İlk faturayı kesmeden önce modülün ayarlanması gerekir: belgelerde nelerin yazdırılacağını ve numaralandırmanın hangi numaradan başlayacağını belirtin. Ayarlar bir kez açılır ve şirketin tüm belgeleri için geçerli olur.
Yol: Shifton menüsü (üst kısımdaki şirket adı) → Modüller → Ayarlar sekmesi → soldaki listede Faturalama.
Temel ayarlar
Bu alanlar her belgenin üst kısmına gelir — fatura, iş emri, makbuz, iş tamamlama belgesi.
| Alan | Ne yapar |
|---|---|
| Şirket Logosu | Belgelerdeki logo. Logo seçin düğmesi — yükleyin veya değiştirin |
| Şirket adı | Kuruluşun adı, zorunlu alan |
| Varsayılan vergi (yüzde) | Yeni belgeye otomatik olarak eklenen varsayılan vergi. 0 olarak bırakıp vergiyi her belgede elle girebilirsiniz |
| Adres bloğu | Kuruluşun adresi. Serbest metin: belgeye olduğu gibi yazdırılır, satır sonları korunur |
| Faturalama engeli | Ödeme bilgileri — alıcı, banka, BIC, hesap numarası. Bu da birkaç satırlık serbest metindir |
Adres ve ödeme bilgileri, biçim denetimi olmayan sıradan metin alanlarıdır. Bu bilinçli bir tercihtir: ödeme bilgilerine ilişkin gereklilikler ülkeye göre değişir ve katı bir biçim engel olurdu.
Belge sayaçları
Her belge türünün kendi numaralandırması vardır ve ayrı ayrı ayarlanır. Tür başına iki alan: Önek — numaranın önüne gelen ek, Sayaç — hangi sayıdan devam edileceği.
| Sayaç | Varsayılan önek | Hangi belge için |
|---|---|---|
| Tahmin sayacı | EST- | Tahmin |
| İş emri sayacı | WO- | İş Emri |
| Fatura sayacı | INV- | Fatura |
| Fiş sayacı | REC- | Makbuz |
| Hizmet sayacı kanıtı | POW- | İş Tamamlama Belgesi |
Belge numarası, önek ile sayacın güncel değerinden oluşur: önek INV- ve sayaç 5 ise, sonraki fatura INV-5 numarasını alır ve sayaç 6 olur.
Sayaç neden değiştirilir. Shifton'a başka bir sistemden geçtiyseniz ve orada faturalar 340'a kadar geldiyse, sayacı 341 yapın — numaralandırma kesintisiz devam eder ve raporlamada aynı numaraya sahip iki belge olmaz.
Önek boş bırakılabilir — o zaman numara yalnızca bir sayı olur.
Herhangi bir alanı değiştirdikten sonra sayfanın altındaki Kaydet düğmesine basın. Ayarlar yeni belgelere uygulanır; daha önce kesilmiş olanlar değişmez.
İzinler
| Rol | Neler yapabilir |
|---|---|
| Çalışan | Modül ayarlarını görmez |
| Yönetici | Ayarları açar ve değiştirir |
| Sahip | Tam erişim |
Olası sorunlar ve çözümler
| Sorun | Neden | Çözüm |
|---|---|---|
| Soldaki listede Faturalama maddesi yok | “Finansal belgeler” modülü açık değil | Modüller sekmesinde açın ve Kaydet düğmesine basın |
| Kaydet düğmesi çalışmıyor | Zorunlu bir alan doldurulmamış — şirket adı veya sayaç değeri | Yıldız işaretli alanları kontrol edin |
| Belgede logo yok | Logo yüklenmemiş veya belge yüklemeden önce oluşturulmuş | Logoyu yükleyin ve belgeyi yeniden oluşturun |
| Aynı numaraya sahip iki belge | Sayaç geriye alınmış | Sayacı, verilmiş en büyük numaradan daha yükseğe ayarlayın |
| Vergi faturaya eklenmedi | Ayarlarda 0 yazıyor | Varsayılan vergiyi belirtin veya vergiyi doğrudan belgede tanımlayın |
| Ödeme bilgileri tek satırda yazdırılıyor | Başka bir uygulamadan yapıştırılırken satır sonları korunmamış | Satır sonlarını Faturalama engeli alanında yeniden girin |
Sıkça sorulan sorular
Soru: İlk faturadan önce modülü ayarlamak zorunlu mu? Cevap: Teknik olarak hayır, ancak belgede ne logo ne de ödeme bilgileri yer alır. Ayarları önceden bir kez doldurmak daha akıllıcadır.
Soru: Farklı müşteriler için farklı ödeme bilgileri tanımlanabilir mi? Cevap: Hayır, ödeme bilgileri bloğu şirket başına tektir ve tüm belgelerde yazdırılır.
Soru: Logo değiştirilirse daha önce kesilmiş belgelere ne olur? Cevap: Hiçbir şey. Ayarlar yeni belgelere uygulanır, eskileri olduğu gibi kalır.
Soru: Numaralandırmayı herhangi bir sayıdan başlatabilir miyim? Cevap: Evet, istediğiniz değeri Sayaç alanına girin. Önemli olan, bu değerin verilmiş numaralardan büyük olmasıdır, aksi hâlde çift numaralar oluşur.
Soru: Önek zorunlu mu? Cevap: Hayır. Alanı boş bırakırsanız numara yalnızca bir sayı olur.
Soru: Varsayılan vergi daha önce oluşturulmuş belgeleri etkiler mi? Cevap: Hayır, yalnızca yenilerine eklenir.
Soru: Sonraki belgenin hangi numarayı alacağını nereden görebilirim? Cevap: Önek ve sayacın güncel değeri bu ayarların içindedir: ikisinin birleşimi sonraki numaradır.
Soru: Adres ve ödeme bilgileri neden basit metin alanları? Cevap: Ödeme bilgilerine ilişkin gereklilikler ülkeye göre değişir, bu yüzden bir biçim zorunlu tutulmaz: girdiğiniz ne ise o yazdırılır.
Soru: Sayaçlar yıl başında sıfırlanır mı? Cevap: Hayır, otomatik sıfırlama yok. Yılbaşından itibaren numaralandırma gerekiyorsa sayacı elle 1 yapın.
Soru: Bu ayarları kim değiştirebilir? Cevap: Şirketin yöneticisi ve sahibi. Çalışanlar modül ayarları bölümünü görmez.