draft) upang i-save ang mga pagbabago (ang pindutang I-save ang draft ay nagiging aktibo lamang pagkatapos kayong magbago ng kahit ano).

3. Paghahanda — ang pindutang “Bumuo”

I-click ang “Bumuo” upang ihanda ang dokumento. Lalabas ang kumpirmasyon: *“Sigurado ba kayong gusto ninyong ihanda ang … na ito? Ang aksyong ito ay hindi na maibabalik.”*

• Sa kumpirmasyon ang katayuan ay nagbabago sa pangwakas, ang dokumento ay binibigyan ng numero (halimbawa, EST-6), at lumalabas ang abiso ng tagumpay.

Saan nanggagaling ang numero ng dokumento. Bago ang paghahanda, ang dokumento ay walang numero — sa draft ay nakalagay ang panimulang anyo na WO-000000. Ang numero ay ibinibigay sa sandali ng paghahanda at binubuo ng dalawang bahagi: ang prefix at ang counter. Ang dalawa ay itinatakda sa mga setting ng module: Mga Module → Mga Setting → Mga dokumentong pinansyal. Ang bawat uri ng dokumento ay may sariling prefix at sariling counter — halimbawa, EST- para sa mga estimate, WO- para sa mga order ng trabaho, INV- para sa mga invoice, REC- para sa mga resibo, POW- para sa mga akto. Kung ang counter ng mga estimate ay 6, ang susunod na naihandang estimate ay makakakuha ng numerong EST-6, at ang counter ay magiging 7.

Doon din ay maaaring baguhin ang counter sa ibang halaga — halimbawa, upang ipagpatuloy ang pagnumerong ginawa ninyo dati. Higit pang detalye tungkol sa kung paano buksan ang mga setting ng module — sa artikulong “Mga module at mga setting ng module”.

Ang numero ng nakanselang dokumento ay nananatili sa kanya at hindi na ibinibigay muli.

• Ang naihandang dokumento ay hindi na maaaring i-edit.

4. Pagkatapos ng paghahanda

Sa mga naihandang dokumento ay available ang sumusunod na mga aksyon:

• Ipadala (halimbawa, *Send estimate*). Nagbubukas ng window ng liham — Email (ng kliyente), Paksa, Mensahe; ang dokumento ay ikinakabit bilang PDF. I-click ang Ipadala — ang kliyente ay makakatanggap ng dokumento sa email.
• I-download (icon). Ida-download ang dokumento sa format na PDF.
• Lumikha ng invoice. Ginagawa ang dokumento na bagong draft ng Mga Invoice, na napunan ng parehong kliyente, mga item, diskuwento at buwis.
• Lumikha ng order ng trabaho Ginagawa ang dokumento na bagong draft ng Order ng Trabaho.

Ang mga binagong dokumento ay nauugnay sa isa’t isa — tingnan ang tab na Mga koneksyon.

5. Pagkansela o pagtanggal (mga aksyon sa hilera)

Sa bawat hilera ng listahan, ang menu na Mga Aksyon ay nag-aalok ng:

• 🗑 Tanggalin. Available lamang para sa mga draft: ang naihandang dokumento ay hindi maaaring tanggalin, maaari lamang itong kanselahin.
• ⨯ Kanselahin Kumpirmasyon *“Ang aksyong ito ay hindi maaaring kanselahin”* → ang katayuan ay nagbabago sa nakansela.
• ⬇ I-download ang PDF Nagse-save ng PDF.

Ang tab na “Mga koneksyon”

Buksan ang dokumento → Mga koneksyon upang makita ang:

• Kliyente Pangalan at email.
• Mga link ng dokumento Iba pang dokumentong nauugnay dito (halimbawa, ang invoice na ginawa mula sa estimate na ito).
• Buod ng pagbabayad — Kabuuang halaga, Nabayaran (Paid) at Babayaran.
• Kaugnay na mga gawain Ang mga gawain sa labas ng opisina na nakakabit sa dokumento.

Pagtatala ng bayad

Ang tab na Mga pagbabayad ay nagtatala ng natanggap na pera.

• Buksan ang tab na Mga pagbabayad → Gumawa ng pagbabayad.
• Piliin ang Kliyente — obligado ang field.
• Ilagay ang Halaga ng bayad at piliin ang Pera — obligado.
• Itakda ang Petsa ng bayad (Payment date) — obligado.
• Piliin ang Paraan ng pagbabayad: Salapi, Bank card, Paglipat ng Bangko, Swift o Tsek.
• Kung kinakailangan, magdagdag ng Impormasyon tungkol sa bayad (numero ng resibo / ID ng transaksyon) at Panloob na tala sa bayad.
• I-click ang Ipadala.

Ang bayad ay naitatala na may katayuang Matagumpay. Sa listahan ng mga bayad ay lumalabas ang kliyente, katayuan, paraan ng pagbabayad, halaga, petsa ng bayad at kung sino ang gumawa ng tala.

Mga katayuan, listahan at istatistika

• Mga Status: Bersyon ng draft (inihahanda) · Pangwakas (nai-isyu) · Nakansela (Canceled) (pinawalang-bisa). Ang mga dokumentong lumipas na ang takdang petsa ng pagbabayad ay karagdagang minamarkahan bilang nahuli — sa pula.
• Mga kolum ng listahan: Numero, Kliyente, Katayuan, Mga petsa (ng paggawa at ng takdang bayad), Kabuuan, Kanino ginawa, Mga koneksyon, Mga aksyon.
• ISTATISTIKA (bumubukas). Nagpapakita ng bilang ng mga dokumento at halaga ng pera na hinati ayon sa mga katayuan (Draft / Pangwakas / Nakansela) at mga kabuuan.
• Mga Filter Pinapaliit ang listahan.

Mga Pahintulot

Mga posibleng problema at solusyon

Mga Madalas Itanong

Tanong: Naihanda ko ang maling dokumento — maaari ba itong i-edit? Sagot: Hindi — ang paghahanda ay hindi na maibabalik. Maaari ninyong Kanselahin ang dokumento (katayuan → nakansela) at gumawa ng bago.

Tanong: Paano gawing invoice ang naaprubahang estimate? Sagot: Buksan ang naihandang estimate at i-click ang Lumikha ng invoice — magagawa ang kaugnay na draft ng invoice na may parehong mga item.

Tanong: Ang buwis — halaga ba o porsyento? Sagot: Ito ay porsyento. Ang buwis na 10 ay nagdadagdag sa halaga ng 10%.

Tanong: Paano ipadala ang dokumento sa kliyente sa email? Sagot: Ihanda ito, pagkatapos i-click ang Ipadala — ang PDF ay ikakabit at ipapadala sa email address ng kliyente.

Tanong: Saan makikita kung magkano pa ang babayaran? Sagot: Sa tab ng dokumentong Mga koneksyon → Buod ng pagbabayad (Kabuuang halaga / Nabayaran / Babayaran).

Tanong: Sa anong pagkakasunod-sunod gagamitin ang mga uri ng dokumento? Sagot: Ayon sa takbo ng trabaho sa kliyente: tantiyahin (alok bago simulan ang trabaho) → order ng trabaho (para sa pagsasagawa) → resibo (invoice para sa pagbabayad) → resibo (tsek ng bayad) → akto ng pagkumpleto ng gawain (kumpirmasyon). Ang bayad ay naitatala nang hiwalay sa tab na Mga pagbabayad. Maaaring magsimula sa anumang dokumento — hindi obligado ang pagkakasunod-sunod.

Tanong: Bakit walang pindutang “Lumikha” sa tab na “Resibo”? Sagot: Ang resibo ay hindi ginagawa nang manwal. Lumalabas ito nang awtomatiko kapag nagtatala kayo ng bayad, kaya sa tab na ito ay nakalagay ang pindutang “Gumawa ng pagbabayad”.

Tanong: Maaari bang tanggalin ang naihandang dokumento? Sagot: Hindi. Ang maaari lamang tanggalin ay ang draft. Ang naihandang dokumento ay maaari lamang kanselahin — mananatili ito sa listahan na may katayuang “nakansela”.

Tanong: Ano ang nangyayari sa numero ng nakanselang dokumento? Sagot: Ang numero ay nananatili sa nakanselang dokumento at hindi na ibinibigay muli. Ang susunod na dokumento ay makakakuha ng susunod na numero ayon sa counter. Ang mga prefix at counter ay itinatakda sa Mga Module → Mga Setting → Mga dokumentong pinansyal — tingnan ang artikulong “Mga module at mga setting ng module”.

Tanong: Saan nanggagaling ang mga detalye ng bangko at ang logo sa dokumento? Sagot: Mula sa mga setting ng module (Mga Module → Mga Setting → Mga dokumentong pinansyal, tingnan ang artikulong “Mga module at mga setting ng module”). Ang logo ay kinukuha doon mula sa mga setting ng kumpanya. Sa dokumento mismo ay maaari itong baguhin bago ang paghahanda.

Tanong: Maaari bang ipadala muli ang dokumento sa kliyente? Sagot: Oo. Ang pindutan ng pagpapadala sa naihandang dokumento ay laging available — ang liham na may PDF ay maaaring ipadala kahit ilang beses na kailangan.

Tanong: Ano ang ibig sabihin ng pulang markang “nahuli”? Sagot: Na ang takdang petsa ng pagbabayad na nakalagay sa dokumento ay lumipas na, at ang dokumento ay hindi bayad. Ang marka ay lumalabas nang awtomatiko.

Tanong: Sa anong pera ini-isyu ang mga dokumento? Sagot: Ang pera ay pinipili sa pagtatala ng bayad. Ang mga halaga sa mga dokumento mismo ay kinakalkula sa perang itinakda para sa kumpanya.

Tanong: Anong mga paraan ng pagbabayad ang maaaring ilagay? Sagot: Salapi, bank card, paglipat ng bangko, Swift at tsek. Ang paraan ay pinipili sa paggawa ng bayad kasama ang halaga at petsa.

Tanong: Sino sa mga empleyado ang nakakakita ng mga dokumentong pinansyal? Sagot: Ang may-ari at ang administrator ng kumpanya. Sa mga ordinaryong empleyado ay hindi available ang module.

Tanong: Bayad ba ang module? Sagot: Oo, ang “Mga dokumentong pinansyal” ay bayad na module. Ito ay ina-on sa Mga setting ng kumpanya → Mga Module, at pagkatapos i-on ay lumalabas ito sa kaliwang menu.

Tanong: Ang buwis ay kinakalkula sa halaga o sa porsyento? Sagot: Sa porsyento. Ang halagang 10 ay magdadagdag sa halaga ng 10%.