Müşteri Portalı, müşterinizi dispeçerin tek bir telefon görüşmesi olmadan ziyaret hakkında bilgilendiren bir modüldür. Müşteri, yaklaşan işe ilişkin bildirim alır, uygulayıcının şu anda nerede olduğunu ve ne zaman geleceğini haritada gördüğü bir bağlantı edinir, sohbete yazabilir ve işten sonra değerlendirme bırakabilir.
Müşterinin bunun için Shifton’da bir hesaba ihtiyacı yoktur — her şey SMS veya e-postadaki bağlantıyla açılır.
Önemli: Müşteri Portalı — ücretli bir modüldür. Modülü Şirket ayarları → Modüller bölümünden etkinleştirin. Etkinleştirildikten sonra sol menüde dört sayfa içeren, açılıp kapanan bir Müşteri Portalı grubu görünür.
Müşteri neler alır
- Ziyaret bildirimleri. Müşteri, talebinin kabul edildiğini, uygulayıcının yola çıktığını, işin tamamlandığını öğrenir. Hangi olayların bildirileceğine ve hangi kanaldan — SMS, e-posta ya da her ikisi — bildirileceğine siz karar verirsiniz.
- Takip sayfası. Bağlantı, uygulamaya değil ayrı bir adrese götürür — my.shifton.com. Sayfada: iki noktalı bir harita — müşterinin adresi ve uygulayıcı — ve bunlar arasında oluşturulmuş güzergâh, tahmini yol süresi ve yanında uygulayıcının fotoğrafını ve adını içeren kart ile iki düğme — “Arama” ve “Mesaj”. Aşağıda ise ziyaretin planlanan zamanı, hizmet adresi ve tamamlanma durumu yer alır.
- Göreve ilişkin sohbet. “Mesaj” düğmesi, yazışmayı doğrudan aynı sayfada açar: giriş alanı ve “Gönder” düğmesi. Ekibiniz uygulamadaki Sohbetler sayfasından yanıt verir. Yazışma göreve bağlıdır, bu nedenle bu görevle çalışan herkes onu görür. Görev tamamlandıktan sonra sohbet kapanır ve arşive gider.
- İşten sonra değerlendirme. Hizmet kalitesini değerlendirme formu kendi bağlantısıyla açılır: uygulayıcının fotoğrafı ve adı, beş yıldızla puan, isteğe bağlı yorum ve eklenen dosya. Müşteri “Gönder” düğmesine basar ve değerlendirme Yorumlar sayfasına düşer. Değerlendirme bir kez bırakılır — gönderildikten sonra bağlantı etkisiz hâle gelir.
Değerlendirme bağlantısı yalnızca görev tamamlandıktan sonra çalışır. Görev nihai durumda değilken bağlantı, “Bağlantı artık geçerli değil” sayfasını açar.
Sayfa müşterinin dilinde. Müşteri sayfalarının sağ üst köşesinde dil seçimi bulunur — Shifton’un 41 dilinin tümü mevcuttur — ve bir koyu tema anahtarı vardır. Tüm etiketler çevrilir, bu nedenle herhangi bir ülkeden gelen müşteri sayfayı kendi dilinde görür. Aşağıdaki resimlerde sayfa İngilizce açılmıştır.
Uygulayıcının telefonu bu sırada gizli tutulabilir: modül ayarlarında numara değiştirme vardır ve müşteri çalışanın kişisel numarasını aramaz.
Bağlantılar ne kadar yaşar
Her iki bağlantı da kendine göre tek kullanımlıktır ve bunu önceden bilmek gerekir:
- Takip bağlantısı, görev işte olduğu sürece çalışır. Görevi nihai duruma aldığınız anda takip kapanır — müşteri “Bağlantı artık geçerli değil” ifadesini görür.
- Değerlendirme bağlantısı ise tam tersine, yalnızca görev tamamlandıktan sonra çalışmaya başlar. Ve ilk değerlendirmeye kadar geçerlidir: müşteri puanı gönderdi — bağlantı etkisiz hâle geldi, ikinci kez değerlendirme bırakılamaz.
- Sohbet görevle birlikte yaşar: görev işte olduğu sürece müşteri ve ekibiniz yazışır, nihai duruma alındıktan sonra ise yazışma kapanır ve arşive gider — yazışma, Sohbetler sayfasının Arşiv sekmesinde okumanız için erişilebilir kalır.
Şöyle hatırlamak daha kolay: iş sürüyor — harita ve sohbet açık; iş bitti — yalnızca değerlendirme açık ve o da bir kez açık.
Her şey nasıl ayarlanır: beş adım
1. Modülü etkinleştirin
Şirket ayarları → Modüller → Müşteri Portalı seçeneğini işaretleyin → Kaydet. Ayrıntılar “Modüller ve modül ayarları” makalesindedir.
2. Müşteri alanlarını iletişim kanallarıyla ilişkilendirin
Modüller → Ayarlar → Müşteri Portalı. Burada, müşteri kartının hangi alanlarından ad, soyad, telefon ve e-postanın alınacağı belirtilir — SMS tam olarak bu telefona, e-posta ise bu adrese gider. Aynı yerde uygulayıcının adının müşteriye nasıl gösterileceği seçilir ve telefon değiştirme etkinleştirilir.
3. Görev durumlarına göre bildirimleri ayarlayın
Hatırlatma ayarları (“Hatırlatma ayarları”) sayfası, Durumlara göre bildirim ayarları bloğu. Bu, modülün ana tablosudur: içinde şirketinizin görev durumları listelenir ve her birinin karşısında, görev bu duruma geçtiğinde müşterinin mesaj alacağı kanallar etkinleştirilir.
Durumlar her şirkette farklıdır. Bu, hazır bir sistem listesi değildir: durumları Görev ayarları → Durumlar bölümünde kendiniz oluşturur ve adlandırırsınız, bildirim tablosu ise yalnızca sizde ayarlanmış olanı gösterir. Bu nedenle sizin tablonuzda aşağıdaki resimdekiler değil, sizin adlarınız bulunur (orada örnek olarak “TO DO”, “Started”, “Doing”, “Pause”, “Decline”, “On my way”, “Accepted”, “Finished” durumları vardır).
Buradan işlem sırası da çıkar: önce durumlar, sonra bildirimler. Bildirimleri ayarladıktan sonra yeni bir durum eklerseniz, o durum tabloda kanalsız ayrı bir satır olarak görünür — ve kanalları etkinleştirmediğiniz sürece müşteriye bu durumla ilgili hiçbir şey gitmez.
Kanalsız durumlar gri renkle işaretlenir — bunlarla ilgili müşteriye hiçbir şey gitmez. Bir durumu etkinleştirmek için satırındaki + işaretine basın — mesajın tümünün belirlendiği “Add rule for statuses” penceresi açılır:
- Durum — kuralın çalışacağı durum (örneğin, On my way).
- Kanallar — kanallar: SMS, E-mail veya her ikisi.
- SMS metni — SMS’in metni.
- E-posta konusu — e-postanın konusu.
- E-posta metni — e-postanın metni.
- Etkin — kuralın etkin olup olmadığı.
Mesaj metnindeki değişkenler
Metinler sabit değildir: içlerine görevin verileri eklenir. Kullanılabilir değişkenler:
{executor_name} · {company_name} · {client_first_name} · {client_last_name} · {scheduled_time} · {task_id} · {company_id} · {client_id} · {link_feedback} · {link_map}
En önemlisi: bağlantılar mesaja yalnızca değişkenler aracılığıyla girer. {link_map} — haritalı takip sayfasının bağlantısı, {link_feedback} — değerlendirme formunun bağlantısı. Bunları metne eklemezseniz mesaj bağlantısız gider ve müşteri ne uygulayıcıyı takip edebilir ne de değerlendirme bırakabilir.
On my way durumu için örnek SMS metni:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}E-postanın konusu ise şöyle görünebilir: Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}.
4. Zamana göre hatırlatmalar ekleyin
Aynı yerde, Zamanlanmış bildirim ayarları bloğu — Hatırlatıcı oluştur düğmesi. Durumlara göre bildirimlerin aksine, hatırlatma bir olaya değil zamana bağlıdır: mesajın ziyaretten kaç dakika önce veya sonra gönderileceği. Hatırlatmanın bir adı, aralığı (Önce/sonra gönder), “önce/sonra” seçimi (Hatırlatma seçeneği), kanalları ve etkinleştirme anahtarı vardır.
Örneğin, SMS ile “ziyaretten 30 dakika önce” hatırlatması — müşteri hazırlanmaya yetişir, siz de başarısız saha çıkışlarının sayısını azaltırsınız.
5. SMS bakiyesine yükleme yapın
SMS’ler bakiyeyi harcar ve bakiye sıfırken mesajlar hiç gitmez. Bakiye, harcama ve otomatik yükleme — SMS Faturalandırma sayfasında. E-posta ücretsiz gönderilir, bu nedenle yalnızca tek bir e-posta kanalıyla da başlayabilirsiniz.
Modülün sayfaları
| Sayfa | Ne için gerekli | Ayrıntılar |
|---|---|---|
| Sohbetler (“Sohbetler”) | Görevlere ilişkin müşteri mesajlarını okumak ve yanıtlamak. Arşiv sekmesi kapatılan yazışmaları saklar | Sohbetler |
| Yorumlar (“Yorumlar”) | Müşterilerin puanlarını ve yorumlarını, çalışana ve müşteriye göre filtrelerle görmek | Yorumlar |
| Hatırlatma ayarları (“Hatırlatma ayarları”) | Durumlara göre bildirimler ve zamana göre hatırlatmalar | Hatırlatma ayarları |
| SMS Faturalandırma (“SMS Faturalandırma”) | SMS bakiyesi, ülkelere ve türlere göre harcama, yükleme ve otomatik yükleme | SMS Faturalandırma |
Bildirimlerin ulaşması için neler gerekir
| # | Koşul | Nerede kontrol edilir |
|---|---|---|
| 1 | Müşteri Portalı modülü etkin | Şirket ayarları → Modüller |
| 2 | Şirket Görevler (Field Service) modunda çalışıyor | şirket menüsü → çalışma modunu değiştirme |
| 3 | Müşterinin telefonu ve/veya e-postası doldurulmuş | Müşteriler bölümündeki müşteri kartı |
| 4 | Müşteri alanları kanallarla ilişkilendirilmiş | Modüller → Ayarlar → Müşteri Portalı |
| 5 | Gereken durumlar için kanallar etkinleştirilmiş | Reminder settings → Notification settings by statuses |
| 6 | SMS bakiyesinde para var (SMS için) | SMS Billing |
Olası sorunlar ve çözümler
| Sorun | Neden | Çözüm |
|---|---|---|
| Menüde Müşteri Portalı grubu yok | Modül devre dışı ya da şirket Görevler modunda değil | Modülü Şirket ayarları → Modüller bölümünden etkinleştirin; Görevler (Field Service) moduna geçin |
| Grup var, ama maddeler görünmüyor | Grup kapatılmış | Müşteri Portalı adına basın — liste açılır |
| Müşteri ne SMS ne de e-posta aldı | Bu durum için hiçbir kanal etkinleştirilmemiş | Reminder settings → Notification settings by statuses → gereken durumda kanalı etkinleştirin |
| E-postalar geliyor, SMS gelmiyor | SMS bakiyesi sıfır ya da numara hatalı | SMS Faturalandırma sayfasından bakiyeye yükleme yapın; müşteri kartındaki telefonu kontrol edin |
| Bildirimler yanlış telefona gidiyor | Müşteri alanı hatalı ilişkilendirilmiş | Modüller → Ayarlar → Müşteri Portalı → Mapping: customer's phone number |
| Takip bağlantısı boş | Uygulayıcı henüz yola çıkmamış ya da konum takibi kapalı | Görevin durumunu ve çalışanın mobil uygulamasındaki konum izinlerini kontrol edin |
| Müşteri bağlantıyı açtı ve “Bağlantı artık geçerli değil” ifadesini görüyor | Görev zaten tamamlandı — onun için takip sona erdi | Bu normaldir: haritanın bağlantısı, görev işte olduğu sürece yaşar |
| Müşteri değerlendirme formunu yeniden açmak istiyor | Değerlendirme zaten gönderildi, bağlantı etkisiz hâle geldi | Yeniden değerlendirme bırakılamaz — ekleme yapılacaksa göreve ilişkin sohbetten kabul edin |
Sıkça sorulan sorular
Soru: Müşterinin Shifton’da bir hesabı olması gerekir mi? Cevap: Hayır. Her şey SMS veya e-postadaki bağlantıyla açılır — ne kayıt ne de şifre gerekir.
Soru: Müşteriye giden bildirimi tam olarak ne başlatır? Cevap: İki farklı mekanizma. Birincisi görevin durum değişikliği: Reminder settings → Notification settings by statuses bölümünde ayarlanır. İkincisi zamana göre hatırlatma: Hatırlatıcı oluştur düğmesiyle oluşturulur ve ziyaretten N dakika önce ya da sonra çalışır.
Soru: Hatırlatma, duruma göre bildirimden nasıl farklıdır? Cevap: Duruma göre bildirim bir olaya bağlıdır — görev bir duruma geçti, müşteri mesaj aldı. Hatırlatma ise ziyaretin zamanına bağlıdır ve durum değişip değişmediğine bakılmaksızın gider.
Soru: SMS olmadan idare edilebilir mi? Cevap: Evet. Yalnızca e-posta kanalını etkin bırakın — bu kanal SMS bakiyesini harcamaz.
Soru: Müşteri çalışanın kişisel telefonunu görür mü? Cevap: Zorunlu değil. Modül ayarlarında numara değiştirme vardır — bu durumda müşterinin araması uygulayıcının kişisel numarasına gitmez.
Soru: Müşteri uygulayıcının adını nasıl görür? Cevap: Modül ayarlarında belirlendiği şekilde — örneğin, soyadı olmadan yalnızca ad.
Soru: Şirkette müşteriyle olan sohbeti kimler görür? Cevap: Yazışma göreve bağlıdır, bu nedenle bu göreve erişimi olan herkes onu görür. Tüm sohbetler Sohbetler sayfasında toplanır.
Soru: Görev kapatıldıktan sonra yazışma nereye gider? Cevap: Arşive — Sohbetler sayfasındaki Arşiv sekmesine.
Soru: Her müşteriden değerlendirme istemek zorunlu mu? Cevap: Hayır, değerlendirme ayrı bir mesajdır ve göndermeye siz karar verirsiniz.
Soru: Tablodaki durum neden gri işaretlenmiş? Cevap: Bu, onun için hiçbir kanalın etkinleştirilmediği ve bu durumla ilgili müşteriye hiçbir şey gitmediği anlamına gelir. Kanalı etkinleştirmek için durumun satırındaki + işaretine basın.
Soru: Kaç hatırlatma oluşturulabilir? Cevap: Sınır yoktur — birkaç tane oluşturabilirsiniz: örneğin, ziyaretten bir gün önce e-postayla ve 30 dakika önce SMS ile.
Soru: Bildirimler hangi dilde gelir? Cevap: Mesajların metni ayarlarda belirlenir, bu nedenle metin sizin yazdığınız gibi olur.
Soru: Modül ücretli mi? Cevap: Evet. Ayrıca gönderilen her SMS için SMS bakiyesi ayrıca harcanır; e-postalar ücretsizdir.
Soru: Müşteri mesajı aldı, ama haritanın bağlantısı yok. Neden? Cevap: Kuralın metnine {link_map} değişkeni eklenmemiş. Bağlantı otomatik olarak eklenmez — SMS’in veya e-postanın metnine yazılması gerekir.
Soru: Müşteri sohbete nasıl ulaşır? Cevap: Takip sayfasından — orada bir MESSAGE düğmesi vardır. Sohbet için ayrı bir bağlantı göndermek gerekmez.
Soru: Müşteri takip sayfasından uygulayıcıyı arayabilir mi? Cevap: Evet, CALL düğmesiyle. Modül ayarlarında numara değiştirme etkinse, arama çalışanın kişisel telefonuna gitmez.
Soru: Müşteri değerlendirmeye fotoğraf ekleyebilir mi? Cevap: Evet, değerlendirme formunda bir ek alanı vardır — müşteri dosyayı seçer ve puanla, yorumla birlikte gönderir.
Soru: Müşteri takip sayfasını hangi dilde görür? Cevap: Sayfada bir dil anahtarı vardır, müşteri uygun olanı kendisi seçebilir. Aynı yerden koyu tema da değiştirilir.
Soru: Mesajın metni kendim yazabilir miyim? Cevap: Yalnızca yazabilirsiniz değil — yazmanız gerekir. SMS metni, e-postanın konusu ve metni, her durum için kuralda ayrı ayrı, {client_first_name} veya {scheduled_time} gibi değişkenlerle belirlenir.
Soru: Müşteri için sayfa hangi adreste açılır? Cevap: Ayrı bir adreste — uygulamada değil, my.shifton.com adresinde. Müşteri şirketin arayüzüne girmez ve orada hiçbir şey görmez.
Soru: Takip bağlantısı ne kadar yaşar? Cevap: Görev işte olduğu sürece. Görev nihai duruma alındığı anda takip kapanır: bağlantı “Bağlantı artık geçerli değil” ifadesini gösterir.
Soru: Değerlendirme bağlantısı ne zaman çalışmaya başlar? Cevap: Görev tamamlandıktan sonra. Ondan önce bağlantı da “The link is no longer valid” sayfasını açar.
Soru: Müşteri görevin numarasını görür mü? Cevap: Evet, mesajın metnine {task_id} eklediyseniz — örneğin, e-postanın konusunda “Your Specialist Is On the Way — Request #401428”.
Soru: Müşteriye e-posta kimden gelir? Cevap: Shifton Robot adına ([email protected]), kuralda belirlediğiniz konuyla.
Soru: Tablomdaki durumlar resimdekilerden farklı. Bu normal mi? Cevap: Evet. Görev durumlarını Görev ayarları → Durumlar bölümünde kendiniz oluşturursunuz ve bildirim tablosu tam olarak sizin setinizi gösterir. Resimlerdeki adlar tek bir şirketin örneğidir.
Soru: Yeni bir durum ekledim — neden bu durumla ilgili bildirim yok? Cevap: Yeni durum tabloda boş bir satır olarak, kanalsız görünür. Onu + işaretiyle açın ve kanalları ve mesajın metnini belirleyin.
Soru: Kendi durumlarımın herhangi biri için bildirim ayarlanabilir mi? Cevap: Evet, şirketinizin durumlarından herhangi biri için — ad veya sayı bakımından sınır yoktur.
Soru: Takip bağlantısı ne kadar yaşar? Cevap: Görev işte olduğu sürece. Görev nihai duruma alındığı anda takip kapanır.
Soru: Müşteri kaç kez değerlendirme bırakabilir? Cevap: Bir kez. Gönderildikten sonra bağlantı etkisiz hâle gelir ve form yeniden açılamaz.
Soru: Görev tamamlandıktan sonra müşteriyle yazışılabilir mi? Cevap: Hayır. Nihai durumla sohbet kapanır ve arşive gider. Yazışmayı Sohbetler sayfasının Arşiv sekmesinde okuyabilirsiniz.